CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP SAO MAI 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty CP Sao Mai: 1.1 Danh mục dịch vụ - hàng bán của Công ty CP Sao Mai: Công ty CP Sao Mai kinh doanh trong nhiều lĩnh vực như: - Dịch vụ cho thuê xe oto; - Dịch vụ in ấn và thiết kế mẫu in; - Buôn bán thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm; - Kinh doanh phụ kiện, máy vi tính văn phòng, đào tạo tin học văn phòng. - Buôn bán, cung cấp nguyên vật liệu, phụ liệu, phế liệu chuyên ngành đúc; - Kinh doanh dịch vụ gia công xuất khẩu phần mềm; - …. Tuy nhiên lĩnh vực kinh doanh mà công ty CP Sao Mai đã và đang chú trọng - tập trung chủ yếu nguồn nhân lực đó là công việc in ấn (Catalogue, phong bì, tiêu đề thư, name card, folder,…), kinh doanh buôn bán thiết bị văn phòng – văn phòng phẩm (máy in, bàn ghế văn phòng, đồ dung văn phòng,…), nguyên vật liệu, phụ liệu chuyên ngành đúc (linh kiện, máy móc,…).2 Thị trường của Công ty CP Sao Mai: Các sản phẩm – hàng hóa mà hiện tại công ty CP Sao Mai đang kinh doanh thì bất kỳ một doanh nghiệp hay công ty nào cũng đều sử dụng đến. Chính vì thế thị trường tiêu thụ sản phẩm - hàng hóa của công ty là rất lớn.
Bên cạnh đó, tận dụng được những lợi thế của mình như: trình độ chuyên môn tốt, khả năng kinh doanh của nhân viên với những người nước ngoài cao nên thị trường mục tiêu mà công ty hướng tới tập trung chủ yếu ở các công ty – nhà máy ở khu công nghiệp. Nơi mà gần như toàn bộ các công ty – nhà máy chủ yếu là công ty nước ngoài, công ty liên doanh. Đây chính là điều kiện thuận lợi để công ty có thể mở rộng được thị trường của mình. Nhưng tính cạnh tranh của thị trường này tương đối cao vì mặc dù thị Nguyễn Lan Hương – KT42-02 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đại học KTQD trường rộng lớn nhưng cũng có rất nhiều công ty hiện nay cũng đang cung cấp những dịch vụ này.
Vậy nên đòi hỏi ở công ty phải có những chiến lược bán hàng sao cho không chỉ giữ được bộ phận khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ của công ty mà còn phải mở rộng thêm được những khu vực khách hàng mới.3 Phương thức bán hàng của Công ty CP Sao Mai: Hiện nay công ty đang sử dụng 2 hình thức bán hàng song song với nhau đó là phương thức trực tiếp và phương thức gián tiếp. - Phương thức trực tiếp: đó là công ty cử những nhân viên kinh doanh mà có khả năng giao tiếp tốt, trình độ ngoại ngữ ở mức giao tiếp (chủ yếu là tiếng Anh, tiếng Nhật) xuống dưới các khu công nghiệp để làm việc trực tiếp với bộ phận văn phòng hay những người quản lý. Phương thức này áp dụng chủ yếu cho bộ phận khách hàng là những công ty mới – chưa sử dụng dịch vụ của công ty bao giờ. - Phương thức gián tiếp: đó là thông qua điện thoại, website, catalogue công ty có hình thức kinh doanh tiếp thị sản phẩm đến với khách hàng.
Phương thức này áp dụng chủ yếu cho bộ phận khách hàng là những công ty đã và đang sử dụng dịch vụ của ty.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty CP Sao Mai: Hoạt động bán hàng biểu hiện mối quan hệ trực tiếp giữa doanh nghiệp với khách hàng. Vì vậy, việc tổ chức công tác bán hàng có thể tác động thúc đẩy hoặc kìm hãm tốc độ tiêu thụ. Công tác bán hàng là khâu cuối cùng trong chu kỳ sản xuất kinh doanh, thực hiện sự chuyển giao sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp tới khách hàng, đây cũng là khâu quan trọng quyết định đến khối lượng tiêu thụ. Hiện tại mọi hoạt động bán hàng của công ty đều do phòng kinh doanh bán hàng đảm nhiệm.
Phòng này ngoài nhiệm vụ giới thiệu sản phẩm mới của công ty, quảng cáo, quảng bá các sản phẩm của công ty và thực hiện các công việc liên quan đến quá trình bán hàng như: ký kết các hợp đồng bán hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng… Đồng thời còn có trách nhiệm tổng hợp và cân đối kế hoạch nhập hàng hóa, xây dựng kế hoạch tác nghiệp báo cáo giám đốc công ty duyệt. Nguyễn Lan Hương – KT42-02 2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đại học KTQD Ở đây chúng ta chỉ xét tới những hoạt động liên quan trực tiếp tới hoạt động bán hàng của công ty. Bộ máy quản lý hoạt động bán hàng của công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau: Trưởng phòng kinh doanh - bán hàng Phó phòng Bộ phận kiểm soát Nhóm phụ trách Nhóm phụ trách hoạt động thanh thị trường công việc khác toán Nghiên Tiếp thị Ký kết cứu thị sản phẩm hợp đống trường Hình 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý hoạt động bán hàng của công ty CP Sao Mai Hiện nay phòng kinh doanh – bán hàng có tổng số 18 lao động, với các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mỗi người như sau: Trưởng phòng: Có nhiệm vụ chỉ đạo mọi hoạt động của phòng kinh doanh – bán hàng và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về hoạt động bán hàng và tiêu thụ sản phẩm của công ty. Nhóm phụ trách thị trường có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tiếp thị sản phẩm, ký kết hợp đồng bán hàng: Đây là công tác có ý nghĩa đặc biệt quan trọng với mọi hoạt động của công ty.
Công tác này do một nhóm (gồm 5 người) thực hiện. Nhóm có trách nhiệm nghiên cứu nhu cầu của thị trường, đặc biệt là thị trường Hà Nội, sau đó đề xuất với trưởng phòng về nhu cầu của người tiêu dùng: họ Nguyễn Lan Hương – KT42-02 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đại học KTQD đang có nhu cầu sản phẩm như thế nào, sản phẩm nào? Yêu cầu về sản phẩm ra sao? Công tác tiếp thị sản phẩm Khi công ty đưa ra chiến lược kinh doanh mới, để đưa được những sản phẩm đến với khách hàng thì công tác tiếp thị sản phẩm rất được quan tâm. Bởi những sản phẩm mà đơn vị kinh doanh thường là những mặt hàng thông dụng nên để khách hàng có thể lựa chọn sản phẩm mà công ty cung cấp là một thách thức lớn. Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc tiếp thị sản phẩm nên hiện tại công ty đã áp dụng hình thức tiếp thị sản phẩm như sau: Hoạt động quảng cáo Sự phát triển nhanh chóng của nền sản xuất xã hội đã tạo ra một khối lượng sản phẩm lớn với sự đa dạng hoá ở mức độ cao.
Do đó, nhiều sản phẩm mới ra đời có tốc độ tiêu thụ chậm vì được ít người tiêu dùng biết đến. Trong tình hình đó, hoạt động quảng cáo nhằm giới thiệu với khách hàng về sản phẩm của doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng. Thông qua hoạt động này, các thông tin về sản phẩm cũng như hình ảnh của công ty được đưa đến với khách hàng, từ đó kích thích họ tiêu thụ sản phẩm. Hiện nay, để hoạt động quảng cáo diễn ra có hiệu quả, nhóm phụ trách thị trường đang chú ý đến những biện pháp tích cực hơn như: lựa chọn phương tiện quảng cáo, vị trí đặt quảng cáo, thời điểm và hình thức quảng cáo sao cho thu hút được sự chú ý của khách hàng.
Quảng cáo phải hấp dẫn, độc đáo, có chất lượng thông tin cao, đồng thời phải đảm bảo tính trung thực. Chi phí quảng cáo thường khá lớn, bởi vậy công ty cần phải nghiêm túc tính toán đến chi phí và hiệu quả mang lại của quảng cáo. Công tác ký kết hợp đồng Khi có hợp đồng mua hàng do khách hàng chuyển tới. Nhóm sẽ xem xét các điều khoản trong hợp đồng, số lượng sản phẩm khách hàng cần mua ở trong kho.
Nguyễn Lan Hương – KT42-02 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đại học KTQD Sau khi xem xét và thấy có thể chấp nhận được hợp đồng bán hàng, những điều khoản trong hợp đồng là hợp lý. Nhóm sẽ trình hợp đồng lên trưởng phòng để trình duyệt lên ban giám đốc và thực hiện các công đoạn tiếp theo của chu trình bán hàng. Bộ phận phụ trách kiểm soát hoạt động thanh toán: Hình thức bán hàng đang được công ty áp dụng là giao hàng trước, nhận tiền sau. Hình thức bán hàng này một mặt thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm, mặt khác lại gây khó khăn về vốn cho doanh nghiệp (do một phần vốn đã bị chiếm dụng), làm tăng thêm một số chi phí như chi phí quản lý nợ phải thu, chi phí rủi ro.
Mặc dù vậy nhưng trong điều kiện thị trường hiện nay, công ty không thể không áp dụng hình thức tiêu thụ này bởi nó cũng là một lợi thế cạnh tranh của công ty. Trên thực tế, công ty nào có chính sách tín dụng thương mại càng có lợi cho khách hàng sẽ càng kích thích được tiêu thụ. Vấn đề đặt ra là cần phải quản lý chặt chẽ các khoản phải thu sao cho doanh nghiệp vừa tăng được lượng hàng bán ra, vừa đảm bảo thu hồi đủ tiền hàng. Do đó phòng kinh doanh – bán hàng luôn kết hợp chặt chẽ với phòng kế toán, đặc biệt là kế toán công nợ chú ý các biện pháp kiểm soát hoạt động thanh toán sản phẩm : phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu, thường xuyên đôn đốc khách hàng trả nợ; khi bán chịu cho khách hàng phải xem xét kỹ khả năng thanh toán trên cơ sở hợp đồng đã ký kết; có sự ràng buộc chặt chẽ trong hợp đồng bán hàng, nếu vượt quá thời hạn thanh toán theo hợp đồng thì doanh nghiệp thu được lãi suất tương ứng như lãi suất quá hạn của ngân hàng.Đối với những khách hàng mới công ty thường không cho nợ quá 60% doanh số bán ra.
- Việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng do trưởng phòng đảm nhiệm. Trưởng phòng sẽ theo dõi tình hình tiêu thụ, các hợp đồng bán hàng của công ty có giao đúng thời hạn, có đủ số lượng không? có đảm bảo chất lượng như khách hàng yêu cầu không? Ngoài ra hoạt động bán hàng của cơng ty còn liên quan tới nhiều bộ phận phòng ban khác như: phòng kế toán… Nguyễn Lan Hương – KT42-02 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đại học KTQD - Tại công ty các hợp đồng bán hàng được kiểm soát, theo dõi từ lúc ký hợp đồng đến lúc giao sản phẩm tại kho và vận chuyển hàng tới khách hàng.