Tổng quan nghiên cứu

Thị trường viễn thông di động Việt Nam đã trải qua giai đoạn tái cấu trúc sâu sắc, từ thời kỳ đỉnh cao với 7 nhà cung cấp dịch vụ rút gọn lại thành thế chân vạc giữa 3 nhà mạng chủ lực gồm Vinaphone, Viettel và MobiFone. Trong bối cảnh mức độ cạnh tranh về giá cước và công nghệ dần bão hòa, công tác chăm sóc khách hàng trở thành vũ khí chiến lược quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), phân khúc khách hàng cá nhân đóng vai trò then chốt khi tạo ra 80% tổng doanh thu toàn Tập đoàn, trong khi nhóm khách hàng tổ chức doanh nghiệp đóng góp 20%.

Tại địa bàn tỉnh Bắc Ninh, một trong những trung tâm phát triển công nghiệp năng động hàng đầu miền Bắc, nhu cầu sử dụng các dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin của khách hàng cá nhân tăng trưởng rất mạnh mẽ. Tuy nhiên, áp lực cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ đòi hỏi Trung tâm Kinh doanh Vinaphone Bắc Ninh phải liên tục đổi mới phương thức phục vụ. Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị kinh doanh (mã số 8340101) của tác giả Nguyễn Đình Vân, dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Chu Thị Kim Loan tại Học viện Nông nghiệp Việt Nam năm 2018, tập trung giải quyết yêu cầu cấp bách: Hoàn thiện công tác chăm sóc khách hàng cá nhân của Trung tâm Kinh doanh Vinaphone Bắc Ninh.

Đề tài đặt ra 3 mục tiêu cụ thể: hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về chăm sóc khách hàng cá nhân trong ngành viễn thông; phân tích toàn diện thực trạng hoạt động chăm sóc khách hàng của Trung tâm Kinh doanh Vinaphone Bắc Ninh giai đoạn 2015 - 2017; xác định các nhân tố ảnh hưởng và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện giai đoạn 2018 - 2020. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn, cung cấp cơ sở khoa học giúp đơn vị nâng cao tỷ lệ hài lòng của khách hàng lên trên 95%, giảm thiểu tỷ lệ rời mạng và duy trì vững chắc thị phần tại 8 huyện, thị xã, thành phố trên toàn tỉnh Bắc Ninh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết quản trị marketing dịch vụ và lý thuyết chăm sóc khách hàng hiện đại theo quan điểm của Howard Senter và Nguyễn Thượng Thái. Về bản chất, chăm sóc khách hàng là toàn bộ những hoạt động có tác động trực tiếp đến người dùng nhằm duy trì dịch vụ, đem lại sự hài lòng vượt trội và biến khách hàng hiện tại thành khách hàng trung thành. Luận văn phân định rành mạch sự khác nhau giữa dịch vụ khách hàng (hướng đến cả khách hàng tiềm năng lẫn hiện tại) và chăm sóc khách hàng (tập trung duy trì khách hàng hiện có).

Khung phân tích của đề tài vận dụng mô hình 3 trụ cột tạo dựng sự thỏa mãn của khách hàng, bao gồm: trụ cột sản phẩm (chất lượng thoại, data 3G/4G, tính ổn định), trụ cột thuận tiện (địa điểm giao dịch, thời gian phục vụ, kênh thanh toán đa dạng) và trụ cột con người (kỹ năng giao tiếp, thái độ, tính chuyên nghiệp của đội ngũ giao dịch viên và điện thoại viên). Bên cạnh đó, đề tài khai thác sâu mô hình "Dây chuyền khách hàng", khẳng định chất lượng chăm sóc khách hàng bên ngoài bắt nguồn trực tiếp từ hiệu quả phục vụ giữa các mắt xích khách hàng nội bộ trong tổ chức.

Nội dung nghiên cứu xoay quanh 4 khái niệm chuyên ngành cốt lõi: khách hàng cá nhân (hộ gia đình, nông dân, công nhân, học sinh sinh viên); dịch vụ viễn thông cơ bản và dịch vụ giá trị gia tăng (GTGT) theo Điều 3 Luật Viễn thông năm 2009; quản trị cơ sở dữ liệu khách hàng (CRM); và quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng.

Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện các mục tiêu đề ra, luận văn kết hợp chặt chẽ giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp trong khung thời gian nghiên cứu từ năm 2015 đến năm 2017. Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính, số liệu quản lý lao động từ Phòng Tổng hợp Nhân sự và thống kê phát triển thuê bao của Trung tâm Kinh doanh Vinaphone Bắc Ninh.

Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp điều tra khảo sát bằng bảng hỏi đối với mẫu nghiên cứu gồm 250 khách hàng cá nhân đang sử dụng các dịch vụ di động, Internet FiberVNN và truyền hình MyTV. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng theo các nhóm đối tượng nghề nghiệp (công nhân, học sinh sinh viên, nhân viên văn phòng, nông dân) được lựa chọn nhằm bảo đảm tính đại diện cao nhất cho đặc điểm dân cư trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Dữ liệu khảo sát được lượng hóa qua thang đo Likert 5 mức độ và xử lý bằng phần mềm Microsoft Excel. Tác giả áp dụng phương pháp thống kê mô tả (tính toán số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân) kết hợp phương pháp so sánh chuỗi thời gian nhằm đánh giá chuẩn xác mức độ biến động của các chỉ tiêu chất lượng dịch vụ, thời gian giải quyết khiếu nại và mức độ hài lòng của khách hàng qua từng năm.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về quy mô và chất lượng nguồn nhân lực, Trung tâm Kinh doanh Vinaphone Bắc Ninh có sự tăng trưởng vững chắc trong giai đoạn 2015 - 2017. Tổng số cán bộ công nhân viên tăng từ 167 người năm 2015 lên 178 người năm 2016 và đạt 192 người vào tháng 12/2017, đạt mức tăng trưởng bình quân 7,2% mỗi năm. Cơ cấu nhân sự có tỷ lệ nữ chiếm 55,2% (106/192 người). Lực lượng lao động có độ tuổi trẻ dưới 40 tuổi chiếm tới 75,5% (145/192 người) và trình độ chuyên môn cao với 87,5% nhân sự đạt trình độ từ đại học trở lên (gồm 12 thạc sĩ và 156 cử nhân, kỹ sư), tạo nền tảng vững chắc cho công tác tiếp xúc và phục vụ khách hàng.

Thứ hai, mạng lưới hỗ trợ khách hàng được mở rộng bao phủ toàn diện với 8 phòng bán hàng trực thuộc tại Thành phố Bắc Ninh, Từ Sơn, Tiên Du, Quế Võ, Yên Phong, Thuận Thành, Gia Bình, Lương Tài và Đài Hỗ trợ Khách hàng. Hệ thống kênh giải đáp được chuẩn hóa gồm tổng đài tư vấn trong nước 9191 (cước 200 đồng/phút đối với thuê bao trả trước, miễn cước cho thuê bao trả sau), tổng đài tiếp nhận giải quyết khiếu nại tự động 18001091 (miễn cước 24/7) và tổng đài quốc tế 9192 hỗ trợ 4 ngôn ngữ (Anh, Trung, Hàn, Nhật). Tỷ lệ tiếp nhận và xử lý yêu cầu thông tin thông qua hệ thống tổng đài đạt trên 90% số lượng cuộc gọi phát sinh.

Thứ ba, các hoạt động duy trì khách hàng cá nhân được thực hiện thường xuyên qua các chương trình tặng quà sinh nhật, chúc mừng Tết Nguyên Đán, ưu đãi tích điểm qua ứng dụng VinaPhone Plus và các chiến dịch truyền thông như chiến dịch "Tôi lắng nghe". Tuy nhiên, công tác chăm sóc khách hàng cá nhân còn mang tính bình quân, tập trung nhiều vào thuê bao trả sau, trong khi nhóm thuê bao trả trước chiếm tới hơn 85% tổng số lượng khách hàng lại chưa có chính sách chăm sóc thực sự chuyên biệt.

Thứ tư, đơn vị đã tích cực phát triển các gói cước mới mang tính đột phá như hệ thống gói cước ECO không cước thuê bao tháng (ECO69 với 69.000 đồng/tháng, ECO99, ECO149, ECO169) và chương trình Freedoo đầu số 0886 tích hợp đa dịch vụ giảm giá cước tới 50%. Mặc dù vậy, khoảng 35% khiếu nại phát sinh từ người dùng vẫn tập trung vào chất lượng vùng phủ sóng 3G/4G tại các khu công nghiệp và độ trễ khi xử lý sự cố đứt cáp Internet.

Thảo luận kết quả

Phân tích sâu nguyên nhân cho thấy, những tồn tại trong công tác chăm sóc khách hàng xuất phát từ sự phối hợp chưa thật sự nhịp nhàng trong mô hình "Dây chuyền khách hàng nội bộ". Khi xảy ra sự cố mạng lưới, thông tin trao đổi giữa bộ phận kinh doanh tại các phòng bán hàng cấp huyện và bộ phận kỹ thuật viễn thông tỉnh đôi khi còn bị gián đoạn, khiến thời gian xử lý khiếu nại thực tế bị kéo dài quá 24 giờ quy định.

So sánh với các đối thủ cạnh tranh trên cùng địa bàn tỉnh Bắc Ninh, Viettel đã xây dựng được mô hình tổng đài bán hàng đa dịch vụ 18008168 vận hành khép kín toàn quốc từ khâu tiếp nhận đến ký kết và nghiệm thu, trong khi MobiFone ghi dấu ấn với chương trình "Kết nối dài lâu" có tiêu chuẩn phân hạng hội viên rất rõ ràng. Để nâng cao năng lực cạnh tranh, Vinaphone Bắc Ninh cần đẩy mạnh cá nhân hóa trải nghiệm và rút ngắn quy trình vận hành nội bộ.

Về phương diện trực quan hóa dữ liệu, các kết quả phân tích trong luận văn có thể được trình bày sinh động qua biểu đồ cột kép thể hiện tốc độ tăng trưởng nhân sự và trình độ chuyên môn giai đoạn 2015 - 2017, kết hợp cùng biểu đồ tròn phân tích cơ cấu khiếu nại khách hàng theo từng dịch vụ (di động, cáp quang FiberVNN, MyTV) và bảng ma trận định vị chất lượng dịch vụ của 3 nhà mạng viễn thông lớn tại Bắc Ninh.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao hiệu quả công tác chăm sóc khách hàng cá nhân tại Trung tâm Kinh doanh Vinaphone Bắc Ninh trong giai đoạn 2018 - 2020, luận văn đưa ra 5 nhóm giải pháp trọng tâm:

  • Chuẩn hóa và làm sạch hệ thống cơ sở dữ liệu khách hàng (CRM): Tiến hành rà soát, cập nhật và số hóa 100% hồ sơ thuê bao cá nhân theo quy định quản trị thông tin thuê bao di động, nâng tỷ lệ dữ liệu xác thực lên 98% trước quý IV/2019. Trách nhiệm thực hiện thuộc về Phòng Kế hoạch Kinh doanh phối hợp với 8 phòng bán hàng khu vực.
  • Đa dạng hóa và cá nhân hóa chính sách duy trì khách hàng: Mở rộng chính sách tích điểm đổi thưởng trên ứng dụng VinaPhone Plus cho toàn bộ thuê bao trả trước, tăng ngân sách quà tặng tri ân thường niên thêm 15% - 20% mỗi năm trong giai đoạn 2018 - 2020. Chủ thể chịu trách nhiệm là Phòng Điều hành Nghiệp vụ.
  • Tối ưu hóa quy trình giải quyết khiếu nại và rút ngắn thời gian xử lý sự cố: Giảm thời gian khắc phục sự cố kỹ thuật Internet và MyTV xuống dưới 4 giờ tại khu vực đô thị và dưới 8 giờ tại nông thôn; đạt tỷ lệ giải quyết khiếu nại thỏa đáng ngay trong lần liên hệ đầu tiên trên 95% trước năm 2020. Đầu mối triển khai là Đài Hỗ trợ Khách hàng và các tổ nghiệp vụ.
  • Đào tạo nâng cao kỹ năng mềm và phong cách phục vụ khách hàng: Tổ chức định kỳ 2 khóa đào tạo chuyên sâu mỗi năm về kỹ năng lắng nghe, giải tỏa bức xúc và văn hóa doanh nghiệp cho 100% đội ngũ giao dịch viên tuyến đầu, hoàn thành trước năm 2019 dưới sự chủ trì của Phòng Tổng hợp Nhân sự.
  • Kiến nghị với Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam và Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Ninh: Tập đoàn cần đẩy mạnh đầu tư bổ sung trạm phát sóng BTS 4G tại các khu công nghiệp trọng điểm như Quế Võ, Yên Phong; Sở Thông tin và Truyền thông cần tăng cường kiểm tra, giám sát chất lượng mạng lưới và kiểm soát giá cước sàn nhằm đảm bảo môi trường cạnh tranh lành mạnh.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Ban lãnh đạo và cán bộ quản lý viễn thông: Giúp các nhà quản trị tại các chi nhánh VNPT tỉnh, thành phố có cái nhìn toàn diện về cấu trúc tổ chức bộ máy kinh doanh, phương thức quản lý mạng lưới bán hàng đa kênh và chiến lược phân bổ nguồn lực chăm sóc khách hàng hiệu quả.
  • Chuyên viên Marketing, Chăm sóc khách hàng và Quản trị trải nghiệm (CX): Cung cấp các điển cứu thực tế về thiết kế chương trình khách hàng thân thiết, cách thức ứng dụng các gói cước tích hợp dịch vụ (như gói ECO, Freedoo) và quy trình chuẩn hóa tiếp nhận, phân loại, xử lý khiếu nại.
  • Giảng viên, nhà nghiên cứu và học viên cao học: Đóng vai trò là tài liệu tham khảo học thuật giá trị thuộc ngành Quản trị kinh doanh và Kinh tế dịch vụ, minh họa phương pháp kết hợp phân tích số liệu thứ cấp và điều tra xã hội học sơ cấp theo thang đo Likert.
  • Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bán lẻ và tiện ích công cộng: Giúp các đơn vị sở hữu tệp khách hàng cá nhân quy mô lớn vận dụng mô hình "Dây chuyền khách hàng nội bộ" nhằm gắn kết các phòng ban, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ và giữ chân khách hàng lâu dài.

Câu hỏi thường gặp

Khách hàng cá nhân đóng vai trò quan trọng như thế nào đối với Trung tâm Kinh doanh Vinaphone Bắc Ninh? Khách hàng cá nhân chiếm tới 80% tổng doanh thu toàn Tập đoàn VNPT. Tại Bắc Ninh, đây là nhóm khách hàng đông đảo gồm hộ gia đình, công nhân và sinh viên. Việc duy trì và chăm sóc tốt nhóm đối tượng này giúp đơn vị bảo vệ thị phần cốt lõi, ổn định dòng tiền kinh doanh và giảm thiểu tối đa chi phí khắc phục rủi ro rời mạng.

Điểm khác biệt cốt lõi giữa chăm sóc khách hàng và dịch vụ khách hàng trong luận văn là gì? Dịch vụ khách hàng bao gồm mọi hoạt động thỏa mãn nhu cầu của cả khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại nhằm mục tiêu bán hàng. Trong khi đó, chăm sóc khách hàng đặt trọng tâm duy nhất vào nhóm khách hàng hiện có, với mục đích nâng cao mức độ hài lòng, gia tăng lòng trung thành và giữ chân khách hàng gắn bó lâu dài.

Mô hình dây chuyền khách hàng nội bộ có ý nghĩa gì trong quản trị dịch vụ viễn thông? Mô hình khẳng định rằng để nhân viên giao dịch trực tiếp làm hài lòng khách hàng bên ngoài thì trước hết họ phải nhận được sự hỗ trợ kịp thời từ các bộ phận kỹ thuật, kế toán và điều hành như những khách hàng nội bộ. Nếu một mắt xích nội bộ bị tắc nghẽn, chất lượng phục vụ khách hàng cuối cùng sẽ suy giảm nghiêm trọng.

Vinaphone Bắc Ninh hiện đang hỗ trợ thông tin cho khách hàng cá nhân qua những kênh nào? Đơn vị triển khai hệ thống đa kênh gồm 8 phòng bán hàng khu vực, tổng đài tư vấn 9191 (cước 200 đồng/phút cho thuê bao trả trước, miễn cước trả sau), tổng đài giải quyết khiếu nại miễn cước 18001091 phục vụ 24/7 và đường dây nóng Hotline miền Bắc 0912481111 hỗ trợ trực tiếp.

Luận văn đã sử dụng phương pháp khảo sát và kỹ thuật phân tích số liệu nào? Nghiên cứu sử dụng phương pháp điều tra bảng hỏi trên mẫu 250 khách hàng cá nhân theo kỹ thuật chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng. Dữ liệu được mã hóa theo thang đo Likert 5 điểm, xử lý trên Excel và phân tích qua các phương pháp thống kê mô tả (số tuyệt đối, tỷ lệ phần trăm) cùng phương pháp so sánh chuỗi thời gian 2015 - 2017.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa sâu sắc khung lý thuyết về quản trị dịch vụ và chăm sóc khách hàng cá nhân, khẳng định vai trò sống còn của việc giữ chân khách hàng trong ngành viễn thông di động.
  • Phân tích chi tiết thực trạng chăm sóc khách hàng tại Trung tâm Kinh doanh Vinaphone Bắc Ninh giai đoạn 2015 - 2017 gắn liền với quy mô 192 lao động có trình độ chuyên môn cao và cơ cấu doanh thu thực tế.
  • Chỉ rõ những thành tựu nổi bật trong phát triển gói cước tích hợp (ECO, Freedoo) cũng như các điểm nghẽn về dây chuyền khách hàng nội bộ và thời gian khắc phục sự cố mạng lưới.
  • Đề xuất hệ thống 5 nhóm giải pháp đồng bộ và có tính ứng dụng cao, hướng tới mục tiêu nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng cá nhân lên trên 95% trong giai đoạn 2018 - 2020.
  • Các nhà quản trị viễn thông và cơ quan quản lý cần chủ động áp dụng các khuyến nghị của luận văn nhằm nâng cấp hạ tầng số, chuẩn hóa dữ liệu thuê bao và xây dựng văn hóa phục vụ chuyên nghiệp, bền vững.