Tổng quan nghiên cứu

Chia sẻ tri thức đã trở thành một chủ đề quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực từ đầu những năm 2000, đặc biệt trong bối cảnh các tổ chức công ngày càng chú trọng nâng cao hiệu quả hoạt động và đổi mới sáng tạo. Theo báo cáo khảo sát tại Sở Tài chính Thành phố Hồ Chí Minh, với tổng số 237 công chức, trong đó hơn 1/3 là lực lượng trẻ, việc chia sẻ tri thức giữa các công chức đóng vai trò then chốt trong việc duy trì và phát triển năng lực tổ chức. Tuy nhiên, thực tế cho thấy công chức tại đây thường chịu áp lực công việc lớn, thiếu thời gian trao đổi và chưa hình thành được văn hóa học hỏi, chia sẻ tri thức hiệu quả. Mục tiêu nghiên cứu nhằm xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi chia sẻ tri thức của công chức tại Sở Tài chính Thành phố Hồ Chí Minh trong giai đoạn từ tháng 10/2017 đến tháng 3/2018, qua đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả chia sẻ tri thức, góp phần tăng cường sự liên kết và hiệu suất công việc của đơn vị. Nghiên cứu sử dụng dữ liệu khảo sát 178 phiếu hợp lệ, phân tích bằng phần mềm SPSS với các phương pháp kiểm định độ tin cậy, phân tích nhân tố khám phá và hồi quy tuyến tính bội. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo Sở Tài chính xây dựng chính sách quản trị tri thức phù hợp, đồng thời đóng góp tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu về quản lý công và chia sẻ tri thức trong khu vực công.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết quản trị tri thức và chia sẻ tri thức, trong đó tri thức được phân loại thành tri thức tường minh và tri thức tiềm ẩn. Tri thức tường minh là thông tin có thể ghi chép và truyền đạt dễ dàng, trong khi tri thức tiềm ẩn dựa trên kinh nghiệm cá nhân và khó diễn đạt bằng ngôn ngữ chính thức. Chia sẻ tri thức được định nghĩa là quá trình trao đổi thông tin, kinh nghiệm và kỹ năng giữa các cá nhân nhằm tạo ra giá trị cho tổ chức. Trong khu vực công, chia sẻ tri thức còn liên quan đến văn hóa tổ chức và vai trò của lãnh đạo trong việc thúc đẩy hành vi này.

Khung lý thuyết nghiên cứu tập trung vào sáu yếu tố chính ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức: Niềm tin, Giao tiếp, Lãnh đạo, Cấu trúc tổ chức, Hệ thống công nghệ thông tin và Thời gian. Niềm tin được xem là tiền đề quan trọng giúp nhân viên sẵn sàng chia sẻ tri thức. Giao tiếp tạo điều kiện cho sự tương tác và trao đổi thông tin hiệu quả. Lãnh đạo đóng vai trò định hướng và tạo động lực cho nhân viên chia sẻ tri thức. Cấu trúc tổ chức ảnh hưởng đến luồng thông tin và sự phối hợp giữa các bộ phận. Hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ việc lưu trữ và truyền tải tri thức. Thời gian được xem là nguồn lực cần thiết để nhân viên tham gia các hoạt động chia sẻ tri thức.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được tiến hành theo hai giai đoạn: nghiên cứu sơ bộ định tính và nghiên cứu chính thức định lượng. Giai đoạn sơ bộ bao gồm phỏng vấn trực tiếp 8 công chức tại Sở Tài chính nhằm hiệu chỉnh thang đo và xác định các yếu tố ảnh hưởng phù hợp với thực trạng. Giai đoạn chính thức sử dụng phương pháp khảo sát với 200 phiếu hỏi phát ra, thu về 178 phiếu hợp lệ, áp dụng phương pháp chọn mẫu thuận tiện. Dữ liệu được xử lý và phân tích bằng phần mềm SPSS, bao gồm kiểm định độ tin cậy thang đo qua hệ số Cronbach’s Alpha, phân tích nhân tố khám phá (EFA) để xác định cấu trúc các biến, và phân tích hồi quy tuyến tính bội để kiểm định các giả thuyết nghiên cứu. Ngoài ra, các kiểm định T-Test và ANOVA được sử dụng để phân tích ảnh hưởng của các biến nhân khẩu học đến hành vi chia sẻ tri thức. Thời gian khảo sát diễn ra từ ngày 15/01/2018 đến 30/01/2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Niềm tin là yếu tố có ảnh hưởng tích cực và mạnh mẽ nhất đến chia sẻ tri thức với hệ số Cronbach’s Alpha 0.764 và giá trị trung bình cao trong khảo sát. Công chức tin tưởng đồng nghiệp sẽ hỗ trợ và chia sẻ tri thức giúp công việc dễ dàng hơn.

  2. Giao tiếp giữa các công chức được đánh giá có tác động tích cực với hệ số Cronbach’s Alpha 0.718. Việc đối thoại trực tiếp, thảo luận nhóm và hợp tác làm việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi tri thức.

  3. Lãnh đạo có ảnh hưởng rõ rệt đến hành vi chia sẻ tri thức với hệ số Cronbach’s Alpha 0.831. Người quản lý được xem là tấm gương và tạo động lực khuyến khích công chức chia sẻ tri thức trong tổ chức.

  4. Cấu trúc tổ chức với hệ số Cronbach’s Alpha 0.772 cho thấy các quy trình, luồng thông tin và tổ chức nhóm công tác hỗ trợ việc chia sẻ tri thức giữa các phòng ban.

  5. Hệ thống công nghệ thông tin có vai trò quan trọng với hệ số Cronbach’s Alpha 0.913, giúp công chức dễ dàng trao đổi và lưu trữ tri thức thông qua các công cụ như phần mềm công tác, email và mạng nội bộ.

  6. Thời gian không có ảnh hưởng đáng kể đến chia sẻ tri thức trong bối cảnh Sở Tài chính, với hệ số Cronbach’s Alpha 0.626 và ý kiến cho thấy áp lực công việc và thiếu thời gian không phải là rào cản lớn.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu phù hợp với các nghiên cứu trước đây trong khu vực công và tư nhân, khẳng định vai trò quan trọng của niềm tin, giao tiếp, lãnh đạo, cấu trúc tổ chức và công nghệ thông tin trong thúc đẩy chia sẻ tri thức. Việc niềm tin được đánh giá cao cho thấy môi trường làm việc tại Sở Tài chính có sự gắn kết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các công chức. Giao tiếp hiệu quả giúp giảm thiểu hiểu lầm và tăng cường sự phối hợp. Lãnh đạo tích cực tạo ra văn hóa chia sẻ tri thức và khuyến khích nhân viên tham gia. Cấu trúc tổ chức linh hoạt với các nhóm công tác đa phòng ban giúp tăng cường trao đổi thông tin. Hệ thống công nghệ thông tin hiện đại hỗ trợ việc lưu trữ và truyền tải tri thức nhanh chóng, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong khu vực công. Mặc dù thời gian không được đánh giá là yếu tố ảnh hưởng, điều này có thể do đặc thù công việc và văn hóa tổ chức tại Sở Tài chính, nơi công chức vẫn ưu tiên hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố và bảng phân tích hồi quy chi tiết các hệ số tác động.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường xây dựng niềm tin: Tổ chức các hoạt động giao lưu, đào tạo kỹ năng mềm nhằm nâng cao sự tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau giữa các công chức. Mục tiêu tăng chỉ số niềm tin trong khảo sát lên ít nhất 10% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo Sở phối hợp với phòng nhân sự.

  2. Phát triển kênh giao tiếp hiệu quả: Thiết lập các diễn đàn trao đổi trực tuyến và tổ chức các buổi họp nhóm định kỳ để thúc đẩy giao tiếp mặt đối mặt và trực tuyến. Mục tiêu tăng tần suất giao tiếp nhóm lên 20% trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng công nghệ thông tin và các phòng ban liên quan.

  3. Nâng cao vai trò lãnh đạo trong chia sẻ tri thức: Đào tạo kỹ năng lãnh đạo cho quản lý các cấp nhằm tạo động lực và làm gương trong việc chia sẻ tri thức. Mục tiêu 100% quản lý được đào tạo trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo Sở phối hợp với các đơn vị đào tạo.

  4. Cải tiến cấu trúc tổ chức linh hoạt: Thiết lập các nhóm công tác liên phòng ban để giải quyết các vấn đề chuyên môn, tạo điều kiện thuận lợi cho trao đổi tri thức. Mục tiêu thành lập ít nhất 3 nhóm công tác mới trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn.

  5. Đầu tư nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin: Cập nhật và triển khai các công cụ hỗ trợ chia sẻ tri thức như phần mềm quản lý tri thức, mạng xã hội nội bộ. Mục tiêu hoàn thiện hệ thống trong 12 tháng và tăng mức độ sử dụng lên 30%. Chủ thể thực hiện: Phòng công nghệ thông tin.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các cơ quan hành chính nhà nước: Nhận diện các yếu tố thúc đẩy chia sẻ tri thức để xây dựng chính sách quản lý nhân sự hiệu quả, nâng cao năng suất và chất lượng công việc.

  2. Nhà quản lý nguồn nhân lực trong khu vực công: Áp dụng các giải pháp quản trị tri thức nhằm cải thiện văn hóa tổ chức và tăng cường sự gắn kết giữa công chức.

  3. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành quản trị công và quản trị nhân sự: Tài liệu tham khảo quý giá về mô hình nghiên cứu và phương pháp phân tích trong lĩnh vực chia sẻ tri thức khu vực công.

  4. Chuyên gia tư vấn và phát triển tổ chức: Cung cấp cơ sở dữ liệu thực tiễn để thiết kế các chương trình đào tạo, phát triển năng lực và chuyển đổi số trong các tổ chức công.

Câu hỏi thường gặp

  1. Yếu tố nào ảnh hưởng mạnh nhất đến chia sẻ tri thức tại Sở Tài chính?
    Niềm tin được xác định là yếu tố có ảnh hưởng mạnh nhất, giúp công chức cảm thấy an tâm và sẵn sàng chia sẻ tri thức với đồng nghiệp.

  2. Tại sao thời gian không ảnh hưởng nhiều đến chia sẻ tri thức?
    Mặc dù áp lực công việc lớn, công chức tại Sở Tài chính vẫn ưu tiên chia sẻ tri thức như một phần nhiệm vụ, đồng thời tổ chức chưa bố trí thời gian riêng biệt cho hoạt động này.

  3. Lãnh đạo có thể làm gì để thúc đẩy chia sẻ tri thức?
    Lãnh đạo cần làm gương, khuyến khích và tạo môi trường hỗ trợ, đồng thời cung cấp các công cụ và chính sách phù hợp để nhân viên dễ dàng chia sẻ tri thức.

  4. Hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ chia sẻ tri thức như thế nào?
    Các công cụ như phần mềm quản lý tri thức, email, mạng nội bộ giúp lưu trữ, truyền tải và truy cập thông tin nhanh chóng, giảm thiểu rào cản về không gian và thời gian.

  5. Cấu trúc tổ chức ảnh hưởng ra sao đến chia sẻ tri thức?
    Cấu trúc linh hoạt, có các nhóm công tác liên phòng ban tạo điều kiện thuận lợi cho trao đổi thông tin và phối hợp công việc, từ đó thúc đẩy chia sẻ tri thức hiệu quả.

Kết luận

  • Xác định được 5 yếu tố chính ảnh hưởng tích cực đến chia sẻ tri thức của công chức tại Sở Tài chính Thành phố Hồ Chí Minh: Niềm tin, Giao tiếp, Lãnh đạo, Cấu trúc tổ chức và Hệ thống công nghệ thông tin.
  • Yếu tố Thời gian không có ảnh hưởng đáng kể trong bối cảnh nghiên cứu.
  • Nghiên cứu sử dụng dữ liệu khảo sát 178 công chức, phân tích bằng SPSS với các phương pháp kiểm định độ tin cậy, phân tích nhân tố và hồi quy tuyến tính bội.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hành vi chia sẻ tri thức, góp phần tăng hiệu quả hoạt động của Sở Tài chính.
  • Khuyến nghị các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, đánh giá hiệu quả định kỳ và mở rộng nghiên cứu sang các cơ quan hành chính khác.

Call-to-action: Lãnh đạo và nhà quản lý tại các cơ quan công quyền nên áp dụng các kết quả nghiên cứu này để xây dựng môi trường làm việc thúc đẩy chia sẻ tri thức, từ đó nâng cao năng lực tổ chức và chất lượng dịch vụ công.