Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài "Báo cáo thực tập doanh nghiệp 2: Công việc kế toán tại Công ty Cổ phần SAFIMEX" được thực hiện bởi nhóm sinh viên Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, dưới sự hướng dẫn của Thạc sĩ Hoàng Thị Ngọc Nghiêm vào tháng 11 năm 2018.

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Trong nền kinh tế thị trường, công tác kế toán đóng vai trò then chốt trong việc quản lý tài chính, theo dõi tài sản, nguồn vốn và cung cấp thông tin kinh tế hữu ích cho ban điều hành ra quyết định sản xuất kinh doanh. Đối với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và xuất nhập khẩu như Công ty Cổ phần SAFIMEX (thành lập đầu năm 2018), việc tổ chức một hệ thống kế toán hoàn chỉnh, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tuân thủ pháp lý và quản trị nguồn vốn. Việc thực tập và nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp giúp sinh viên đối chiếu, kiểm chứng lý thuyết đã học trong nhà trường với thực tế xử lý chứng từ, hạch toán sổ sách và lập báo cáo tài chính tại đơn vị.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Báo cáo tập trung giải quyết các nhiệm vụ cụ thể sau:

  1. Tìm hiểu tổng quan về quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và đặc điểm bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần SAFIMEX.
  2. Khảo sát và phân tích thực tế các chính sách kế toán đơn vị đang áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính.
  3. Đi sâu tìm hiểu quy trình hạch toán chi tiết các phần hành kế toán trọng yếu: Kế toán bán hàng, Kế toán giá vốn hàng bán, Kế toán chi phí bán hàng, Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp, Kế toán xác định kết quả kinh doanh, công tác kê khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và quy trình lập Báo cáo tài chính.
  4. Đánh giá ưu điểm, tồn tại trong công tác kế toán tại công ty và đề xuất một số ý kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình ghi sổ, luân chuyển chứng từ và quản lý chi phí.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình tổ chức công tác kế toán tài chính, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính tại doanh nghiệp.
  • Không gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần SAFIMEX (Địa chỉ: 216/20A Dương Bá Trạc, Phường 2, Quận 8, TP. Hồ Chí Minh).
  • Thời gian nghiên cứu: Số liệu kế toán phát sinh trong năm tài chính 2018 (thời điểm hoàn thành báo cáo: tháng 11/2018).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và chính sách kế toán áp dụng

Tác giả căn cứ vào các văn bản pháp quy và chuẩn mực hiện hành để làm thước đo đánh giá thực tiễn tại doanh nghiệp:

  • Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
  • Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và các văn bản, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực liên quan.
  • Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm; đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam (VND).
  • Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá trị hàng tồn kho xuất kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO).
  • Phương pháp nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ thuế.
  • Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng dựa trên nguyên giá (giá gốc).
  • Hình thức ghi sổ kế toán: Áp dụng hình thức Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ trên hệ thống máy vi tính có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán MISA cùng các công cụ bổ trợ (Microsoft Excel, Microsoft Word).

Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu

  • Phương pháp quan sát và mô tả thực tế: Quan sát trực tiếp dòng lưu chuyển chứng từ giữa các bộ phận (Phòng Kinh doanh, Phòng Nghiệp vụ Xuất nhập khẩu, Kho, Phòng Kế toán).
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ, tài khoản kế toán, tính giá, và tổng hợp - cân đối kế toán để hệ thống hóa và phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập trực tiếp tại Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Cổ phần SAFIMEX, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Tờ khai hàng hóa xuất khẩu, Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Phiếu chi, Sổ nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản (TK 111, 112, 131, 133, 331, 511, 632, 641, 642, 911), Sổ chi tiết và hồ sơ kê khai thuế.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần SAFIMEX

Chương này trình bày thông tin tổng quát về quá trình thành lập, định hướng phát triển, cơ cấu tổ chức quản lý và đặc điểm bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần SAFIMEX.

Tiêu chí Nội dung chi tiết tại doanh nghiệp
Tên công ty Công ty Cổ phần SAFIMEX (Tên tiếng Anh: SAFIMEX CO.)
Giấy phép thành lập Mã số thuế / Số ĐKKD: 0314813888 do Sở KH&ĐT TP.HCM cấp ngày 03/01/2018
Trụ sở chính 216/20A Dương Bá Trạc, Phường 2, Quận 8, TP. Hồ Chí Minh
Đại diện pháp luật Trần Thị Thu Thủy – Giám đốc
Lĩnh vực hoạt động Thương mại, xuất khẩu nông - lâm sản, thực phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ, thủy hải sản
Mô hình kế toán Mô hình tập trung tại Phòng Kế toán - Tài chính

Về cơ cấu tổ chức quản lý, công ty xây dựng mô hình trực tuyến chức năng gồm: Đại hội đồng cổ đông (cơ quan có thẩm quyền cao nhất, họp thường niên mỗi năm 1 lần), Giám đốc điều hành trực tiếp 4 bộ phận chuyên môn: Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Kinh doanh, Phòng Nghiệp vụ Xuất nhập khẩu và Phòng Kế toán.

Về tổ chức bộ máy kế toán, do công ty mới thành lập và quy mô tinh gọn, phòng kế toán gồm 03 nhân sự:

  • Kế toán trưởng (30 năm kinh nghiệm, Cử nhân Kế toán): Phụ trách quản lý, kiểm soát thu chi, tham mưu tài chính cho Giám đốc, hướng dẫn nghiệp vụ và chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính.
  • Kế toán nội bộ (11 năm kinh nghiệm, Cử nhân Kế toán): Đảm nhiệm đồng thời các phân hệ: kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, mua hàng, bán hàng, kho, thuế, tiền lương và chi phí.
  • Thủ quỹ (10 năm kinh nghiệm, Cử nhân Kinh tế): Quản lý thu - chi quỹ tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ, theo dõi tồn quỹ hàng ngày và thực hiện giao dịch ngân hàng.

Chương 2: Thực hiện công tác kế toán tại Công ty Cổ phần SAFIMEX

Nội dung trọng tâm của chương 2 mô tả chi tiết phương pháp hạch toán, quy trình luân chuyển chứng từ và sổ sách áp dụng cho các phần hành kế toán chủ yếu kèm nghiệp vụ thực tế phát sinh trong năm 2018:

1. Kế toán bán hàng (Tài khoản áp dụng: TK 511, chi tiết TK 5111)

Quy trình luân chuyển chứng từ xuất khẩu: Phòng Kinh doanh nhận đề nghị mua hàng từ khách nước ngoài, gửi bảng báo giá -> Khách hàng gửi đơn đặt hàng -> Phòng Kinh doanh lập đơn hàng bán chuyển sang Kế toán -> Kế toán lập Phiếu xuất kho (trình Giám đốc duyệt) và phát hành Hóa đơn thương mại (3 liên: Liên 1 lưu nội bộ, Liên 2 nộp hải quan, Liên 3 nộp công ty bảo hiểm) -> Kế toán ghi nhận nợ phải thu (TK 131) hoặc lập phiếu thu/giấy báo có khi nhận thanh toán.

Các nghiệp vụ xuất khẩu điển hình được ghi nhận:

  • Ngày 06/07/2018: Xuất bán 92,5 tấn bột mì loại II cho Công ty HS GLOBAL PTE.LTD (Singapore), đơn giá 260 USD/tấn, tỷ giá tính thuế 22.865 VND/USD, ghi nhận nợ TK 1311 là 550.250.750 VND.
  • Ngày 10/07/2018: Xuất bán bột rong mơ, bột rong xanh và bột rong nguyên liệu cho Công ty Green Castle (Ai Cập), tổng giá trị 37.025.260 VND (tỷ giá 23.070 VND/USD).
  • Ngày 02/08/2018: Xuất bán dây thun khoanh màu đỏ và màu vàng cho Công ty Mitra Maha Cipta (Indonesia), tổng trị giá 841.180.800 VND (tỷ giá 23.155 VND/USD).
  • Ngày 02/08/2018: Xuất bán 8.000 chiếc nón lá Buông cho Công ty I Love Fancy Dress (Anh), trị giá 71.500.000 VND.
  • Ngày 15/08/2018: Xuất bán 100 kg sầu riêng đông lạnh cho Công ty TERUYUKI AKAIKE (Nhật Bản), trị giá 43.690.000 VND (tỷ giá 23.000 VND/USD).
  • Ngày 28/08/2018: Xuất bán 26 tấn cơm dừa nạo sấy cho Công ty Riva Industrial and Trading (Lebanon), tổng giá trị 924.200.000 VND (tương đương 23.530 USD).

2. Kế toán giá vốn hàng bán (Tài khoản áp dụng: TK 632)

Doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, giá vốn được xác định và ghi nhận đồng thời với doanh thu bán hàng xuất khẩu. Quy trình phối hợp gồm: Lệnh giao hàng từ Phòng Kinh doanh gửi Kho và Kế toán -> Kế toán lập phiếu xuất kho 2 liên (liên 1 lưu, liên 2 chuyển kho) -> Bộ phận kho kiểm tra hàng hóa, ký giao nhận và lưu chứng từ -> Kế toán phản ánh Nợ TK 632 / Có TK 156.

3. Kế toán chi phí bán hàng (Tài khoản áp dụng: TK 641)

Công ty mở chi tiết các tài khoản: TK 6412 (Chi phí vật liệu, bao bì), TK 6413 (Chi phí dụng cụ, đồ dùng), TK 6417 (Chi phí dịch vụ mua ngoài). Các nghiệp vụ minh họa gồm:

  • Ngày 16/07/2018: Phí giám định hàng hóa trả cho Công ty CP Giám Định Đại Việt bằng tiền mặt, hạch toán Nợ TK 6417 số tiền 1.000.000 VND (thuế GTGT 10%).
  • Ngày 17/07/2018: Tiền tiếp khách tại Công ty TNHH Bến Thuyền, hạch toán Nợ TK 6417 số tiền 1.455.000 VND bằng tiền mặt.
  • Ngày 25/07/2018: Chi phí in nhãn mác bao bì của Công ty TNHH Bao Bì Và In Ấn Tường Lâm, ghi nhận Nợ TK 6412 số tiền 4.000.000 VND (chưa thanh toán, ghi Có TK 331).
  • Ngày 30/07/2018: Mua mực in cho phòng kinh doanh từ Công ty TNHH Đại Minh Trung, hạch toán Nợ TK 6413 số tiền 750.000 VND.
  • Ngày 29/08/2018: Thanh toán cước vận chuyển hàng ra cảng cho Công ty TNHH Thương Mại Cát Tường Gia, ghi nhận Nợ TK 6417 số tiền 44.500.000 VND bằng tiền mặt (thuế GTGT 0%).

4. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp (Tài khoản áp dụng: TK 642)

Doanh nghiệp theo dõi trên các tài khoản cấp hai: TK 6421 (Chi phí nhân viên quản lý), TK 6423 (Chi phí đồ dùng văn phòng), TK 6425 (Thuế, phí và lệ phí), TK 6427 (Chi phí dịch vụ mua ngoài).

  • Ngày 01/01/2018: Thuê văn phòng làm việc của cá nhân ông Lê Văn Thiện (thời hạn 12 tháng, đơn giá 30.000.000 VND/tháng, thanh toán định kỳ 3 tháng/lần), hạch toán phân bổ hàng tháng vào Nợ TK 6427: 30.000.000 VND.
  • Ngày 21/03/2018: Mua gói dịch vụ thành viên Gold Supplier của Công ty CP Đầu tư và Công nghệ OSB (Hóa đơn GTGT số 0000487 trị giá 66.000.000 VND), hạch toán phân bổ vào chi phí hàng tháng Nợ TK 6423 số tiền 5.900.000 VND.
  • Ngày 30/06/2018: Mua phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất AMIS.VN của Công ty CP MISA (Hóa đơn số 0054238 trị giá 27.000.000 VND), phân bổ chi phí hàng tháng vào Nợ TK 6423.

5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh, thuế GTGT và lập Báo cáo tài chính

Quy trình cuối kỳ được thực hiện tuần tự:

  • Kết chuyển doanh thu thuần từ TK 511 sang bên Có TK 911.
  • Kết chuyển giá vốn hàng bán (TK 632), chi phí bán hàng (TK 641), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) sang bên Nợ TK 911 để xác định lãi/lỗ.
  • Lập tờ khai thuế GTGT định kỳ theo phương pháp khấu trừ căn cứ vào Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào (Mẫu 01-2/GTGT) và bán ra (Mẫu 01-1/GTGT).
  • Lập Báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối số phát sinh, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo đúng biểu mẫu Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

Đánh giá ưu điểm

  • Về chứng từ: Hệ thống chứng từ ban đầu tuân thủ đúng quy định của Bộ Tài chính, đầy đủ chữ ký của các chức danh có thẩm quyền; việc kiểm tra, giám sát chứng từ gốc chặt chẽ trước khi nhập liệu.
  • Về ứng dụng công nghệ: Công ty ứng dụng phần mềm kế toán MISA giúp giảm thiểu sai sót thủ công, đồng bộ hóa quy trình kết xuất sổ sách và lập báo cáo.
  • Về tổ chức bộ máy: Đội ngũ nhân sự kế toán có thâm niên công tác cao (Kế toán trưởng 30 năm kinh nghiệm), cơ cấu gọn nhẹ, phù hợp với quy mô doanh nghiệp mới thành lập.

Tồn tại và hạn chế phát hiện tại đơn vị

  • Công tác quản lý công nợ: Doanh nghiệp chưa ban hành chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trả nợ trước hoặc đúng hạn, dẫn đến tình trạng đọng vốn tại các khoản phải thu khách hàng quốc tế.
  • Hạch toán chi phí chưa hợp lý: Kế toán vẫn đưa một số khoản chi phí không có chứng từ, hóa đơn hợp pháp (như tiền xe ôm, tiền ăn lẻ, tiền mua mẫu nhỏ gửi khách) vào chi phí hợp lý trên TK 641. Điều này dẫn đến việc tính sai chi phí được trừ khi xác định thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và làm sai lệch kết quả lợi nhuận kế toán.
  • Hệ thống sổ sách: Doanh nghiệp chưa mở riêng "Sổ chi phí sản xuất kinh doanh" để tập hợp, phân tích chi tiết chi phí theo từng yếu tố phát sinh.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  1. Khảo sát toàn diện hệ thống chứng từ và chu trình luân chuyển chứng từ xuất khẩu trong doanh nghiệp thương mại, từ khâu chào giá, lập hợp đồng ngoại thương, mở tờ khai hải quan đến xuất hóa đơn thương mại và thu tiền.
  2. Tổng hợp phương pháp định khoản, ghi sổ chi tiết các nghiệp vụ kinh tế điển hình năm 2018 phát sinh bằng ngoại tệ (USD) quy đổi sang VND theo tỷ giá thực tế tại thời điểm giao dịch.
  3. Làm rõ cơ chế vận hành của bộ máy kế toán kết hợp giữa chứng từ ghi sổ truyền thống và phần mềm kế toán MISA trên máy tính.

Đóng góp thực tiễn của báo cáo

  • Báo cáo phản ánh chân thực mô hình kế toán của một doanh nghiệp thương mại xuất nhập khẩu trong năm đầu đi vào hoạt động (2018).
  • Chỉ rõ các điểm bất cập về mặt thực thi pháp luật thuế, đặc biệt là rủi ro bị bóc tách chi phí khi quyết toán thuế TNDN do hạch toán các khoản chi không có hóa đơn hợp lệ vào tài khoản chi phí hoạt động.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu chủ yếu tập trung vào các số liệu và chứng từ phát sinh trong các quý đầu năm 2018 tại một doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ. Báo cáo chưa đi sâu vào phân tích các công cụ tài chính phái sinh nhằm phòng ngừa rủi ro biến động tỷ giá ngoại tệ trong hoạt động xuất nhập khẩu.
  • Hướng nghiên cứu mở rộng: Khảo sát hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ đối với chi phí bán hàng; nghiên cứu ứng dụng phương pháp kế toán quản trị chi phí và dòng tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu nông sản.

Giá trị tham khảo

Báo cáo là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm bắt quy trình thực tế về luân chuyển chứng từ xuất khẩu, cách sử dụng tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và thao tác sổ sách trên phần mềm MISA.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại - xuất nhập khẩu: Tham khảo cách thiết lập hệ thống tài khoản chi tiết (TK 5111, 6412, 6413, 6417, 6423, 6427) và rút kinh nghiệm trong việc kiểm soát tính hợp pháp của chứng từ chi phí phục vụ quyết toán thuế.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần SAFIMEX áp dụng chế độ và hình thức kế toán nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Về hình thức kế toán, công ty kết hợp giữa hình thức Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ, thực hiện trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán MISA cùng các công cụ Microsoft Excel và Word.

2. Phương pháp hạch toán và tính giá hàng tồn kho tại công ty được quy định ra sao?

Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng tồn kho xuất kho được xác định theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO). Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích lập vào cuối năm tài chính và ghi nhận vào giá vốn hàng bán (TK 632).

3. Quy trình phát hành hóa đơn thương mại cho hàng hóa xuất khẩu gồm những liên nào?

Khi xuất bán hàng hóa ra nước ngoài, kế toán lập Hóa đơn thương mại gồm 03 liên:

  • Liên 1: Dùng để ghi sổ sách, lưu chứng từ nội bộ tại phòng kế toán.
  • Liên 2: Xuất trình cho cơ quan Hải quan để phục vụ tính thuế và làm thủ tục thông quan hàng hóa.
  • Liên 3: Xuất trình cho công ty bảo hiểm (trong trường hợp tính phí bảo hiểm cho lô hàng).

4. Tác giả báo cáo đã phát hiện sai sót nào trong việc hạch toán chi phí bán hàng (TK 641)?

Tác giả chỉ ra rằng kế toán công ty đã hạch toán các khoản chi phí không có hóa đơn chứng từ hợp pháp (như tiền xe ôm, tiền ăn, tiền mua hàng mẫu nhỏ gửi khách) vào tài khoản 641 và coi là chi phí hợp lý. Việc này dẫn đến kết chuyển sai lệch lợi nhuận và vi phạm quy định về các khoản chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Kết luận

Báo cáo thực tập của nhóm sinh viên Trường Đại học Công nghiệp TP.HCM đã hệ thống hóa toàn diện công tác kế toán tại Công ty Cổ phần SAFIMEX trong năm tài chính 2018. Tài liệu phản ánh chi tiết các chu trình kế toán trọng yếu từ bán hàng xuất khẩu, giá vốn, chi phí quản trị đến kê khai thuế và lập báo cáo tài chính theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Những đánh giá khách quan về ưu điểm cũng như hạn chế trong việc quản lý chứng từ chi phí và công nợ mang lại giá trị thực tiễn cho việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại các doanh nghiệp thương mại xuất nhập khẩu.