CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1. Sự hình thành kế toán trách nhiệm 1.1 Kế toán trách nhiệm với kế toán quản trị Kế toán trách nhiệm là một nội dung quan trọng của kế toán quản trị, là một lĩnh vực còn khá mới mẻ và chưa được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam. Trên thế giới, càng ngày kế toán trách nhiệm càng có vai trò và vị trí quan trọng trong quản lý ở các doanh nghiệp. Quá trình hình thành kế toán trách nhiệm gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của kế toán quản trị.
Kế toán trách nhiệm sử dụng các nội dung cơ bản nhất của kế toán quản trị, từ khâu lập dự toán, phân tích thực tế đến đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể nói kế toán trách nhiệm là hạt nhân trong hệ thống kiểm soát các bộ phận quản trị của nhà doanh nghiệp : - Thứ nhất, quá trình lập kế hoạch gồm ngân sách và các kế hoạch dài hạn. Quá trình này sử dụng để thiết lập các chỉ tiêu kế hoạch nhằm đánh giá quá trình thực hiện. - Thứ hai, kế toán trách nhiệm thiết lập các trung tâm trách nhiệm.
Trung tâm trách nhiệm chịu trách nhiệm tài chính và tác động đến hiệu quả hoạt động của từng cá nhân trong tổ chức. - Thứ ba, kế toán trách nhiệm sử dụng các kiến thức của kế toán quản trị như cách phân loại chi phí : theo ứng xử chi phí có biến phí, định phí hay phân loại theo chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được; đánh giá trách nhiệm quản trị bộ phận thông qua các chỉ tiêu sử dụng trong các báo cáo bộ phận. Kế toán trách nhiệm là một bộ phận của kế toán quản trị, kế toán trách nhiệm xuất phát từ cơ sở phân quyền quản lý của nhà quản trị, đi sâu nghiên cứu lập các báo cáo trách nhiệm quản trị bộ phận trong doanh nghiệp.2 Sự hình thành kế toán trách nhiệm Kế toán trách nhiệm được hình thành xuất phát từ yêu cầu quản lý của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp có phân cấp quản lý. Việc đánh giá trách nhiệm thực sự có hiệu TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 5 quả hay không phụ thuộc vào cách thức tổ chức kinh doanh và mức độ về quan điểm phân quyền của tổ chức.
Các nhà quản trị tại từng cấp quản lý hoàn toàn chủ động trong việc ra quyết định và đánh giá kết quả thực hiện tuy nhiên trên thực tế hoạt động của doanh nghiệp rất khó xác định được trách nhiệm của các cấp quản lý do thông tin cung cấp chưa đầy đủ và chưa đúng yêu cầu; những tồn tại, hạn chế khó xác định được nguyên nhân và chưa được xử lý, giải quyết dứt điểm dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh kém phát triển và bị đình trệ. Khi việc phân cấp quản lý trong tổ chức được chú trọng hơn thì các bộ phận trong tổ chức được phân quyền thông qua việc ủy quyền, gắn lợi ích với trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được giao. Lúc này, ngoài việc hoàn thành nhiệm vụ được giao, các cấp quản lý còn phải chú trọng nhiều hơn đến hiệu quả kinh doanh và hướng đến yêu cầu của tổ chức. Do vậy, có sự liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu của bộ phận được giao và đảm bảo được mục tiêu chung của tổ chức.
Để đạt được cần phải có một công cụ đánh giá trách nhiệm một cách khách quan và đáng tin cậy. Việc hình thành kế toán trách nhiệm đã giúp các đơn vị trong việc đánh giá đúng trách nhiệm quản lý và kết quả hoạt động của từng bộ phận nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Khái niệm, vai trò và đối tượng sử dụng thông tin kế toán trách nhiệm 1.1 Khái niệm kế toán trách nhiệm Kế toán trách nhiệm được thực hiện thông qua việc lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá hiệu quả việc thực hiện kế hoạch của các bộ phận dựa trên trách nhiệm được giao của các bộ phận đó. Kế toán trách nhiệm được trình bày theo nhiều quan điểm khác nhau của nhiều tác giả trên khắp thế giới.
Kế toán trách nhiệm được đề cập đầu tiên ở Mỹ năm 1950 trong tác phẩm “Basic Organization Planning to tie in with Responsibility Accounting” của Ailman, H. Theo nhóm tác giả A. Young thì “Kế toán trách nhiệm là một hệ thống kế toán thu thập, tổng hợp và báo cáo các dữ liệu kế toán có liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức, TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 6 thông qua các báo cáo liên quan đến chi phí thu thập và các số liệu hoạt động bởi từng khu vực trách nhiệm hoặc đơn vị trong tổ chức”. Ngoài ra, qua các thông tin được cung cấp bởi kế toán trách nhiệm sẽ đánh giá trách nhiệm và thành quả của mỗi nhà quản lý ở khía cạnh mà họ có quyền quyết định.
Hệ thống kế toán này tạo ra các báo cáo được phân định rõ ràng giữa đối tượng có thể kiểm soát và đối tượng không thể kiểm soát. Theo ý kiến James R. Martin “Kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán cung cấp thông tin về kết quả, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trong một doanh nghiệp. Đó là công cụ đo lường, đánh giá hoạt động của những bộ phận liên quan đến dầu tư, lợi nhuận, doanh thu, chi phí mà mỗi bộ phận có quyền kiểm soát và chịu trách nhiệm tương ứng”.
Ở đây, tác giả muốn nhấn mạnh đến khía cạnh ở các tổ chức lớn có sự đa dạng về ngành nghề hoạt động, việc phân quyền trách nhiệm quản lý ở nhiều cấp bậc là một yêu cầu cấp thiết và để đánh giá trách nhiệm về kết quả và hiệu quả sử dụng nguồn lực của các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ được thông qua hệ thống kế toán trách nhiệm, mỗi nhà quản lý chỉ nên chịu trách nhiệm ở những lĩnh vực mà họ kiểm soát được. Theo nhóm tác giả D. Jurgens thì “Kế toán trách nhiệm là một hệ thống tạo ra những thông tin tài chính và phi tài chính có liên quan, về những hoạt động thực tế và được lập kế hoạch của những trung tâm trách nhiệm trong một công ty”. Với hai giáo sư B.
Venkatrathnam và Raji Reddy – Asso thì “Kế toán trách nhiệm là hệ thống của nhà quản lý được dựa trên những nguyên tắc về ủy quyền và xác định trách nhiệm”. Theo đó, kế toán trách nhiệm là một phương pháp đo lường, đánh giá biểu hiện của những khu vực khác nhau của một tổ chức. Qua nhiều quan điểm về khái niệm kế toán trách nhiệm, có thể hiểu rõ hơn về kế toán trách nhiệm qua các điểm chung như sau : - Một là, kế toán trách nhiệm là một bộ phận cấu thành nội dung của kế toán quản trị, là hệ thống thông tin được tập hợp, lập báo cáo qua đó kiểm tra các quá trình hoạt động, đánh giá kết quả và hiệu quả việc thực hiện nhiệm vụ ở từng bộ phận trong một tổ TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 7 chức có phân quyền một cách cụ thể và rõ ràng đối với những quy trình nghiệp vụ khác nhau. - Hai là, kế toán trách nhiệm là một hệ thống thông tin chính thức trong phạm vi hệ thống kiểm soát của lãnh đạo một doanh nghiệp.
Các hệ thống này sử dụng các thông tin tài chính và thông tin phi tài chính được thiết kế phù hợp và có liên quan đến quá trình thực hiện trách nhiệm quản lý của từng cấp quản lý khác nhau trong một doanh nghiệp qua đó đánh giá được kết quả hoạt động của từng cá nhân trong bộ phận doanh nghiệp. - Ba là, kế toán trách nhiệm là phương pháp kế toán thu thập, ghi nhận, báo cáo và đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận để đánh giá thành quả của từng bộ phận nhằm kiểm soát hoạt động và chi phí của các bộ phận trong tổ chức, phối hợp giữa các bộ phận hướng đến việc thực hiện mục tiêu chung. Từ những nội dung trên, có thể rút ra khái niệm về kế toán trách nhiệm như sau : Kế toán trách nhiệm là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin có thể kiểm soát theo phạm vi trách nhiệm của từng nhà quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.2 Vai trò của kế toán trách nhiệm Kế toán trách nhiệm mang lại rất nhiều lợi ích, giúp nhà quản lý cấp cao có thêm thời gian để lập các kế hoạch dài hạn, có điều kiện tốt hơn cho việc đánh giá trách nhiệm của từng cấp quản lý, đánh giá thành quả của các bộ phận thông qua các công cụ, báo cáo thành quả của mỗi bộ phận trong tổ chức. Kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng tổ chức và điều hành doanh nghiệp qua việc xác định các trung tâm trách nhiệm, xây dựng các chỉ tiêu đánh giá việc thực hiện trách nhiệm quản lý tại các bộ phận giúp cho nhà quản trị điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả nhất.
Kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc thực hiện chức năng kiểm soát tài chính và kiểm soát quản lý. Thông qua việc tổ chức kế toán trách nhiệm, nhà quản trị sẽ nhận được thông tin tài chính về vốn, doanh thu, chi phí, lợi nhuận một cách kịp thời, hỗ trợ cho công tác điều hành doanh nghiệp. Kế toán trách nhiệm giúp định hướng hoạt động của toàn doanh nghiệp theo mục tiêu chung của đơn vị. Thông qua việc phân cấp đánh giá trách nhiệm hoạt động ở từng TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 cấp quản trị sẽ khuyến khích các bộ phận, các cấp quản lý chủ động sáng tạo trong việc thực hiện kế hoạch được giao.3 Đối tượng sử dụng thông tin kế toán trách nhiệm Thông tin kế toán trách nhiệm là một bộ phận thông tin quan trọng của kế toán quản trị, do vậy đối tượng sử dụng thông tin kế toán trách nhiệm gồm : - Đối với nhà quản trị cấp cao : Kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng tổ chức và điều hành của doanh nghiệp.
- Đối với nhà quản trị cấp trung : Kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng kiểm soát tài chính và kiểm soát quản lý. Thông qua kế toán trách nhiệm, nhà quản trị có thể phân tích, đánh giá chi phí, doanh thu và lợi nhuận thực hiện của từng bộ phận.