LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong một tổ chức, quy mô của hệ thống nhân sự đƣợc chia làm ba cấp độ. Tùy từng cấp độ mà giám đốc nhân sự đóng một vai trò nhất định. Ở cấp độ một, công tác nhân sự chỉ đơn thuần là xử lý các sự vụ hành chính: Xếp lịch, chấm công, giải quyết một vài tranh chấp nhỏ.
Ở cấp độ hai, công tác nhân sự đƣợc chuyên môn hóa. Bộ phận nhân sự tham gia vào việc lên kế hoạch đào tạo, góp tiếng nói vào sự thăng tiến hay sa thải nhân viên. Tuy nhiên, những nhiệm vụ đó phụ thuộc vào quan điểm và chiến lƣợc của ban giám đốc. Ở cấp độ ba, bộ phận nhân sự đóng vai trò hoạch định chiến lƣợc.
Họ đƣợc xem nhƣ "đối tác" của ban giám đốc. Họ là nhà tƣ vấn và vạch ra chiến lƣợc phát triển công ty theo "đơn đặt hàng" từ ban giám đốc. Họ hoạt động độc lập và bình đẳng với ban giám đốc. Đây là cấp độ lý tƣởng chỉ xuất hiện ở các tập đoàn hàng đầu thế giới.
Hình 0-1 Các khả năng cần có tương ứng với các cấp quản trị Khi mà nguồn tài nguyên thiên nhiên và các yếu tố khác ngày càng khan hiếm thì nhân lực luôn đƣợc chú trọng hàng đầu. Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động mạnh, từ năm 2008 đến nay, chúng ta đã chứng kiến nền kinh tế trải qua từ thời kỳ bùng nổ rồi khủng hoảng và có thể nói là đang dần phục hồi; kéo theo đó là sự ra đời, lớn mạnh, rồi giải thể của rất nhiều các doanh nghiệp. 4 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh Đối với một doanh nghiệp, việc quản lý nguồn lực con ngƣời luôn là một vấn đề khó khăn nhất, việc quản trị nguồn nhân lực luôn đƣợc đặt lên hàng đầu. Nếu so sánh giữa hai doanh nghiệp có xuất phát điểm, có nguồn lực về vật chất nhƣ nhau, thì việc thắng hay thua đƣợc quyết định phần lớn ở yếu tố quản trị nhân sự, không chỉ có vậy, nếu quản trị nhân sự hợp lý sẽ có thể giúp doanh nghiệp khắc phục những yếu điểm từ các nguồn lực khác, đi tắt đón đầu khi cạnh tranh.
Để giúp cho việc quản trị nhân sự nói chung đặc biệt là ở công ty Trần Anh nói riêng đƣợc dễ dàng và linh hoạt hơn, em đã nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lý thông tin nhân sự. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài: Hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự có tầm quan trọng rất lớn, nó đem lại cho doanh nghiệp: - Hiệu quả kinh tế: Giảm thiểu đƣợc các thao tác, rút ngắn thời gian thực hiện, tăng năng xuất lao động, thúc đẩy hiệu quả làm việc thông qua việc thiết lập các quy trình xử lý tự động - Đồng nhất hóa thông tin, dữ liệu: Với việc triển khai đồng bộ các phân hệ tại các phòng ban liên quan thì dữ liệu sẽ đƣợc chia sẻ chung cho các bên liên quan. Hỗ trợ mạnh mẽ trong việc tìm kiếm nhanh chóng, kịp thời và toàn diện dựa trên việc phân cấp sử dụng. - Công cụ đƣa ra quyết định chính xác: Rút ngắn thời gian cho việc tính toán, tổng hợp các thông tin về nhân sự, ngày công, lƣơng,… chính xác.
Tránh các sai sót, nhầm lẫn do đó giảm chi phí cho công tác quản lý. Lãnh đạo đánh giá đƣợc năng lực làm việc của nhân viên, làm cơ sở trả lƣơng, trả thƣởng cho nhân viên, đánh giá chất lƣợng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, sàng lọc nhân viên yếu kém, phát hiện nhân tài của doanh nghiệp, làm cơ sở hoạch định chiến lƣợc, kế hoạch kinh doanh, chính sách quản lý nguồn nhân lực. Hỗ trợ đắc lực cho công tác tuyển dụng 3. Phƣơng pháp và đối tƣợng nghiên cứu Khóa luận sử dụng phƣơng pháp phân tích hệ thống thông tin hƣớng cấu trúc.
Kết quả đạt đƣợc Bản đặc tả mô hình nghiệp vụ, phân tích, thiết kế chi tiết của hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự Phần mềm hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự. 5 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh 5. Cấu trúc khóa luận Khóa luận bao gồm 4 chƣơng - Chƣơng 1: Giới thiệu tổng quan về công ty phần mềm Trƣờng Sa- ABSOFT - Chƣơng 2: Phân tích quy trình nghiệp vụ quản lý thông tin hành chính nhân sự - Chƣơng 3: Thiết kế hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự - Chƣơng 4: Giới thiệu công cụ xây dựng và kết quả xây dựng chƣơng trình 6 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh CHƢƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY PHẦN MỀM TRƢỜNG SA- ABSOFT 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty phần mềm Trƣờng Sa- ABSOFT là một công ty tƣ nhân, tính đến nay công ty đã đi vào hoạt động và đƣa ra các giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp đƣợc 6 năm.
Một số thông tin chính về ABSOFT: - Trụ sở công ty: tầng 6, Viện Âm Nhạc Quốc Gia, Đƣờng Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội. - Website: http://absoftvn.com - Số điện thoại: 0966.367 Một số bƣớc đi của công ty đƣợc tóm tắt nhƣ sau: Năm 2009, thành lập công ty phần mềm Trƣờng Sa- ABSOFT. Cuối năm 2013, công ty đã phát triển đƣợc hơn 500 khách hàng sử dụng phần mềm quản trị hàng hóa cho hoạt động kinh doanh của họ. Sự tăng trƣởng này cùng tài chính ổn định đã giải thích khả năng của công ty để cam kết chất lƣợng sản phẩm hàng đầu và dịch vụ tới khách hàng và các đối tác.2 Tầm nhìn Khi ABSOFT đƣợc thành lập, công ty đã có một tầm nhìn xa.
Không bó hẹp ở việc đƣa ra đƣợc các phần mềm với số lƣợng lớn, mà trong tâm trí, giám đốc công ty cũng nhƣ các thành viên luôn muốn làm ra các phần mềm có chất lƣợng cao, để hỗ trợ, phát triển giải pháp phần mềm sử dụng đơn giản, giàu tính năng, mềm dẻo và chi phí hiệu quả cho nhà hàng, bán lẻ, quá trình thanh toán và quản lý nhân sự. Trải qua nhiều năm, công ty luôn giữ vững về sự tăng trƣởng về sản phẩm và chiến lƣợc tăng trƣởng đƣợc vạch ra ngay từ những ngày đầu tiên. Đạt đƣợc sự tập trung vào tầm nhìn ban đầu này giúp chúng tôi đạt đƣợc hơn 500 khách hàng và 20 kênh đại lý phân phối trên toàn quốc. Trong tƣơng lai, công ty sẽ cố gắng hoàn thành, nâng cấp, phát triển các phần mềm đã có sẵn và triển khai thêm các phần mềm mới, hỗ trợ cho các doanh nghiệp, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế.
7 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh 1.3 Năng lực công nghệ Nhóm phát triển phần mềm của công ty bao gồm nhiều tài năng trong lĩnh vực công nghệ C#, VB.NET Framework, SQL Server 2005/2008/2012, T-SQL, ORACLE, ASP.NET MVC, WPF, WCF, MVP và nhiều công nghệ tiên tiến nhất. Tất cả các thành viên trong nhóm phát triển phần mềm của công ty đều là các kỹ sƣ trung và cao cấp, nhiều trong số đó có kinh nghiệm phát triển thƣơng mại trên 10 năm. Quy trình phát triển phần mềm của công ty đáp ứng tiêu chuẩn ISO 9000 8 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh CHƢƠNG 2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ 2.1 Tính cấp thiết của đề tài 2.2 Hiện trạng quản lý hiện này của công ty Trần Anh Công ty Trần Anh hiện nay có hơn 1500 công nhân viên tại 18 siêu thị trên khắp cả nƣớc với hệ thống hành chính của công ty đƣợc quản lý tập trung hoặc phân tán.
Công ty chƣa sử dụng bất kỳ phần mềm nào hoăc đang sử dụng hệ thống chấm công đồng hồ, sử dụng thẻ giấy, và muốn thay đổi hệ thống cũ. Hiện nay công ty đang quản lý hồ sơ nhân sự một cách rất thủ công bằng word, excel gây ra tình trạng mất nhiều công sức cho việc quản lý. Qua nhiều năm tài liệu nhiều nên việc lƣu trữ, tra cứu, thống kê gặp nhiều khó khăn, cần nhiều nhân lực để làm mà không tránh khỏi sai xót, mất mát tài liệu,. Bên cạnh đấy nhân sự biến động (tăng giảm do nghỉ hẳn, thai sản, ốm đâu, bệnh tật, tai nạn, thuyển chuyển,…) dẫn đến công tác quản trị gặp nhiều khó khăn, việc ra quyết định, phê duyệt quyết định giữa các phòng ban còn diễn ra chậm chạp, thông tin về nhân viên, lƣơng.
không đƣợc bảo mật chặt chẽ, do đó sẽ rất dễ bị mất dữ liệu hoặc bị thất lạc. Việc quản lý thủ công không phù hợp với cơ chế quản lý hiện tại của công ty trong quá trình hội nhập quốc tế.2 Những bất cập đang phải đối mặt Bất cập trong quản lý: quá trình soạn thảo hồ sơ, quyết định, hợp đồng… một cách rất thủ công, quá trình soạn thảo chỉ dùng cho một lần rồi những lần sau lại tiếp tục công việc thủ công đó, nếu chỉ với khối lƣợng văn bản ít thì vẫn sẽ thấy phù hợp, nhƣng với tốc độ phát triển lớn mạnh ngày càng cao, đồng nghĩa với việc khối lƣợng văn bản ngày càng tăng thì làm nhƣ vậy sẽ tốn kém rất nhiều thời gian, chi phí. Không chỉ có vậy khi khối lƣợng hồ sơ tăng lên việc lƣu trữ bằng bản cứng sẽ dẫn đến việc cất trữ, tìm kiếm tra cứu gặp nhiều khó khăn. Bất cập trong quản trị: việc làm báo cáo, thống kê hàng tháng, hàng năm gặp nhiều khó khăn.
Mỗi khi làm báo cáo hay thống kê lại phà rà soát lại hồ sơ, gây tốn kém mất thời gian, không đƣa ra đƣợc các quyết định một cách chính xác kịp thời. Đồng thời, việc quản trị thủ công cũng có nhƣợc điểm nhƣ khó khăn trong việc tìm ra hành vi sai phạm của nhân viên cấp dƣới do không tìm ra đƣợc bằng chứng xác thực, từ đó không thể đƣa ra hành vi xử lý kỷ luật hay thuyên chuyển đối với nhân viên này. Bất cập trong lƣu trữ hồ sơ: việc lƣu trữ các bản cứng gây tốn kém trong việc thuê nhà khoa, mua tủ hay các đồ dùng nội thất để chứa đựng hồ sơ.