phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo và phần kết luận. Bài báo cáo đƣợc chia thành 3 phần: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng tại Việt Nam Ở chƣơng này cá nhân tìm hiểu về các khái niệm, những lý luận về công tác văn phòng, hiện đại hóa văn phòng từ đó làm căn cứ để đánh giá thực trạng công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Chƣơng 2:Thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Căn cứ vào phần lý luận ở chƣơng 1, cá nhân đi vào tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm cũng nhƣ Văn phòng Viện. Ngoài ra, tìm hiểu thực trạng hiện đại hóa Văn phòng của Viện Hàn lâm qua các nội dung chính: Công tác ứng dụng Công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của Văn phòng; đội ngũ nhân sự trong Văn phòng; Cơ sở, trang thiết bị trong văn phòng; Quy trình, nghiệp vụ hành chính trong văn phòng.
Từ đó chỉ ra những mặt tích cực, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến những hạn chế. Chƣơng 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao công tác hiện đại hóa văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Từ thực trạng đã đƣợc phân tích ở chƣơng 2, căn cứ vào những nhận xét, đánh giá ƣu nhƣợc điểm của công tác hiện đại hóa trong Văn phòng Viện và đƣợc sự hƣớng dẫn của ThS. Nguyễn Hữu Danh, cá nhân có cơ sở để mạnh dạn đƣa ra những giải pháp, kiến nghị nh m phát huy những ƣu điểm và khắc phục những hạn chế góp phần nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
8 Luan van Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI VIỆT NAM 1.1 Lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng 1.1 Khái niệm về văn phòng Trong bất kỳ hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào khi thành lập cũng đều phải hình thành lên bộ phận Văn phòng. Văn phòng có nhiều tên gọi khác nhau nhƣ Phòng Hành chính; Phòng Hành chính Tổng hợp; Phòng Tài chính Kế toán,…Tuy tên gọi khác nhau nhƣng đều phản ánh chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Tùy vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của mình mà các cơ quan hình thành lên những bộ phận văn phòng tƣơng ứng đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý. Vậy Văn phòng là gì? tại sao bất cứ cơ quan, tổ chức nào khi thành lập đều phải xây dựng bộ phận văn phòng.
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng: Văn phòng đƣợc hiểu theo nghĩa chung nhất: Văn phòng là nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ; Theo Từ điển tiếng Việt (năm 1992), Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị; Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, địa điểm mà hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc; Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan th m quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp; Theo một số cách hiểu khác: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trƣờng phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng có đầy đủ tƣ cách pháp nhân để phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức. 9 Luan van Trong đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội” của tác giả Ngô Thị Diên trƣờng Đại Học Nội vụ Hà Nội có đƣa ra khái niệm: “Văn phòng là một thực thể khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, đƣợc thông suốt, hiệu quả” Theo tác giả Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Sau khi tìm hiểu các định nghĩa, các khái niệm cũng nhƣ các cách hiểu khác nhau về văn phòng của các tác giả, cá nhân mạnh dạn đƣa ra cách hiểu về văn phòng của bản thân nhƣ sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp tồn tại một cách khách quan trong mỗi cơ quan, tổ chức; Là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý của lãnh đạo; Là nơi thực hiện chức năng hậu cần đảm bảo đầy đủ điều kiện, cơ sở vật chất phù hợp với hoạt động của cơ quan nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được diễn ra hiệu quả. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1. Vị trí, chức năng Văn phòng đƣợc thành lập tƣơng đối độc lập trong mỗi cơ quan đơn vị, thực hiện những nhiệm vụ trong và ngoài cơ quan giúp cho cơ quan hoạt động có hiệu quả. Trong một số trƣờng hợp, văn phòng gần nhƣ một cơ quan hoàn chỉnh của cơ quan chính nhƣ: Văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nƣớc ngoài.
Vậy văn phòng làm những nhiệm vụ gì? Có các chức năng nhƣ thế nào? Năm 1477 (năm Đinh Dậu) , văn phòng đƣợc hiểu là Thƣ lại sau 03 năm làm việc s đƣợc phong làm Đại lại, tiếp 03 năm nữa đƣợc phong làm Điển lại, nếu 03 năm tiếp theo không phạm phải sai lầm gì s đƣợc phong làm Đô Đạo các Thừa lệnh sở ở các nha phủ làm việc Bầu 03 năm thì phong Đô lại. Các chức quan này chịu trách nhiệm về các công việc văn thƣ ở phủ, huyện; 10 Luan van Văn phòng còn đƣợc hiểu là chức quan Lễ bộ Thƣợng thƣ - Quan đứng đầu bộ Lễ (một trong 6 bộ thời Lê). Thời Hồng Đức cho hàm nhị ph m, thời Nguyễn hàm chánh nhị ph m. Thời Lê năm Ất Mão (1675), định rõ chức vụ của 6 bộ; bộ Lễ đảm trách giữ việc Lễ nghi tế tự, khánh tiết, yến tiệc, trƣờng học thi cử, ấn tín, phù hiệu, áo mũ, chƣơng tấu biểu văn, sứ thần cống nạp, các quan chào mừng, tƣ thiên giám, thuốc thang, bói toán, đạo lục, đồng văn nhã nhạc, giáo phƣờng.
Quan chế thời Nguyễn, biên chế gồm: 1 Thƣợng thƣ, 2 Tả Hữu Tham tri, 2 Tả Hữu Thị lang, 3 Lang trung, 3 Viên ngoại, 4 Chủ sự, 5 Tƣ vụ, 7 Viên chánh bát ph m Thƣ lại, 8 viên chánh cửu ph m Thƣ lại và 50 vị nhập lƣu Thƣ lại; Tên gọi khác của Văn phòng là Lại bộ đặt từ thời Lê Nghi Dân năm Kỷ Mão (1459) là một trong 06 bộ. Các quan gồm có Thƣợng thƣ (đứng đầu), Tả Hữu Thị lang, lang trung, Viên ngoại lang, Tƣ vụ. Thời Nguyễn quan chức Lại bộ gồm: 01 Thƣợng thƣ, 02 Tả Hữu Tham tri, 02 Tả Hữu Thị Lang, 03 Lang trung, 03 Viên ngoại lang, 04 Chủ cự,) 08 bát ph m Thƣ Lại, 08 Cửu ph m Thƣ lại và 50 vị nhập lƣu Thƣ lại. Đây là chức quan chăm lo việc sắp xếp quan lại (nhân sự) và công vụ.
Nhƣ vậy, ở các thời kỳ Phong kiến đã xuất hiện bộ phận quản lý các văn bản giấy tờ, sổ sách, chăm lo đến các lĩnh vực lễ nghi, tiệc tùng, đi lại, thuốc thang,… đây chính là tiền đề cho các chức năng của văn phòng hiện nay. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học công nghệ trong từng thời kỳ lịch sử các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển cho phù hợp: Ngày nay có nhiều quan niệm cho r ng, văn phòng chỉ có chức năng hậu cần, văn phòng không có chức năng tham mƣu tổng hợp, vì công tác tham mƣu tổng hợp thuộc các bộ phận chuyên môn. Mặt khác, văn phòng trƣớc hết trực tiếp phục vụ cho bộ máy lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện làm việc, giữ gìn trật tự an toàn cơ quan, tham gia nhiều công việc trong nhiệm vụ đảm bảo quyền lợi vật chất cho ngƣời lao động theo chế độ nhà nƣớc, đảm bảo sự vận hành thông suốt, liên tục của cơ quan. Xét từ góc độ hệ thống công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định.
Ở đầu vào, đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, khai thác và sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về các lĩnh 11 Luan van vực chính trị, kinh tế - xã hội, hành chính, môi trƣờng, v. Ở đầu ra, đó là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nh m nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt tới những mục tiêu mong đợi của tổ chức. Các quan niệm khác cho r ng văn phòng chỉ có chức năng tham mƣu không bao gồm chức năng hậu cần, vì hậu cần là công việc mang tính sự vụ, ít quan trọng, văn phòng chỉ cần phát huy tốt vai trò tham mƣu giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều hành công việc hiệu quả, khoa học.
Văn phòng có 3 chức năng cơ bản: Chức năng tham mƣu tổng hợp, chức năng hậu cần và chức năng đại diện. Theo Nguyễn Thành Độ, “Quản trị văn phòng”(2012), NXB ĐH.