Khóa luận tốt nghiệp quản trị văn phòng xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên của khoa quản trị văn phòng của trường đai học nội vụ hà nội

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu tốt nghiệp quản trị văn phòng xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên của khoa quản trị, vận dụng lý thuyết vào thực tế, đề xuất giải

• Tác giả: Nguyễn Thị Thúy
• Người hướng dẫn: NgƯt. Dương Mạnh Hùng
• Trường học: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên khoa Quản trị văn phòng
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
• LỜI CAM ĐOAN
• MỞ ĐẦU
• Lý do chọn đề tài
• Lịch sử nghiên cứu vấn đề
• Mục tiêu nghiên cứu
• Nhiệm vụ nghiên cứu
• Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• Giả thuyết nghiên cứu
• Phương pháp nghiên cứu
• Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
• Kết cấu của đề tài
• 1. CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
• 1.1. Những vấn đề chung CNTT
• 1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến tin học
• 1.1.2. Khái niệm quản lý
• 1.1.3. Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý
• 1.1.4. Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí
• 1.2. Vai trò của CNTT trong quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• 1.3. Giới thiệu tổng quan về Microsoft access
• 1.3.1. Các khái niệm cơ bản
• 1.3.2. Các thành phần trong Access
• 2. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
• 2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• 2.1.1.1. Vị trí, chức năng của Trường Đại học nội vụ Hà Nội
• 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội
• 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của trường
• 2.2. Giới thiệu Khoa Quản trị văn phòng
• 2.2.1. Vị trí và chức năng
• 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
• 2.2.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự khoa Quản trị văn phòng
• 2.2.4. Ngành đào tạo
• 2.2.5. Những thành tích nổi bật của Khoa Quản trị văn phòng
• 2.2.5.1. Về đội ngũ cán bộ giảng viên
• 2.2.5.2. Một số công trình nghiên cứu nổi bật
• 2.2.6. Tầm nhìn và sứ mạng phát triển
• 2.3. Công tác quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng
• 2.3.1. Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên
• 2.3.2. Hệ thống văn bản quy phạm để quản lý sinh viên
• 2.3.3. Các công việc liên quan đến công tác quản lý sinh viên
• 2.3.4. Thực trạng việc quản lý sinh viên của Khoa quản trị văn phòng
• 2.3.5. Nhận xét, đánh giá
• 2.3.5.1. Nhược điểm
• 3. CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
• 3.1. Quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu
• 3.1.1. Phân tích hệ thống thông tin
• 3.1.2. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào và đầu ra của cơ sở dữ liệu
• 3.1.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu
• 3.1.3.1. Mô hình quan hệ (Relational Data Base Modeling)
• 3.1.3.2. Mô hình thực thể liên kết
• 3.1.3.3. Quan hệ và kiểu quan hệ
• 3.2. Thực tiễn quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống thông tin sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng
• 3.2.1. Thiết kế sơ đồ thực thể liên kết
• 3.2.2. Kết cấu một số Bảng tượng trưng
• 3.2.2.1. Bảng danh Khoa (tên bảng: Bangkhoa)
• 3.2.2.2. Bảng Chức vụ của sinh viên (tên bảng: Bang_Chuc vu)
• 3.2.2.3. Bảng danh mục Lớp (tên bảng: Banglop)
• 3.2.2.4. Bảng danh mục các trường thông tin của sinh viên(tên bảng: Bang_SV)
• 3.2.3. Tạo liên kết một nhiều giữa các bảng với nhau
• 3.2.4. Sơ đồ phân cấp chức năng
• 3.2.4.1. Chức năng quản trị hệ thống
• 3.2.4.2. Chức năng cập nhật dữ liệu
• 3.2.4.3. Chức năng tra cứu thông tin:
• 3.2.4.4. Chức năng in ấn
• 3.2.4.5. Chức năng trợ giúp
• 3.3. Giới thiệu Phần mềm quản trị hệ thống thông tin của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng
• 3.3.1. Kích hoạt Macro trong các bộ Office Access
• 3.3.1.1. Kích hoạt Macro trong Access 2003
• 3.3.1.2. Kích hoạt Macro trong Access 2007
• 3.3.1.3. Kích hoạt Macro trong Access 2010, Access 2013
• 3.3.2. Thiết lập ngày, tháng, năm theo kiểu người Việt
• 3.3.2.1. Đối với WinXP
• 3.3.2.2. Đối với Win7
• 3.3.3. Thiết lập múi giờ Bangkok,Hanoi,Jakarta
• 3.3.4. Khởi động phần mềm
• 3.3.5. Chuẩn hóa dữ liệu
• 3.3.6. Cập nhật dữ liệu
• 3.3.7. Sao lưu dữ liệu
• 3.3.8. Các báo cáo của phần mềm
• 3.3.8.1. Chủ đề:Tìm theo Niên khóa 10 báo cáo
• 3.3.8.2. Chủ đề: Tìm theo Bậc 10 báo cáo
• 3.3.8.3. Chủ đề: Tìm theo Hệ 10 báo cáo
• 3.3.8.4. Chủ đề: Tìm theo Giới tính 10 báo cáo
• 3.3.8.5. Chủ đề: Tìm theo dân tộc và tôn giáo 10 báo cáo
• 3.3.8.6. Chủ đề: Tìm theo Lớp 10 báo cáo
• 3.3.8.7. Chủ đề: Tìm theo Nghiên cứu khoa học của sinh viên 7 báo cáo
• 3.3.8.8. Chủ đề: Tìm số sinh viên là người nước ngoài theo học tại khoa 1 báo cáo
• 3.3.9. Chức năng tra cứu thông tin sinh viên của khoa
• 3.3.9.1. Tìm thông tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập mã sinh viên cần tìm vào hộp Combo Box
• 3.3.9.2. Tìm thông tin bằng cách nhập Họ tên
• 3.3.9.3. Tra cứu thông tin sinh viên bằng họ tên và ngày sinh
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Xây Dựng Hệ Thống Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Sinh Viên

Hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên là một phần quan trọng trong việc tổ chức và quản lý thông tin sinh viên tại các cơ sở giáo dục. Việc xây dựng hệ thống này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. Hệ thống này cho phép lưu trữ, truy xuất và xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó hỗ trợ cho việc ra quyết định của các nhà quản lý.

1.1. Khái Niệm Về Hệ Thống Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Sinh Viên

Hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên là một tập hợp các công nghệ và phương pháp nhằm tổ chức, lưu trữ và quản lý thông tin sinh viên. Hệ thống này giúp các cơ sở giáo dục dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin cá nhân, kết quả học tập và các hoạt động khác của sinh viên.

1.2. Lợi Ích Của Hệ Thống Cơ Sở Dữ Liệu Trong Quản Lý Sinh Viên

Việc áp dụng hệ thống cơ sở dữ liệu giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý thông tin, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hệ thống này cũng hỗ trợ việc tra cứu thông tin nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu quả công việc của cán bộ quản lý.

II. Những Thách Thức Trong Quản Lý Thông Tin Sinh Viên

Quản lý thông tin sinh viên gặp nhiều thách thức, đặc biệt là trong việc xử lý dữ liệu lớn và đảm bảo tính chính xác của thông tin. Các vấn đề như thiếu sót thông tin, sai lệch dữ liệu và khó khăn trong việc truy xuất thông tin là những vấn đề phổ biến.

2.1. Vấn Đề Về Tính Chính Xác Của Dữ Liệu

Tính chính xác của dữ liệu là yếu tố quan trọng trong quản lý thông tin sinh viên. Việc nhập liệu sai hoặc thiếu thông tin có thể dẫn đến những quyết định không chính xác trong công tác quản lý.

2.2. Khó Khăn Trong Việc Truy Xuất Thông Tin

Khi thông tin không được tổ chức một cách hợp lý, việc truy xuất thông tin sẽ trở nên khó khăn và tốn thời gian. Điều này ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định của các nhà quản lý.

III. Phương Pháp Xây Dựng Hệ Thống Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Sinh Viên

Để xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu hiệu quả, cần áp dụng các phương pháp khoa học và công nghệ hiện đại. Việc phân tích yêu cầu, thiết kế cơ sở dữ liệu và phát triển phần mềm là những bước quan trọng trong quy trình này.

3.1. Phân Tích Yêu Cầu Hệ Thống

Phân tích yêu cầu là bước đầu tiên trong việc xây dựng hệ thống. Cần xác định rõ các thông tin cần quản lý, các chức năng của hệ thống và nhu cầu của người dùng.

3.2. Thiết Kế Cơ Sở Dữ Liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm việc xác định các bảng, mối quan hệ giữa các bảng và các thuộc tính của dữ liệu. Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống có thể lưu trữ và truy xuất thông tin một cách hiệu quả.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Hệ Thống Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Sinh Viên

Hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên đã được áp dụng tại nhiều cơ sở giáo dục, mang lại nhiều lợi ích cho công tác quản lý. Việc sử dụng phần mềm quản lý giúp nâng cao hiệu quả trong việc theo dõi và quản lý thông tin sinh viên.

4.1. Kết Quả Nghiên Cứu Tại Khoa Quản Trị Văn Phòng

Nghiên cứu tại Khoa Quản trị văn phòng cho thấy việc áp dụng hệ thống cơ sở dữ liệu đã giúp cải thiện đáng kể quy trình quản lý thông tin sinh viên, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ.

4.2. Các Mô Hình Ứng Dụng Thành Công

Nhiều trường đại học đã áp dụng thành công hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc của cán bộ quản lý.

V. Kết Luận Về Tương Lai Của Hệ Thống Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Sinh Viên

Hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên sẽ tiếp tục phát triển và hoàn thiện trong tương lai. Việc áp dụng công nghệ mới và cải tiến quy trình quản lý sẽ giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ giáo dục.

5.1. Xu Hướng Phát Triển Công Nghệ Thông Tin Trong Giáo Dục

Công nghệ thông tin sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong giáo dục, giúp cải thiện quy trình quản lý và nâng cao chất lượng giảng dạy.

5.2. Tầm Quan Trọng Của Việc Đào Tạo Nhân Lực

Đào tạo nhân lực có kỹ năng về công nghệ thông tin là cần thiết để đảm bảo rằng hệ thống cơ sở dữ liệu được quản lý và vận hành hiệu quả.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã tác động sâu sắc đến các phương thức quản lý trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp và cơ sở giáo dục đại học. Việc áp dụng tin học hóa giúp thay thế căn bản các phương thức quản lý thủ công, tinh giản nhân lực, tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác, an toàn thông tin. Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, công tác quản lý hồ sơ và dữ liệu sinh viên nói chung đã được nhà trường triển khai, tuy nhiên ở cấp độ Khoa chuyên môn – cụ thể là Khoa Quản trị văn phòng – hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu chuyên biệt vẫn chưa được xây dựng hoàn chỉnh. Thực tế công tác giáo vụ tại Khoa thời điểm nghiên cứu chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách giấy tờ hoặc các tệp tin Microsoft Excel phân tán theo từng lớp. Phương thức này bộc lộ nhiều điểm nghẽn: thông tin rời rạc, thiếu tính hệ thống; mỗi khi lãnh đạo Khoa cần tra cứu thông tin của một lớp sinh viên, cán bộ phụ trách phải mất từ 15 đến 30 phút để lọc và trích xuất thủ công; dữ liệu về sinh viên đã tốt nghiệp, thôi học hoặc bảo lưu hầu như không được quản lý tập trung mà phải liên hệ trực tiếp với Phòng Công tác sinh viên. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Nguyễn Thị Thúy thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội" dưới sự hướng dẫn của NGƯT. ThS. Dương Mạnh Hùng.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định gồm 3 nội dung:

1. Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm nâng cao chất lượng phục vụ cho quá trình kiểm tra, kiểm soát, thống kê số lượng một cách có hiệu quả, đảm bảo thống nhất và nâng cao hiệu lực điều hành.
2. Khảo sát thực trạng công tác quản lý sinh viên tại Khoa Quản trị văn phòng, phân tích, đánh giá cụ thể những ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp khắc phục.
3. Nghiên cứu đưa ra phần mềm ứng dụng vào công tác quản lý sinh viên tại Khoa nhằm đổi mới phương pháp và hiện đại hóa công tác quản lý sinh viên.

Để hoàn thành các mục tiêu trên, khóa luận triển khai 3 nhiệm vụ nghiên cứu:

1. Nghiên cứu về lý luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý sinh viên.
2. Nghiên cứu về vai trò của công nghệ thông tin đối với hoạt động quản lý sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
3. Nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu của sinh viên hiện đang học và đã ra trường, đáp ứng việc trích xuất thông tin nhanh chóng theo yêu cầu quản lý (danh sách theo lớp, hệ, bậc, niên khóa, tôn giáo, dân tộc, diện chính sách hộ nghèo, đảng viên, nghiên cứu khoa học, thông tin ban cán sự lớp).

• Đối tượng nghiên cứu: Xây dựng hệ cơ sở dữ liệu công tác sinh viên Khoa Quản trị văn phòng.
• Phạm vi nghiên cứu:
  • Về không gian: Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Số 36, đường Xuân La, quận Tây Hồ, Hà Nội).
  • Về thời gian: Tập trung khảo sát và thu thập dữ liệu trong giai đoạn từ năm 2013 đến năm 2015.
• Giả thuyết nghiên cứu: Đề tài đặt giả thuyết rằng nếu ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả thì sẽ giúp cho việc quản lý thông tin sinh viên trở nên dễ dàng, đạt năng suất cao, tiết kiệm thời gian, chi phí và giúp hoạt động của cơ quan diễn ra thông suốt, hiện đại hơn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận dựa trên việc hệ thống hóa các khái niệm chuyên ngành về công nghệ thông tin và khoa học quản lý. Tác giả phân tích nội hàm khái niệm công nghệ thông tin theo Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ và Luật Công nghệ thông tin năm 2006, đồng thời phân biệt ranh giới giữa "công nghệ thông tin" và "tin học". Các khái niệm kỹ thuật nền tảng được đề cập bao gồm: phần cứng (hardware), phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng, mạng máy tính (phân loại mạng cục bộ LAN, mạng diện rộng WAN), giao thức truyền thông, mạng Internet và hệ cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database). Về mặt quản trị, khóa luận tiếp cận các lý thuyết quản lý kinh điển thông qua quan điểm của Mary Parker Follet, Harold Koontz, Cyril O'Donnell, Robert Kreitner và giáo trình quản lý trong nước (Nguyễn Minh Đạo).

Khung pháp lý được tác giả viện dẫn để khẳng định tính cấp thiết của đề tài gồm có:

• Chỉ thị số 58/TW của Bộ Chính trị (Khóa VIII) về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
• Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020.
• Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/07/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế.
• Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử.
• Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg và Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020.
• Quyết định số 42/2007/QĐ-BGDĐT và Thông tư số 10/2016/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế công tác học sinh, sinh viên đối với chương trình đào tạo đại học hệ chính quy.

Tác giả đã kế thừa kết quả từ các công trình nghiên cứu đi trước, tiêu biểu như đồ án xây dựng phần mềm quản lý sinh viên tại Trường Đại học An Giang của tác giả Lê Thị Kim Chi (2009), tài liệu tập huấn "Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Nhà trường" do Tổ chức VVOB Việt Nam phối hợp với các Sở Giáo dục và Đào tạo biên soạn (2013), và nghiên cứu ứng dụng CNTT của Doãn Thị Hồng Hạnh (2013).

Các phương pháp nghiên cứu cụ thể được tác giả sử dụng bao gồm:

• Phương pháp thu thập thông tin: Tập hợp các nguồn dữ liệu văn bản, hồ sơ quản lý sinh viên thực tế để làm căn cứ đánh giá và thiết kế hệ thống.
• Phương pháp khảo sát trực tiếp: Khảo sát trực tiếp quy trình quản lý hồ sơ, sổ sách và biểu mẫu tại văn phòng Khoa Quản trị văn phòng để nhận diện các khó khăn, vướng mắc.
• Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa: Xử lý các tài liệu lý luận, văn kiện chỉ đạo và quy định chuyên môn nhằm xây dựng khung cơ sở lý thuyết.
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phân tích giáo trình Microsoft Access, quy chế đào tạo, điều lệ trường đại học.
• Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn, trao đổi ý kiến với các nhà quản lý, lãnh đạo Khoa và chuyên viên phụ trách công tác sinh viên để xác định các yêu cầu chức năng nghiệp vụ cần tin học hóa.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu sinh viên trong khóa luận được thiết kế và xây dựng trên nền tảng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, lưu trữ dưới định dạng tệp tin .mdb. Hệ thống vận hành tương thích trên môi trường hệ điều hành Windows (Windows XP, Windows 7).

1. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Quá trình phân tích hệ thống dữ liệu áp dụng phương pháp mô hình hóa quan hệ (Relational Data Base Modeling) và mô hình thực thể liên kết (Entity-Relationship Model). Cơ sở dữ liệu được tổ chức thành các bảng hai chiều (Table) có mối quan hệ liên kết dữ liệu Một - Nhiều (1-N) nhằm hạn chế dư thừa dữ liệu và đảm bảo tính toàn vẹn tham chiếu.

Các bảng dữ liệu chính trong hệ thống bao gồm:

• Bangkhoa: Lưu trữ danh mục các khoa chuyên môn.
• Bang_Chuc vu: Danh mục chức vụ của sinh viên (lớp trưởng, bí thư...).
• Banglop: Lưu trữ danh mục lớp học.
• Bang_SV: Bảng trung tâm lưu trữ thông tin chi tiết của sinh viên (Mã sinh viên, Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Quê quán, Dân tộc, Tôn giáo, Số CMND, Ngày cấp, Nơi cấp, Lớp...).
• Các bảng danh mục bổ trợ: Bảng Bậc đào tạo, Bảng Hệ đào tạo, Bảng Ngành đào tạo, Bảng Khóa học, Bảng Dân tộc, Bảng Tôn giáo, Bảng Quốc tịch, Bảng Hiện trạng sinh viên (đang học, bảo lưu, thôi học, đã ra trường), Bảng Lưu số điện thoại lớp trưởng, Bảng Khối, Bảng Cố vấn học tập.

2. Thiết kế kiến trúc chức năng

Hệ thống được tổ chức phân cấp thành các phân hệ chức năng độc lập thông qua giao diện biểu mẫu (Form) và xử lý tự động hóa bằng tập lệnh (Macro):

• Phân hệ quản trị hệ thống: Khởi động, cấu hình các tham số vận hành của hệ thống.
• Phân hệ cập nhật và xử lý dữ liệu: Tiếp nhận dữ liệu hồ sơ; thực hiện chuẩn hóa dữ liệu đầu vào; bổ sung, chỉnh sửa hoặc xóa thông tin sinh viên; sao lưu dữ liệu phòng ngừa sự cố. Phần mềm hỗ trợ chức năng trích nhập dữ liệu tự động từ các bảng tính Microsoft Excel vào hệ cơ sở dữ liệu trung tâm.
• Phân hệ tra cứu thông tin: Cung cấp 3 chế độ tìm kiếm linh hoạt:
  • Tra cứu nhanh bằng cách chọn hoặc nhập trực tiếp Mã sinh viên vào hộp danh sách (Combo Box).
  • Tra cứu theo Họ và tên sinh viên.
  • Tra cứu kết hợp đồng thời Họ tên và Ngày tháng năm sinh để xác định chính xác hồ sơ.
• Phân hệ in ấn và xuất báo cáo: Tích hợp bộ công cụ báo biểu (Report) cho phép kết xuất dữ liệu tự động phục vụ công tác báo cáo của lãnh đạo Khoa.
• Phân hệ trợ giúp: Tích hợp sẵn các biểu mẫu văn bản quy phạm hành chính liên quan trực tiếp đến sinh viên (mẫu biên bản đánh giá kết quả rèn luyện, mẫu quyết định bảo lưu, quyết định thôi học).

3. Cấu hình môi trường và vận hành

Để triển khai phần mềm, người dùng cần thực hiện các thiết lập môi trường:

• Kích hoạt chế độ cho phép chạy Macro trong Microsoft Access (hỗ trợ các phiên bản Access 2003, Access 2007, Access 2010 và Access 2013).
• Thiết lập định dạng ngày, tháng, năm trong hệ điều hành Windows theo chuẩn của người Việt (dd/MM/yyyy).
• Thiết lập múi giờ hệ thống chuẩn (GMT+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

Chương I tập trung làm rõ các vấn đề lý luận về vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý hành chính và giáo dục đào tạo. Tác giả phân tích các khái niệm cơ bản về tin học, phần cứng, phần mềm ứng dụng, mạng máy tính nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), thư điện tử và hệ thống cơ sở dữ liệu. Chương này làm rõ bản chất của hoạt động quản lý theo các trường phái quản trị học, chỉ ra sơ đồ mối quan hệ tương tác giữa chủ thể quản lý, khách thể quản lý và đối tượng quản lý hướng tới mục tiêu chung.

Phần tiếp theo của chương trình bày vai trò của việc tin học hóa công tác quản lý sinh viên tại Khoa Quản trị văn phòng: nâng cao tốc độ chia sẻ dữ liệu, đảm bảo tính công khai, minh bạch, kiểm soát chính xác biến động sĩ số (nghỉ học, bảo lưu, thôi học), khắc phục tình trạng chậm trễ và ùn tắc công việc hành chính. Cuối chương, tác giả giới thiệu tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, giải thích chi tiết 6 thành phần cốt lõi: Table (bảng lưu trữ), Queries (truy vấn tính toán, lọc dữ liệu), Form (biểu mẫu giao diện nhập/xuất), Report (báo biểu in ấn), Macro (tập lệnh thao tác tự động) và Module (đơn thể lập trình bằng Access Basic). Tác giả khẳng định Access là giải pháp tối ưu cho cán bộ văn phòng do không đòi hỏi kỹ năng lập trình mã lệnh phức tạp như Pascal, FoxPro hay C#.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Chương II trình bày lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua ba giai đoạn: Trường Trung học Văn thư Lưu trữ (1971 - 2005 theo Quyết định số 109/BT), Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (2005 - 2011 theo Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB), và nâng cấp thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ tháng 11/2011 (theo Quyết định số 2016/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ). Chương này mô tả chức năng, nhiệm vụ của Khoa Quản trị văn phòng (được thành lập ngày 24/4/2014 theo Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV trên cơ sở tách ra từ các đơn vị tiền thân). Tại thời điểm khảo sát, Khoa có 4 tổ bộ môn (Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng, Văn bản, Kế toán - Thống kê); đội ngũ giảng viên gồm 100% có trình độ thạc sĩ và 22% đang là nghiên cứu sinh.

Tác giả đi sâu phân tích thực trạng công tác quản lý sinh viên tại Khoa. Quy mô đào tạo của Khoa thời điểm nghiên cứu là 1.273 sinh viên. Tác giả khảo sát công cụ quản lý hiện hành bằng Microsoft Excel và đánh giá hai mặt ưu - nhược điểm:

• Ưu điểm: Giao diện quen thuộc, thao tác tính toán bảng biểu tiện lợi, không tốn chi phí xây dựng ban đầu.
• Nhược điểm: Dữ liệu bị phân tán trên nhiều tệp tin riêng lẻ theo từng lớp; không có cơ chế liên kết dữ liệu tự động; việc trích xuất báo cáo mất nhiều thời gian (từ 15 đến 30 phút cho một yêu cầu danh sách lớp); đòi hỏi nhân viên phải thành thạo các hàm tính toán phức tạp (SUMIF, VLOOKUP, Pivot Table); tính bảo mật kém, không có chức năng phân quyền truy cập, dễ bị can thiệp làm sai lệch dữ liệu; hoàn toàn không có khả năng theo dõi dữ liệu của sinh viên sau khi tốt nghiệp. Từ những hạn chế này, tác giả kiến nghị sự cần thiết phải chuyển đổi sang phần mềm CSDL trên nền Access.

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Chương III trình bày toàn bộ quy trình thiết kế và hiện thực hóa phần mềm quản lý sinh viên. Tác giả bắt đầu từ việc phân tích hệ thống thông tin, chuẩn hóa các luồng dữ liệu vào (hồ sơ sinh viên trúng tuyển, thông tin cá nhân, kết quả học tập) và luồng dữ liệu ra (các mẫu biểu thống kê, danh sách trích xuất). Tiếp đó, tác giả xây dựng sơ đồ thực thể liên kết, thiết lập các bảng dữ liệu chuyên biệt (Bangkhoa, Bang_SV, Banglop, Bang_Chuc vu...) và tạo liên kết Một - Nhiều giữa các bảng.

Chương này hướng dẫn chi tiết quy trình cài đặt và vận hành phần mềm: cách thức kích hoạt Macro trên các phiên bản Access khác nhau, chỉnh định dạng ngày tháng và múi giờ trên Windows XP và Windows 7. Tác giả giới thiệu giao diện vận hành, các biểu mẫu cập nhật dữ liệu, tính năng nhập dữ liệu tự động từ Excel, chức năng sao lưu dữ liệu và hệ thống tra cứu đa tiêu chí. Đặc biệt, tác giả giới thiệu chi tiết danh mục 68 mẫu báo cáo tự động được tích hợp sẵn trong phần mềm nhằm đáp ứng toàn diện các yêu cầu báo cáo định kỳ và đột xuất của lãnh đạo Khoa.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã khảo sát và lượng hóa được thực trạng quy mô đào tạo của Khoa Quản trị văn phòng tại thời điểm nghiên cứu, cung cấp cơ sở dữ liệu thực chứng cho việc xây dựng phần mềm:

Tiêu chí thống kê	Số lượng / Tỷ lệ	Ghi chú từ văn bản
Tổng số lượng sinh viên	1.273 sinh viên	Quy mô toàn Khoa Quản trị văn phòng
Sinh viên hệ Đại học	86,33%	Chiếm đa số trong cơ cấu đào tạo của Khoa
Sinh viên Đại học liên thông chính quy	20,00%	Tính trên tổng số sinh viên hệ đại học
Sinh viên hệ Cao đẳng chính quy	13,67%	Tính trên tổng quy mô sinh viên toàn Khoa
Trình độ đội ngũ cán bộ giảng viên	100% Thạc sĩ, 22% NCS	Mục tiêu năm 2015 phấn đấu đạt 30% Tiến sĩ

Khóa luận đã xây dựng thành công sản phẩm phần mềm quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên ứng dụng công cụ Microsoft Access. Hệ thống được đóng gói hoàn chỉnh gồm tệp chương trình .mdb, đĩa CD cài đặt, tài liệu hướng dẫn sử dụng và báo cáo khóa luận.

Hệ thống cung cấp tổng cộng 68 mẫu báo cáo được thiết kế sẵn theo các chủ đề:

Chủ đề báo cáo thống kê trong phần mềm	Số lượng báo cáo
Tìm theo Niên khóa	10 báo cáo
Tìm theo Bậc đào tạo	10 báo cáo
Tìm theo Hệ đào tạo	10 báo cáo
Tìm theo Giới tính	10 báo cáo
Tìm theo Dân tộc và Tôn giáo	10 báo cáo
Tìm theo Lớp	10 báo cáo
Tìm theo Nghiên cứu khoa học của sinh viên	7 báo cáo
Tìm số sinh viên là người nước ngoài theo học	1 báo cáo
Tổng số lượng báo cáo tích hợp	68 báo cáo

Về mặt đóng góp, đây là công trình đầu tiên tại Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đi sâu nghiên cứu và xây dựng một phần mềm quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên độc lập ở cấp Khoa. Đề tài giải quyết được bài toán tồn tại nhiều năm trong khâu quản lý thủ công: rút ngắn thời gian tra cứu và trích xuất dữ liệu từ hàng chục phút xuống thao tác tức thời; tự động hóa việc đồng bộ dữ liệu từ Excel; cho phép lưu trữ và quản lý thống nhất thông tin của sinh viên đang theo học lẫn sinh viên đã tốt nghiệp; hỗ trợ tra cứu các văn bản hành chính phục vụ quản lý đào tạo.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận cũng chỉ rõ một số hạn chế do điều kiện thời gian và năng lực của tác giả sinh viên ngành Quản trị văn phòng (không thuộc khối ngành chuyên kỹ thuật phần mềm):

• Phạm vi dữ liệu và khảo sát của đề tài mới tập trung giới hạn trong quy mô Khoa Quản trị văn phòng tại trụ sở chính của trường giai đoạn 2013 - 2015, chưa mở rộng ra các khoa chuyên môn khác hoặc các cơ sở đào tạo tại Miền Trung và Thành phố Hồ Chí Minh.
• Phần mềm xây dựng trên Access mới chỉ tập trung xử lý phân hệ quản lý thông tin hồ sơ và lý lịch sinh viên. Các phân hệ nghiệp vụ phức tạp khác như quản lý kết quả điểm học phần chi tiết theo học chế tín chỉ, quản lý cấp phát văn bằng chứng chỉ và tài chính học phí chưa được tích hợp trong phiên bản này.

Về hướng phát triển tiếp theo, tác giả đề xuất:

• Tiếp tục nghiên cứu mở rộng và hoàn thiện các modul tính năng còn thiếu, đặc biệt là modul quản lý điểm thi, bảng điểm tốt nghiệp toàn khóa và quản lý cấp phát văn bằng cho sinh viên.
• Nâng cấp cơ sở dữ liệu để có thể chia sẻ và vận hành đồng bộ trên mạng máy tính nội bộ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị thực tiễn đối với công tác giáo vụ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

• Đối với cán bộ quản lý và giáo vụ Khoa Quản trị văn phòng: Phần mềm Access và quy trình chuẩn hóa dữ liệu là công cụ có thể ứng dụng trực tiếp vào công việc hàng ngày, giúp giảm nhẹ áp lực hành chính, loại bỏ việc rà soát thủ công trên các bảng tính Excel rời rạc và cung cấp số liệu thống kê nhanh chóng cho Ban Chủ nhiệm Khoa.
• Đối với sinh viên và cán bộ ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ: Khóa luận là tài liệu tham khảo cho các đề tài tốt nghiệp có định hướng ứng dụng tin học văn phòng vào công tác hành chính, quản trị nhân sự và xử lý thông tin tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp.
• Phần đáng tham khảo nhất: Cấu trúc thiết kế các bảng dữ liệu quan hệ (Chương III) và phương pháp xây dựng 68 mẫu biểu báo cáo trích xuất đa tiêu chí trên Microsoft Access mà không cần sử dụng các ngôn ngữ lập trình phức tạp.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy mô sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng tại thời điểm nghiên cứu được tác giả ghi nhận cụ thể là bao nhiêu?

Theo số liệu khảo sát thực tế được tác giả trình bày tại Chương II, tổng số sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng là 1.273 sinh viên. Trong đó, sinh viên hệ đại học chiếm 86,33% (với 20% thuộc hệ đại học liên thông chính quy), và sinh viên bậc cao đẳng chính quy chiếm tỷ lệ 13,67%.

2. Việc quản lý sinh viên bằng Microsoft Excel trước đây tại Khoa gặp phải những trở ngại chính nào?

Văn bản chỉ ra rằng phương thức quản lý bằng Excel gặp các nhược điểm lớn: dữ liệu phân tán trên nhiều tệp tin rời rạc theo từng lớp; khi lãnh đạo cần trích xuất thông tin một lớp (như lớp ĐH.QTVP13B), nhân viên phải mất từ 15 đến 30 phút lọc thủ công; người dùng bắt buộc phải thành thạo các hàm tính toán phức tạp (SUMIF, VLOOKUP, Pivot Table); tính bảo mật kém do không có chức năng phân cấp quyền truy cập; và hoàn toàn không thể theo dõi, tra cứu thông tin của những sinh viên đã tốt nghiệp ra trường.

3. Phần mềm xây dựng trên Microsoft Access của tác giả tích hợp bao nhiêu mẫu báo cáo và phân loại theo những chủ đề nào?

Phần mềm tích hợp tổng cộng 68 mẫu báo cáo tự động, được phân chia theo 8 chủ đề tra cứu: Tìm theo Niên khóa (10 báo cáo), Tìm theo Bậc đào tạo (10 báo cáo), Tìm theo Hệ đào tạo (10 báo cáo), Tìm theo Giới tính (10 báo cáo), Tìm theo Dân tộc và tôn giáo (10 báo cáo), Tìm theo Lớp (10 báo cáo), Tìm theo Nghiên cứu khoa học của sinh viên (7 báo cáo) và Tìm số lượng sinh viên nước ngoài (1 báo cáo).

4. Cơ sở dữ liệu của phần mềm sử dụng những bảng dữ liệu (Table) chủ yếu nào để lưu trữ thông tin?

Hệ thống sử dụng các bảng chính được liên kết theo quan hệ 1-N gồm: Bangkhoa (danh mục khoa), Bang_Chuc vu (danh mục chức vụ cán sự), Banglop (danh mục lớp), Bang_SV (lưu trữ toàn bộ các trường thông tin cá nhân của sinh viên), cùng các bảng danh mục như Bậc, Hệ, Ngành, Khóa, Dân tộc, Tôn giáo, Quốc tịch, Hiện trạng sinh viên (đang học, thôi học, bảo lưu, ra trường), và bảng lưu trữ số điện thoại lớp trưởng.

5. Để cài đặt và vận hành phần mềm Access này, hệ thống máy tính cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật nào?

Người dùng cần kích hoạt chế độ Macro trong các phiên bản Microsoft Access (2003, 2007, 2010 hoặc 2013), điều chỉnh định dạng thời gian của hệ điều hành Windows (Windows XP hoặc Windows 7) theo định dạng ngày tháng của người Việt (dd/MM/yyyy) và cài đặt múi giờ hệ thống theo múi giờ chuẩn GMT+7 Bangkok, Hanoi, Jakarta.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thúy đã giải quyết thành công bài toán chuyển đổi phương thức quản lý sinh viên từ sổ sách và tệp Excel phân tán sang hệ cơ sở dữ liệu quan hệ trên Microsoft Access tại Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài đã xây dựng một phần mềm ứng dụng hoàn chỉnh có khả năng tự động hóa việc nhập liệu, chuẩn hóa thông tin, cung cấp 3 chế độ tra cứu và kết xuất 68 mẫu biểu báo cáo thống kê đa tiêu chí. Công trình mang tính ứng dụng thực tiễn rõ nét, đóng góp giải pháp cụ thể giúp nâng cao năng suất lao động hành chính, hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị và ra quyết định của Ban Chủ nhiệm Khoa.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Những vấn đề chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên và vai trò của hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên tại Khoa QTVP. Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý cơ sở dữ liệu của sinh viên tại Khoa Quản trị văn phòng Chương 3: Xây dựng phần mềm quản lý Hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. 6 7 CHƯƠNG 2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 1. Những vấn đề chung CNTT Tác động của CNTT đối với xã hội loài người vô cùng to lớn, nó không chỉ thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng kinh tế, mà còn kéo theo sự biến đổi trong phương thức sáng tạo của cải, trong lối sống và tư duy của con người Trong nền kinh tế tri thức, các quy trình sản xuất đều được tự động hoá.

Máy móc không chỉ thay thế con người những công việc nặng nhọc, mà thay thế con người ở những khâu phức tạp của sản xuất và quản lý, không chỉ thay thế thao tác lao động của con người mà cả thao tác tư duy. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng vậy không nằm ngoài xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhanh chóng với môi trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì việc ứng dụng CNTT là một vấn đề cần thiết đặt ra ngay lúc này. Ứng dụng CNTT rất cần thiết cho hoạt động quản lý của nhà Trường cũng như cho các hoạt động thường ngày của các đơn vị, cá nhân trong nhu cầu giải quyết công việc. Vai trò, tác động của CNTT đối với công tác quản lý nhà nước nói chung, công tác quản lý vận hành của nhà Trường là không thể bàn cãi.

Chính vì vậy các cơ quan quản lý nhà nước đã có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nói chung. Trường ĐHNVHN đưa ra các văn bản thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, vận hành nhà Trường, xem nó như công cụ hiệu quả để đối mới quản lý. Thực hiện nhiệm vụ này các đơn vị trong nhà Trường đã ứng dụng CNTT vào trong công tác hàng ngày hiệu quả mang lại rất lớn. Có thể nói công nghệ thông tin giúp cho công việc trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm được thời gian, sức lực, chi phí và góp phần hiện đại hơn trong cuộc sống.

Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin. CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, và thu thập thông tin. Ở Việt Nam: Khái niệm CNTT được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức 8 khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”1 Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”2 Công nghệ thông tin là thuật ngữ để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin. Theo quan niệm này thì CNTT là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội… của con người.

Cần phân biệt khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin học có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin. Nhưng khái niệm công nghệ thông tin lại có tính chuyên sâu hơn so với khái niệm tin học. Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, phát triển, cài đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bị phần cứng. Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện, lưu trữ, xử lý, và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc.

Một số khái niệm liên quan đến tin học Phần cứng (hardware): Gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch, bàn mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầu cuối, nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức độ thấp nhất tức là tín hiệu nhị phân. Phần mềm ( software) : Là các chương trình (program) điều khiển các hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần mềm ứng dụng (application software). Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện các công việc.

1 Tại trang 1 Nghị quyết 49/CP về phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam. 2 Tại trang 1 Luật Công nghệ thông tin – 2006 do Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006 9 Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một bài toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực. Ví dụ như phần mềm microsoft office (microsoft word, microsoft excel), cốc cốc, winzar Internet: Là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công cộng gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu (packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã được chuyển hóa (giao thức IP).

Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu. Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên Internet Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo. Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu ( word wide web – www – được trình bày phần sau).

Trái với một số cách được sử dụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp các mạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang, còn mạng toàn cầu – word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên kết ( hyperlink ) và nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet. Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây, vệ tinh và điện thoại cầm tay. Mạng máy tính: Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay network system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax, tập tin, dữ liệu. Một máy tính được gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thể khởi động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sự điều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác hoặc bởi con người.

10 Các thành phần khác của mạng bao gồm: Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi, Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng không dây). Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể.

Mạng LAN : Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin. LAN có 2 đặc điểm: + Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km + Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các máy. Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs,1000 Mps và gần 1 Gb.

Mạng WAN: WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho người dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ (host), máy đầu cuối (end system). Các máy chính được nối với nhau bằng các mạng truyền thông con ( communication subnet) hay còn gọi là mạng con (subnet).

Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông điệp (massages) từ máy chủ này sang máy chủ khác. Mạng con thường có hai thành phần chính:  Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel), hay đường trung chuyển (trunk).  Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng để nối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy. Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo thuật toán đã định) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi.

Tên gọi của gói dữ liệu này là nút chuyển gói  ( pack switching node) hay hệ thống trung chuyển (intermedia system).