BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP XÂY DỰNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : NGƯT. DƯƠNG MẠNH HÙNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ THÚY Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVB060, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Với tình cảm chân thành nhất, tôi xin cảm ơn các Thầy giáo, Cô giáo của khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo, Nhà Giáo Ưu Tú – Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng, người đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành khóa luận. Kiến thức là vô hạn nhưng sự trải nghiệm của bản thân còn hạn chế nên trong bài khóa luận sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự chỉ dẫn, đánh giá và nhận xét của các Thầy, Cô giáo và những người quan tâm đến đến vấn đề này để bài khóa luận ngày càng được hoàn thiện hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn. Hà Nội, tháng 5 năm 2017. Tác giả Nguyễn Thị Thúy DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT QTVP: Quản trị văn phòng HN : Hà Nội ĐH : Đại học CNTT : Công nghệ thông tin ĐHNV: Đại học Nội vụ Hà Nội CSDL: Cơ sở dữ liệu LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là để tài do tôi nghiên cứu, nếu sai sự thật tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng và chịu trách nhiệm trước pháp luật trước hành vi sai phạm bản quyền nào. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do tôi nghiên cứu, nếu sai sự thật tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng và pháp luật nếu vi phạm bản quyền nào. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU .Lý do chọn đề tài: . Lịch sử nghiên cứu vấn đề . Mục tiêu nghiên cứu . Nhiệm vụ nghiên cứu . Đối tượng và phạm vi nghiên cứu . Giả thuyết nghiên cứu. Phương pháp nghiên cứu . Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài . Kết cấu của đề tài.6 CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ . Những vấn đề chung CNTT . Một số khái niệm liên quan đến tin học . Khái niệm quản lý. Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý . Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí . Vai trò của CNTT trong quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội . Giới thiệu tổng quan về Microsoft access . Các khái niệm cơ bản .Các thành phần trong Access .17 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌCNỘI VỤ HÀ NỘI . Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội . Vị trí, chức năng của Trường Đại học nội vụ Hà Nội .2 Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội . Cơ cấu tổ chức của trường. Giới thiệu Khoa Quản trị văn phòng . Vị trí và chức năng . Nhiệm vụ và quyền hạn . Cơ cấu tổ chức và nhân sự khoa Quản trị văn phòng . Ngành đào tạo . Những thành tích nổi bật của Khoa Quản trị văn phòng . Về đội ngũ cán bộ giảng viên . Một số công trình nghiên cứu nổi bật . Tầm nhìn và sứ mạng phát triển . Công tác quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên . Hệ thống văn bản quy phạm để quản lý sinh viên. Các công việc liên quan đến công tác quản lý sinh viên. Thực trạng việc quản lý sinh viên của Khoa quản trị văn phòng . Nhận xét, đánh giá . Nhược điểm .34 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG . Quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu. Phân tích hệ thống thông tin. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào và đầu ra của cơ sở dữ liệu . Thiết kế cơ sở dữ liệu . Mô hình quan hệ (Relational Data Base Modeling). Mô hình thực thể liên kết. Quan hệ và kiểu quan hệ . Thực tiễn quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống thông tin sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng. Thiết kế sơ đồ thực thể liên kết . Kết cấu một số Bảng tượng trưng. Bảng danh Khoa (tên bảng: Bangkhoa) . Bảng Chức vụ của sinh viên (tên bảng: Bang_Chuc vu) . Bảng danh mục Lớp (tên bảng: Banglop) . Bảng danh mục các trường thông tin của sinh viên(tên bảng: Bang_SV) . Tạo liên kết một nhiều giữa các bảng với nhau. Sơ đồ phân cấp chức năng . Chức năng quản trị hệ thống . Chức năng cập nhật dữ liệu . Chức năng tra cứu thông tin: . Chức năng in ấn . Chức năng trợ giúp . Giới thiệu Phần mềm quản trị hệ thống thông tin của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. Kích hoạt Macro trong các bộ Office Access. Kích hoạt Macro trong Access 2003 . Kích hoạt Macro trong Access 2007 . Kích hoạt Macro trong Access 2010, Access 2013 . Thiết lập ngày, tháng, năm theo kiểu người Việt . Đối với WinXP . Đối với Win7 . Thiết lập múi giờ Bangkok,Hanoi,Jakarta . Khởi động phần mềm . Chuẩn hóa dữ liệu . Cập nhật dữ liệu. Sao lưu dữ liệu . Các báo cáo của phần mềm . Chủ đề:Tìm theo Niên khóa 10 báo cáo . Chủ đề: Tìm theo Bậc 10 báo cáo . Chủ đề: Tìm theo Hệ 10 báo cáo . Chủ đề: Tìm theo Giới tính 10 báo cáo . Chủ đề: Tìm theo dân tộc và tôn giáo 10 báo cáo . Chủ đề: Tìm theo Lớp 10 báo cáo . Chủ đề: Tìm theo Nghiên cứu khoa học của sinh viên 7 báo cáo . Chủ đề: Tìm số sinh viên là người nước ngoài theo học tại khoa 1 báo cáo . Chức năng tra cứu thông tin sinh viên của khoa . Tìm thông tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập mã sinh viên cần tìm vào hộp Combo Box . Tìm thông tin bằng cách nhập Họ tên . Tra cứu thông tin sinh viên bằng họ tên và ngày sinh.68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO . Lý do chọn đề tài: Ngày nay công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, đó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong đời sống trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, phải kể đến việc áp dụng tin học vào các lĩnh vực xã hội như quản lý,thông tin kinh tế… Đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng để thay thế về cơ bản các công tác quản lý, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử dụng sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả tiết kiệm chi phí thời gian và sức lao động. Ở nước ta hiện nay việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào công việc quản lý tại các cơ quan và nhà trường, xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Cùng với xu thế đó việc đưa ứng dụng tin học vào quản lý sinh viên vào các trường đại học là một việc cần thiết để phục vụ cho việc quản lý thông tin sinh viên, quá trình học tập, kết quả học tập, thông tin cá nhân của sinh viên đã mang lại nhiều lợi ích cho công tác quản lý và đảm bảo tính chính xác cũng như sự bảo mật thông tin một cách chặt chẽ. Chính vì vậy việc quản lý sinh viên là một việc rất quan trọng hiện nay không chỉ riêng đối với Khoa Quản trị văn phòng mà còn tất cả các khoa khác nói chung, từ việc quản lý các thông tin cá nhân của từng sinh viên đang học tại trường cũng như việc hệ thống hoá lưu trữ và bảo quản các thông tin ngay cả khi sinh viên đã ra trường. Việc quản lý các thông tin này đã được nhà trường thực hiện tuy nhiên nhìn về việc quản lý sinh viên ở cấp độ Khoa chưa có, nếu có cũng chỉ các nghiệp vụ bằng giấy tờ rườm rà phức tạp, được thực hiện quản lý bằng sổ sách mất rất nhiều thời gian trong công tác quản lý cũng như trong công tác tra tìm để cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết khi nhà Lãnh đạo cần nhưng chỉ dừng lại ở cung cấp các thông tin về sinh viên hiện đang học tại trường, nhưng khi yêu cầu tìm các thông tin về các sinh viên đã ra trường thì hoàn toàn không đáp ứng được trừ những bạn cựu sinh viên các thầy cô quen biết hay nói cách khác có mối quan hệ đặc biệt mới có được nhờ việc có số điện thoại của họ lưu trong danh bạ điện thoại gọi và tra cứu, tuy nhiên con số các sinh viên được các thầy cô lưu giữ số rất nhỏ chính vì vậy không còn cách nào khác ngoài việc xuống phòng công tác sinh viên để xin các thông tin mà Lãnh đạo yêu cầu để báo cáo vừa mất thời gian, thể hiện tính không chuyên nghiệp trong nghiệp vụ của mình hơn 1 thế việc yêu cầu cung cấp các thông tin của sinh viên của các khoa từ phòng công tác sinh viên còn gây bất tiện làm tăng thêm trọng tải công việc của họ. Chính vì vậy cần tính đến việc xây dựng một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng nói chung và các khoa khác của trường Đại học Nội vụ nói riêng. Là sinh viên Khoa Quản trị văn phòng không được đào tạo bài bản về việc xây dựng một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu chính vì vậy đây là một việc làm rất khó khăn nhưng qua việc được sự giúp đỡ của thầy giáo NGƯT.S Dương Mạnh Hùng cũng như học hỏi tìm tòi trong sách báo cũng như các trang mạng xã hội tôi quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng của trường Đai học Nội vụ Hà Nội” để làm đề tài để nghiên cứu và bảo vệ khoá luận lần này. Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Tác giả Lê Thị Kim Chi ( 2009) “Đồ án Xây dựng phần mềm quản lí sinh viên phòng công tác sinh viên trường Đại học An Giang”.
