I. Tổng Quan Về Cung Ứng Định Nghĩa Vai Trò Trong Kinh Doanh
Cung ứng không chỉ đơn thuần là mua hàng; nó là một chức năng cốt lõi trong mọi tổ chức. Hoạt động cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự liên tục của chuỗi sản xuất và kinh doanh. Trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung, cung ứng thường được hiểu là phân bổ sản phẩm và nguyên vật liệu theo kế hoạch. Tuy nhiên, trong nền kinh tế thị trường, nó phát triển thành quản lý chuỗi cung ứng, bao gồm mua hàng, thu mua và quản trị cung ứng. Quản trị cung ứng không chỉ bao gồm các hoạt động thu mua mà còn tập trung vào các hoạt động chiến lược như xây dựng quan hệ với nhà cung cấp, xác định rủi ro và cơ hội, quản lý cải tiến dây chuyền cung ứng và phát triển các kế hoạch thu mua dài hạn. Theo National Association of Purchasing Management, quản trị cung ứng là một mạng lưới quản trị được thiết lập để đánh giá khách quan các yếu tố đầu vào như chi phí nguyên vật liệu, chất lượng và dịch vụ.
1.1. Cung Ứng Trong Nền Kinh Tế Kế Hoạch Hóa và Thị Trường
Trong nền kinh tế kế hoạch hóa, hoạt động cung ứng mang tính chất phân bổ theo chỉ đạo của nhà nước, thiếu tính linh hoạt và cạnh tranh. Ngược lại, trong nền kinh tế thị trường, cung ứng trở thành một hoạt động chủ động, linh hoạt và cạnh tranh, tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí, chất lượng và dịch vụ. Doanh nghiệp tự do lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả và điều khoản, nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh. Sự khác biệt này phản ánh sự chuyển đổi từ một hệ thống tập trung sang một hệ thống phân tán, nơi quyết định được đưa ra dựa trên tín hiệu thị trường và nhu cầu thực tế của người tiêu dùng. Quản lý chuỗi cung ứng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.
1.2. Mua Hàng Thu Mua và Quản Trị Cung Ứng Sự Khác Biệt
“Mua hàng” là hoạt động đơn giản nhất, tập trung vào việc mua sắm nguyên vật liệu. “Thu mua” mở rộng chức năng mua hàng, bao gồm quản lý hàng tồn kho, vận chuyển, kiểm tra hàng nhập kho. “Quản trị cung ứng” là sự phát triển cao hơn, tập trung vào các hoạt động chiến lược như đặt quan hệ trước để mua hàng, xác định nguy cơ và cơ hội, quản lý cải thiện dây chuyền cung ứng. Việc sử dụng thuật ngữ nào phụ thuộc vào sự phát triển của doanh nghiệp, ngành công nghiệp và vị trí cạnh tranh. Mỗi hình thức đại diện cho một mức độ phức tạp và phạm vi quản lý khác nhau trong hoạt động cung ứng của doanh nghiệp. Logistics và vận tải cũng là yếu tố quan trọng.
II. Vai Trò Thiết Yếu Của Quản Trị Cung Ứng Trong Kinh Doanh
Quản trị cung ứng đóng vai trò không thể thiếu trong mọi tổ chức. Nó là một trong những chức năng cơ bản, bên cạnh sáng tạo, tài chính, nhân sự, sản xuất và phân phối. Một hệ thống cung ứng thành công đảm bảo cung cấp tốt các yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Hơn nữa, quản trị cung ứng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mục tiêu cơ bản của hoạt động sản xuất là phát triển và sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ ra thị trường để thu lợi nhuận. Hoạt động cung ứng đảm bảo hai yếu tố máy móc và nguyên vật liệu.
2.1. Cung Ứng Chức Năng Không Thể Thiếu Trong Mọi Tổ Chức
Cung ứng là một chức năng cơ bản, phổ biến cho tất cả các loại hình doanh nghiệp kinh doanh. Ngay cả trong các xí nghiệp phi công nghiệp hay các viện, chức năng này vẫn được thực hiện dù dưới những tên gọi khác nhau. Đối với những doanh nghiệp nhỏ, hoạt động cung ứng vẫn phải hoạt động dưới sự giám sát và quản lý của một người kiêm nhiệm. Một tổ chức thành công phải có một hệ thống cung ứng thành công để đảm bảo việc cung cấp tốt các yếu tố đầu vào. Thiếu hụt nguyên vật liệu có thể dẫn đến đình trệ sản xuất và giảm lợi nhuận. Chi phí cung ứng cần được quản lý chặt chẽ.
2.2. Ảnh Hưởng Của Cung Ứng Đến Hiệu Quả Kinh Doanh
Hoạt động cung ứng đảm bảo máy móc và nguyên vật liệu, hai yếu tố quan trọng cho quá trình sản xuất. Nếu hoạt động cung ứng tốt, cung cấp đầy đủ, kịp thời máy móc, nguyên vật liệu với chất lượng tốt và giá rẻ, hoạt động sản xuất kinh doanh mới có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng với năng suất cao, tiết kiệm chi phí, đáp ứng yêu cầu người tiêu dùng. Sự chuyên môn hóa và phức tạp của nguyên vật liệu mới dẫn đến việc doanh nghiệp mua nhiều hơn làm. Vì vậy, cung ứng chính là người điều phối sản xuất từ bên ngoài.
III. Cách Tối Ưu Hóa Mục Tiêu Nhiệm Vụ Quản Trị Cung Ứng
Mục tiêu chung của quản trị cung ứng là mua đúng hàng, đủ số lượng, giao hàng đúng thời gian, đúng địa điểm từ đúng nguồn cung cấp với chất lượng dịch vụ cao và ở mức giá tốt nhất. Các nhà quản trị cung ứng phải đảm bảo đạt được nhiều vấn đề cùng lúc. Không thể chấp nhận việc mua hàng với giá thấp nhưng việc giao hàng không đáp ứng hoặc chất lượng kém sẽ gây đình trệ trong sản xuất, làm tăng chi phí. Vì vậy, các nhà quản trị cung ứng phải dung hòa các mục tiêu mâu thuẫn nhau để đạt được một hỗn hợp mục tiêu tốt nhất.
3.1. Đảm Bảo Nguồn Cung Ứng Liên Tục và Tối Ưu Hóa Tồn Kho
Để đạt được mục tiêu chung, các nhiệm vụ cụ thể mà công tác quản trị tại các phòng cung ứng phải mang lại bao gồm: cung cấp nguồn nguyên vật liệu, dịch vụ để đảm bảo hoạt động liên tục của tổ chức. Đây là nhiệm vụ quan trọng vì thiếu nguyên vật liệu, dịch vụ hoặc giao hàng chậm có thể gây ra những tổn thất nặng nề đến quá trình sản xuất. Một phương pháp đảm bảo nguồn nguyên liệu liên tục là tồn kho lớn, nhưng sẽ làm ứ đọng vốn. Xác định mức tồn kho tối ưu vừa đảm bảo cung cấp đúng đủ vừa giảm chi phí tồn kho cũng là nhiệm vụ quan trọng.
3.2. Duy Trì Chất Lượng Xây Dựng Quan Hệ Với Nhà Cung Cấp
Tiêu chuẩn chất lượng là cần thiết đối với các nguyên vật liệu đầu vào. Việc cải tiến chất lượng các nhà cung cấp phải được thực hiện thường xuyên để sản phẩm, dịch vụ hoàn chỉnh ở mức tốt nhất. Sự thành công của phòng cung ứng phụ thuộc vào kỹ năng thiết lập và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp. Chọn lựa các nhà cung cấp có trách nhiệm, kinh nghiệm sẽ tạo cho tổ chức những mặt hàng sản phẩm, dịch vụ có chất lượng với giá tốt nhất. Cần xây dựng quan hệ nhà cung cấp bền vững.
3.3. Mua Hàng Giá Tốt Tạo Quan Hệ Tốt Với Các Phòng Ban
Chi phí hoạt động mua hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí của tổ chức. Ảnh hưởng của hoạt động mua hàng đối với lợi nhuận của tổ chức được coi là quan trọng và thiết yếu. Phương pháp thuận tiện nhất để so sánh các chào giá cạnh tranh là dựa trên giá cả. Việc nhanh chóng thanh toán khi nhận hàng đúng đủ là cốt yếu để tạo mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp, vì vậy cần tạo được mối quan hệ tốt đẹp với phòng tài chính kế toán. Cần tối ưu hóa chi phí cung ứng.
IV. Xu Hướng Phát Triển Quản Trị Chuỗi Cung Ứng Toàn Cầu
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế toàn cầu, các yêu cầu đảm bảo nguồn nguyên vật liệu sản xuất cũng ngày càng tăng, làm cho hoạt động cung ứng có những biến chuyển lớn. Việc tham gia vào các nhóm chức năng chéo giúp vượt qua các rào cản chuyên môn giữa các phòng ban. Phát triển và điều hành dây chuyền cung ứng là một vấn đề quan trọng. Dây chuyền cung ứng hoạt động tốt cho phép tổ chức giảm nhiều chi phí trong các hoạt động nội bộ.
4.1. Tham Gia Vào Các Nhóm Chức Năng Chéo Để Tối Ưu Quy Trình
Trước đây, các bộ phận hoạt động tách rời nhau, dẫn đến sự thiếu thống nhất trong việc thiết kế, chế tạo, phân phối sản phẩm. Việc sử dụng “nhóm chức năng chéo” là công cụ tốt nhất để vượt qua các rào cản chuyên môn giữa các phòng ban. Các chuyên gia cung ứng tham gia vào các hoạt động thiết kế sản phẩm ban đầu và hoạt động chọn lựa các nguồn cung cấp sản phẩm, tạo ra sự thống nhất và đồng bộ. Điều này giúp giảm lãng phí về thời gian và chi phí.
4.2. Xây Dựng Quản Lý Chuỗi Cung Ứng Hiệu Quả
Dây chuyền cung ứng là bước đầu tiên của chuỗi quá trình sản xuất, có trách nhiệm đảm bảo đúng nguyên liệu, đúng dịch vụ, đúng công nghệ, được mua từ đúng nguồn, vào đúng thời điểm và đúng chất lượng. Một khi một dịch vụ, một món hàng được xác định là cần thiết cho hoạt động của tổ chức thì một chiến lược cung ứng phải được hình thành. Chiến lược này phải tính đến các vấn đề như sơ đồ và hướng đi công nghệ của tổ chức, cơ sở cung cấp, danh sách các nhà cung cấp hàng hóa tầm cỡ thế giới.
4.3. Hợp Tác và Liên Minh Chiến Lược trong Cung Ứng
Liên minh chiến lược với các nhà cung cấp có thể mang lại nhiều lợi ích, bao gồm chia sẻ rủi ro, tiếp cận công nghệ mới và cải thiện hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, việc xây dựng và duy trì các liên minh chiến lược đòi hỏi sự tin tưởng và hợp tác chặt chẽ giữa các bên. Doanh nghiệp cần lựa chọn đối tác cẩn thận và thiết lập các thỏa thuận rõ ràng để đảm bảo sự thành công của mối quan hệ. Các yếu tố như công nghệ trong cung ứng và cung ứng 4.0 ngày càng trở nên quan trọng.
V. Ứng Dụng Công Nghệ Trong Quản Lý Chuỗi Cung Ứng Hiện Đại
Công nghệ đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả và tính minh bạch của chuỗi cung ứng. Các giải pháp như phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, Internet of Things (IoT), và trí tuệ nhân tạo (AI) giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa, dự báo nhu cầu, và tối ưu hóa quy trình. Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
5.1. Phần Mềm Quản Lý Chuỗi Cung Ứng Công Cụ Thiết Yếu
Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM) cung cấp nền tảng tích hợp để quản lý tất cả các khía cạnh của chuỗi cung ứng, từ lập kế hoạch đến thực hiện. Các tính năng chính bao gồm quản lý kho, dự báo nhu cầu, quản lý vận tải, và quản lý nhà cung cấp. Sử dụng phần mềm SCM giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng ra quyết định, giảm thiểu rủi ro, và tăng cường hiệu quả hoạt động.
5.2. Internet of Things IoT và Theo Dõi Hàng Hóa
IoT cho phép theo dõi hàng hóa trong thời gian thực thông qua các cảm biến và thiết bị kết nối. Thông tin này giúp doanh nghiệp nắm bắt được vị trí, điều kiện vận chuyển, và tình trạng của hàng hóa, từ đó giảm thiểu thất thoát và đảm bảo chất lượng. IoT cũng hỗ trợ trong việc quản lý kho thông minh và tối ưu hóa quy trình logistics.
VI. Rủi Ro và Phục Hồi Trong Chuỗi Cung Ứng Cách Quản Lý
Chuỗi cung ứng hiện đại đối mặt với nhiều rủi ro, từ thiên tai đến biến động chính trị và kinh tế. Phục hồi chuỗi cung ứng (Supply Chain Resilience) là khả năng của chuỗi cung ứng để phục hồi nhanh chóng sau các gián đoạn. Việc xây dựng một chuỗi cung ứng linh hoạt và có khả năng phục hồi là rất quan trọng để đảm bảo sự liên tục của hoạt động kinh doanh.
6.1. Xác Định và Đánh Giá Rủi Ro Trong Chuỗi Cung Ứng
Bước đầu tiên trong quản lý rủi ro là xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn. Các rủi ro có thể bao gồm rủi ro về nguồn cung, rủi ro về vận tải, rủi ro về chính trị, và rủi ro về thiên tai. Việc đánh giá rủi ro giúp doanh nghiệp ưu tiên các biện pháp phòng ngừa và ứng phó.
6.2. Xây Dựng Chuỗi Cung Ứng Linh Hoạt và Đa Dạng Hóa Nhà Cung Cấp
Một trong những cách để giảm thiểu rủi ro là xây dựng một chuỗi cung ứng linh hoạt, có khả năng thích ứng với các thay đổi. Đa dạng hóa nhà cung cấp là một biện pháp quan trọng, giúp doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào một nguồn cung duy nhất. Bên cạnh đó, việc xây dựng các kế hoạch dự phòng và kiểm tra định kỳ cũng giúp tăng cường khả năng phục hồi.
