Báo Cáo Thực Hiện Bài Tập Nhóm: Ứng Dụng Microsoft Project Trong Quản Lý Dự Án Giải Pháp Xanh

Chuyên khảo phân tích Ứng dụng phần mềm microsoft project trong quản lý dự án ống hút gạo giải pháp, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu

• Đề tài: Ứng Dụng Microsoft Project Trong Quản Lý Dự Án Giải Pháp Xanh

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU
• 1.1. Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án
• 1.2. Phần mềm quản lý dự án
• 1.2.1. Phần mềm miễn phí
• 1.2.2. Phần mềm có bản quyền
• 2. CHƯƠNG 2: PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
• 2.1. Giới thiệu tổng quan
• 2.2. Giao diện phần mềm
• 2.3. Một số thao tác cơ bản
• 2.3.1. Thiết lập thông tin dự án
• 2.3.2. Tạo danh sách công việc
• 2.3.3. Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc
• 2.3.4. Phân bổ nguồn lực cho các công việc
• 2.3.5. Đường găng cho dự án
• 2.3.6. Cập nhật tiến độ dự án
• 3. CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN “ÔNG HÚT GẠO - GIẢI PHÁP XANH CHO MÔI TRƯỜNG”
• 3.1. Thông tin dự án
• 3.2. Ý nghĩa dự án
• 3.3. Triển khai dự án
• 3.3.1. Lên kế hoạch
• 3.3.2. Danh sách công việc
• 3.3.3. Quy trình các bước thực hiện dự án
• 3.3.4. Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian và tài nguyên của dự án
• 3.3.5. Tạo và thiết lập thông tin dự án
• 3.3.6. Tạo danh sách công việc và thiết lập mối quan hệ giữa các công việc
• 3.3.7. Phân bổ tài nguyên cho công việc
• 3.3.8. Lịch trình cho dự án
• 3.3.9. Sơ đồ Gantt cho dự án
• 3.3.10. Lập và in báo cáo
• DANH MỤC BẢNG, HÌNH ẢNH
• KẾT LUẬN

Tóm tắt

I. Cách MS Project cách mạng hóa quản lý dự án giải pháp xanh

Trong bối cảnh phát triển bền vững trở thành ưu tiên hàng đầu, các dự án giải pháp xanh không chỉ là một xu hướng mà còn là yêu cầu cấp thiết. Những dự án này, từ năng lượng tái tạo đến sản phẩm thân thiện môi trường như "Ống hút gạo", đòi hỏi một phương pháp quản lý đặc thù. Việc quản lý không chỉ dừng lại ở ba yếu tố truyền thống (phạm vi, thời gian, chi phí) mà còn phải tích hợp các chỉ số môi trường và xã hội. Đây là lúc phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp như Microsoft Project phát huy vai trò không thể thay thế. Công cụ này cung cấp một nền tảng toàn diện để lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và báo cáo, đảm bảo các mục tiêu xanh được thực hiện một cách hiệu quả và minh bạch. Theo định nghĩa từ PMBOK (2017), quản lý dự án là “áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu dự án”. Đối với các dự án môi trường, yêu cầu này được mở rộng bao gồm cả việc tuân thủ các chứng chỉ công trình xanh (LEED, LOTUS) và theo dõi chỉ số ESG. Việc ứng dụng MS Project giúp các nhà quản lý hệ thống hóa quy trình, từ khâu khởi tạo đến khi kết thúc, đảm bảo mọi hoạt động đều hướng tới mục tiêu quản lý dự án bền vững. Phần mềm không chỉ giúp trực quan hóa kế hoạch mà còn là công cụ phân tích mạnh mẽ, giúp dự báo rủi ro, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác, góp phần vào thành công của các sáng kiến vì một tương lai xanh.

1.1. Định nghĩa quản lý dự án bền vững và thách thức đặc thù

Quản lý dự án bền vững là phương pháp tiếp cận tích hợp các yếu tố kinh tế, môi trường và xã hội vào vòng đời dự án. Không giống như các dự án truyền thống, mục tiêu ở đây không chỉ là lợi nhuận mà còn là tạo ra tác động tích cực hoặc giảm thiểu tác động tiêu cực đến hành tinh. Các thách thức đặc thù bao gồm việc đo lường các chỉ số phi tài chính như giảm phát thải carbon, quản lý chuỗi cung ứng xanh, và tuân thủ các quy định môi trường ngày càng khắt khe. Việc cân bằng giữa hiệu quả kinh tế và trách nhiệm môi trường đòi hỏi một công cụ quản lý linh hoạt và mạnh mẽ, có khả năng tích hợp và theo dõi các loại dữ liệu đa dạng.

1.2. Vai trò của phần mềm MS Project trong nền kinh tế tuần hoàn

Microsoft Project đóng vai trò là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc triển khai các dự án trong kinh tế tuần hoàn. Phần mềm cho phép các nhà quản lý lập kế hoạch chi tiết cho các hoạt động như thu hồi, tái chế và tái sử dụng vật liệu. Bằng cách sử dụng tính năng quản lý tài nguyên dự án, người dùng có thể theo dõi các nguồn lực đặc thù như vật liệu tái chế, năng lượng tiêu thụ và lượng chất thải phát sinh. Việc này giúp tối ưu hóa vòng đời sản phẩm và giảm thiểu lãng phí, một nguyên tắc cốt lõi của kinh tế tuần hoàn, đồng thời đảm bảo dự án vận hành hiệu quả về mặt chi phí và thời gian.

II. Thách thức khi triển khai dự án xanh và vai trò của MS Project

Các dự án giải pháp xanh thường đối mặt với những thách thức phức tạp, vượt ra ngoài khuôn khổ quản lý truyền thống. Một trong những khó khăn lớn nhất là việc định lượng và theo dõi các mục tiêu môi trường song song với các chỉ số hiệu suất kinh doanh. Ví dụ, việc theo dõi mức độ giảm phát thải carbon hay tỷ lệ vật liệu tái sử dụng đòi hỏi hệ thống đo lường và báo cáo chuyên biệt. Thêm vào đó, quản lý rủi ro dự án trở nên phức tạp hơn với các rủi ro liên quan đến chính sách môi trường, công nghệ xanh mới, hay sự chấp nhận của thị trường. MS Project cung cấp một giải pháp hiệu quả cho những thách thức này. Phần mềm cho phép tùy chỉnh các trường dữ liệu để theo dõi các KPI (Chỉ số hiệu suất chính) về môi trường. Tính năng lập kế hoạch và phân tích kịch bản giúp nhà quản lý dự báo và chuẩn bị các phương án đối phó với rủi ro tiềm ẩn. Hơn nữa, việc tối ưu hóa nguồn lực không chỉ giới hạn ở nhân lực và máy móc, mà còn có thể áp dụng cho các nguồn tài nguyên thiên nhiên, năng lượng. Bằng cách cung cấp một cái nhìn tổng thể và chi tiết, MS Project giúp các nhà quản lý điều hướng các dự án xanh vượt qua khó khăn, đảm bảo sự cân bằng giữa mục tiêu bền vững và hiệu quả hoạt động, biến thách thức thành cơ hội để đổi mới và phát triển.

2.1. Khó khăn trong quản lý tài nguyên và chi phí cho dự án xanh

Một thách thức lớn là quản lý chi phí và tài nguyên đặc thù. Các vật liệu xanh, công nghệ tiết kiệm năng lượng thường có chi phí đầu tư ban đầu cao hơn. Việc tìm kiếm và quản lý các nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn bền vững cũng là một bài toán không đơn giản. MS Project giúp giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép lập ngân sách chi tiết, theo dõi chi phí thực tế so với kế hoạch và phân bổ các loại tài nguyên khác nhau (Work, Material, Cost). Điều này giúp nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và đảm bảo dự án không vượt ngân sách.

2.2. Vấn đề trong việc theo dõi và báo cáo các chỉ số ESG

Việc báo cáo dự án không chỉ bao gồm tiến độ và chi phí mà còn phải thể hiện được các tác động về Môi trường, Xã hội và Quản trị (ESG). Việc thu thập, tổng hợp và trình bày các chỉ số ESG một cách nhất quán là một thách thức lớn. MS Project cho phép tạo ra các báo cáo tùy chỉnh (custom reports) và dashboard trực quan. Người dùng có thể tích hợp các dữ liệu về tiêu thụ năng lượng, lượng khí thải, hay giờ đào tạo an toàn lao động vào hệ thống, từ đó tạo ra các báo cáo toàn diện, phục vụ cả mục tiêu quản trị nội bộ và truyền thông tới các bên liên quan.

III. Hướng dẫn lập kế hoạch dự án xanh chi tiết bằng MS Project

Lập kế hoạch là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến 80% thành công của một dự án. Với các dự án giải pháp xanh, việc lập kế hoạch càng phải chi tiết và cẩn trọng hơn. Microsoft Project cung cấp bộ công cụ mạnh mẽ để hiện thực hóa điều này. Bước đầu tiên và nền tảng nhất là xây dựng cấu trúc phân chia công việc (WBS - Work Breakdown Structure). WBS giúp chia nhỏ dự án thành các gói công việc cụ thể, dễ quản lý và theo dõi. Trong một dự án xanh, WBS cần bao gồm cả các công việc đặc thù như "Đánh giá tác động môi trường", "Xin chứng nhận LEED" hay "Nghiên cứu vật liệu tái chế". Sau khi có WBS, bước tiếp theo là ước tính thời gian và thiết lập mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc. Công cụ biểu đồ Gantt trong MS Project là một phương pháp trực quan hóa không thể thiếu, giúp hiển thị rõ ràng lịch trình dự án, các công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào có thể thực hiện song song. Việc lập kế hoạch dự án trên MS Project không chỉ giúp xác định lộ trình rõ ràng mà còn tạo ra một kế hoạch cơ sở (baseline) để so sánh và theo dõi tiến độ dự án trong các giai đoạn sau, đảm bảo mọi hoạt động đều được kiểm soát chặt chẽ và hướng đến mục tiêu cuối cùng.

3.1. Kỹ thuật xây dựng cấu trúc phân chia công việc WBS hiệu quả

Để xây dựng một cấu trúc phân chia công việc (WBS) hiệu quả cho dự án xanh, cần bắt đầu từ các giai đoạn chính của dự án như Khởi tạo, Lập kế hoạch, Thực thi, Kiểm soát và Kết thúc, như được mô tả trong tài liệu tham khảo. Dưới mỗi giai đoạn, các công việc được chia nhỏ hơn. Ví dụ, trong giai đoạn "Lập kế hoạch" của dự án "Ống hút gạo", các công việc con bao gồm "Phân tích đối thủ cạnh tranh", "Xây dựng mô hình SWOT", "Dự trù tài chính". Sử dụng tính năng Indent/Outdent trong MS Project giúp tạo ra một cấu trúc phân cấp rõ ràng, làm cơ sở cho việc phân công và quản lý.

3.2. Trực quan hóa kế hoạch và mối quan hệ bằng biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là công cụ trực quan hóa cốt lõi trong MS Project. Sau khi nhập danh sách công việc từ WBS, người quản lý cần thiết lập các mối quan hệ phụ thuộc (Finish-to-Start, Start-to-Start, etc.) giữa chúng. Chẳng hạn, công việc "Huy động vốn" phải hoàn thành (Finish) trước khi công việc "Đăng ký giấy phép kinh doanh" có thể bắt đầu (Start). Biểu đồ Gantt sẽ tự động hiển thị các thanh tác vụ theo dòng thời gian, giúp đội nhóm nắm bắt được toàn bộ lịch trình, các cột mốc quan trọng và sự liên kết giữa các nhiệm vụ một cách dễ dàng.

IV. Phương pháp theo dõi và kiểm soát dự án môi trường với MS Project

Sau khi kế hoạch được phê duyệt, giai đoạn thực thi và kiểm soát bắt đầu. Đây là lúc Microsoft Project thể hiện sức mạnh trong việc giám sát và điều chỉnh dự án theo thời gian thực. Chức năng quan trọng nhất trong giai đoạn này là theo dõi tiến độ dự án. Bằng cách cập nhật phần trăm hoàn thành (% Complete) cho mỗi công việc, nhà quản lý có thể ngay lập tức thấy được tác động lên toàn bộ lịch trình trên biểu đồ Gantt. Một công cụ phân tích then chốt khác là đường găng dự án (critical path). MS Project sẽ tự động tính toán và tô đỏ các công việc nằm trên đường găng – đây là chuỗi công việc quyết định thời gian hoàn thành sớm nhất của dự án. Bất kỳ sự chậm trễ nào trên đường găng sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án. Điều này giúp đội ngũ tập trung nguồn lực vào những công việc quan trọng nhất. Hơn nữa, việc quản lý tài nguyên dự án và chi phí cũng được thực hiện song song. Phần mềm cho phép so sánh chi phí và công sức thực tế (Actual Cost/Work) với kế hoạch ban đầu (Baseline Cost/Work), từ đó sớm phát hiện các sai lệch và đưa ra hành động khắc phục kịp thời, đảm bảo dự án môi trường được thực hiện đúng tiến độ và trong ngân sách.

4.1. Cách xác định đường găng dự án critical path để tối ưu tiến độ

Trong MS Project, việc hiển thị đường găng dự án rất đơn giản. Từ giao diện Gantt Chart, người dùng chỉ cần vào tab Format và chọn ô "Critical Tasks". Các công việc găng sẽ được đánh dấu màu đỏ. Phân tích đường găng giúp nhà quản lý xác định các nhiệm vụ không có thời gian dự trữ (slack), đòi hỏi sự giám sát chặt chẽ nhất. Bằng cách tập trung vào việc hoàn thành đúng hạn các công việc này, dự án có thể tránh được nguy cơ trễ hẹn, đặc biệt quan trọng với các dự án có ràng buộc thời gian nghiêm ngặt.

4.2. Kỹ thuật cập nhật và tạo báo cáo dự án chuyên nghiệp

Cập nhật tiến độ thường xuyên là yếu tố sống còn. Nhà quản lý có thể cập nhật % hoàn thành hoặc nhập số giờ làm việc thực tế cho từng công việc. Dựa trên dữ liệu này, MS Project cung cấp hệ thống báo cáo dự án đa dạng. Từ tab Report, người dùng có thể tạo các báo cáo tổng quan (Project Overview), báo cáo chi phí (Cost Reports), hay báo cáo tài nguyên (Resource Reports) chỉ với vài cú nhấp chuột. Những báo cáo này có thể được tùy chỉnh và xuất ra để trình bày cho ban lãnh đạo hoặc các bên liên quan, cung cấp một bức tranh rõ ràng và minh bạch về tình hình dự án.

V. Case Study Ứng dụng MS Project quản lý dự án Ống hút gạo

Để minh họa rõ hơn, hãy xem xét việc ứng dụng Microsoft Project trong quản lý dự án thực tế “Ống hút gạo - Giải pháp xanh cho môi trường” được đề cập trong tài liệu nghiên cứu. Dự án này là một ví dụ điển hình của một dự án môi trường, nhằm thay thế ống hút nhựa bằng sản phẩm từ bột gạo, góp phần giảm rác thải nhựa. Nhóm dự án đã sử dụng MS Project để hệ thống hóa toàn bộ quy trình, từ khâu lên ý tưởng đến khi tổng kết. Đầu tiên, một kế hoạch chi tiết đã được thiết lập, bao gồm ngày bắt đầu (01/02/2024) và ngày kết thúc dự kiến (07/11/2024). Danh sách hơn 40 công việc cụ thể đã được tạo ra, phân chia theo các giai đoạn: Khởi tạo, Lập kế hoạch, Thực thi, Kiểm soát, và Kết thúc. Các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc được thiết lập để tạo ra một lịch trình logic. Chức năng quản lý tài nguyên dự án được tận dụng tối đa. Nhóm đã khai báo chi tiết các nguồn lực, từ nhân sự (Giám đốc, Kỹ sư, Nhân viên marketing) đến máy móc (Máy trộn bột, Máy sấy khô) và nguyên vật liệu. Sau đó, các tài nguyên này được phân bổ cụ thể cho từng công việc. Việc này không chỉ giúp theo dõi ai làm gì mà còn tự động tính toán chi phí dự án, giúp quản lý chi phí hiệu quả.

5.1. Phân tích quá trình lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực thực tế

Trong dự án "Ống hút gạo", nhóm đã tạo một cấu trúc phân chia công việc chi tiết, bao gồm các nhiệm vụ như "Nghiên cứu thị trường", "Huy động vốn", "Tìm đối tác kinh doanh" và "Xây dựng chiến lược quảng bá". Tài liệu cho thấy quá trình phân bổ tài nguyên cho công việc được thực hiện cẩn thận trên MS Project. Ví dụ, công việc "Xây dựng chiến lược quảng bá sản phẩm" được giao cho "Giám đốc" và "Nhân viên Marketing". Phần mềm tự động tính toán lịch trình và chi phí dựa trên các phân bổ này, cung cấp một kế hoạch cơ sở vững chắc.

5.2. Kết quả theo dõi tiến độ và báo cáo trực quan qua Sơ đồ Gantt

Hình ảnh Sơ đồ Gantt từ tài liệu nghiên cứu cho thấy một lịch trình trực quan của toàn bộ dự án. Các thanh tác vụ thể hiện rõ thời lượng và sự phụ thuộc lẫn nhau. Nhóm dự án đã sử dụng chức năng cập nhật tiến độ để theo dõi quá trình thực hiện. Các báo cáo dự án được tạo ra từ MS Project, như Báo cáo tổng quan, Báo cáo công việc, và Báo cáo nguồn lực, đã cung cấp cái nhìn toàn diện về tình trạng dự án tại mỗi thời điểm. Điều này chứng minh MS Project là một công cụ cực kỳ hữu ích, giúp một dự án xanh phức tạp trở nên dễ quản lý và kiểm soát hơn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 — GIỚI THIỆU. Khái niệm dự án và quy trình quan ly dự án. rrr eter rkh 8 LLL. Khai miéim ago nh ae “4ä.

Quy trình quản lý dự án. - St test SE 8 1. Phan mém quan ly dy ath. Phần mềm miễn phí.

Phần mềm có bản quyỂn. 13 CHƯƠNG 2 —- PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT. Giới thiệu t6ng QUADL. Giao diện phần mềm.

-¿- ¿1222 SÉ2 31323 9331815121131 1815311111 E111111 1011101 Tr HH 17 2. Một 86 thao tác cơ bản .- ST 2v tk 11111 211815111511 181111111 81010111 HH 23 PIN NI si 0niig ni ựưciidadđii. Thiết lập thông tin dự án. Tạo danh sách công VIỆC.

LH Tnhh» kg HH 26 2. Thiết lập mối quan hệ giữa các công viỆc. ¿c5 t St ssrxexsrrrerei 30 P819 nh 0g. Phân bồ nguồn lực cho các công viỆC.-- -:- ¿+ 2 2t tk St Set eriei 33 PNJ80Pr) 001202 8 n.

Đường găng cho dự án. nen kh kkh 35 2. Cap nat tién d6 dy at nn. KH gọt 37 CHUONG 3 - UNG DUNG QUAN LY DU AN “ONG HUT GAO - GIẢI PHÁP XANH CHO MOI TRUONG? .cccccccccscssssscscsssssescsssesescssssseseassssesessssssseessseeesseenees 39 kiNc cổ na.

Thông tin dự án. chnọ ki ki ĐT 39 sẽ nẽ e. Y nghiia go nh n. Triển khai dự án.

Lên kế hoạch. - ¿+ tt kÉEt kh 0.1111 phiên 39 KP Pa a6 n4. Danh sách công vIỆC. các rrr rr rr rn KT TH 18 kh 40 k0 1n.

Quy trình các bước thực hiện dự án. Ứng dụng phần mềm Microsoft Project dé quan lý thời gian và tài nguyên của dự án “Ong hút gạo — giải pháp xanh cho môi trường ””. Tạo và thiết lập thông tin dự án .- c2 St vs xxx xe 44 ky r5 i80i19 0i 1g. Tạo danh sách công việc và thiết lập môi quan hệ giữa các công việc.

Tai nguyén dU af. Phan b6 tai nguyén cho CONG ViGC. Lich trimh cho dur 8n s6/ố‹‹a. Sơ đồ Gantt cho dự án.

eee ni 49 kct Neii áo cổ nn. Lập và im báo CÁO. ngTK KĐT 30 KET LUAN 00777. 54 DANH MỤC BẢNG, HÌNH ANH Hinh 1.

Mô hình quy trình quản lý dự án. -- c ST nen kiệt 9 Hình 1. Phần mềm TrelÏO.-- 5c 111121 E333 E31 1351 E33 g gnn Hàng 10 Himh 1.3, Phan mém Asana we .cccccceee cece sees seeseiesseneneseeanisiesnssineenssneiseeeanees ll Hình 1.4 Phần mềm Jira. Phần mềm Microsoft PTOj@C.

Phần mềm Project ManageT. Phan mém Orange Scrum. Giao diện phần mềm Microsoft Project 2019 trên màn hình Desktop. Giao diện chính khi mới khởi động Microsoft ProJect.

Giao diện làm việc của Microsoff PTOJGCÍ. HH nen kh 19 Hình 2. Thanh công cụ RIbbon.- S999 S SH KHE 1k kg 19 Hình 2. Giao diện cải đặt thông tĩn.

rr rere ket 20 Hình 2. Cửa số làm việc của MS PTOj€C. Tạo dự án từ MS PTOJGCÍ. cQ Quà th hen kh 23 Hình 2.

Thiết lập thông tin dự án. Thiết lập thời gian dự án. Thiết lập lịch cho dự án. Chọn kiêu sơ đồ Gantt để nhập danh sách các công viỆc.

Danh sách các công việc sau khi nhập và phân bô nguồn lực. Tạo các nhiệm vụ con (Subftask§). Tnhh kh 27 Hình 2. Đánh số cho các công việc.

Thiết lập đơn vị thời gian cho nhiệm vụ. -¿- ¿5 2252 St sxerexexserereei 28 Hình 2. Thiết lập thời hạn cho nhiệm vụ .--¿- -- ¿222352 + +2 St Eex+E+rxexexexsererrexsee 29 Hình 2. Thiết lập cột mốc dự án.- ¿2222 S 3222323 EEE2EEE2E 183112111111 EExrkrrree 29 Hinh 2.

Tạo ghi chú cho nhiệm VỤ. ieee eeeeeeeeeaeeeeaad 30 Hình 2. Thiết lập mối quan hệ giữa các công viỆc. Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc bằng cách chọn công việc tiền "nô ha.

Thiết lập nguồn lực cho công viỆC.- c5: S 22t St SxSEErxexsrksrrkerersee 33 Hình 2. Phân bồ tài nguyên cho các công viỆC.- ¿2:5 Sc St vs Sxsvsrrxexsrererei 33 Hình 2. Phân bố tài nguyên cho các công việc bằng cách chọn Assign Resources. Phân bố nguồn lực cho công viỆC.-¿- ¿2 223 2t 2x 2E 2 E‡E+EsE+Erxerexsrrrrerrvea 34 Hình 2.

Tạo lịch trình cho dự án. cà St nn nSn nnnkn TT Kn TT TT kh K kg ky gi krt 35 Hình 2. Tìm đường Gantt cho dự ấn. chkh kkh 36 Hình 2.

Tìm đường găng cho dự án. -c c c ch EEt 36 Hình 2. Cập nhật tiễn độ cho công viỆC. ¿12222 SEx 2t S2 E221 EEESEEEkkrrsrea 37 Hình 2.

ch ki kg 37 Hình 2. Giao diện khi chọn mẫu ChaFt. ác E1 211211 E11 115111 SE két 38 Hình 2. Giao diện in báo CáO.

CS HT ng TT TT TK TK kh KT ng rà 38 Hình 3. Thiết lập thông tin chung của dự án .- 5c 2222 S 52+ St Sxtxexstererrxexserrsrea 45 Hình 3. Thiết lập ngày bắt đầu dự án. S323 t E212 12111811211 tre 45 Hinh 6ciciwy r5 0119.

Danh sách công việc và thiết lập mối quan hệ giữa các công việc. Thiết lập tài nguyên cho dự án. St 2t t 2t S32 ExExExkSErkrkexerrsrer 47 Hình 3. Phân bồ tài nguyên cho công viỆc.

¿St 2S 3 +tEx St xxexekssrxrkexsrrrsrei 48 Hình 3. Lịch trình cho dự án. ch TT TT nh ng TT n KH KT K ng TT TK Khê 48 Hình 3. Sơ đồ Gantt cho dự án.

Cập nhật tiến độ dự án. -:- c2 21 12111211 1812121111 8151111 81110111 1E HH0 HH 30 Hình 3. Tnhh KĐT Tg 51 Hình 3. Quy trình các bước thực hiện dự án.

ĐH» nh kk kế 44 CHUONG 1- GIỚI THIỆU 1. Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án 1. Khái niệm dự án Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực (con người, thiết bị, tài chính) có giới hạn đề đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ rang, làm thỏa mãn nhụ cầu của đối tượng mà dự án hướng đến (PMBOK, 2017). Hiện nay gồm 3 loại dự án chính: + Dự án đầu tư + Dự án đầu tư công + Dy an hợp tác công tư Ví dụ về dự án: + Dự án đôi mới chương trình học cấp Tiêu học + Dự án xây dựng đê chống xâm nhập mặn ở Quảng Ninh + Dự án lắp đặt hệ thông camera giám sát an ninh Đặc điểm: + Có mục đích riêng hoặc duy nhất + Có tính nhất thời + Yêu cầu nguồn lực từ nhiều lĩnh vực + Thường có một nhà tài trợ hoặc I khách hàng chính + Liên quan đến rủi ro.

Quy trình quản lý dự án e Khai niém quan ly dy án: Quản lý dự án là việc “áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu dự án” (PMBOK, 2017) e Quy trinh quan ly dw an: Có 5 nhóm qui trình quản lý dự án, bao gồm: 5 Project Management Process 1 TA Initiation Planning Lí iu ' Execution SG (eee hả Monitoring & Control Hình 1. Mê hình quy trình quản lý dự án (1) Khởi tạo (Initiating): Giai đoạn này thực hiện việc định nghĩa một dự án mới hoặc một phát sinh mới của một dự án có sẵn như: Xác định yêu cầu của dự án, mức độ ưu tiên của dự án, khảo sát, phân tích các yếu tô đầu tư, phân công trách nhiệm cho các bộ phận triển khai. (2) Lập kế hoạch (Planning): Dây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án. Đây là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thê biểu hiện dưới đạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thông.

(3) Thực thi (Executing): Giai đoạn này thực hiện hoàn thành các công việc được xác định trong phần lập kế hoạch đề đảm bảo các yêu cầu của dự án. (4) Giám sát và kiểm soát (Monitoring & Controlling): Giám sát là quá trình theo dõi kiêm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tong kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án. 9 (5) Kết thúc (Closing): Giai đoạn này thực hiện đề kết thúc tất cả các hoạt động của dự án để chính thức đóng lại dự án và rút kinh nghiệm, báo cáo kết quả đạt được.

—> Những kết quả chấp nhận được ở từng giai đoạn là tiền đề cho giai đoạn tiếp theo, thê hiện hiệu suât và tạo nên vòng đời dự án. Phần mềm quản lý dự án 1. Phần mềm miễn phí % TRELLO Trello là một công cụ rất hiệu quả để quản lý công việc, đặc biệt là quản lý dự án ø ầm nhi âi người. Ngoài phiên bản dành cho các thiết bị di động, hiện nay Trello đã có phiên bản trực tuyến.

Trello cũng đơjợc xem là một trong những ứng dụng giúp quản lý công việc hiệu quả và đơn giản nhất hiện nay. Ph m ‘én Trello Trello sẽ giúp bạn kiêm soát các dự án một cách hiệu quả, bao gồm tên dự án, nội dung dự án, thành viên nhóm và những nội dung liên quan đến dự án. Bằng cách tô chức chúng dưới dạng bảng, người dùng dễ dàng năm bắt đơJợc toàn bộ các vấn đề liên quan đến công việc cần làm mà không cần phải mắt nhiều thời gian tìm kiếm. Những tính năng nôi bật của Trello: + Đơn giản: Trello không có quá nhiều nút phức tạp và người dùng chỉ cần mất vải phút để làm quen với giao diện của nó.

Sau đó, có thể bắt đầu lên kế hoạch của mình. + Chuyên nghiệp và khoa học: Trello hỗ trợ nhiều nhãn dán với các màu khác nhau, cho phép người dùng phân loại các công việc theo tính chất quan trọng hay khẩn cấp của công việc. Điều này giúp bạn dễ dàng ưu tiên cái gì nên làm trước, nên làm sau và không bỏ qua bất cứ công việc nảo. + Hỗ trợ các thông báo thay đối: Hỗ trợ thông báo vào email khi có bất kỳ sự thay đổi nào trên dự án.

Điều này sẽ tạo điều kiện cho người dùng nam được quá trình triển khai dự án cũng như tiễn độ hoàn thành công việc. $®& ASANA Asana là phần m`ần quản lý dự án cơ bản giúp theo dõi dự án, công việc, thời gian, ngu ồn lực, tất cả chỉ với một giao diện đơn giản. Bạn có thể xem tổng quan hoặc chỉ tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list. Asana là một phần m`ền đáp ứng khá đ % đủ nhu cầi của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đ sô của công ty.