Tổng quan nghiên cứu

Thị trường dịch vụ logistics tại Việt Nam đang chứng kiến sự thâm nhập mạnh mẽ của các tập đoàn quốc tế nắm giữ hơn 70% thị phần vận tải xuyên biên giới. Trong bối cảnh đó, Công ty Cổ phần Giao nhận Kho vận Ngoại thương Việt Nam (Vinatrans) – đơn vị có bề dày hoạt động từ ngày 14/07/1975 và chính thức cổ phần hóa từ tháng 04/2010 với trên 50% vốn thuộc Tổng công ty Thép Việt Nam – đang đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt về giá cước và chất lượng dịch vụ. Vấn đề nghiên cứu cốt lõi nảy sinh khi hệ thống kế toán hiện tại của doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào việc ghi nhận dữ liệu lịch sử phục vụ báo cáo tài chính, chưa cung cấp kịp thời thông tin cho công tác hoạch định và kiểm soát chi phí làm hàng phức tạp như phí bốc xếp, nâng hạ, lưu kho bãi và thủ tục hải quan.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán quản trị trong doanh nghiệp dịch vụ, khảo sát và đánh giá toàn diện thực trạng kế toán tại Vinatrans, từ đó thiết lập mô hình tổ chức cùng hệ thống công cụ kế toán quản trị chuyên sâu. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào toàn bộ hoạt động giao nhận kho vận và chuỗi cung ứng tại trụ sở chính cùng 5 chi nhánh trực thuộc của Vinatrans trong giai đoạn 2010 - 2014. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp doanh nghiệp thiết lập cơ chế kiểm soát chi phí vận hành, hướng tới mục tiêu cắt giảm khoảng 10% đến 15% chi phí phát sinh ngoài luồng, đồng thời rút ngắn thời gian lập báo cáo phân tích quản trị từ 30 ngày định kỳ xuống theo tuần hoặc theo từng đơn hàng cụ thể.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết kế toán quản trị theo quy định của Luật Kế toán Việt Nam, Thông tư 53/2006/TT-BTC cùng các quan điểm học thuật quốc tế của Viện Kế toán viên Quản trị Hoa Kỳ và các chuyên gia kinh tế. Ba mô hình lý thuyết cốt lõi được vận dụng gồm:

Mô hình phân tích mối quan hệ Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận (C-V-P): Xem xét sự tác động qua lại giữa đơn giá dịch vụ, sản lượng giao nhận, biến phí và định phí, từ đó xác định điểm hòa vốn và số dư đảm phí cho từng chuyến hàng hoặc dịch vụ đơn lẻ.

Hệ thống kế toán trách nhiệm (Responsibility Accounting): Phân chia tổ chức thành 4 trung tâm trách nhiệm bao gồm trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư nhằm gắn quyền hạn và trách nhiệm quản lý tài chính cho từng cấp điều hành.

Hệ thống dự toán ngân sách toàn diện (Master Budget): Bao gồm dự toán hoạt động (doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí quản lý) và dự toán tài chính (dòng tiền, kết quả kinh doanh) được xây dựng theo phương pháp dự toán linh hoạt và dự toán cuốn chiếu.

Các khái niệm chính yếu được sử dụng xuyên suốt gồm: biến phí (BP), định phí (ĐP), số dư đảm phí (SDĐP), thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn và dài hạn.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp hài hòa giữa dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp thu thập trong giai đoạn 2011 - 2013. Nguồn dữ liệu thứ cấp bao gồm báo cáo tài chính kiểm toán, bảng phân bổ sản lượng dịch vụ phòng quản lý chuỗi cung ứng (SCM), định mức biểu phí hải quan và kế hoạch kinh doanh năm 2014 của Vinatrans.

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát và phỏng vấn sâu với cỡ mẫu gồm 35 cán bộ quản lý, kế toán trưởng và nhân viên phụ trách nghiệp vụ tại 9 phòng chức năng (logistics hàng không, hàng hải, công trình, kho bãi, SCM...) và đại diện 5 chi nhánh tại Hà Nội, Hải Phòng, Cần Thơ, Dung Quất, Quảng Ninh. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling) được lựa chọn vì tính chất đặc thù của kế toán quản trị đòi hỏi người tham gia phải am hiểu sâu sắc quy trình vận hành chuỗi dịch vụ và hệ thống báo cáo nội bộ.

Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm: phương pháp phân loại chi phí theo mô hình ứng xử, phương pháp so sánh đối chiếu số liệu dự toán với thực tế, phương pháp tỷ số tài chính và phân tích định lượng dòng tiền. Timeline nghiên cứu được thực hiện tập trung từ quý 4/2013 đến giữa năm 2014.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế tại Công ty Vinatrans đã chỉ ra 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, 100% công tác kế toán hiện tại được tổ chức theo hình thức tập trung phục vụ kế toán tài chính theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và Thông tư 244/2009/TT-BTC. Công ty chưa có bộ phận chuyên trách về kế toán quản trị; các báo cáo nội bộ tại các phòng kinh doanh chỉ mang tính tự phát và đối phó, chưa có sự liên kết dữ liệu tổng thể.

Thứ hai, doanh nghiệp chưa thực hiện phân loại chi phí theo cách ứng xử (biến phí và định phí) mà chỉ phân loại theo yếu tố và chức năng truyền thống. Nhóm chi phí làm hàng trực tiếp (phí THC, chì niêm phong seal, nâng hạ, bốc xếp, lệ phí hải quan) chiếm khoảng 65% đến 70% tổng chi phí dịch vụ logistics nhưng chưa được thiết lập hệ thống định mức khoa học, dẫn đến việc khó kiểm soát chi phí thực tế phát sinh trên mỗi lô hàng.

Thứ ba, công tác lập dự toán ngân sách chủ yếu áp dụng phương pháp dự toán cố định dựa trên số liệu ước tính của năm trước. Mức độ sai lệch giữa số liệu thực hiện so với dự toán kế hoạch năm 2013 dao động từ 12% đến 18%, gây khó khăn cho ban giám đốc trong việc điều hành dòng vốn và kiểm soát ngân sách hoạt động.

Thứ tư, hệ thống kế toán trách nhiệm chưa được thiết lập rõ ràng giữa 9 phòng ban nghiệp vụ và 5 chi nhánh, dẫn đến tình trạng thiếu thông tin đo lường hiệu quả hoạt động độc lập của từng bộ phận.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc ban lãnh đạo chưa nhận thức đầy đủ vai trò chiến lược của kế toán quản trị trong kỷ nguyên hội nhập, đồng thời phần mềm kế toán hiện tại chỉ mới dừng lại ở việc lập sổ nhật ký chứng từ mà chưa tích hợp module xử lý dữ liệu quản trị đa chiều.

Khi so sánh với các công trình nghiên cứu trước đây trong ngành vận tải biển và dịch vụ cảng biển tại Việt Nam, thực trạng tại Vinatrans có nhiều nét tương đồng về sự thiếu hụt công cụ phân tích điểm hòa vốn C-V-P. Tuy nhiên, tính chất phức tạp của Vinatrans cao hơn do công ty hoạt động đa phương thức với hơn 15 hãng giao nhận quốc tế liên kết.

Các dữ liệu nghiên cứu thu thập được có thể trình bày trực quan thông qua biểu đồ cơ cấu chi phí dịch vụ logistics, đồ thị phân tích điểm hòa vốn C-V-P cho từng tuyến vận chuyển và bảng phân tích biến động chi phí thực tế so với dự toán (Variance Analysis Table). Việc trực quan hóa này giúp các nhà quản trị nhận diện ngay những khoản mục chi phí vượt định mức từ 5% trở lên để đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm tối ưu hóa hiệu quả quản trị tài chính tại Vinatrans, tác giả đưa ra 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

Tái cấu trúc bộ máy kế toán kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị theo mô hình một cấp chia làm 2 nhóm chuyên trách: nhóm lập dự toán, kiểm soát biến động chi phí và nhóm cung cấp thông tin phân tích phục vụ ra quyết định kinh doanh. Thời gian hoàn thành trong vòng 6 tháng đầu năm 2015, do Ban Giám đốc và Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo, nhằm đảm bảo cung cấp 100% báo cáo quản trị định kỳ đúng hạn.

Xây dựng hệ thống phân loại chi phí theo biến phí - định phí và chuẩn hóa bảng định mức chi phí làm hàng (phí THC, seal, bốc xếp, cước vận chuyển nội địa, thủ tục hải quan) cho 100% các tuyến dịch vụ chủ lực. Phòng Kế toán phối hợp cùng Phòng SCM và các phòng logistics triển khai trong quý 1/2015, đặt mục tiêu cắt giảm từ 8% đến 12% chi phí bất hợp lý.

Ứng dụng mô hình phân tích C-V-P và thiết lập hệ thống 11 bảng biểu dự toán ngân sách linh hoạt cùng phiếu định giá bán cho từng hợp đồng dịch vụ. Trưởng các phòng ban kinh doanh phối hợp bộ phận kế toán thực hiện từ quý 2/2015, hướng tới duy trì tỷ suất số dư đảm phí bình quân đạt từ 22% đến 25%.

Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và tổ chức 3 khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng kế toán quản trị cho 100% nhân viên kế toán. Phòng Nhân sự và Bộ phận IT chủ trì thực hiện trong lộ trình 9 tháng, nâng cao năng lực phân tích số liệu trên hệ thống phần mềm quản trị tích hợp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung nghiên cứu mang giá trị ứng dụng cao và là tài liệu tham khảo hữu ích cho 4 nhóm đối tượng:

Ban Giám đốc và nhà quản trị tại các doanh nghiệp logistics, giao nhận kho vận (như Vinatrans, Vinafreight, Transimex): Vận dụng khung lý thuyết và giải pháp để tái cấu trúc hệ thống kiểm soát chi phí nội bộ, xây dựng chiến lược định giá cước cạnh tranh nhằm chiếm lĩnh thị phần.

Kế toán trưởng và chuyên viên kế toán ngành logistics: Sử dụng trực tiếp hệ thống 11 biểu mẫu dự toán ngân sách, phiếu tính giá thành dịch vụ và phương pháp phân tách biến phí - định phí vào công tác tác nghiệp hàng ngày.

Giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học chuyên ngành Kế toán, Tài chính doanh nghiệp: Làm tài liệu nghiên cứu tình huống (case study) thực tế về việc chuyển đổi từ kế toán tài chính thuần túy sang hệ thống kế toán quản trị tích hợp trong ngành dịch vụ đặc thù.

Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA) và các cơ quan quản lý: Tham khảo để xây dựng cẩm nang hướng dẫn chuẩn hóa công tác quản trị chi phí cho các doanh nghiệp hội viên trong giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp dịch vụ giao nhận như Vinatrans có cần phân loại biến phí và định phí không?

Rất cần thiết. Việc phân loại chi phí giúp xác định rõ các khoản biến phí phát sinh theo từng lô hàng (như phí bốc xếp, nâng hạ, THC chiếm khoảng 65% giá thành) và định phí cố định (như khấu hao xe nâng, tiền thuê văn phòng). Đây là cơ sở cốt lõi để tính số dư đảm phí và định giá linh hoạt.

Mô hình tổ chức kế toán quản trị nào phù hợp nhất với cấu trúc của Vinatrans?

Mô hình kế toán kết hợp một cấp chia làm 2 nhóm nghiệp vụ là tối ưu nhất. Mô hình này giúp tận dụng đội ngũ nhân sự hiện có, tiết kiệm chi phí vận hành bộ máy nhưng vẫn đảm bảo tách biệt chức năng lập dự toán kiểm soát và chức năng cung cấp thông tin phân tích cho ban giám đốc.

Phân tích mối quan hệ C-V-P mang lại lợi ích gì trong việc chào giá dịch vụ logistics?

Phân tích C-V-P giúp nhà quản trị tính toán chính xác sản lượng hòa vốn và tỷ suất số dư đảm phí tối thiểu (thường từ 22% trở lên). Từ đó, công ty có thể đưa ra mức giá cước cạnh tranh khi đàm phán hợp đồng khối lượng lớn mà vẫn đảm bảo bù đắp đủ định phí và có lãi.

Phương pháp lập dự toán ngân sách linh hoạt có ưu điểm gì so với dự toán truyền thống tại Vinatrans?

Dự toán linh hoạt cho phép điều chỉnh các chỉ tiêu doanh thu và chi phí tương ứng với nhiều mức sản lượng giao nhận thực tế khác nhau trong tháng. Điều này khắc phục triệt để nhược điểm sai lệch từ 12% đến 18% của phương pháp dự toán cố định trước đây.

Làm thế nào để kiểm soát các khoản chi phí làm hàng ngoài luồng cho thủ tục hải quan và cảng vụ?

Doanh nghiệp cần thiết lập bảng định mức chi phí chuẩn cho từng loại hình hàng hóa và từng cảng biển cụ thể, kết hợp quy trình tạm ứng - hoàn ứng chặt chẽ qua phiếu định mức đã được phê duyệt, giúp giảm thiểu từ 8% đến 10% các khoản chi không hợp lý.

Kết luận

Nghiên cứu đã hoàn thành toàn diện các mục tiêu đề ra với những đóng góp quan trọng:

  • Hệ thống hóa cơ sở lý luận vững chắc về kế toán quản trị chuyên biệt cho ngành kinh doanh dịch vụ giao nhận kho vận.
  • Đánh giá khách quan, chi tiết 4 tồn tại cốt lõi trong hệ thống kế toán hiện hành của Vinatrans sau quá trình cổ phần hóa.
  • Xây dựng thành công quy trình phân loại chi phí theo cách ứng xử và bộ định mức chi phí làm hàng thực tiễn.
  • Đề xuất mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị kết hợp tinh gọn, phù hợp với năng lực tài chính và quy mô doanh nghiệp.
  • Thiết lập hệ thống 11 biểu mẫu dự toán ngân sách toàn diện và báo cáo phân tích phục vụ ra quyết định kinh doanh chiến lược.

Trong giai đoạn tiếp theo của năm 2015, Ban Giám đốc Vinatrans cần khẩn trương phê duyệt lộ trình triển khai 4 bước đã đề xuất, bắt đầu từ việc chuẩn hóa định mức và nâng cấp phần mềm kế toán. Doanh nghiệp cần chủ động ứng dụng ngay các công cụ kế toán quản trị để tối ưu hóa chi phí vận hành và giữ vững vị thế dẫn đầu trong ngành logistics Việt Nam.