Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường phân phối thực phẩm và nhu yếu phẩm tại Việt Nam, việc quản lý chi phí hiệu quả trở thành yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp thương mại. Công ty TNHH Kato Sangyo Việt Nam, thành lập từ năm 2013, hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, xuất khẩu và phân phối các mặt hàng thực phẩm công nghệ và nhu yếu phẩm, đang đối mặt với thách thức trong việc kiểm soát chi phí do hệ thống kế toán chi phí truyền thống chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị hiện đại. Theo ước tính, chi phí chung chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động của công ty, trong khi việc phân bổ chi phí chưa chính xác dẫn đến khó khăn trong đánh giá lợi nhuận từng sản phẩm và khách hàng.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm ứng dụng hệ thống chi phí dựa trên hoạt động (Activity Based Costing - ABC) để cải thiện tính chính xác trong phân bổ chi phí, từ đó hỗ trợ công tác quản lý và ra quyết định chiến lược tại Công ty TNHH Kato Sangyo Việt Nam. Nghiên cứu tập trung vào phân tích thực trạng kế toán chi phí tại công ty trong năm 2017, xây dựng và đề xuất hệ thống ABC phù hợp với đặc thù kinh doanh phân phối hàng hóa đa dạng và mạng lưới giao hàng rộng khắp. Phạm vi nghiên cứu bao gồm các hoạt động phân bổ chi phí chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong công ty.

Việc áp dụng hệ thống ABC được kỳ vọng sẽ nâng cao độ chính xác của thông tin chi phí, giúp công ty xác định rõ lợi nhuận theo từng sản phẩm và khách hàng, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững trên thị trường. Các chỉ số như tỷ lệ chi phí chung trên doanh thu và lợi nhuận biên theo từng nhóm sản phẩm sẽ được cải thiện rõ rệt sau khi triển khai hệ thống này.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Hệ thống chi phí dựa trên hoạt động (ABC) là phương pháp kế toán chi phí hiện đại, tập trung vào việc phân bổ chi phí dựa trên các hoạt động tạo ra chi phí, thay vì dựa trên các tiêu thức truyền thống như giờ công hay số lượng sản phẩm. Theo Blocher (2010), ABC xác định chi phí nguồn lực, tập hợp chi phí vào các hoạt động, sau đó phân bổ chi phí hoạt động cho đối tượng chịu chi phí dựa trên mức độ sử dụng hoạt động đó. Mô hình ABC gồm 5 bước chính: xác định hoạt động và đối tượng chi phí, phân bổ chi phí chung cho hoạt động, tính hệ số hoạt động, phân bổ chi phí hoạt động cho đối tượng chi phí, và lập báo cáo quản trị (Garrison, 2012).

Ngoài ra, nghiên cứu còn dựa trên lý thuyết phân loại chi phí trong doanh nghiệp thương mại, bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp (Đoàn Ngọc Quế, 2015). Việc hiểu rõ đặc điểm chi phí giúp lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp trong hệ thống ABC. Mô hình ABC cũng được so sánh với hệ thống chi phí truyền thống để làm rõ ưu điểm về độ chính xác và khả năng hỗ trợ ra quyết định.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua phỏng vấn bán cấu trúc với nhân viên và nhà quản trị tại Công ty TNHH Kato Sangyo Việt Nam nhằm đánh giá thực trạng kế toán chi phí và điều kiện áp dụng ABC. Dữ liệu thứ cấp bao gồm các tài liệu học thuật, báo cáo ngành và các văn bản pháp luật liên quan đến kế toán chi phí và hoạt động thương mại tại Việt Nam.

Cỡ mẫu phỏng vấn gồm 10 nhân sự chủ chốt từ các phòng ban kinh doanh, kho và kế toán. Phương pháp chọn mẫu là phi xác suất, tập trung vào những người có vai trò trực tiếp trong quản lý chi phí và vận hành hệ thống kế toán. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp so sánh, tổng hợp và đánh giá các thông tin thu thập được, đồng thời đối chiếu với các lý thuyết và mô hình ABC đã được công nhận.

Timeline nghiên cứu kéo dài trong 6 tháng, từ khảo sát thực trạng, phân tích dữ liệu đến xây dựng và đề xuất hệ thống ABC phù hợp với đặc thù của công ty.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng kế toán chi phí tại công ty còn nhiều hạn chế: Công ty hiện áp dụng phương pháp kế toán chi phí truyền thống, chỉ phân bổ trực tiếp biến phí (giá vốn hàng bán) mà chưa phân bổ chi phí chung cho từng sản phẩm hoặc khách hàng. Ví dụ, trong tháng 09/2017, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chưa được phân bổ cụ thể, dẫn đến việc không thể đánh giá chính xác lợi nhuận theo từng mã hàng hóa.

  2. Chi phí chung chiếm tỷ trọng lớn và đa dạng: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm khoảng 25-30% tổng chi phí hoạt động, phát sinh từ nhiều hoạt động nhỏ lẻ như vận chuyển, bảo quản, đóng gói, và quản lý hành chính. Mạng lưới giao hàng rộng khắp với hơn 20 điểm giao hàng trong ngày tạo ra sự phức tạp trong việc phân bổ chi phí.

  3. Hệ thống ABC phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty: Việc xác định các hoạt động chính như xử lý đơn hàng, quản lý kho, vận chuyển, và chăm sóc khách hàng giúp phân bổ chi phí chính xác hơn. Tỷ lệ phân bổ chi phí theo hoạt động được tính dựa trên số lượng đơn hàng, thời gian xử lý và khối lượng hàng hóa, giúp phản ánh đúng mức độ sử dụng nguồn lực.

  4. Ứng dụng ABC giúp cải thiện độ chính xác thông tin chi phí: So sánh trước và sau khi áp dụng ABC cho thấy chi phí chung được phân bổ đến từng sản phẩm tăng tính minh bạch, giúp nhà quản trị nhận diện các sản phẩm và khách hàng có lợi nhuận thấp hoặc cao hơn trung bình. Ví dụ, lợi nhuận biên của nhóm hàng nhập khẩu tăng khoảng 5% nhờ phân bổ chi phí chính xác hơn.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của thực trạng kế toán chi phí chưa hiệu quả là do công ty mới thành lập, hệ thống kế toán còn đơn giản và chưa cập nhật theo yêu cầu quản trị hiện đại. Việc áp dụng hệ thống ABC giúp khắc phục nhược điểm của phương pháp truyền thống, đặc biệt trong việc phân bổ chi phí gián tiếp và chi phí chung đa dạng.

Kết quả nghiên cứu phù hợp với các nghiên cứu trước đây cho thấy ABC là công cụ hữu hiệu trong việc kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tại các doanh nghiệp thương mại có quy mô và mạng lưới phân phối phức tạp. Việc phân bổ chi phí theo hoạt động giúp nhà quản trị có cái nhìn toàn diện về chi phí và lợi nhuận, từ đó đưa ra quyết định chiến lược chính xác hơn.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bổ chi phí theo từng hoạt động và bảng so sánh lợi nhuận biên trước và sau khi áp dụng ABC, giúp minh họa rõ ràng hiệu quả của phương pháp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và triển khai hệ thống ABC toàn diện: Công ty cần xác định rõ các hoạt động chính, đối tượng tập hợp chi phí và tiêu thức phân bổ phù hợp để triển khai hệ thống ABC trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện là phòng kế toán phối hợp với các phòng ban kinh doanh và kho.

  2. Đào tạo nhân sự và nâng cao nhận thức: Tổ chức các khóa đào tạo về ABC cho nhân viên kế toán và quản lý nhằm nâng cao hiểu biết và kỹ năng vận dụng phương pháp mới. Thời gian đào tạo dự kiến trong 3 tháng đầu triển khai.

  3. Ứng dụng phần mềm hỗ trợ kế toán chi phí: Đầu tư phần mềm kế toán có chức năng hỗ trợ ABC để tự động hóa việc thu thập và phân bổ chi phí, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả quản lý. Thời gian triển khai phần mềm trong 6 tháng.

  4. Theo dõi và đánh giá hiệu quả định kỳ: Thiết lập hệ thống báo cáo quản trị dựa trên ABC để theo dõi chi phí và lợi nhuận theo từng sản phẩm, khách hàng hàng quý. Dựa trên kết quả đánh giá, điều chỉnh tiêu thức phân bổ và quy trình để tối ưu hóa hiệu quả.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản trị doanh nghiệp thương mại: Giúp hiểu rõ cách thức áp dụng hệ thống ABC để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và ra quyết định chiến lược.

  2. Nhân viên kế toán và kiểm toán: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về phương pháp kế toán chi phí hiện đại, hỗ trợ công tác hạch toán và báo cáo tài chính.

  3. Chuyên gia tư vấn quản trị và tài chính: Là tài liệu tham khảo để tư vấn triển khai hệ thống ABC phù hợp với đặc thù doanh nghiệp thương mại.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Học hỏi mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp phân tích và ứng dụng ABC trong doanh nghiệp Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống ABC là gì và khác gì so với phương pháp kế toán chi phí truyền thống?
    ABC phân bổ chi phí dựa trên các hoạt động tạo ra chi phí, giúp xác định chi phí chính xác hơn so với phương pháp truyền thống dựa trên tiêu thức đơn giản như giờ công. Ví dụ, ABC phân bổ chi phí vận chuyển dựa trên số lượng đơn hàng thay vì chia đều theo sản phẩm.

  2. Tại sao Công ty TNHH Kato Sangyo Việt Nam cần áp dụng hệ thống ABC?
    Do đặc thù kinh doanh phân phối đa dạng sản phẩm và mạng lưới giao hàng phức tạp, chi phí chung chiếm tỷ trọng lớn và đa dạng, ABC giúp phân bổ chi phí chính xác, hỗ trợ đánh giá lợi nhuận từng sản phẩm và khách hàng.

  3. Quy trình triển khai hệ thống ABC tại doanh nghiệp gồm những bước nào?
    Bao gồm xác định hoạt động và đối tượng chi phí, phân bổ chi phí nguồn lực cho hoạt động, tính hệ số hoạt động, phân bổ chi phí hoạt động cho đối tượng chi phí, và lập báo cáo quản trị để hỗ trợ ra quyết định.

  4. Chi phí để triển khai hệ thống ABC có cao không?
    Chi phí triển khai ABC có thể cao hơn phương pháp truyền thống do yêu cầu thu thập dữ liệu chi tiết và duy trì hệ thống, nhưng lợi ích dài hạn về quản lý chi phí và ra quyết định chiến lược sẽ bù đắp chi phí này.

  5. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống ABC sau khi áp dụng?
    Có thể đánh giá qua các chỉ số như độ chính xác của chi phí phân bổ, lợi nhuận biên theo sản phẩm, khả năng kiểm soát chi phí và cải thiện quy trình kinh doanh. Báo cáo quản trị định kỳ giúp theo dõi và điều chỉnh kịp thời.

Kết luận

  • Hệ thống chi phí dựa trên hoạt động (ABC) là giải pháp hiệu quả để cải thiện độ chính xác trong phân bổ chi phí tại Công ty TNHH Kato Sangyo Việt Nam.
  • Thực trạng kế toán chi phí hiện tại chưa phân bổ chi phí chung đến từng sản phẩm và khách hàng, gây khó khăn trong quản lý và ra quyết định.
  • Việc xây dựng hệ thống ABC dựa trên phân tích các hoạt động chính và tiêu thức phân bổ phù hợp giúp nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản trị chi phí.
  • Đề xuất triển khai ABC bao gồm đào tạo nhân sự, ứng dụng phần mềm hỗ trợ và đánh giá hiệu quả định kỳ trong vòng 12 tháng tới.
  • Nghiên cứu góp phần làm rõ phương pháp áp dụng ABC trong doanh nghiệp thương mại tại Việt Nam, mở ra hướng phát triển quản lý chi phí hiện đại và bền vững.

Quý độc giả và nhà quản trị doanh nghiệp được khuyến khích áp dụng và phát triển hệ thống ABC để nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh trong môi trường thị trường ngày càng phức tạp.