Luận án ứng dụng CNTT quản lý đại học ngoài công lập - Hoàng Hải Yến 2021

Phân tích ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tại các trường đại học ngoài công lập. Khám phá lợi ích, thách thức và các giải pháp tối ưu hóa hiệu quả

• Tác giả: Hoàng Hải Yến
• Người hướng dẫn: GS. Vũ Huy Từ
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh
• Đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tại các trường đại học ngoài công lập
• Loại tài liệu: Luận án tiến sĩ
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng quan ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đại học

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tại các trường đại học ngoài công lập là quá trình đưa phần mềm, hạ tầng mạng và dữ liệu số vào công tác điều hành. Mục tiêu là nâng cao hiệu quả và giảm chi phí vận hành. Toàn cầu hóa đã chuyển xã hội công nghiệp sang xã hội tri thức. Thông tin trở thành nguồn lực trọng yếu. Công nghệ thông tin xâm nhập vào mọi lĩnh vực kinh tế và giáo dục. Trường đại học ngoài công lập do cá nhân hoặc tổ chức đầu tư. Trường tự chủ về tài chính nên rất cần công cụ quản lý hiện đại. Phần mềm hỗ trợ quản lý tuyển sinh, đào tạo, nhân sự và tài chính. Hệ thống giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh và chính xác. Dữ liệu được lưu trữ tập trung và truy xuất dễ dàng. Văn bằng của trường ngoài công lập có giá trị tương đương trường công lập. Vì vậy chất lượng quản lý phải được bảo đảm. Công nghệ thông tin chính là nền tảng cho sự bảo đảm đó. Đây là xu thế tất yếu trong giáo dục đại học hiện đại.

1.1. Khái niệm cơ bản về trường đại học ngoài công lập

Trường đại học ngoài công lập là cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân. Cá nhân hoặc tổ chức trong nước xin phép thành lập và tự đầu tư. Trường tuân theo quy chế tuyển sinh và đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Văn bằng có giá trị pháp lý tương đương trường công lập. Địa vị pháp lý của hai loại hình bình đẳng. Hoạt động dựa trên nguyên tắc không vụ lợi. Đặc điểm tự chủ tài chính khiến công tác quản lý trở nên phức tạp. Công nghệ thông tin giúp trường vận hành minh bạch và tiết kiệm nguồn lực.

1.2. Vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý

Công nghệ thông tin là công cụ chung xâm nhập vào mọi hoạt động quản lý. Phần mềm xử lý khối lượng dữ liệu lớn trong thời gian ngắn. Hệ thống mạng kết nối các phòng ban và đơn vị trực thuộc. Lãnh đạo nắm thông tin tức thời để điều hành. Quản lý sinh viên, học phí và điểm số được tự động hóa. Sai sót thủ công giảm rõ rệt. Báo cáo thống kê tạo ra nhanh chóng và chính xác. Công nghệ thông tin còn hỗ trợ kiểm định chất lượng và xếp hạng. Nhờ đó trường nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh trên thị trường giáo dục.

II. Thực trạng và vấn đề ứng dụng CNTT tại đại học ngoài công lập

Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tại các trường đại học ngoài công lập còn nhiều hạn chế. Hạ tầng mạng phát triển nhưng chưa đồng bộ giữa các trường. Một số trường đầu tư mạnh vào phần mềm quản lý. Số khác vẫn dùng phương pháp thủ công. Nguồn lực tài chính tự chủ tạo ra sự chênh lệch lớn. Cán bộ quản lý và giảng viên chưa thành thạo công cụ số. Kỹ năng công nghệ thông tin của nhân sự không đồng đều. Dữ liệu nằm rời rạc ở nhiều bộ phận. Việc kết nối và chia sẻ thông tin gặp khó khăn. An toàn dữ liệu chưa được coi trọng đúng mức. Nhiều phần mềm mua riêng lẻ nên thiếu tính tích hợp. Chi phí bảo trì hệ thống cao. Lãnh đạo đôi khi chưa nhận thức đầy đủ về lợi ích lâu dài. Đào tạo nội bộ về công nghệ còn thiếu. Những vấn đề này làm giảm hiệu quả quản lý. Trường khó tận dụng tối đa tiềm năng của công nghệ. Đây là khoảng trống cần khắc phục sớm.

2.1. Hạn chế về hạ tầng và nhân lực

Hạ tầng công nghệ thông tin giữa các trường ngoài công lập chênh lệch lớn. Trường mạnh tài chính có hệ thống mạng và máy chủ hiện đại. Trường nhỏ thiếu thiết bị và kết nối ổn định. Phần mềm quản lý nhiều khi lạc hậu. Nhân lực vận hành thiếu kỹ năng chuyên sâu. Cán bộ quản lý chưa được đào tạo bài bản về công nghệ. Giảng viên cần kiến thức tin học để ứng dụng vào dạy học. Thiếu hụt nhân sự kỹ thuật làm gián đoạn vận hành. Đây là rào cản lớn nhất hiện nay.

2.2. Vấn đề tích hợp và an toàn dữ liệu

Dữ liệu của trường nằm phân tán ở nhiều phòng ban. Mỗi bộ phận dùng một phần mềm riêng. Các hệ thống không nói chuyện được với nhau. Việc tổng hợp báo cáo mất nhiều thời gian. Thông tin trùng lặp và sai lệch xuất hiện. An toàn dữ liệu chưa được đầu tư đúng mức. Nguy cơ mất mát và rò rỉ thông tin tăng cao. Sao lưu dữ liệu thực hiện không thường xuyên. Thiếu chuẩn chung khiến chi phí tích hợp tốn kém. Những vấn đề này cản trở quá trình ra quyết định của lãnh đạo nhà trường.

III. Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý đại học

Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý cần triển khai đồng bộ. Trước hết, trường xây dựng chiến lược số hóa rõ ràng. Lãnh đạo cam kết đầu tư dài hạn cho hạ tầng. Hệ thống phần mềm cần tích hợp trên một nền tảng chung. Dữ liệu được lưu trữ tập trung và bảo mật. Trường ưu tiên các giải pháp đám mây để giảm chi phí. Đào tạo nhân lực là khâu then chốt. Cán bộ quản lý và giảng viên phải có kỹ năng công nghệ thông tin. Chương trình bồi dưỡng tổ chức định kỳ. Trường tham khảo kinh nghiệm như chương trình Intel hỗ trợ giảng viên. Quy trình quản lý được chuẩn hóa trước khi số hóa. Chính sách an toàn thông tin ban hành rõ ràng. Sao lưu dữ liệu thực hiện tự động. Trường hợp tác với doanh nghiệp công nghệ uy tín. Đánh giá hiệu quả thực hiện thường xuyên. Mỗi giải pháp gắn với mục tiêu cụ thể. Cách làm này bảo đảm hệ thống vận hành bền vững và hiệu quả lâu dài.

3.1. Đầu tư hạ tầng và phần mềm tích hợp

Trường cần xây dựng hạ tầng mạng đồng bộ và ổn định. Máy chủ và thiết bị lưu trữ phải đủ năng lực. Giải pháp điện toán đám mây giúp tiết kiệm chi phí ban đầu. Phần mềm quản lý nên tích hợp trên một nền tảng duy nhất. Tuyển sinh, đào tạo, tài chính và nhân sự kết nối với nhau. Dữ liệu chia sẻ tự động giữa các phòng ban. Chuẩn dữ liệu chung được áp dụng. An toàn thông tin được thiết lập nhiều lớp. Sao lưu định kỳ bảo vệ dữ liệu quan trọng của nhà trường.

3.2. Phát triển nguồn nhân lực công nghệ

Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định thành công. Cán bộ quản lý cần kiến thức và kỹ năng công nghệ thông tin. Giảng viên phải biết ứng dụng công nghệ vào dạy học. Trường tổ chức các khóa bồi dưỡng định kỳ. Nội dung đào tạo bám sát thực tế công việc. Chương trình hợp tác quốc tế mang lại kinh nghiệm quý. Đội ngũ kỹ thuật chuyên trách vận hành hệ thống. Chính sách khuyến khích nhân sự học hỏi liên tục. Văn hóa số được lan tỏa trong toàn trường. Nhờ đó công nghệ phát huy hiệu quả thực sự.

IV. Kết luận và định hướng ứng dụng CNTT tại trường ngoài công lập

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tại các trường đại học ngoài công lập là xu thế tất yếu. Công nghệ nâng cao hiệu quả điều hành và giảm chi phí. Trường tự chủ tài chính càng cần công cụ quản lý hiện đại. Thực trạng cho thấy nhiều hạn chế về hạ tầng và nhân lực. Dữ liệu phân tán và an toàn thông tin còn yếu. Giải pháp đồng bộ giúp khắc phục những khoảng trống đó. Đầu tư hạ tầng và phần mềm tích hợp là nền tảng. Phát triển nhân lực công nghệ là khâu then chốt. Lãnh đạo cần tầm nhìn và cam kết dài hạn. Định hướng tương lai là chuyển đổi số toàn diện. Trường hướng tới dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo trong quản lý. Học liệu số và quản lý trực tuyến sẽ phổ biến. Kiểm định chất lượng dựa trên dữ liệu chính xác. Văn bằng giữ giá trị tương đương trường công lập. Công nghệ thông tin nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh. Trường vận hành minh bạch và bền vững. Đây là con đường phát triển bắt buộc cho giáo dục đại học ngoài công lập.

4.1. Lợi ích bền vững từ ứng dụng công nghệ

Ứng dụng công nghệ thông tin mang lại lợi ích lâu dài. Quản lý trở nên minh bạch và chính xác. Chi phí vận hành giảm rõ rệt theo thời gian. Lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu thực. Sinh viên được phục vụ nhanh và thuận tiện. Chất lượng đào tạo được giám sát chặt chẽ. Kết quả kiểm định và xếp hạng cải thiện. Uy tín nhà trường tăng lên trên thị trường giáo dục. Năng lực cạnh tranh được củng cố. Công nghệ tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của trường ngoài công lập.

4.2. Định hướng chuyển đổi số toàn diện

Định hướng tương lai là chuyển đổi số toàn diện. Trường tích hợp dữ liệu lớn vào quản lý. Trí tuệ nhân tạo hỗ trợ phân tích và dự báo. Học liệu số và lớp học trực tuyến ngày càng phổ biến. Quy trình hành chính được số hóa hoàn toàn. Dịch vụ sinh viên vận hành trên nền tảng di động. Kiểm định chất lượng dựa trên dữ liệu chính xác. Lãnh đạo cần lộ trình rõ ràng và nguồn lực ổn định. Hợp tác với doanh nghiệp công nghệ thúc đẩy đổi mới. Đây là hướng đi tất yếu của giáo dục hiện đại.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN TỚI ĐỀ TÀI 1. CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU Ở NƯỚC NGOÀI Ứng dụng CNTT trong quản lý đại học đã được các nước phát tiển trên thế giới nghiên cứu từ những năm 90 của thế kỷ trước. Họ cho rằng CNTT được sử dụng như một công cụ hữu hiệu để giảng dạy cũng như quản lý trong giáo dục. Vì vậy, CNTT được nghiên cứu và ứng dụng mạnh mẽ tại các nước phát triển khu vực Châu Âu, Bắc Mỹ và những nước thuộc châu Á như Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản, Inđônêxia, Ấn Độ.

Trên thế giới, đặc biệt là ở các nước phát triển như Pháp, Mỹ, Anh, Nhật Bản,…rất chú trọng về vấn đề ứng dụng CNTT trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Nó là một trong những động lực chính thúc đẩy sự phát triển của kinh tế - xã hội. Và nhiều quốc gia đã xây dựng chiến lượng ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục đại học. Đối với các nước trong khu vực Châu Á- Thái Bình Dương, việc ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục và đào tạo được thực hiện chưa đồng bộ.

Các nước như Úc, Hàn Quốc và Singapore, Bộ Giáo dục của họ đã hình thành một quốc gia CNTT trong chính sách giáo dục với sự đầu tư rất quy mô về tài chính. Với mục tiêu tích hợp CNTT vào quá trình quản lý nhằm xây dựng trường học thông minh. Đối với các nước như Trung Quốc, Thái Lan, Nhật Bản, Malaysia, Philippines, Ấn Độ. chính sách phát triển CNTT trong giáo dục được liên kết với chính sách và kế hoạch tổng thể về CNTT của quốc gia.

9 (1) Tại Singapore năm 1981, đã thông qua đạo luật về tin học hóa quốc gia quy định ba nhiệm vụ, trong đó có nhiệm vụ dạy tin học ở trường phổ thông; ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học; Quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý trường học. (2) Năm 1989, tại Philippin chiến lược phát triển CNTT quốc gia đã được ông bố. Bản chiến lược xác định: công nghệ thông tin phục vụ phát triển kinh tế xã hội đất nước và học tin học, ứng dụng CNTT trong quản lý và giảng dạy. (3) Ở Đài Loan Kế hoạch 10 năm phát triển CNTT đã được công bố năm 1980.

Hay ở Australia, năm 2000 hội đồng Bộ trưởng đã ủng hộ hướng đi được trình bày trong tài liệu “cơ cấu phát triển thúc đẩy ứng dụng CNTT, quản lý ứng dụng CNTT”… (4) Năm 2009, tại Hội nghị Á – Âu về học tập suốt đời tổ chức tại Nha Trang, Việt Nam đã thống nhất phối hợp nghiên cứu về việc ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục nhằm đáp ứng nhu cầu học tập thường xuyên, học tập suốt đời cho mọi người. Năm 2010 diễn đàn về học tập suốt đời tổ chức tại Hà Nội, các đại biểu đến từ Đan Mạch, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc. cũng đã có nhiều báo cáo ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục. Ngày nay, vấn đề ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục và đào tạo đã được hầu hết các nước trên thế giới quan tâm.

Tại hội nghị Bộ trưởng các nước Châu Á- Thái Bình Dương (APEC) đã đề cập đến "Giáo dục không biên giới" mà vai trò của CNTT là khâu then chốt. Ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục sẽ hỗ trợ đắc lực cho những cán bộ quản lý. 10 (5) Năm 1991, VeronicaMc Givney và Frances Murray đã đề ra các biện pháp tiến hành trong quá trình DH nhằm tích cực hóa hoạt động nhận thức của HV lớn tuổi bao gồm: biên soạn và cấu trúc nội dung tài liệu học phù hợp, cung cấp tài liệu tra cứu, tăng cường các TBDH hiện đại kết hợp với việc thiết kế các TBDH đơn giản rẻ tiền ở địa phương, tăng cường tự học ở trên lớp và ở nhà.Tinnio năm 2003 đã viết cuốn sách “Công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục” [164]. Cuốn sách này được trình bày trong dung lượng 49 trang và chia làm 5 phần khác nhau, trong đó: Phần 1: Định nghĩa thuật ngữ Phần 2: Triển vọng của ICT đối với giáo dục Phần 3: Sử dụng ICT trong giáo dục Phần 4: Những vấn đề về sử dụng ICT trong giáo dục Phần 5: Những thách thức trong việc lồng ghép ICT vào giáo dục.

Với cách trình bày khoa học, lô gic dựa trên 5 phần trên, công trình đã các Khái quát rõ nét trên các khía cạnh: Thứ nhất, những ích lợi tiềm năng của việc sử dụng CNTT và truyền thông trong giáo dục và các cách ứng dụng CNTT và truyền thông khác nhau đã được sử dụng trong giáo dục từ trước đến nay. Thứ hai, đặt ra bốn vấn đề cơ bản trong việc sử dụng CNTT và truyền thông trong giáo dục là tính hiệu quả, chi phí, sự hợp lý và tính ổn định. Thứ ba, những thách thức quan trọng mà các nhà hoạch định chính sách ở các nước đang phát triển cần lưu ý khi đưa ra các quyết định về việc ứng dụng CNTT và truyền thông vào giáo dục, đó là các vấn đề chính sách, quy hoạch giáo dục, cơ sở hạ tầng, quy mô xây dựng, ngôn ngữ, nội dung, và vốn cấp [164]. 11 (7) Jeannette Vos – Gorden Dryden (2004), trong cuốn Cách mạng học tập những yếu tố và phương pháp để học tập tốt có nói đến vai trò mới của những phương tiện liên lạc điện tử: “Chính sự kết hợp Internet, máy tính và cách mạng trang Web, thế giới đang được định hình lại toàn bộ thế hệ, thậm chí còn mạnh mẽ hơn so với trước đây khi báo chí, in ấn, radio và TV đã tạo ra”.

Tác giả còn đề cập đến vai trò của máy vi tính đối với GV và NH: “Máy vi tính với công nghệ tiên tiến cao có khả năng phục vụ những người thầy phụ đạo và như những thư viện, cung cấp thông tin và ý kiến phản hồi nhanh chóng cho từng người học”[163]. Có thể nói, cuốn sách Cách mạng học tập những yếu tố và phương pháp để học tập tốt đã được hai tác giả nổi tiếng (Jeannette Vos và Gorden Dryden) đưa ra thông điệp: Chúng ta cần có một cuộc cách mạng về học tập để tương xứng với cuộc cách mạng tri thức. (8) Nghiên cứu việc ứng dụng CNTT đảm bảo phù hợp với chiến lược phát triển giáo dục, cũng như đặc thù ở một quốc gia nhất định, nhóm 3 tác giả Sharmela Devi, Mohammad Ziwaan, Shubash Chander trong bài viết “Information and communication technology for quality education in India - Công nghệ thông tin và truyền thông cho chất lượng giáo dục ở Ấn Độ” [159] đã nhấn mạnh việc ứng dụng CNTT và truyền thông trực tiếp nâng cao chất lượng giáo dục chính quy và không chính quy; trong phát triển nội dung giáo dục, quản lý giáo dục. Các tác giả khẳng định: “CNTT và truyền thông là một trong những thành phần không thể thiếu ở xã hội đương đại trong tất cả các cấp học ở Ấn Độ.

Tiếp cận CNTT và truyền thông trong giai đoạn đầu của nền giáo dục sẽ giúp cho thế hệ trẻ đối diện với những gì ở phía trước” [159, tr. 12 Chỉ ra mối quan hệ giữa CNTT với giáo dục, tác giả Seyling Wen (có công trình “Công nghệ thông tin và nền giáo dục trong tương lai” [100]. Trong công trình này, tác giả đã khẳng định rằng nhận thức việc đổi mới giáo dục không còn là một khẩu hiệu, mà là những hành động cụ thể. Hiên nay cả thể giới đã đi vào cuộc cải cách giáo dục với mục tiêu là giáo dục trở thành nền tảng căn bản nhất trong thế kỷ 21.

Đặc biệt, trong thế kỷ này, CNTT và truyền thông đã tạo ra sự biến đổi xã hội một cách sâu sắc, toàn diện thì giáo dục không thể nằm ngoài sử tác động của nó. CNTT và truyền thông đã làm thay đổi mạnh mẽ cách thức dạy, học và quản lý. Vì vậy, mọi tổ chức cá nhân giáo dục có thể chọn cách thức hiệu quả nhất đối với công việc cụ thể [100]. Đề cập trực tiếp đến vai trò của CNTT và truyền thông đối với giáo dục hiện nay, tác giả Sukanta Sarkar thuộc Khoa quản lý Trường Đại học ICFAL của Ấn Độ trong bài viết “The Role of Information and Communication Technology (ICT) in Higher Education for the 21 st- Vai trò của công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục đại học của thế kỷ 21” [161] cho rằng CNTT và truyền thông đã tác động vào thực tiễn giáo dục, góp phần tăng trưởng đáng kể cho các hoạt động giáo dục đại học…Và vấn đề dạy học trực tuyến đã phát triển phổ biến và được thực hiện mạnh mẽ thông qua hệ thống CNTT.

Công cụ này đã giúp cho sinh viên gặp bớt được nhiều khó khăn để đến trường do: Việc làm, trách nhiệm gia đình, vấn đề sức khỏe, về thời gian, thì giáo dục trực tuyến là lựa chọn duy nhất cho họ. Hệ thống đào tạo trực tuyến này đã thành công trong một số trường ở Ẩn Độ và các trường đại học ở các nước khác như: Đại học Phoenix, Đại học Athabasca (Canada), Đại học Harvard và Đại học Toronto. Tác giả Sukanta Sarkar nhận thấy, trong những vấn đề phát triển tiềm năng giáo dục, UNESCO đã đóng một vai 13 trò quan trọng, tiên phong đưa ra sáng kiến để triển khai, tận dụng tiềm năng của CNTT. Tại hội nghị Dakar về chương trình Giáo dục cho tất cả mọi người do UNESCO tổ chức; Sukanta Sarkar (2007) đã phát biểu xem việc tích hợp CNTT trong giảng dạy và học tập là vấn đề quan trọng trong đổi mới giáo dục đại học, đồng thời xem CNTT như là công cụ không thể thiếu trong xã hội tri thức; và nó phải được xem như là "Một khía cạnh thiết yếu của bộ công cụ văn hóa giảng dạy trong thế kỷ XXI”.

Đồng thời, tác giả lưu ý về bốn vấn đề khi đưa CNTT vào hoạt động giảng dạy: Một là, sử dụng công nghệ cần phải xem xét nhu cầu của người học và vấn đề nội dung; Hai là, không áp đặt hệ thống công nghệ từ trên xuống dưới mà phải thông qua người dạy và người học; Ba là, áp dụng nội dung từ các khu vực, quốc gia khác phải tùy cơ ứng biến cho phù hợp với thực trạng; Bốn là, xây dựng nội dung, thiết kế bài giảng phải phù hợp với công nghệ sử dụng. Từ các vấn đề trên cho thấy, trong thực tiễn giáo dục, CNTT đã thể hiện vai trò mạnh mẽ trong mở rộng hoạt động đào tạo ở các nước trên thế giới; và nhờ ứng dụng mạnh mẽ ICT đã làm tăng trưởng hệ thống giáo dục đại học ở Ấn Độ[161].