CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Hiện nay, thế giới đã giới thiệu nhiều công nghệ, cách các tổ chức đang vận hành, nguồn nhân lực thực hiện nhiệm vụ hằng ngày được hỗ trợ mạnh mẽ bởi các công nghệ phần cứng, phần mềm mới cùng với các thiết bị thông minh. Phong cách sống của con người đã bị thay đổi do văn hóa đa quốc gia, sự hợp tác, cùng với các công nghệ mới như Dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), Học sâu (Deep Learning), Học máy (Machine Learning), Trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ liên quan khác. Bên cạnh đó, các ứng dụng tự động hóa quy trình bằng rô-bốt được phát hiện và hiện đang bắt đầu tác động đến quy trình quản lý nhân sự. Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA) là một công nghệ mới nổi trong ngành tuyển dụng và sẽ giúp các ngành khác nhau tiến bộ và cạnh tranh để giúp doanh nghiệp luôn dẫn đầu trên thị trường.
Hầu hết các bộ phận nhân sự của bất kỳ doanh nghiệp nào đều chịu trách nhiệm về nhiều nhiệm vụ trong quá trình từ tuyển dụng, lựa chọn nhân sự cho đến khi nghỉ hưu, trong đó có nhiều hoạt động lặp đi lặp lại, tiêu tốn thời gian và một số công việc cần hoàn thành vẫn phụ thuộc vào quy trình thủ công. Quy trình này khá tốn kém và không hiệu quả, đôi khi sẽ dẫn đến tỷ lệ gây lỗi cao hơn. Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt là một phần mềm nhúng công nghệ sử dụng rô-bốt để thay thế các hành động của con người nhằm thực hiện các nhiệm vụ quản trị. Phần mềm RPA tích hợp với các chức năng & công cụ hiện có để xử lý các tác vụ cơ bản thông qua tự động hóa và nhờ đó giảm tiêu tốn thời gian, gánh nặng chi phí cho quy trình, bên cạnh việc hoàn thành các tác vụ riêng lẻ.
1 CHƯƠNG 2: MỤC TIÊU, GIỚI HẠN VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU I. Mục tiêu: Bài nghiên cứu “Ứng dụng RPA tự động hóa quy trình nghiệp vụ tuyển dụng nhân sự” này được thực hiện với mục đích: - Giả lập việc thực hiện tuyển dụng trên môi trường thực tế. - Nghiên cứu quy trình tuyển dụng hiện tại nói chung (As-is). - Nghiên cứu, mô phỏng cách vận dụng phần mền tự động hóa quy trình UiPath vào quy trình tuyển dụng thực tế.
- Đề xuất một số quy trình mới phù hợp hơn mang tính khái quát với sự tích hợp của phần mền tự động hóa (To-be). Từ đó, giúp mang lợi ích cho doanh nghiệp như: - Giảm thời gian thực hiện quy trình tuyển dụng. - Giảm tải khối lượng công việc tuyển dụng, các công việc mang tính lặp đi lặp lại, nâng cao năng suất làm việc. Giới hạn và đối tượng nghiên cứu: 1.
Giới hạn nghiên cứu: Hiện tại, bài nghiên cứu này nhằm đề xuất ra các quy trình tuyển dụng – quy trình lựa chọn ứng viên dựa vào RPA mang tính khái quát, nhưng chưa gắn quy trình, hệ thống cụ thể của doanh nghiệp nào. Bên cạnh đó, bài nghiên cứu giới hạn ứng dụng tự động hóa dựa trên phần mền UiPath. Đối tượng nghiên cứu: - Quy trình nghiệp vụ tuyển dụng nhân sự dưới góc độ của nhà tuyển dụng. 2 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU I.
Quy trình tuyển – chọn ứng viên: 1. Quy trình tuyển dụng: Tuyển dụng được định nghĩa là một quá trình cung cấp cho tổ chức một nhóm các ứng viên đủ tiêu chuẩn để lựa chọn. Quy trình này được thực hiện qua 4 bước: Hình 3. Quy trình tuyển dụng (nguồn: open.
Xác định nhu cầu tuyển dụng: Trước khi các công ty tuyển dụng, họ phải thực hiện các kế hoạch nhân sự phù hợp và dự báo trước để xác định họ sẽ cần bao nhiêu người. Cơ sở của dự báo sẽ là ngân sách hàng năm của tổ chức và các kế hoạch ngắn hạn đến dài hạn của tổ chức. Dự báo dựa trên cả yếu tố bên trong và bên ngoài. Các yếu tố bên trong bao gồm: • Hạn chế về ngân sách.
• Dự kiến hoặc xu hướng nghỉ việc của nhân viên. • Khả năng sản xuất. • Doanh số tăng hoặc giảm. • Kế hoạch mở rộng thị trường.
Các yếu tố bên ngoài có thể bao gồm: • Những thay đổi trong công nghệ. • Những thay đổi trong luật. • Tỷ lệ thất nghiệp. • Thay đổi dân số.
• Sự thay đổi ở khu vực thành thị, ngoại ô và nông thôn. 3 • Tính cạnh tranh của thị trường. Sau khi dữ liệu dự báo được thu thập và phân tích, chuyên gia nhân sự có thể thấy những nút thắt đang tồn tại và bắt đầu tuyển dụng những cá nhân có kỹ năng, trình độ học vấn và nền tảng phù hợp. Phát triển bảng phân tích công việc: Phân tích công việc là một kỹ thuật có hệ thống để xác định những nhiệm vụ mà mọi người thực sự hoàn thành trong công việc.
Phân tích công việc được sử dụng để xác minh rằng công việc và người đó có phù hợp hay không, cũng như để thiết lập cách đo lường hiệu suất của nhân viên. Phân tích dựa trên nhiệm vụ tập trung vào các nhiệm vụ công việc, trong khi phân tích dựa trên năng lực tập trung vào kiến thức và khả năng cụ thể mà một người nên có để thực hiện công việc. Một bảng câu hỏi phân tích công việc thường bao gồm các loại câu hỏi sau, rõ ràng là tùy thuộc vào loại ngành: • Thông tin nhân viên: như chức danh công việc, đảm nhiệm bao lâu, trình độ học vấn, kinh nghiệm bao nhiêu năm trong ngành. • Nhiệm vụ và trách nhiệm chính: mô tả công việc hàng ngày, công việc… • Ra quyết định và giải quyết vấn đề: phần này yêu cầu nhân viên liệt kê các tình huống trong đó các vấn đề cần được giải quyết và các loại quyết định được đưa ra hoặc các giải pháp được cung cấp.
• Mức độ thân thiện: với đồng nghiệp, người quản lý, khách hàng… • Yêu cầu về thể chất của công việc, chẳng hạn như khối lượng công việc nặng nhọc hoặc khả năng nhìn, nghe hoặc đi lại. • Năng lực cá nhân cần thiết để thực hiện công việc—tức là, các đặc điểm cá nhân cần thiết để thực hiện tốt ở vị trí tuyển dụng. • Các kỹ năng cụ thể cần thiết để thực hiện công việc. • Các chứng chỉ để thực hiện công việc.
Viết bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc: Cả bản mô tả công việc và yêu cầu công việc đều được viết dựa trên kết quả thông tin thu thập được từ phân tích công việc. Phần đầu là danh sách các nhiệm vụ, trách nhiệm và nghĩa vụ của một vị trí. Phần sau thể hiện các kỹ năng và tài năng mà một 4 người phải sở hữu để thực hiện công việc. Cả hai được gắn với nhau, vì mô tả công việc thường được viết để bao gồm các đặc tả công việc.
Sau khi hoàn thành phân tích công việc, đã đến lúc viết mô tả công việc và thông số kỹ thuật, sử dụng dữ liệu thu thập được. Mô tả công việc phải luôn bao gồm các thành phần sau: • Tên công việc, chức vụ, phòng ban. • Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc. • Trình độ và Kỹ năng công việc.
• Thời gian làm việc. • Điều kiện làm việc. • Quyền lợi và mức lương cho nhân sự. Tìm kiếm nguồn nhân sự tài năng: Xác định đúng tài năng, thu hút họ và thúc đẩy họ nộp đơn là những khía cạnh quan trọng nhất của quá trình tuyển dụng.
Có thể tìm kiếm nguồn ứng viên bằng cách quảng cáo nội bộ để tạo sự giới thiệu trong doanh nghiệp sau đó đăng tin trên các trang mạng xã hội phổ biến và ứng dụng tìm kiếm việc làm. Các nhà tuyển dụng cũng có thể tiến hành tìm kiếm tại các hội chợ việc làm và quảng bá các cơ hội mở trên các ấn phẩm hàng đầu của ngành để tạo ra một mạng lưới rộng lớn hơn. Nói chung, có hai nguồn tuyển dụng có thể được khai thác để tìm kiếm tài năng: - Nguồn tuyển dụng nội bộ Khi các nhà tuyển dụng sử dụng các nguồn nội bộ để tuyển dụng, nó có tác dụng thúc đẩy các nhân viên hiện tại làm việc hiệu quả hơn và tối đa hóa sự hài lòng trong công việc cũng như cảm giác an toàn của họ. Việc tuyển dụng thông qua các nguồn nội bộ cũng làm giảm tỷ lệ hao hụt cùng với chi phí và công sức.
5 • Chuyển giao: Nhà tuyển dụng có thể lấp chỗ trống ở một vị trí khác mà không có bất kỳ thay đổi nào về vai trò, địa vị hoặc mức lương của nhân viên bằng cách chuyển một ứng viên phù hợp từ trong tổ chức. • Tăng cấp bậc và lương: Vị trí tuyển dụng cũng có thể được lấp đầy bằng cách đề nghị một nhân viên có hiệu suất cao đảm nhận một vị trí cấp cao trong tổ chức để giải quyết các trách nhiệm bổ sung cùng với việc tăng lương. Điều đó giúp doanh nghiệp chắc chắn được năng lực của ứng viên và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí tuyển dụng. • Các ứng viên trước đây: Việc lưu giữ những ứng viên đã nộp đơn trước đó sẽ tạo ra một cơ sở dữ liệu dồi dào.
Có thể liên hệ với họ khi các vị trí phù hợp mở ra. • Nhân viên hiện tại: Các nhân viên trong doanh nghiệp của bạn có thể truyền bá thông tin và tạo tiếng vang trên các tài khoản mạng xã hội của họ để giúp bạn lấp đầy các vị trí tuyển dụng. - Nguồn tuyển dụng bên ngoài Việc tuyển dụng thông qua các nguồn bên ngoài cung cấp một phạm vi rộng có nhiều sự lựa chọn từ một số lượng lớn các ứng viên đủ tiêu chuẩn. Quá trình này diễn ra nhanh hơn nhiều ngay cả đối với các yêu cầu tuyển dụng số lượng lớn.
• Quảng cáo: Quảng cáo giúp các nhà tuyển dụng xây dựng một bản sắc thương hiệu vững chắc để thu hút nhân lực hiệu quả. Bạn có thể đi theo phương pháp truyền thống bằng cách sử dụng phương tiện in hoặc sử dụng phương tiện kỹ thuật số để có kết quả tốt hơn với chi phí tốt nhất. • Trang web tuyển dụng của công ty: Một trang web nghề nghiệp có thương hiệu, truyền tải văn hóa làm việc của bạn và tích hợp với hồ sơ năng lực của công ty không chỉ giúp nhân viên tiềm năng dễ dàng ứng tuyển hơn mà còn thu hút nhân tài hàng đầu trong ngành với chủ đề chuyên nghiệp, tiêu đề hấp dẫn, nội dung hấp dẫn và nhân viên hấp dẫn video.
