Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh chuyển đổi số và sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, các doanh nghiệp bán lẻ - đặc biệt là các đơn vị kinh doanh thực phẩm lành mạnh (Eatclean) - đối mặt với thách thức quản lý tập trung dữ liệu khách hàng từ nhiều kênh tiếp cận khác nhau như website, landing page, sàn thương mại điện tử và mạng xã hội. Việc xử lý thông tin rời rạc, phân mảnh dữ liệu giữa các bộ phận (bán hàng, marketing, kho vận, chăm sóc khách hàng) dễ dẫn đến tình trạng chậm trễ trong xử lý đơn hàng, phản hồi tư vấn kém hiệu quả và thất thoát khách hàng tiềm năng (leads).

Đề tài "Triển Khai Hệ Thống CRM Cho Doanh Nghiệp Trên Larksuite" được nhóm sinh viên thuộc Khoa Hệ thống Thông tin, Trường Đại học Công nghệ Thông tin – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện trong khuôn khổ môn học Quản trị quan hệ khách hàng và nhà cung cấp (mã lớp EC213.TMCL) năm 2023, dưới sự hướng dẫn của ThS. Văn Đức Sơn Hà.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Phân tích mô hình kinh doanh và chuẩn hóa hành vi khách hàng qua phễu bán hàng đối với doanh nghiệp phân phối bánh kẹo Eatclean.
  2. Thiết kế và mô hình hóa các quy trình quản trị quan hệ khách hàng (CRM) bằng chuẩn BPMN (Business Process Model and Notation).
  3. Thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý đa bảng (Bitable), phân quyền nhân sự, theo dõi dự án, nhiệm vụ và cấu hình hệ thống đo lường KPI/báo cáo tự động trên nền tảng Lark Suite.
  4. Xây dựng và triển khai các luồng tích hợp dữ liệu tự động giữa Lark Suite với các nền tảng ngoại vi: Landing Page (Ladipage), Form liên hệ (Contact Form 7 trên WordPress), Hệ sinh thái thương mại điện tử (WooCommerce), Nền tảng quản lý bảng tính đám mây (Google Sheets) và Chatbot hỗ trợ mạng xã hội (AhaChat trên Facebook Messenger).

Đối tượng nghiên cứu là quy trình nghiệp vụ CRM và kiến trúc tích hợp hệ thống phần mềm quản lý cộng tác Lark Suite. Phạm vi ứng dụng tập trung vào mô hình vận hành của doanh nghiệp thương mại điện tử Ecy Land chuyên phân phối các mặt hàng bánh kẹo và thực phẩm dinh dưỡng.


Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài vận dụng các cơ sở lý thuyết quản trị và phương pháp kỹ thuật hệ thống sau:

  • Mô hình Canvas (Business Model Canvas - BMC): Sử dụng 9 thành tố chuẩn để phân tích toàn diện cấu trúc vận hành của doanh nghiệp (Key Partners, Key Activities, Value Propositions, Customer Relationships, Customer Segments, Key Resources, Channels, Cost Structure, Revenue Streams).
  • Mô hình Phễu bán hàng (Sales Funnel): Chuẩn hóa hành trình khách hàng qua 7 giai đoạn: Dẫn dắt $\rightarrow$ Thuyết phục $\rightarrow$ Bán hàng $\rightarrow$ Chăm sóc khách hàng $\rightarrow$ Tạo khuyến mãi $\rightarrow$ Bán sản phẩm liên quan $\rightarrow$ Giới thiệu; đồng thời xác định các chỉ số đo lường và điểm rủi ro tại ba thời điểm: Trước khi mua hàng, Đã mua hàng và Sau khi sử dụng.
  • Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMN: Sử dụng ký hiệu chuẩn BPMN để trực quan hóa các luồng nghiệp vụ CRM tuần tự và điều kiện rẽ nhánh giữa khách hàng và các phòng ban nội bộ.
  • Phương pháp kỹ thuật và tích hợp hệ thống:
    • Xây dựng cấu trúc dữ liệu quan hệ trên Lark Base.
    • Lập trình kịch bản xử lý Webhook trung gian bằng ngôn ngữ JavaScript (Node.js) sử dụng thư viện axios và googleapis, triển khai trên hạ tầng máy chủ đám mây (Vercel).
    • Sử dụng công cụ tự động hóa luồng dữ liệu (workflow automation) n8n.
    • Tích hợp REST API của Lark Open Platform, WooCommerce API và Google Sheets API v4 qua tài khoản dịch vụ (Service Account).

Nguồn dữ liệu thực nghiệm bao gồm danh mục sản phẩm dinh dưỡng, dữ liệu nhân viên các phòng ban, dữ liệu đơn hàng mô phỏng từ website WooCommerce và danh sách khách hàng tiềm năng thu thập từ các kênh quảng bá trực tuyến.


Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Phân tích mô hình kinh doanh và quy trình CRM

Chương này thiết lập bức tranh tổng thể về doanh nghiệp phân phối thực phẩm Eatclean (Ecy Land):

  • Phân khúc khách hàng: Tập trung vào nhóm khách hàng trẻ tuổi, trung niên, người tập luyện thể dục thể thao, người theo chế độ ăn kiêng, giảm cân hoặc có nhu cầu quà biếu tặng sức khỏe.
  • Kênh tiếp cận: Kênh bán lẻ qua sàn TMĐT (Shopee), Website chính thức của doanh nghiệp, mạng xã hội (Facebook Fanpage) và hệ thống đại lý liên kết.
  • Quy trình nghiệp vụ CRM (BPMN): Chuẩn hóa 5 quy trình cốt lõi:
    1. Quy trình bán hàng: Xử lý yêu cầu báo giá, lập đơn hàng, phiếu xuất kho, giao nhận và thanh toán.
    2. Quy trình nhận đơn hàng: Tiếp nhận đơn, phân công đầu mối, xác nhận qua hệ thống, gửi email báo giá/hóa đơn, chuyển vận chuyển và gửi biểu mẫu đánh giá.
    3. Quy trình chăm sóc cơ hội: Thu thập cơ hội (Deal) tự động từ website/cuộc gọi, chuyển đổi giai đoạn chăm sóc qua email/SMS/Zoom, thương thảo và chốt trạng thái đơn hàng.
    4. Quy trình khảo sát khách hàng: Tiếp nhận phản hồi sau bán, phân loại mức độ hài lòng, kích hoạt chu trình xử lý khắc phục đối với phản hồi tiêu cực và lưu trữ lịch sử tương tác.
    5. Quy trình giải quyết khiếu nại: Tiếp nhận, xác minh nguyên nhân, chuyển giao bộ phận xử lý (thu hồi/đổi mới sản phẩm hoặc bảo hành) và ghi nhận kết quả giải quyết.

Chương 2: Giới thiệu Larksuite và hướng dẫn cài đặt

Chương này trình bày kiến trúc giải pháp Lark Suite và quy trình thiết lập cơ sở dữ liệu cho doanh nghiệp:

  • Phân tích các phân hệ của Lark Suite: Lark Messenger, Video Conference, Calendar, Docs, Mail, Workspace và Lark Base (Bitable).
  • Quy trình khởi tạo tổ chức, quản lý phân quyền thành viên và thiết lập cấu trúc bảng dữ liệu (Tables) trên Lark Base gồm: Bảng nhân sự (phân chia theo phòng ban: Mua hàng, Marketing, Bán hàng), Bảng quản lý sản phẩm, Thư viện sản phẩm, Bảng quản lý khách hàng, Bảng quản lý dự án, Bảng quản lý nhiệm vụ, Bảng quản lý cơ hội, Bảng quản lý Lead, Bảng quản lý bán hàng, Bảng quản lý hóa đơn và Bảng quản lý Lead từ Landing page.

Chương 3: Thiết lập KPI và báo cáo cho doanh nghiệp

Xây dựng cơ chế giám sát hiệu suất và bảng điều khiển (Dashboard) tự động:

  • Cấu trúc KPI tháng 12:
    • KPI Doanh số: Chỉ tiêu $\ge 15$ đơn hàng/tháng, định mức doanh thu $30.000.000$ VND/nhân viên, lương cứng $8.000.000$ VND. Công thức tính: $\text{Lương} = \text{Lương cứng} + 10% \times \text{Tổng KPI đạt được} - \text{Phạt}$ (áp dụng phạt khi tỷ lệ hoàn thành dưới 50%).
    • KPI Thu hút Lead: Định mức $20$ Leads/tháng/nhân viên từ các kênh mạng xã hội, website, landing page và chatbot.
  • Hệ thống báo cáo Dashboard: Trích xuất tự động qua các dạng biểu đồ: Thống kê số lượng deal theo danh mục sản phẩm (Biscotti, ngũ cốc, thanh rong biển, bánh khoai lang yến mạch...), báo cáo số deal theo nhân viên, doanh thu theo khu vực địa lý (TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai), thống kê trạng thái thanh toán hóa đơn và tỷ lệ chốt đơn (chốt sale).

Chương 4: Liên kết Lark với Landing Page, Contact Form 7 từ WordPress thu thập Lead

Hiện thực hóa việc gom dữ liệu khách hàng tiềm năng tự động:

  • Tạo Landing Page sản phẩm trên Ladipage, cấu hình form liên kết gửi API tới Webhook trung gian trên n8n.
  • Thiết lập kịch bản n8n: Xác thực ứng dụng tùy chỉnh trên Lark Open Platform qua App ID và App Secret để lấy app_access_token, sau đó chuyển tiếp payload (Họ tên, SĐT, Email, Địa chỉ) vào Lark Base.
  • Cấu hình Lark Automation: Tự động kích hoạt bot gửi tin nhắn vào nhóm làm việc nội bộ kèm thông báo: "Bộ phận tư vấn - Chăm sóc khách hàng: Gọi điện tư vấn chương trình khuyến mãi!" ngay khi có bản ghi mới.
  • Triển khai Webhook tiếp nhận dữ liệu từ plugin Contact Form 7 (WordPress) bằng mã nguồn JavaScript chuyên dụng để đẩy thông tin liên hệ vào Lark Base.

Chương 5: Tích hợp WooCommerce vào Lark quản lý đơn hàng và các tích hợp khác

Xây dựng mạng lưới đồng bộ dữ liệu đa chiều:

  • Thu thập đơn hàng từ WooCommerce: Cài đặt Webhook sự kiện Đã tạo đơn hàng trong WooCommerce trỏ về endpoint Node.js (deploy trên Vercel) để trích xuất id, total, billing và ghi nhận trực tiếp vào bảng Đơn hàng trên Lark Base, đồng thời kích hoạt bot thông báo đơn mới vào nhóm chat nội bộ.
  • Đồng bộ giá bán hai chiều: Cấu hình Lark Automation lắng nghe thay đổi tại trường Giá bán trong Bảng quản lý sản phẩm, kích hoạt HTTP Request tới Webhook để gọi WooCommerce REST API v3 (xác thực qua Consumer Key và Consumer Secret) cập nhật lại trường regular_price trên website.
  • Đồng bộ dữ liệu sang Google Sheets: Thiết lập Google Cloud Project, kích hoạt Google Sheets API, tạo Service Account và tải khóa JSON. Khi đơn hàng chuyển trạng thái thanh toán thành công trên Lark Base, hệ thống tự động gọi Webhook để nối dữ liệu (append) vào Google Sheet lưu trữ.
  • Tích hợp Chatbot AhaChat: Xây dựng kịch bản hội thoại trên Facebook Fanpage, thu thập thông tin khách hàng qua biểu mẫu AhaMake và gửi Webhook qua n8n để đổ dữ liệu vào Bảng Lead từ Messenger và phát thông báo cho nhân viên.

Thiết kế và triển khai hệ thống kỹ thuật

Hệ thống được thiết kế theo kiến trúc hướng sự kiện (Event-Driven Architecture) với các thành phần công nghệ và giao thức kết nối được quy định cụ thể:

Phân hệ tích hợp Nền tảng / Công nghệ nguồn Thành phần trung gian / Giao thức Nền tảng đích Chức năng kỹ thuật
Thu thập Lead (Landing Page) Ladipage (ladipage.vn) n8n Webhook Workflow, Lark Open API Lark Base (tb1...) Hứng payload từ form xuất bản, lấy app_access_token, ghi bản ghi mới vào Bitable
Thu thập Lead (WordPress) Contact Form 7 / WordPress Plugin CF7 to Webhook, Node.js (axios) Lark Base Tiếp nhận POST request từ form website, chuyển đổi cấu trúc JSON và đẩy vào Base
Quản lý Đơn hàng WooCommerce REST API Webhook Node.js deploy trên Vercel Lark Base & Lark Bot Lắng nghe sự kiện tạo đơn từ WooCommerce, ghi nhận chi tiết thanh toán và kích hoạt Bot chat
Cập nhật Giá bán Lark Base Automation Lark HTTP Request Action, Node.js Webhook WooCommerce Store Bắt sự kiện chỉnh sửa trường giá bán trên Base, gọi REST API cập nhật regular_price sản phẩm
Lưu trữ Báo cáo Lark Base Automation Google Cloud Service Account, Google Sheets API v4 Google Sheets Tự động append dữ liệu đơn hàng đã thanh toán thành công vào bảng tính đám mây
Thu thập Lead (Chatbot) AhaChat Fanpage Bot AhaMake Form, n8n Workflow Lark Base & Lark Messenger Điều hướng kịch bản hội thoại Messenger, trích xuất thông tin khách và thông báo nhân sự

Kết quả và đóng góp

Kết quả triển khai thực tế

Dữ liệu ghi nhận từ hệ thống Dashboard và các bảng cơ sở dữ liệu trên Lark Base cho thấy các chỉ số vận hành sau:

+-------------------------------------------------------------------------------+
|                            KẾT QUẢ VẬN HÀNH HỆ THỐNG                          |
+-----------------------------------+-------------------------------------------+
| Chỉ số tài chính / Bán hàng      | Giá trị ghi nhận                          |
+-----------------------------------+-------------------------------------------+
| Doanh thu 30 ngày qua             | 90.500.000 VND                            |
| Doanh thu tháng hiện tại          | 81.500.000 VND                            |
| Dự báo doanh thu cuối tháng 12   | 81.900.000 VND                            |
| Dự báo doanh thu 30 ngày tiếp theo| 29.000.000 VND                            |
| Tỷ lệ hóa đơn Đã thanh toán       | 80% (20 đơn vị bản ghi)                   |
| Tỷ lệ hóa đơn Chưa thanh toán     | 12% (3 đơn vị bản ghi)                    |
| Tỷ lệ hóa đơn Ghi nợ              | 8% (2 đơn vị bản ghi)                     |
+-----------------------------------+-------------------------------------------+
| Hiệu suất nhân viên (Tháng trước) | Tỷ lệ chốt đơn                            |
+-----------------------------------+-------------------------------------------+
| Hoàng Minh Hưng                   | 35% (Cao nhất - 7 đơn hoàn tất)           |
| Trần Thanh Minh Tú                | 20% (4 đơn hoàn tất)                      |
| Nhật Đặng                         | 20% (4 đơn hoàn tất)                      |
| Khánh Văn                         | 15% (3 đơn hoàn tất)                      |
| Nguyễn Ngọc Thành                 | 10% (Thấp nhất - 2 đơn hoàn tất)          |
+-----------------------------------+-------------------------------------------+

Đóng góp của đề tài

  • Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Xây dựng hoàn chỉnh sơ đồ luồng BPMN từ khâu tiếp cận, báo giá, xử lý đơn hàng, giải quyết khiếu nại đến khảo sát sự hài lòng, giúp phân định rõ vai trò của từng bộ phận.
  • Tự động hóa luồng dữ liệu đa kênh: Loại bỏ việc nhập liệu thủ công bằng cách kết nối tự động toàn bộ phễu bán hàng (Ladipage, WordPress CF7, WooCommerce, AhaChat) về một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất trên Lark Suite.
  • Rút ngắn thời gian phản hồi: Hệ thống bot tự động thông báo tức thời cho đội ngũ bán hàng khi phát sinh lead mới hoặc đơn hàng mới, giảm thiểu tối đa độ trễ trong khâu tư vấn.
  • Cung cấp giải pháp mẫu chi phí tối ưu: Đưa ra phương án tích hợp hệ thống không phụ thuộc vào các phần mềm CRM đóng gói đắt tiền, phù hợp với năng lực tài chính và quy mô của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:

    • Quy mô dữ liệu thử nghiệm và triển khai còn nằm trong phạm vi mô phỏng môn học, chưa trải qua kiểm thử tải lớn trong các dịp khuyến mãi cao điểm (flash sales).
    • Hệ sinh thái tích hợp phụ thuộc vào hạn ngạch (quota) của các gói dịch vụ trung gian và tài khoản đám mây (n8n, Vercel, giới hạn API của Lark Suite).
    • Chưa tích hợp trực tiếp API chính thức từ các sàn thương mại điện tử lớn (như Shopee Open Platform, TikTok Shop Partner Center) mà mới dừng ở mức WooCommerce và Landing Page.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:

    • Phát triển các Webhook bảo mật cao hơn với cơ chế mã hóa HMAC và xác thực chữ ký (signature verification).
    • Mở rộng tích hợp Open API trực tiếp của các sàn thương mại điện tử nội địa và quốc tế.
    • Xây dựng mô hình phân tích hành vi khách hàng nâng cao dựa trên AI tích hợp sẵn trong Lark để dự báo xu hướng tiêu dùng và tự động phân loại mức độ tiềm năng của Leads.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu thực hành có giá trị đối với:

  • Sinh viên các ngành Hệ thống thông tin, Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin: Làm tài liệu tham khảo cho các học phần liên quan đến Quản trị quan hệ khách hàng (CRM), Phân tích thiết kế quy trình nghiệp vụ và Tích hợp hệ thống ứng dụng doanh nghiệp.
  • Doanh nghiệp bán lẻ và các nhà triển khai hệ thống: Tham khảo kiến trúc giải pháp kết nối no-code/low-code kết hợp API linh hoạt để số hóa toàn diện quy trình bán hàng đa kênh trên nền tảng Lark Suite với chi phí tối ưu.

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống CRM trong đề tài sử dụng nền tảng cốt lõi nào để quản lý dữ liệu? Hệ thống sử dụng nền tảng Lark Suite (cụ thể là tính năng Lark Base / Bitable) kết hợp với các công cụ tự động hóa Lark Automation và Lark Messenger Bot để lưu trữ, quản lý và điều phối luồng thông tin nghiệp vụ.

2. Làm thế nào để thông tin khách hàng từ Landing Page và Facebook Messenger tự động chuyển về Lark Base? Thông tin từ Landing Page (Ladipage) và Facebook Messenger (AhaChat/AhaMake) được gửi qua Webhook tới công cụ tự động hóa n8n. Tại n8n, hệ thống xác thực với Lark Open Platform qua App ID và App Secret để nhận app_access_token, sau đó gọi HTTP POST request đẩy dữ liệu trực tiếp vào bảng quản lý tương ứng trên Lark Base.

3. Cơ chế đồng bộ giá bán từ Lark Base lên website WooCommerce hoạt động ra sao? Khi có sự thay đổi tại trường Giá bán trong Bảng quản lý sản phẩm trên Lark Base, tính năng Lark Automation sẽ kích hoạt một yêu cầu HTTP POST tới webhook máy chủ trung gian (Node.js). Webhook này nhận mã định danh sản phẩm và giá mới, sau đó gọi WooCommerce REST API v3 bằng Consumer Key và Consumer Secret để ghi đè giá bán mới lên website.

4. Chính sách KPI và cách tính lương cho nhân viên bán hàng trong đồ án được thiết lập như thế nào? Trong tháng 12, mỗi nhân viên bán hàng được giao chỉ tiêu KPI $\ge 15$ đơn hàng, doanh thu $30.000.000$ VND và thu hút tối thiểu 20 Leads. Mức lương được tính theo công thức: $\text{Lương} = \text{Lương cứng (8.000.000 VND)} + 10% \times \text{Tổng KPI đạt được} - \text{Phạt}$ (áp dụng phạt khi tỷ lệ đạt dưới 50%).

5. Kết quả phân tích tỷ lệ chốt đơn (chốt sale) giữa các nhân viên trong hệ thống như thế nào? Dữ liệu thống kê tháng trước ghi nhận Hoàng Minh Hưng là nhân viên có tỷ lệ chốt đơn cao nhất đạt 35% (tương ứng 7 đơn hàng), tiếp theo là Trần Thanh Minh Tú (20%), Nhật Đặng (20%), Khánh Văn (15%), và thấp nhất là Nguyễn Ngọc Thành đạt 10% (tương ứng 2 đơn hàng).


Kết luận

Đề tài "Triển Khai Hệ Thống CRM Cho Doanh Nghiệp Trên Larksuite" đã hoàn thành mục tiêu chuẩn hóa quy trình quản trị quan hệ khách hàng và triển khai thành công hệ thống CRM đa kênh cho doanh nghiệp thực phẩm Eatclean Ecy Land. Bằng cách kết hợp linh hoạt nền tảng Lark Suite với các công cụ tự động hóa và giao diện lập trình ứng dụng (REST API, Webhooks, n8n, Node.js), nhóm tác giả đã xây dựng được một giải pháp vận hành liền mạch từ khâu thu thập khách hàng tiềm năng đến quản lý đơn hàng và giám sát KPI. Đây là mô hình ứng dụng công nghệ thực tiễn cao, đáp ứng tốt yêu cầu quản trị số hóa với chi phí đầu tư tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.