Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động thương mại đóng vai trò cầu nối trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng. Đối với các doanh nghiệp thương mại, lưu chuyển hàng hóa là hoạt động kinh tế cơ bản, bao gồm tổng thể các khâu mua vào, dự trữ và bán ra. Việc tổ chức thu mua tạo nguồn hàng và thực hiện tiêu thụ sản phẩm là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp thu hồi vốn đầu tư, trang trải chi phí vận hành và hình thành lợi nhuận. Do đó, công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hóa chính xác, kịp thời là công cụ quản lý tài chính quan trọng, giúp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và phục vụ công tác điều hành của các nhà quản lý.
Khóa luận được thực hiện nhằm giải quyết các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung về hạch toán lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại theo chế độ kế toán hiện hành.
- Phân tích thực trạng tổ chức công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty Dược Đà Nẵng, từ khâu lập chứng từ, ghi chép sổ sách chi tiết đến hạch toán tổng hợp.
- Đề xuất một số ý kiến và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại đơn vị thực tập.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các quan hệ kinh tế và quy trình hạch toán kế toán phát sinh trong quá trình lưu chuyển hàng hóa (mua hàng, dự trữ và bán hàng). Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Phòng Kế toán tài chính cùng các bộ phận, kho hàng và hệ thống cửa hàng trực thuộc Công ty Dược Đà Nẵng (DAPHACO). Phạm vi dữ liệu và số liệu thực tế được tác giả thu thập, minh họa dựa trên tình hình hoạt động giai đoạn 1996–2000 và các chứng từ, sổ sách kế toán phát sinh trong năm 2003.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định của Chế độ Kế toán doanh nghiệp Việt Nam, tập trung vào các khái niệm, nguyên tắc và chuẩn mực liên quan đến lưu chuyển hàng hóa, thuế giá trị gia tăng (VAT) và hạch toán hàng tồn kho.
Khung lý thuyết của đề tài bao gồm các nội dung trọng tâm:
- Khái niệm và chu trình lưu chuyển hàng hóa: Phân định ba khâu vận động cơ bản gồm mua vào (xác lập quan hệ trao đổi tiền - hàng), dự trữ (bảo đảm tính liên tục của kinh doanh, đặc biệt với các mặt hàng có tính thời vụ) và bán ra (thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa).
- Nguyên tắc xác định giá vốn hàng mua vào: Giá gốc hàng mua được tính theo giá thực tế, bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn cộng các chi phí thu mua liên quan trực tiếp, thuế không được hoàn lại (thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá vốn không bao gồm thuế GTGT đầu vào; đối với doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT, giá vốn bao gồm cả thuế GTGT.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hệ thống hóa hai phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho gồm Kê khai thường xuyên (sử dụng các tài khoản 151, 156, 632) và Kiểm kê định kỳ (sử dụng tài khoản 611 - Mua hàng, tài khoản 156 chỉ dùng để phản ánh số dư đầu kỳ và cuối kỳ).
- Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho: Bốn phương pháp được xem xét gồm Phương pháp bình quân gia quyền, Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) và Phương pháp thực tế đích danh.
- Hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Phân tích ba phương pháp theo dõi chi tiết tại kho và phòng kế toán gồm Phương pháp ghi thẻ song song, Phương pháp sổ số dư và Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Phương pháp nghiên cứu được tác giả áp dụng bao gồm:
- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết kế toán.
- Phương pháp thu thập và khảo sát dữ liệu thực tế tại các phòng chức năng, kho và cửa hàng.
- Phương pháp hạch toán kế toán chuyên ngành: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi sổ kép, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
Nguồn dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu là các văn bản pháp lý thành lập công ty, sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy, các chứng từ kế toán thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Bảng kê mua hàng hóa dịch vụ) và hệ thống sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết tại Công ty Dược Đà Nẵng.
Nội dung chính theo từng chương
Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại
Phần thứ nhất tập trung làm rõ bản chất kinh tế của lưu chuyển hàng hóa và các mối quan hệ phát sinh trong hoạt động thương mại, bao gồm quan hệ thanh toán với nhà cung cấp, quan hệ thanh toán với khách hàng và quan hệ thanh toán nội bộ giữa doanh nghiệp với các đơn vị thành viên trực thuộc hoặc người lao động.
Tác giả xác định 5 nhiệm vụ trọng tâm của hạch toán lưu chuyển hàng hóa:
- Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán liên quan đến mua, dự trữ và bán hàng.
- Xây dựng hệ thống danh mục hàng hóa thống nhất giữa các bộ phận kế toán, kinh doanh, kế hoạch và kho vận.
- Thiết kế hệ thống mẫu sổ kế toán chi tiết phục vụ ghi chép nghiệp vụ.
- Lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho phù hợp với điều kiện tổ chức kinh doanh của đơn vị.
- Tổ chức lập và phân tích các báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Về mặt kỹ thuật hạch toán, phần lý luận đi sâu phân tích hai chu trình nghiệp vụ cơ bản:
Hạch toán nghiệp vụ mua hàng: Trình bày chi tiết các phương thức mua hàng (mua theo đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế theo hình thức nhận hàng hoặc chuyển hàng; mua không theo hợp đồng; mua qua hệ thống đại lý) và thủ tục chứng từ (nguyên tắc kiểm nhận hàng hóa, lập Biên bản kiểm nghiệm 2 liên, lập Phiếu nhập kho 2–3 liên, lập Phiếu kê mua hàng đối với hàng mua không có hóa đơn). Phân biệt quy trình định khoản theo phương pháp Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 1561 - Giá mua hàng hóa, TK 1562 - Chi phí mua hàng, TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường) và phương pháp Kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611 - Mua hàng, chi tiết TK 6111 - Mua nguyên vật liệu, TK 6112 - Mua hàng hóa).
Hạch toán nghiệp vụ bán hàng và các khoản giảm trừ: Phân loại các phương thức bán buôn (bán qua kho, bán vận chuyển thẳng có hoặc không tham gia thanh toán) và phương thức bán lẻ (thu tiền trực tiếp, thu tiền tập trung, bán hàng đại lý, bán hàng trả góp). Trình bày trình tự hạch toán đồng thời doanh thu (TK 511, TK 512, TK 3331) và giá vốn hàng bán (TK 632) theo KKTX; hạch toán chiết khấu thương mại (TK 521), chiết khấu thanh toán (TK 635), hàng bán bị trả lại (TK 531, TK 632) và xử lý kiểm kê thừa thiếu (TK 1381), trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 159, TK 642).
| Tiêu chí |
Phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX) |
Phương pháp Kiểm kê định kỳ (KKĐK) |
| Tài khoản theo dõi mua hàng trong kỳ |
Phản ánh trực tiếp vào TK 156 (1561, 1562), TK 151 |
Phản ánh tập hợp vào TK 611 (6111, 6112) |
| Vai trò của tài khoản hàng tồn kho (TK 151, 156, 157) |
Ghi chép biến động tăng, giảm và số tồn liên tục tại mọi thời điểm |
Chỉ dùng ở đầu kỳ (kết chuyển sang TK 611) và cuối kỳ (kết chuyển từ TK 611) |
| Hạch toán giá vốn khi xuất bán |
Ghi nhận giá vốn đồng thời tại từng thời điểm phát sinh doanh thu (Nợ TK 632 / Có TK 156, 157) |
Trong kỳ chỉ ghi nhận doanh thu; cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê để tính và kết chuyển giá vốn một lần vào TK 632 |
| Điều kiện áp dụng |
Doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn, yêu cầu theo dõi chặt chẽ liên tục |
Doanh nghiệp kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa, quy cách phức tạp, giá trị đơn vị nhỏ |
Phần II: Thực trạng công tác tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty Dược Đà Nẵng
Phần thứ hai trình bày lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và quy trình hạch toán thực tế tại Công ty Dược Đà Nẵng (DAPHACO).
Lịch sử hình thành và đặc điểm hoạt động:
Công ty tiền thân là một hiệu thuốc thuộc thành phố trực thuộc tỉnh thời kỳ bao cấp. Năm 1990, theo Quyết định số 1037/TCKT của Bộ Bảo vệ Sức khỏe và Quyết định số 177/QĐ-UB của UBND tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng, công ty được thành lập với Giấy phép kinh doanh số 1040088/TTKT (tháng 3/1991). Đơn vị đăng ký nhãn hiệu thương mại và tên giao dịch quốc tế là DAPHACO (Giấy phép số 13028 tại Cục Sở hữu công nghiệp), trụ sở đặt tại số 02 Phan Đình Phùng, TP. Đà Nẵng. Ngày 30/11/1997, theo Quyết định số 4986/QĐ-UB của UBND TP. Đà Nẵng, Công ty Dược phẩm Quảng Nam Đà Nẵng sáp nhập vào Công ty Dược Đà Nẵng.
Quy mô và chỉ tiêu kinh doanh của công ty qua các năm được ghi nhận như sau:
- Mạng lưới trực thuộc: 1 Cửa hàng trung tâm đa chức năng, 2 kho hàng, 13 cửa hàng chuyên sâu, các quầy bán sỉ/lẻ và 1 phân xưởng sản xuất (sản xuất các mặt hàng như rượu bổ Sâm Quy Hà, sâm tinh rồng vàng).
- Nhân sự: 667 cán bộ công nhân viên (trong đó có 42 cán bộ quản lý).
- Vốn kinh doanh đến cuối năm 2000: 3,4 tỷ đồng (trong đó vốn ngân sách cấp là 740 triệu đồng).
- Kết quả lợi nhuận qua các giai đoạn:
| Năm |
Lợi nhuận đạt được (đồng) |
| 1996 |
166.000.000 |
| 1998 |
418.000.000 |
| 2000 |
508.000.000 |
Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán:
- Bộ máy quản lý tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Ban Giám đốc (1 Giám đốc, 2 Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh và sản xuất) cùng 4 phòng chức năng: Phòng Kế hoạch - Kinh doanh, Phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS), Phòng Kế toán tài vụ, Phòng Tổ chức hành chính.
- Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình hỗn hợp (kết hợp tập trung và phân tán). Phòng kế toán trung tâm gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán ngân hàng, Kế toán kho, Kế toán phân xưởng sản xuất, Kế toán tiền lương, Kế toán cửa hàng trung tâm, Kế toán các cửa hàng chuyên sâu, Tổ thu tiền quầy lẻ và Thủ quỹ. Định kỳ hàng quý, các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo nhập - xuất, chứng từ gốc về phòng kế toán để tổng hợp và lập quyết toán.
- Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Chứng từ ghi sổ, có kết hợp sử dụng các tờ kê chi tiết tài khoản để giảm khối lượng ghi chép.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp Kiểm kê định kỳ, theo dõi nghiệp vụ mua hàng qua tài khoản TK 611 (TK 6112 - Mua hàng hóa) và các sổ Cái TK 611, TK 156, TK 331.
Thực tế hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại đơn vị:
Quy trình mua hàng được kiểm soát từ khâu lập hợp đồng, nhận hàng, phòng KCS kiểm tra chất lượng lập Biên bản kiểm nghiệm đến việc phòng Kế hoạch - Kinh doanh lập Phiếu nhập kho (2 liên). Nghiệp vụ mua hàng thực tế được minh họa qua chứng từ nhập kho tại Kho 2 Lê Duẩn từ Công ty TNHH Dược phẩm Cẩm Tú ngày 03/11/2003 theo Hóa đơn GTGT ký hiệu AA/02 số 8773:
| STT |
Tên hàng hóa, quy cách |
Đơn vị tính |
Số lượng |
Đơn giá (đồng) |
Thành tiền (đồng) |
| 1 |
Ospexin 250Y |
Vỉ |
320 |
10.961 |
3.507.520 |
| 2 |
Ospexin 500Y |
Vỉ |
740 |
18.480 |
13.675.200 |
| 3 |
Servanlox 500Y |
Vỉ |
2.240 |
9.060 |
20.294.400 |
| 4 |
Histac 300Y |
Hộp |
150 |
81.295 |
12.194.200 |
| 5 |
Serugesic 500Y |
Hộp |
70 |
24.480 |
1.713.000 |
| 6 |
Senicilume 500Y |
Vỉ |
1.000 |
7.670 |
7.670.000 |
| 7 |
Lemoon ngậm |
Vỉ |
360 |
21.300 |
7.668.000 |
| Cộng |
Tiền hàng chưa thuế |
|
|
|
66.722.970 |
|
Thuế GTGT (5%) |
|
|
|
3.336.148 |
|
Tổng cộng thanh toán |
|
|
|
70.059.118 |
Số liệu trên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào tháng 11/2003 của cơ sở kinh doanh Kho 2 Lê Duẩn (Mã số thuế: 0400101404-1) ghi nhận:
- Tổng doanh số mua chưa thuế: 103.145.070 đồng.
- Tổng thuế GTGT đầu vào: 6.771.358 đồng.
- Tổng giá trị thanh toán: 109.916.428 đồng (bao gồm hóa đơn số 8773 của Cty Cẩm Tú, hóa đơn số 3065 ngày 25/11 của Cty Thanh Ngọc với thuế suất 10%, và Bảng kê thu mua ngày 28/11 thuế suất 0%).
Đối với hoạt động nhập khẩu hàng hóa, công ty áp dụng giá CIF để tính toán thanh toán thông qua các phương thức thanh toán quốc tế: Chuyển tiền bằng điện (T/T), Nhờ thu kèm chứng từ (D/P) và Mở thư tín dụng (L/C).
Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty Dược Đà Nẵng
Nội dung phần thứ ba của đề tài dành để tổng hợp các phát hiện từ thực tế công tác kế toán tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất các kiến nghị mang tính định hướng nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán, cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ và nâng cao tính chính xác trong công tác tính giá, quản lý hàng tồn kho và hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty Dược Đà Nẵng.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể gắn liền với thực tiễn tại doanh nghiệp:
- Hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán lưu chuyển hàng hóa, đối chiếu rành mạch giữa hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho (Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ) cũng như các phương pháp tính giá xuất kho.
- Phân tích chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ mua bán, phương thức thanh toán trong nước và quốc tế (T/T, D/P, L/C), cũng như cách thức tổ chức sổ sách theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty Dược Đà Nẵng.
- Trích xuất và hệ thống hóa các số liệu tài chính thực tế về vốn kinh doanh (3,4 tỷ đồng năm 2000), tăng trưởng lợi nhuận qua các năm (166 triệu đồng năm 1996 lên 508 triệu đồng năm 2000) và các nghiệp vụ mua hàng cụ thể của đơn vị trong năm 2003.
- Đóng góp vào việc làm rõ mô hình kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán) áp dụng cho một doanh nghiệp thương mại - sản xuất dược phẩm có mạng lưới phân phối rộng khắp (gồm 1 Cửa hàng trung tâm, 2 kho và 13 cửa hàng chuyên sâu).
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận được thực hiện dựa trên quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế tại Công ty Dược Đà Nẵng. Như tác giả đã tự nhận xét trong lời mở đầu, do giới hạn về mặt lý luận và thời gian khảo sát thực tế nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót nhất định.
Phạm vi nghiên cứu chủ yếu tập trung sâu vào nghiệp vụ mua hàng và tổng hợp chứng từ theo phương pháp kiểm kê định kỳ tại các cửa hàng, kho hàng. Do đó, các hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát chi tiết hơn đối với hạch toán chi phí giá thành tại phân xưởng sản xuất, phân tích chuyên sâu hạch toán bán buôn - bán lẻ tại từng quầy hàng và việc ứng dụng phần mềm kế toán tự động hóa thay thế việc lập các bảng kê thủ công.
Giá trị tham khảo
Tài liệu này là nguồn tư liệu thực tế hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về đề tài hạch toán hàng tồn kho, hạch toán lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại.
- Kế toán viên và cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm, vật tư y tế tham khảo về quy trình kiểm nhận, luân chuyển chứng từ nhập kho theo tiêu chuẩn ngành dược và mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp.
- Những người nghiên cứu quan tâm đến việc vận dụng phương pháp Kiểm kê định kỳ kết hợp hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trong thực tế hạch toán tại Việt Nam.
Câu hỏi thường gặp
1. Đề tài khóa luận được thực hiện tại đơn vị nào và do ai hướng dẫn?
Đề tài "Hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty Dược Đà Nẵng" được tác giả thực hiện trong quá trình thực tập tại Phòng Kế toán tài chính của Công ty Dược Đà Nẵng (DAPHACO), dưới sự hướng dẫn chuyên môn của giáo viên Trần Thượng Bích La.
2. Công ty Dược Đà Nẵng áp dụng hình thức sổ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào?
Công ty Dược Đà Nẵng áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (có sử dụng các tờ kê tài khoản để giảm khối lượng công việc) và lựa chọn phương pháp Kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho (sử dụng tài khoản TK 611 - chi tiết TK 6112 để phản ánh quá trình mua hàng hóa).
3. Quy mô vốn kinh doanh và kết quả lợi nhuận của DAPHACO giai đoạn 1996–2000 biến động như thế nào?
Đến cuối năm 2000, nguồn vốn kinh doanh của công ty đạt 3,4 tỷ đồng (trong đó vốn ngân sách cấp là 740 triệu đồng). Lợi nhuận của công ty tăng trưởng liên tục qua các mốc thời gian: năm 1996 đạt 166 triệu đồng, năm 1998 đạt 418 triệu đồng và năm 2000 đạt 508 triệu đồng.
4. Mạng lưới cơ sở trực thuộc và cơ cấu bộ máy quản lý của công ty gồm những bộ phận nào?
Mạng lưới trực thuộc của công ty gồm 1 Cửa hàng trung tâm đa chức năng, 2 kho, 13 cửa hàng chuyên sâu, các quầy bán sỉ lẻ và 1 phân xưởng sản xuất. Cơ cấu quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Ban Giám đốc (1 Giám đốc, 2 Phó Giám đốc) và 4 phòng ban chức năng: Phòng Kế hoạch - Kinh doanh, Phòng KCS, Phòng Tổ chức hành chính và Phòng Kế toán tài vụ.
5. Nghiệp vụ mua hàng ngày 03/11/2003 tại Kho 2 Lê Duẩn phát sinh với đơn vị nào và có giá trị bao nhiêu?
Nghiệp vụ mua hàng ngày 03/11/2003 phát sinh giữa Kho 2 Lê Duẩn (Công ty Dược Đà Nẵng) với Công ty TNHH Dược phẩm Cẩm Tú theo Hóa đơn GTGT số 8773. Đơn hàng gồm 7 mặt hàng dược phẩm với tổng tiền hàng chưa thuế là 66.722.970 đồng, tiền thuế GTGT (thuế suất 5%) là 3.336.148 đồng, tổng giá trị thanh toán là 70.059.118 đồng.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp "Hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty Dược Đà Nẵng" đã phản ánh toàn diện bức tranh lý luận và thực tiễn tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong một doanh nghiệp thương mại - sản xuất ngành dược phẩm. Thông qua việc phân tích hệ thống chứng từ, phương pháp kiểm kê định kỳ và hình thức Chứng từ ghi sổ trên các số liệu thực tế, nghiên cứu đã làm rõ quy trình quản lý dòng vận động của hàng hóa từ khâu thu mua, dự trữ đến tiêu thụ. Tài liệu cung cấp cơ sở dữ liệu thực chứng có giá trị cho việc nghiên cứu và hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp thương mại có quy mô phân tán.
