Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh kỷ nguyên số và sự chuyển dịch mạnh mẽ của hành vi người tiêu dùng, hoạt động tiếp thị truyền thông số (Digital Marketing) đã trở thành một cấu phần trọng yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Khách hàng ngày nay có xu hướng chủ động tìm kiếm thông tin và tự do lựa chọn phương thức mua sắm đa kênh. Trước sự cạnh tranh gay gắt trên môi trường trực tuyến, các doanh nghiệp buộc phải tìm kiếm những phương thức tiếp thị vừa tối ưu hóa chi phí vận hành, vừa đảm bảo khả năng tiếp cận chuẩn xác đến tệp khách hàng mục tiêu tiềm năng.

Trong số các mô hình tiếp thị hiện đại, tiếp thị thu hút (Inbound Marketing) nổi lên như một giải pháp bền vững nhằm thu hút công chúng một cách tự nhiên và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi mua hàng (CRO - Conversion Rate Optimization). Đóng vai trò hạt nhân trong mô hình Inbound Marketing là hoạt động tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO - Search Engine Optimization). SEO không chỉ giúp gia tăng lưu lượng truy cập tự nhiên (Organic Traffic) vào trang web mà còn cải thiện vị thế nhận diện thương hiệu trên các trang kết quả tìm kiếm (SERP - Search Engine Results Page) của Google mà không làm phát sinh chi phí cho từng lượt nhấp chuột như quảng cáo trả phí.

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của thị trường dịch vụ SEO tại Việt Nam và quá trình tham gia thực tập tại Công ty TNHH TOS (Top On Search), tác giả Võ Thị Phương Hà đã thực hiện đề tài: "Phân tích hoạt động và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả của quy trình thực hiện dự án SEO website cho VITA Clinic tại Công ty TNHH TOS".

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Phân tích và đánh giá thực trạng các hoạt động trong quy trình thực hiện dự án SEO tại Công ty TNHH TOS, lấy trường hợp điển hình là dự án tối ưu hóa website cho khách hàng VITA Clinic.
  2. Tổng hợp cơ sở lý thuyết và kinh nghiệm thực tế về SEO nhằm phát hiện các hạn chế, điểm nghẽn trong quy trình phối hợp, chất lượng nội dung và tiến độ bàn giao.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp khả thi, phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, đẩy nhanh tiến độ thực hiện và đảm bảo hoàn thành các chỉ số KPI cam kết cho dự án VITA Clinic.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động và quy trình tiếp nhận, triển khai dự án SEO website dành cho khách hàng VITA Clinic tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Bộ phận dự án SEO thuộc Công ty TNHH TOS tại TP. Hồ Chí Minh.
  • Phạm vi thời gian: Kỳ thực tập tốt nghiệp kéo dài 3 tháng (thời điểm hoàn thành báo cáo: tháng 12 năm 2022; các dữ liệu phân tích tập trung vào giai đoạn tháng 10 – tháng 11 năm 2022 cùng dữ liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019 – 2021).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và khái niệm áp dụng

Báo cáo dựa trên nền tảng lý thuyết tiếp thị kỹ thuật số và quy trình triển khai dịch vụ SEO trong mô hình doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B):

  • Khái niệm SEO và Inbound Marketing: Mối quan hệ tương hỗ giữa chiến lược nội dung chuẩn SEO và mô hình thu hút khách hàng tự nhiên nhằm gia tăng tỷ lệ chuyển đổi.
  • Kỹ thuật tối ưu hóa Onpage và Offpage:
    • Onpage SEO: Nghiên cứu từ khóa, tối ưu hóa cấu trúc nội dung, thẻ tiêu đề (Title), đoạn mô tả ngắn (Meta Description), phân bổ tiêu đề phụ (Heading), định dạng danh sách (Bullet points), định dạng hình ảnh chuẩn ý định tìm kiếm (Search Intent) và kỹ thuật chuyển đổi định dạng văn bản sang mã nguồn (Text-to-code) trên hệ thống quản trị nội dung (CMS).
    • Offpage SEO: Xây dựng và quản trị mạng lưới trang web vệ tinh nhằm điều hướng liên kết và gia tăng thẩm quyền cho website chính.
  • Hệ thống chỉ số và công cụ đo lường: Sử dụng các chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI), tỷ lệ nhấp chuột (CTR), thứ hạng từ khóa trên Google SERP kết hợp cùng các nền tảng phân tích kỹ thuật gồm Google Search Console (GSC), Google Analytics (GA) và phần mềm phân tích chỉ số website SEMrush.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp ba phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

  1. Phương pháp thu thập thông tin và dữ liệu nội bộ: Khai thác các tài liệu giới thiệu tổ chức, cơ cấu nhân sự, hồ sơ dự án, bảng kế hoạch phân bổ công việc và báo cáo tài chính nội bộ của Công ty TNHH TOS.
  2. Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích từng mắt xích trong chuỗi quy trình tiếp nhận – triển khai dự án, đối chiếu giữa tiêu chuẩn lý thuyết về bài viết chuẩn SEO với các lỗi kỹ thuật phát sinh trong thực tế triển khai cho VITA Clinic.
  3. Phương pháp phân tích số liệu thực tế: Khai thác và xử lý dữ liệu định lượng từ các báo cáo kế hoạch tháng 10/2022, tháng 11/2022, biểu đồ tăng trưởng lưu lượng truy cập từ Google Search Console của các website vệ tinh và dữ liệu biến động thứ hạng từ khóa do cập nhật thuật toán.

Nguồn dữ liệu

  • Dữ liệu sơ cấp: Nhật ký công việc hằng ngày của vị trí thực tập sinh nội dung SEO (SEO Content Intern), bao gồm quá trình tối ưu Onpage, đăng tải CMS và tương tác nội bộ.
  • Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2019 – 2021 của Công ty TNHH TOS; dữ liệu kỹ thuật từ SEMrush và Google Search Console của dự án VITA Clinic và các site vệ tinh (vncare.net, thetips.vn, trangda.vn); tài liệu tham khảo chuyên ngành của Hiền Trần (2019).

Nội dung chính theo từng phần của báo cáo

Phần 1: Mở đầu

Phần mở đầu xác lập tính cấp thiết của việc chuẩn hóa quy trình thực hiện dự án SEO tại các agency tiếp thị số. Tác giả trình bày mục tiêu nghiên cứu, phạm vi không gian và thời gian, cùng cấu trúc tổng thể của bài báo cáo. Đồng thời, tác giả làm rõ vai trò của vị trí thực tập sinh nội dung SEO tại Công ty TNHH TOS: chịu trách nhiệm nghiên cứu từ khóa, kiểm tra chất lượng bài viết, biên tập và bổ sung nội dung đạt chuẩn SEO, đăng tải bài viết lên hệ thống CMS của khách hàng, theo dõi thứ hạng từ khóa và thực hiện báo cáo tiến độ định kỳ.

Phần 2: Hiện trạng hoạt động tại Công ty TNHH TOS và dự án SEO VITA Clinic

Tổng quan về Công ty TNHH TOS

Công ty TNHH TOS được thành lập vào năm 2016 bởi ông Nguyễn Đức Hiếu (Giám đốc điều hành) và ông Bùi Vũ Long (Giám đốc kinh doanh), có mã số thuế là 0313898409, trụ sở chính đặt tại số 251/52 Lê Quang Định, Phường 7, Quận Bình Thạnh, TP.HCM. Doanh nghiệp thiết lập 3 văn phòng làm việc tại TP.HCM (Quận 4) và TP. Đà Nẵng (Quận Hải Châu).

Tiêu chí Thông tin chi tiết
Tên công ty Công ty TNHH TOS
Năm thành lập 2016
Người đại diện Nguyễn Đức Hiếu
Lĩnh vực kinh doanh Cung cấp dịch vụ SEO toàn diện cho website
Mã số thuế 0313898409
Trụ sở chính 251/52 Lê Quang Định, Phường 7, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
Văn phòng đại diện VP 1: Lầu 4 Tòa nhà Nguyên Giáp, 42/37 Hoàng Diệu, Q.4, TP.HCM
VP 2: Lầu 3 Tòa nhà Nam Phương, 68 Hoàng Diệu, Q.4, TP.HCM
VP 3: Lầu 6 DanaBook, 76-78 Bạch Đằng, Q. Hải Châu, Đà Nẵng
Sứ mệnh Search Agency uy tín – cam kết tăng trưởng bền vững
Giá trị cốt lõi • Cán bộ, nhân viên: "Đã nhận là làm, đã làm là làm đến nơi đến chốn"
• Cán bộ chủ lực: "Get It Done and Go Home"
• Với khách hàng: "Tốc độ, kết quả, tất cả"

Cơ cấu nhân sự của TOS được phân định thành: Ban Giám Đốc (BOD), Khối văn phòng (Nhân sự, Tài chính), Phòng R&D, Phòng SEO, Phòng Truyền thông (quản trị cộng đồng Martech trên 21.000 thành viên), Phòng Phát triển kinh doanh (BD), Phòng Dịch vụ khách hàng (Account) và Phòng Kỹ thuật (IT). TOS là đối tác tiêu biểu đầu tiên của nền tảng SEMrush tại Việt Nam, phục vụ nhiều khách hàng doanh nghiệp lớn như Kotex, VITA Clinic, ISSP, Tiki, Shopee, Lazada, Vincom trong bối cảnh cạnh tranh với các đối thủ như GTV SEO, SEONGON, SEODO.

Về kết quả kinh doanh giai đoạn 2019 – 2021:

  • Doanh thu thuần duy trì đà tăng trưởng qua các năm bất chấp tác động của đại dịch Covid-19.
  • Lợi nhuận sau thuế có sự phục hồi rõ rệt từ mức -32.443.784 VNĐ (năm 2019) sang mức lợi nhuận dương trong năm 2020 và 2021.

Phân tích thực trạng quy trình thực hiện dự án SEO cho VITA Clinic

Tác giả tập trung phân tích bước 9 (giai đoạn thực hiện, triển khai dự án) theo sơ đồ quy trình tiếp nhận dự án của TOS:

  • Cam kết KPI và kế hoạch triển khai: Đánh giá KPI và kế hoạch phân bổ công việc theo tuần trong tháng 11/2022 nhằm đảm bảo tiến độ cam kết với khách hàng VITA Clinic.
  • Hoạt động của mạng lưới website vệ tinh: Đánh giá hiệu suất của các website vệ tinh thuộc TOS gồm vncare.net, thetips.vn, và trangda.vn dựa trên dữ liệu Google Search Console trong 3 tháng nhằm hỗ trợ truyền dẫn lực đẩy SEO cho domain chính.
  • Tình trạng kỹ thuật và nội dung bài viết: Khảo sát tình trạng website VITA Clinic khi tiếp nhận cho thấy tồn tại nhiều lỗi kỹ thuật như hình ảnh không hiển thị, bài viết chưa tối ưu thẻ Heading và định dạng văn bản thô. Sau khi rà soát và khắc phục, các lỗi cơ bản đã được xử lý.
  • Các yếu tố cản trở tiến độ:
    1. Biến động thuật toán Google: Các đợt cập nhật thuật toán định kỳ của Google làm ảnh hưởng trực tiếp đến thứ hạng từ khóa mục tiêu.
    2. Chậm trễ bàn giao từ cộng tác viên (CTV): Sự sai lệch về tiến độ giao bài viết giữa TOS và CTV viết bài làm dồn ứ khối lượng công việc kiểm duyệt.
    3. Thời gian duyệt bài kéo dài từ khách hàng: Quy trình phản hồi và xét duyệt nội dung từ phía đại diện VITA Clinic còn nhiều bất cập, phát sinh nhiều lỗi sửa lặp lại làm chậm tiến độ đăng tải lên CMS.

Phần 3: Nhận xét và đề xuất giải pháp cải thiện tiến độ và chất lượng dự án SEO VITA Clinic

Dựa trên thực trạng tháng 11/2022, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp cụ thể:

1. Phân bổ và sắp xếp nhân lực hợp lý và kịp thời cho từng giai đoạn

Tối ưu hóa cơ chế phối hợp giữa Trưởng nhóm, Người chịu trách nhiệm chính (PIC), Nhân viên hỗ trợ và Thực tập sinh. Cần phân định rõ định mức công việc theo từng mốc thời gian tuần, tránh tình trạng quá tải cục bộ ở khâu biên tập và kiểm định nội dung.

2. Cải thiện tốc độ bàn giao và chất lượng nội dung bài viết trước khi đăng tải

Xây dựng và chuẩn hóa bộ tiêu chuẩn kiểm duyệt bài viết chuẩn SEO bắt buộc áp dụng trước khi đưa lên CMS:

Thành phần tối ưu Yêu cầu kỹ thuật chuẩn SEO
Tiêu đề (Title) Độ dài vừa phải, không vượt quá giới hạn hiển thị nhằm tránh hiện tượng bị cắt cụt trên Google SERP; chứa từ khóa chính ở đầu câu.
Đoạn mô tả (Meta Description) Súc tích, phản ánh đúng trọng tâm ý định tìm kiếm của người dùng và kích thích tỷ lệ nhấp chuột (CTR).
Tiêu đề phụ (Headings) Phân cấp hợp lý (H2, H3), bao quát các khía cạnh liên quan của chủ đề để được hiển thị phụ trợ trên trang kết quả tìm kiếm.
Ý định tìm kiếm hình ảnh Xác định chính xác Search Intent dạng hình ảnh của người đọc, thiết kế hình ảnh độc quyền và bố trí đúng ngữ cảnh bài viết.
Cấu trúc trình bày Tận dụng danh sách liệt kê (Bullet points) để tóm lược thông tin ngắn gọn, tăng trải nghiệm đọc và giữ chân người dùng.
Công cụ hỗ trợ kỹ thuật Ứng dụng công cụ chuyển đổi nhanh văn bản thô (Text) sang mã nguồn HTML/code để rút ngắn thời gian dàn trang trên hệ thống CMS.

3. Tìm kiếm lỗi chung nhằm cải thiện tốc độ duyệt bài của đại diện VITA Clinic

Thực hiện thống kê, phân loại các nhóm lỗi thường bị đại diện khách hàng VITA Clinic phản hồi và yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần. Nhóm dự án cần thiết lập danh mục kiểm tra chất lượng (QC Checklist) nội bộ dựa trên các lỗi lặp lại này, đảm bảo bài viết gửi sang khách hàng đạt tỷ lệ duyệt ngay từ lần đầu, giảm thiểu thời gian chờ đợi.

4. Trao quyền và nâng cao tính chủ động cho nhóm phụ trách chính dự án

Tác giả đề xuất sơ đồ quy trình cải tiến khi tiếp nhận và triển khai dự án SEO. Trong đó, trao quyền tự chủ đánh giá tình hình thực tế và ra quyết định xử lý tình huống cho nhóm PIC dự án, giúp đội ngũ phản ứng linh hoạt trước biến động thuật toán hoặc yêu cầu phát sinh mà không phải chờ đợi qua nhiều tầng xét duyệt trung gian.


Phần 4: Kết luận

Báo cáo tổng kết lại những giá trị đạt được của Công ty TNHH TOS trong việc duy trì năng lực cam kết dịch vụ và khẳng định vị thế thương hiệu trên thị trường agency. Dù quy trình tiếp nhận và vận hành còn tồn tại một số bất cập về phối hợp liên bên, tinh thần trách nhiệm và tốc độ phản hồi chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự vẫn là nền tảng cốt lõi giúp TOS giữ vững uy tín với khách hàng. Đồng thời, tác giả đúc kết các bài học kinh nghiệm chuyên môn về Onpage, Offpage và quản trị dự án thực tế tích lũy được trong 3 tháng thực tập.


Kết quả và đóng góp

Kết quả chính từ nghiên cứu thực tế

  • Khảo sát và hệ thống hóa toàn bộ chuỗi quy trình tiếp nhận, xử lý và triển khai dự án dịch vụ SEO tại một Search Agency chuyên nghiệp (TOS).
  • Đánh giá chi tiết kết quả thực hiện dự án SEO cho VITA Clinic trong giai đoạn tháng 10 – tháng 11/2022, đối chiếu các chỉ số KPI, hiệu suất của hệ thống website vệ tinh (vncare.net, thetips.vn, trangda.vn) và trạng thái khắc phục lỗi kỹ thuật website.
  • Bóc tách chính xác các nguyên nhân gây chậm tiến độ: sự phụ thuộc vào CTV nội dung, độ trễ xét duyệt từ phía đối tác khách hàng và sự xáo trộn thứ hạng do thuật toán tìm kiếm của Google thay đổi.

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  • Đóng góp giải pháp vận hành: Đề xuất sơ đồ tiếp nhận dự án SEO cải tiến nhằm phân định quyền hạn rõ ràng hơn cho nhóm triển khai trực tiếp.
  • Đóng góp giải pháp chuyên môn: Thiết lập bảng tiêu chuẩn bài viết chuẩn SEO chi tiết (Bảng 3.1) kết hợp danh mục lỗi thường gặp (QC checklist) và công cụ chuyển đổi text-to-code, giúp agency rút ngắn thời gian xử lý nội dung trên CMS và tăng tỷ lệ phê duyệt bài viết từ khách hàng doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế nghiên cứu:
    • Thời gian thực tập và thu thập dữ liệu bị giới hạn trong khung thời gian 3 tháng của kỳ thực tập tốt nghiệp.
    • Phạm vi dữ liệu phân tích chuyên sâu tập trung vào một dự án đơn lẻ (VITA Clinic) thuộc phân khúc dịch vụ thẩm mỹ/làm đẹp trong giai đoạn cuối năm 2022, chưa bao quát toàn bộ các ngành hàng khác mà TOS đang cung cấp dịch vụ.
    • Tác giả tự nhận định do kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên các đề xuất mang tính giải pháp tình thế theo thực trạng giai đoạn thực tập.
  • Hướng nghiên cứu mở rộng:
    • Mở rộng phạm vi khảo sát quy trình SEO sang nhiều nhóm ngành đặc thù khác (Thương mại điện tử, Bất động sản, Giáo dục, Tài chính).
    • Nghiên cứu các giải pháp ứng phó dài hạn trước các bản cập nhật thuật toán cốt lõi (Core Updates) của Google đối với hệ thống website doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  1. Sinh viên chuyên ngành Marketing và Quản trị Kinh doanh: Cung cấp góc nhìn thực tế về phương thức vận hành của một Digital Agency chuyên về SEO tại Việt Nam, cơ cấu tổ chức phòng ban và quy trình phối hợp liên bộ phận (BD, Account, SEO, IT, R&D).
  2. Thực tập sinh và nhân viên SEO Content: Tham khảo bộ quy chuẩn tối ưu hóa bài viết chuẩn SEO Onpage, phương pháp lập kế hoạch từ khóa, kỹ thuật xử lý Search Intent dạng hình ảnh, và cách ứng dụng công cụ chuyển đổi nội dung lên CMS.
  3. Người thực hiện đề tài tốt nghiệp cùng định hướng: Cung cấp cấu trúc báo cáo thực tập chuẩn mực, phương pháp phân tích thực trạng dự án dựa trên số liệu công cụ thực tế (GSC, SEMrush) và kỹ năng đề xuất giải pháp bám sát thực trạng doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH TOS được thành lập vào thời gian nào và do ai sáng lập?
Công ty TNHH TOS được thành lập chính thức vào năm 2016 bởi ông Nguyễn Đức Hiếu (Giám đốc điều hành) và ông Bùi Vũ Long (Giám đốc kinh doanh).

2. Phòng Dịch vụ khách hàng (Account) tại TOS có nhiệm vụ cụ thể gì trong quy trình dự án?
Phòng Account đóng vai trò cầu nối giữa khách hàng và nhóm thực hiện dự án. Phòng có nhiệm vụ tiếp nhận nhu cầu, nghiên cứu kế hoạch đề xuất, giải đáp thắc mắc, gửi báo cáo tiến độ hàng tuần và đảm bảo khách hàng nắm bắt đầy đủ thông tin về dự án.

3. Dự án SEO VITA Clinic đã sử dụng những website vệ tinh nào để hỗ trợ đẩy mạnh hiệu quả?
Dự án sử dụng mạng lưới website vệ tinh nội bộ của TOS gồm 3 trang web chính: vncare.net, thetips.vn, và trangda.vn (được theo dõi và đánh giá hiệu suất qua Google Search Console).

4. Đâu là những rào cản chính ảnh hưởng đến tiến độ dự án SEO VITA Clinic trong giai đoạn phân tích?
Có ba rào cản chính gồm: sự biến động thứ hạng do Google cập nhật thuật toán, sự chậm trễ trong thời gian bàn giao bài viết giữa TOS và cộng tác viên, và thời gian chờ đợi phản hồi, duyệt bài kéo dài cùng nhiều yêu cầu chỉnh sửa lặp lại từ phía đại diện khách hàng VITA Clinic.

5. Tác giả đã đề xuất những giải pháp kỹ thuật cụ thể nào để nâng cao chất lượng bài viết chuẩn SEO?
Tác giả đề xuất áp dụng tiêu chuẩn bài viết chuẩn SEO nghiêm ngặt (tối ưu tiêu đề không bị khuyết trên SERP, meta description súc tích, phân bổ thẻ heading phụ, chèn bullet points), tối ưu hình ảnh theo Search Intent và sử dụng công cụ chuyển đổi văn bản sang định dạng code để tối ưu tốc độ xuất bản lên CMS.


Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Võ Thị Phương Hà đã phản ánh một cách toàn diện và khách quan quy trình thực hiện dự án SEO website cho khách hàng VITA Clinic tại Công ty TNHH TOS. Thông qua việc phân tích thực trạng phối hợp giữa các phòng ban, kiểm định dữ liệu kỹ thuật từ GSC và SEMrush, cùng việc nhận diện các nút thắt trong khâu sản xuất nội dung, tác giả đã đưa ra 4 nhóm giải pháp thiết thực nhằm chuẩn hóa chất lượng bài viết và nâng cao hiệu quả vận hành của dự án. Đây là tài liệu học thuật và thực tiễn có giá trị tham khảo cao đối với sinh viên ngành Marketing cũng như các nhân sự đang làm việc trong lĩnh vực Digital Marketing Agency.