Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, việc ra quyết định ngắn hạn chính xác và kịp thời đóng vai trò then chốt trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Công ty cổ phần Pymepharco, một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh dược phẩm với hơn 400 loại sản phẩm, đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc tổ chức thông tin kế toán quản trị (KTQT) phục vụ cho các quyết định ngắn hạn. Theo ước tính, hệ thống phân phối của Công ty phủ rộng khắp Việt Nam với gần 300 khách hàng đại lý, đồng thời mở rộng xuất khẩu sang các thị trường Lào và Campuchia. Tuy nhiên, công tác tổ chức thu thập và cung cấp thông tin KTQT tại đây còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả ra quyết định quản trị.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc phân tích cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty cổ phần Pymepharco, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng thông tin, hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Phạm vi nghiên cứu bao gồm hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty trong giai đoạn gần đây, với trọng tâm là các quyết định ngắn hạn liên quan đến giá bán, sản xuất, mua ngoài, và quản lý tín dụng khách hàng. Ý nghĩa nghiên cứu được thể hiện qua việc cải thiện các chỉ số hiệu quả quản trị như tăng lợi nhuận, giảm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường dược phẩm.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai lý thuyết trọng tâm: lý thuyết về quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp và lý thuyết về thông tin kế toán quản trị phục vụ ra quyết định. Quyết định ngắn hạn được định nghĩa là các quyết định có thời gian hiệu lực dưới một năm, không đòi hỏi đầu tư tài sản cố định mới, tập trung vào việc khai thác năng lực sản xuất hiện có nhằm tối đa hóa lợi nhuận trong ngắn hạn. Các khái niệm chính bao gồm:

  • Thông tin thích hợp: Thông tin phải liên quan đến tương lai và có sự khác biệt giữa các phương án lựa chọn.
  • Chi phí thích hợp: Chi phí liên quan trực tiếp đến các phương án ra quyết định, loại trừ chi phí chìm và chi phí không thay đổi.
  • Quy trình ra quyết định ngắn hạn: Bao gồm xác định vấn đề, lựa chọn tiêu chuẩn, xác định phương án, xây dựng mô hình, thu thập dữ liệu và ra quyết định.
  • Các loại quyết định ngắn hạn phổ biến: Chấp nhận đơn hàng đặc biệt, ngừng hay tiếp tục sản xuất một ngành hàng, tự sản xuất hay mua ngoài, bán ngay nửa thành phẩm hay tiếp tục sản xuất, và quyết định giá bán.

Lý thuyết về tổ chức thông tin KTQT nhấn mạnh việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin quá khứ và dự đoán tương lai nhằm hỗ trợ các quyết định quản trị. Thông tin quá khứ được thu thập qua hệ thống chứng từ kế toán và báo cáo nội bộ, trong khi thông tin tương lai dựa trên dự toán, phân tích chi phí và dự báo thị trường.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng nhằm đánh giá thực trạng tổ chức thông tin KTQT tại Công ty cổ phần Pymepharco. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm các bộ phận kế toán quản trị, quản lý sản xuất và kinh doanh trong Công ty, với phương pháp chọn mẫu theo tiêu chí thuận tiện và đại diện cho các phòng ban liên quan.

Nguồn dữ liệu chính gồm:

  • Dữ liệu sơ cấp: thu thập qua quan sát thực tế, phỏng vấn các cán bộ quản lý và nhân viên kế toán quản trị.
  • Dữ liệu thứ cấp: các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, dự toán chi phí, bảng phân tích chênh lệch và các tài liệu nội bộ của Công ty.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp so sánh đối chiếu giữa lý thuyết và thực tiễn, phân tích chi phí - lợi nhuận, và đánh giá mức độ thích hợp của thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn. Timeline nghiên cứu kéo dài trong vòng 12 tháng, bao gồm các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng tổ chức thông tin KTQT tại Pymepharco còn nhiều hạn chế: Mặc dù Công ty có hệ thống báo cáo đa dạng như báo cáo doanh thu, chi phí sản xuất, và phân tích chênh lệch, nhưng việc thu thập và xử lý thông tin chưa đồng bộ, dẫn đến tình trạng báo cáo không kịp thời và thiếu thông tin chi tiết phục vụ cho các quyết định ngắn hạn. Ví dụ, báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp chưa được cập nhật đầy đủ theo từng phân xưởng, ảnh hưởng đến việc xác định giá thành sản phẩm chính xác.

  2. Thông tin kế toán quản trị chưa được sử dụng hiệu quả trong các quyết định ngắn hạn: Qua phân tích các quyết định như chấp nhận đơn hàng đặc biệt, tự sản xuất hay mua ngoài, và quyết định giá bán, chỉ khoảng 60% các quyết định dựa trên thông tin KTQT đầy đủ và chính xác. Nhiều quyết định vẫn dựa vào kinh nghiệm hoặc thông tin không thích hợp, làm giảm hiệu quả kinh doanh.

  3. Công tác lập dự toán và phân tích chi phí chưa được hoàn thiện: Dự toán chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chưa phản ánh chính xác biến động thực tế, dẫn đến sai lệch trong việc xác định giá bán và lợi nhuận mục tiêu. Tỷ lệ chênh lệch giữa dự toán và thực tế có thể lên đến 15-20% trong một số kỳ báo cáo.

  4. Hệ thống báo cáo KTQT chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý: Các báo cáo thường xuyên và định kỳ chưa được thiết kế phù hợp với từng tình huống ra quyết định ngắn hạn, thiếu các bảng phân tích chi tiết về chi phí biến đổi và định phí trực tiếp, làm hạn chế khả năng phân tích và lựa chọn phương án tối ưu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chưa xây dựng quy trình xử lý và cung cấp thông tin KTQT một cách hệ thống và đồng bộ giữa các phòng ban. So sánh với các nghiên cứu trong ngành dược phẩm và các doanh nghiệp sản xuất khác, Pymepharco còn thiếu sự tích hợp thông tin giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, cũng như chưa áp dụng đầy đủ các công cụ phân tích chi phí - lợi nhuận trong ra quyết định.

Việc thiếu thông tin thích hợp và kịp thời làm giảm khả năng tận dụng năng lực sản xuất hiện có, ảnh hưởng đến lợi nhuận ngắn hạn và sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường. Ví dụ, trong quyết định chấp nhận đơn hàng đặc biệt, nếu không có thông tin chính xác về chi phí biến đổi và công suất máy móc, nhà quản trị có thể từ chối các đơn hàng có lợi hoặc chấp nhận các đơn hàng gây lỗ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ so sánh chi phí dự toán và thực tế, bảng phân tích chênh lệch lợi nhuận theo từng phương án quyết định, và sơ đồ quy trình xử lý thông tin KTQT để minh họa rõ ràng hơn về các điểm mạnh và điểm yếu trong tổ chức thông tin hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng quy trình xử lý và cung cấp thông tin KTQT đồng bộ, kịp thời: Thiết lập quy trình chuẩn hóa thu thập, phân loại và tổng hợp thông tin kế toán quản trị, đảm bảo các báo cáo phục vụ ra quyết định ngắn hạn được cập nhật đầy đủ và đúng hạn. Thời gian thực hiện dự kiến trong 6 tháng, do phòng Kế toán quản trị chủ trì phối hợp với các phân xưởng sản xuất.

  2. Hoàn thiện hệ thống báo cáo KTQT chuyên biệt cho các quyết định ngắn hạn: Phát triển các mẫu báo cáo chi tiết về chi phí biến đổi, định phí trực tiếp, số dư đảm phí và phân tích chênh lệch lợi nhuận theo từng phương án quyết định. Mục tiêu nâng tỷ lệ sử dụng thông tin KTQT trong ra quyết định lên trên 85% trong vòng 1 năm.

  3. Đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên kế toán quản trị và nhà quản lý: Tổ chức các khóa đào tạo về phân tích chi phí, dự toán ngân sách và ứng dụng thông tin KTQT trong ra quyết định ngắn hạn nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng sử dụng thông tin. Thời gian triển khai trong 3 tháng, do phòng Nhân sự phối hợp với chuyên gia bên ngoài thực hiện.

  4. Áp dụng công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý và phân tích dữ liệu KTQT: Đầu tư hệ thống phần mềm kế toán quản trị tích hợp, giúp tự động hóa thu thập và xử lý dữ liệu, giảm thiểu sai sót và tăng tính kịp thời của thông tin. Kế hoạch triển khai trong 12 tháng, do Ban Giám đốc và phòng Công nghệ thông tin phối hợp thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản trị doanh nghiệp ngành dược phẩm: Giúp hiểu rõ vai trò của thông tin KTQT trong ra quyết định ngắn hạn, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và cạnh tranh trên thị trường.

  2. Phòng kế toán quản trị và tài chính: Cung cấp kiến thức và phương pháp tổ chức thông tin kế toán quản trị phù hợp với đặc thù doanh nghiệp sản xuất dược phẩm, hỗ trợ công tác báo cáo và phân tích.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán quản trị, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo thực tiễn về ứng dụng lý thuyết kế toán quản trị trong doanh nghiệp cụ thể, giúp phát triển nghiên cứu sâu hơn về lĩnh vực này.

  4. Các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh có quy mô tương tự: Có thể áp dụng các giải pháp và quy trình tổ chức thông tin KTQT được đề xuất để cải thiện công tác ra quyết định ngắn hạn, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Câu hỏi thường gặp

  1. Thông tin kế toán quản trị có vai trò gì trong ra quyết định ngắn hạn?
    Thông tin KTQT cung cấp dữ liệu chính xác, kịp thời và thích hợp giúp nhà quản trị đánh giá các phương án, tối đa hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro trong các quyết định ngắn hạn như giá bán, sản xuất hay mua ngoài.

  2. Làm thế nào để xác định thông tin thích hợp cho quyết định ngắn hạn?
    Thông tin thích hợp phải liên quan đến tương lai và có sự khác biệt giữa các phương án lựa chọn, loại trừ các chi phí chìm và chi phí không thay đổi, giúp nhà quản trị tập trung vào các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh.

  3. Quy trình tổ chức thông tin KTQT tại Pymepharco hiện nay có điểm gì cần cải thiện?
    Quy trình hiện tại thiếu sự đồng bộ và kịp thời trong thu thập, xử lý thông tin, báo cáo chưa chi tiết và chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu ra quyết định ngắn hạn, dẫn đến việc sử dụng thông tin chưa hiệu quả.

  4. Các giải pháp nào giúp nâng cao chất lượng thông tin KTQT phục vụ ra quyết định?
    Xây dựng quy trình chuẩn hóa, hoàn thiện hệ thống báo cáo chuyên biệt, đào tạo nhân viên và ứng dụng công nghệ thông tin là những giải pháp thiết thực giúp cải thiện chất lượng và hiệu quả sử dụng thông tin KTQT.

  5. Làm sao để áp dụng kết quả nghiên cứu này cho các doanh nghiệp khác?
    Các doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình tổ chức thông tin, các mẫu báo cáo và phương pháp phân tích chi phí - lợi nhuận được đề xuất, điều chỉnh phù hợp với đặc điểm hoạt động và quy mô của mình để nâng cao hiệu quả quản trị.

Kết luận

  • Thông tin kế toán quản trị đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ nhà quản trị Công ty cổ phần Pymepharco ra các quyết định ngắn hạn chính xác và kịp thời.
  • Thực trạng tổ chức thông tin KTQT tại Công ty còn nhiều hạn chế về tính đồng bộ, kịp thời và chi tiết, ảnh hưởng đến hiệu quả ra quyết định.
  • Các quyết định ngắn hạn như chấp nhận đơn hàng đặc biệt, tự sản xuất hay mua ngoài, và định giá sản phẩm chưa được hỗ trợ đầy đủ bởi thông tin KTQT thích hợp.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình xử lý thông tin, hệ thống báo cáo, đào tạo nhân sự và ứng dụng công nghệ nhằm nâng cao chất lượng thông tin KTQT phục vụ ra quyết định.
  • Tiếp theo, cần triển khai các giải pháp trong vòng 12 tháng và đánh giá hiệu quả định kỳ để đảm bảo cải thiện liên tục công tác quản trị tại Công ty.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản trị và sức cạnh tranh của doanh nghiệp bạn bằng cách áp dụng các giải pháp tổ chức thông tin kế toán quản trị phục vụ ra quyết định ngắn hạn đã được nghiên cứu và chứng minh hiệu quả tại Công ty cổ phần Pymepharco!