CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG DOANH NGHIỆP 1. QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN: ĐẶC ĐIỂM VÀ QUI TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về quyết định kinh doanh ngắn hạn Ra quyết định là một chức năng cơ bản của các nhà quản trị doanh nghiệp, nó được vận dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Quyết định kinh doanh là sự lựa chọn phương án kinh doanh thích hợp nhất từ nhiều phương án khác nhau, để thực hiện phương án có hiệu quả về mặt kinh tế và phù hợp với điều kiện kinh doanh của đơn vị [9, tr.
Căn cứ vào thời gian có hiệu lực, ảnh hưởng khi thực hiện quyết định kinh doanh, chúng ta có thể chia quyết định kinh doanh làm hai loại: - Quyết định kinh doanh ngắn hạn: là những quyết định mà thời gian hiệu lực, ảnh hưởng và thực thi thường chỉ liên quan đến một kỳ kế toán (dưới 1 năm). Xét về vốn đầu tư thì quyết định kinh doanh ngắn hạn là các quyết định không đòi hỏi vốn đầu tư lớn. - Quyết định kinh doanh dài hạn: là các quyết định liên quan đến quá trình đầu tư vốn để phục vụ mục tiêu lâu dài của tổ chức, hay nói một cách khác, đây là các quyết định liên quan đến vốn đầu tư dài hạn cho mục đích thu được lợi tức trong tương lai. Các quyết định dài hạn thường liên quan đến việc đầu tư vào các loại tài sản cố định (các tài sản dài hạn) như máy móc thiết bị, công trình nhà xưởng,.
Đặc điểm của quyết định ngắn hạn Thông thường mỗi tình huống quyết định ngắn hạn liên quan đến vấn đề sử dụng năng lực sản xuất hiện có, không cần thiết phải mua sắm hoặc xây dựng thêm tài sản cố định để tăng thêm năng lực sản xuất. Vai trò của kế toán lúc này là giúp nhà quản trị xác định phương cách có khả năng sinh lời nhất trong việc xác định năng lực sản xuất hiện có. Vì mỗi tình huống trong quyết định ngắn hạn ảnh hưởng chủ yếu đến thu nhập trong ngắn hạn, cho nên phương án lựa chọn thích hợp hơn trong mỗi quyết định là lợi nhuận mà doanh nghiệp sẽ thu được trong vòng một năm. Cách tiếp cận mà ta thường sử dụng là xác định các phương án để soạn thảo dự toán về thu nhập cho mỗi phương án rồi lựa chọn phương án tối ưu.
Tóm lại, các quyết định ngắn hạn có những đặc điểm sau: [8, tr.274] - Giải quyết những vấn đề cụ thể như: quyết định giá bán, quyết định tự sản xuất hay thuê ngoài gia công, quyết định mức tín dụng cho khách hàng. Những quyết định này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. - Khai thác năng lực sản xuất hiện có: các quyết định ngắn hạn không đòi hỏi đầu tư tài sản, máy móc và các tài sản dài hạn khác nên năng lực sản xuất của doanh nghiệp không thay đổi. - Mục tiêu lợi nhuận: quyết định ngắn hạn tận dụng năng lực sản xuất hiện có để giảm chi phí, tăng thu nhập và cuối cùng tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Thời gian thực hiện ngắn: quyết định ngắn hạn thường tác động đến các tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp nên thời gian đầu tư ngắn thường là 1 năm. Quy trình ra quyết định ngắn hạn [3, tr. Xác định vấn đề cần ra quyết định 2. Lựa chọn tiêu chuẩn Phân tích 3.
Xác định các phương án có thể xảy ra định lượng 4. Xây dựng mô hình ra quyết định Nhiệm vụ 5. Thu thập dữ liệu của kế toán Phân Phân tích thông quản trị tích tin thích hợp định tính 6. Ra quyết định Sơ đồ 1.
Sơ đồ ra quyết định quản trị ngắn hạn Vai trò của KTQT trong quá trình ra quyết định là cung cấp những thông tin thích hợp cho các nhà quản trị ra các quyết định quản trị khác nhau. Để cung cấp được những thông tin thích hợp cho mỗi tình huống quyết định, KTQT cần phải hiểu rõ qui trình ra quyết định cụ thể như sau: Bước 1: Xác định vấn đề cần ra quyết định. KTQT sẽ cung cấp các thông tin (dữ liệu) cho quá trình ra quyết định. Các thông tin này cần phải là thông tin phù hợp, chính xác và kịp thời.
Do đó, các nhân viên KTQT phải am hiểu các quyết định của nhà quản lý. Vai trò chủ yếu của nhân viên KTQT trong quá trình ra quyết định là cung cấp thông tin phù hợp cho các nhà quản trị ở các lĩnh vực, các cấp quản lý trong tổ chức để ra các quyết định. Ví dụ: Các vấn đề ra quyết định có thể là vấn đề đã rõ ràng, chẳng hạn như: Công ty nhận được một đơn hàng đặc biệt với mức giá thấp hơn mức giá 12 bình thường, vấn đề ra quyết định ở đây là chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng. Tuy nhiên, nhiều trường hợp vấn đề ra quyết định lại là vấn đề chưa rõ ràng và khá mơ hồ, chẳng hạn như: Khi nhu cầu về sản phẩm của công ty bị giảm sút.
Điều gì đã gây ra vấn đề này? Do sự gia tăng cạnh tranh, hay do chất lượng sản phẩm của công ty giảm, hay do sự xuất hiện loại sản phẩm mới trên thị trường? Bước 2: Lựa chọn tiêu chuẩn Sau khi đã xác định được vấn đề cần ra quyết định, nhà quản trị cần xác định tiêu chuẩn ra quyết định. Các tiêu chuẩn để ra quyết định có thể là tiêu chuẩn định tính và cũng có thể là các tiêu chuẩn định lượng. Ví dụ: - Tối đa hóa lợi nhuận. - Tăng thị phần - Giảm thiểu chi phí - Cải thiện hình ảnh của công ty trước công chúng.
Điều cần lưu ý là các tiêu chuẩn để ra quyết định có thể xung đột nhau, chẳng hạn như chi phí sản xuất cần được cắt giảm trong khi chất lượng sản phẩm cần phải được duy trì. Trong những trường hợp này, một tiêu chuẩn sẽ được lựa chọn làm mục tiêu và tiêu chuẩn kia sẽ là tiêu chuẩn ràng buộc. Bước 3: Xác định phương án Ra quyết định là việc lựa chọn một trong nhiều phương án khác nhau. Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình ra quyết định.
Nhà quản trị cần xác định các phương án có thể xảy ra từ đó lựa chọn cho mình phương án tối ưu. Ví dụ: Khi thiết bị sản xuất bị hỏng, có 2 phương án để lựa chọn ra quyết định: 13 - Phương án 1: Sữa chữa thiết bị - Phương án 2: Thay thế thiết bị Bước 4: Xây dựng mô hình ra quyết định Mô hình ra quyết định là một hình thức thể hiện đơn giản hóa bài toán ra quyết định, nó sẽ liên kết các yếu tố được liệt ra ở trên như tiêu chuẩn ra quyết định, các ràng buộc, và các phương án ra quyết định Bước 5: Thu thập dữ liệu Việc thu thập số liệu để phục vụ cho phân tích và ra quyết định của nhà quản trị có vai trò rất quan trọng đối với nhân viên KTQT. Nhân viên KTQT cung cấp thông tin hữu ích cần thiết cho việc ra quyết định cần phải đảm bảo các yêu cầu: ×Thích hợp: Tính thích hợp của thông tin cho từng bài toán ra quyết định là rất quan trọng. Những tình huống ra quyết định khác nhau cần những thông tin khác nhau cho phù hợp.
×Chính xác: Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định phải chính xác. Nếu thông tin không chính xác, quyết định sẽ dẫn đến sai lầm. ×Kịp thời: Thông tin là thích hợp và chính xác, nhưng sẽ không ý nghĩa nếu không kịp thời cho việc ra quyết định. Do vậy, ngoài yếu tố chính xác và thích hợp thì thông tin cần được cung cấp nhanh để kịp thời cho các quyết định.
Bước 6: Ra quyết định Mỗi khi bài toán ra quyết định được xác định, các tiêu chuẩn được lựa chọn, các phương án so sánh được nhận diện, và các số liệu liên quan đến việc ra quyết định được thu thập, nhà quản trị sẽ tiến hành phân tích và lựa chọn một phương án khả thi và tốt nhất. Việc này gọi là ra quyết định. · Phân tích định lượng và phân tích định tính: Tiêu chuẩn khi lựa chọn các phương án để ra quyết định nhà quản trị 14 phải căn cứ vào các số liệu kế toán để tối đa hóa lợi nhuận hoặc tối thiểu hóa chi phí. Ngoài ra, các nhà quản trị còn căn cứ vào các tiêu chuẩn không thể biểu diễn bằng con số cụ thể · Phân tích thông tin thích hợp: Không phải tất cả các thông tin KTQT đều được sử dụng để phục vụ việc ra quyết định của nhà quản trị.
Thông tin được sử dụng để ra quyết định phải đạt được các tiêu chuẩn sau: thích hợp, chính xác, kịp thời và đầy đủ. CÁC QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG DOANH NGHIỆP Hầu hết các quyết định ngắn hạn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều nhằm vào mục tiêu chính là lợi nhuận, làm thế nào để đạt được lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất. Vậy muốn giảm chi phí trong kinh doanh thì doanh nghiệp cần phải giảm các yếu tố nào trong sản xuất và mức độ giảm là bao nhiêu, bằng cách nào để tối đa hóa lợi nhuận trong ngắn hạn? Để làm rõ vấn đề này chúng ta sẽ tìm hiểu một số quyết định kinh doanh ngắn hạn của doanh nghiệp [8], [9], [10], [12]. Chấp nhận hay từ chối một đơn hàng đặc biệt Trong thực tế, nhà quản trị có thể phải ra quyết định liên quan đến việc nên chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng với giá thấp hơn bình thường.
Đơn đặt hàng này gọi là đơn đặt hàng đặc biệt. Khi một doanh nghiệp đang hoạt động với công suất bình thường, sẽ có thể có một đơn đặt hàng đặc biệt để gia tăng hoạt động sản xuất kinh doanh với một mức giá đặc biệt. Nếu giá của đơn hàng là giá thông thường hay cao hơn giá thường lệ, doanh nghiệp dễ dàng chấp nhận đơn đặt hàng này, vì nó sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi giá của đơn hàng thấp hơn giá thường lệ thì việc ra quyết định sẽ rất khó khăn cho nhà quản trị ( đặc biệt sẽ khó khăn hơn khi đơn đặt hàng này nằm trong cùng một thị trường với các khách hàng thường xuyên của doanh nghiệp).