Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH 1. Một số vấn đề chung về tổ chức sử dụng văn bản điện tử 1. Văn bản điện tử 1. Khái niệm Để tìm hiểu khái niệm về văn bản điện tử, chúng ta cần tìm hiểu một số khái niệm liên quan, vì những khái niệm này có mối quan hệ mật thiết, tác động lẫn nhau trong quá trình tổ chức sử dụng văn bản điện tử.
Tài liệu điện tử: Khái niệm tài liệu điện tử được sử dụng nhiều vào cuối những năm 1990. Trước thời gian đó, trong các tài liệu trong nước và nước ngoài, người ta thường sử dụng các thuật ngữ như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “Tài liệu trên vật mang từ tính”, “Tài liệu do máy định hướng” và thuật ngữ “Sơ đồ, biểu đồ máy vẽ”. Hiện nay trong các công trình nghiên cứu cũng như trong các văn bản pháp lý trong và ngoài nước có nhiều định nghĩa khác nhau về tài liệu điện tử, như: - Trong TCNN quốc gia Nga 52292, khái niệm tài liệu điện tử được định nghĩa như sau: “Tài liệu điện tử là hình thức biểu diễn tài liệu dưới dạng một tập hợp những sự thực hiện ở dạng điện tử và của những sự thực hiện liên quan qua lại tương ứng với chúng trong môi trường số”. Định nghĩa này coi điều kiện “môi trường điện tử hoặc số” là một trong những điều kiện cơ bản để xác định một tài liệu nào đó là tài liệu điện tử.
Quan điểm này cũng được thể hiện trong định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ: “Tài liệu điện tử là những tài liệu chứa thông tin số, biểu đồ và bản văn mà thông tin đó có thể được ghi lại trên bất kỳ vật mang bằng máy nào 8 (tức là chứa thông tin bất kỳ được ghi ký lại ở dạng chỉ có thể xử lý với sự trợ giúp của máy điện toán)”. “Tài liệu điện tử là toàn bộ tài liệu do các cơ quan tổ chức tạo ra dưới định dạng điện tử, chúng được xem như một hệ thống thông tin điện tử và được hỗ trợ bằng các phương tiện kỹ thuật điện tử”. “Tư liệu điện tử là tài liệu được tạo ra, gửi, truyền và nhận được hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử”. “Tài liệu điện tử là những phiên bản trong máy tính của các tài liệu truyền thống được tạo ra và lưu trữ bởi các cơ quan, tổ chức”.
Trong các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam chưa có khái niệm về tài liệu điện tử mà chỉ đề cập "Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác. - Theo quan điểm trong bài viết Tài liệu điện tử - Những ưu thế vượt trội và thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ thời hiện đại thì “Tài liệu điện tử” là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số” [13]. 9 Có thể hiểu một cách chung nhất, "tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số (sử dụng hệ thống số nhị phân để biểu diễn thông tin trên thiết bị lưu trữ điện tử)". [26] Như vậy, tài liệu điện tử là một loại tài liệu và được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Trước khi trở thành tài liệu lưu trữ điện tử vì "có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ", tài liệu điện tử là thông tin được tạo ra, xử lý, được gửi đi, được nhận, duy trì và sử dụng, phục vụ cho công việc hằng ngày, thường xuyên của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Văn bản điện tử: Như trên đã đề cập, trong các văn bản pháp luật hiện hành của nước ta chưa có khái niệm về tài liệu điện tử mà chỉ có khái niệm về văn bản điện tử: Theo Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ: "Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu". Khái niệm này được định nghĩa thông qua khái niệm "thông điệp dữ liệu" với giải thích "thông tin dược tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử" và phương tiện điện tử là "phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự”. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ngày càng được đẩy mạnh.
Vì vậy, yêu cầu nghiên cứu và triển khai trên thực tế soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản điện tử là vấn đề cấp thiết đặt ra trong giai đoạn cách mạng công nghiệp 4.0 và xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay. Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư: Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu 10 được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. Theo đó, văn bản điện tử có thể là văn bản được tạo lập ở dạng điện tử (born digital) và cũng có thể là văn bản được số hoá từ văn bản giấy (made digital). Để bảo đảm về giá trị pháp lý và trong điều kiện thực tế sử dụng đồng thời cả văn bản giấy và văn bản điện tử thì "Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy".
[10] Hồ sơ điện tử Trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quá trình quản lý và tổ chức sử dụng văn bản điện tử bao gồm các hoạt động tạo lập, quản lý và sử dụng văn bản, tài liệu theo quy trình vòng đời khép kín. Dù là ở dạng giấy hay dạng điện tử, văn bản đều được soạn thảo, xử lý,ban hành và quản lý, sử dụng cả ở hình thức văn bản rời lẻ và cả khi tập hợp thành hồ sơ. Trên cơ sở khái niệm chung “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân" và “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định" [10]; đối với văn bản, tài liệu điện tử, "Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và "Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng CNTT nhằm liên kết các tài liệu 11 điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử”. [5] Lập hồ sơ và hồ sơ điện tử là trách nhiệm của CBCCVC, người được giao giải quyết, theo dõi công việc theo quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ và cũng là mục tiêu mà Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020 đã đặt ra “90% văn bản trao đổi giữa các cơ quan nhà nước dưới dạng điện tử, tối thiểu 80% hồ sơ công việc tại cấp bộ, cấp tỉnh, 60% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 30% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng”… 1.
Đặc điểm văn bản điện tử Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy. Văn bản điện tử khác với văn bản giấy truyền thống bởi một số đặc điểm cụ thể như sau: - Là loại văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu và được được hình thành thông qua các phương tiện công nghệ tiên tiến như công nghệ điện tử, máy tính, công nghệ điện, truyền dẫn không dây và nhiều phương tiện tích hợp tạo thành. - Văn bản điện tử được đảm bảo tính toàn vẹn, tính nguyên gốc của thông tin (nội dung) trong văn bản điện tử thông qua giải pháp kỹ thuật là chữ ký điện tử. - Sự chu chuyển nhanh chóng trong môi trường điện tử: Chỉ cần có mạng Internet và thiết bị để soạn thảo, kết nối thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi toàn cầu có thể truyền thông tin, tài liệu cho nhau, kịp thời gần như ngay lập tức của các thông tin.
Điều này giúp cho việc tiếp nhận và xử lý 12 thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Đây là ưu điểm vượt trội nhất của văn bản điện tử đối với văn bản giấy. - Thông tin và nội dung văn bản có tính hệ thống cao, dễ dàng tìm kiếm thông qua các công cụ, hệ thống tra tìm tự động. Việc tìm kiếm văn bản và thông tin văn bản mang tính hệ thống rất cao vì được thực hiện thông qua hệ thống tra tìm tự động.
Kết quả tra tìm thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin.