CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Bản chất của kế toán trách nhiệm 1.1 Kế toán trách nhiệm thể hiện trách nhiệm của các nhà quản lý gắn với mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp Kế toán trách nhiệm là một hệ thống thu thập, tổng hợp và báo cáo các dữ liệu kế toán có liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức, thông qua các báo cáo liên quan đến chi phí, thu thập và các số liệu hoạt động bởi từng khu vực trách nhiệm hoặc đơn vị trong tổ chức.TS Phạm Văn Dược và cộng sự (2010, trang 5)] Kế toán trách nhiệm thể hiện trách nhiệm của nhà quản lý ở các bộ phận đối với mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. Trách nhiệm đó thể hiện qua sơ đồ sau : Sơ đồ 1.1 - Sơ đồ mối quan hệ giữa chức năng quản trị và quá trình kế toán Chức năng quản trị Quy trình kế toán Xác định mục tiêu Hình thành các chỉ tiêu kinh tế Xây dựng kế hoạch Lập bảng dự toán Tổ chức thực hiện Thu thập kết quả thực hiện Kiểm tra đánh giá Lập các báo cáo thực hiện TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.2 Kế toán trách nhiệm - một nhân tố trong hệ thống kiểm soát quản lý doanh nghiệp Kế toán trách nhiệm là một hệ thống kiểm soát của nhà quản lý được dựa trên những nguyên tắc về ủy quyền và xác định trách nhiệm. Quyền lực (sự ủy nhiệm) được giao phó theo trung tâm trách nhiệm và tính toán cẩn thận cho trung tâm trách nhiệm. Theo hệ thống này, các nhà quản lý phải chịu trách nhiệm cho những hoạt động của các phân khu trong tổ chức.
Các phân khu này được gọi là các bộ phận, chi nhánh hay khu vực … 1.3 Tính hai mặt của kế toán trách nhiệm và ảnh hưởng đến thái độ của nhà quản lý Hệ thống kế toán trách nhiệm đưa ra các chỉ tiêu, các công cụ, báo cáo làm cơ sở để đánh giá thành quả của các bộ phận, các nhà quản lý bộ phận. Do đó, kế toán trách nhiệm ảnh hưởng trực tiếp đến thái độ của các nhà quản lý ở các bộ phận.Huỳnh Lợi, (2012, trang 215)] Hệ thống kế toán trách nhiệm bao gồm hai mặt là thông tin và trách nhiệm. Tùy thuộc vào việc sử dụng hai mặt này, mà ảnh hưởng đến thái độ của người quản lý sẽ khác nhau. - Mặt thông tin có nghĩa là sự tập hợp, báo cáo, đánh giá các thông tin mang tính nội bộ về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ cấp quản lý thấp đến cấp quản lý cao hơn.
- Mặt trách nhiệm nghĩa là việc quy trách nhiệm về những sự kiện tài chính xảy ra; thiết lập trách nhiệm cho mỗi bộ phận, cá nhân và một hệ thống chỉ tiêu, công cụ báo cáo kết quả của mỗi bộ phận.2 Khái niệm về kế toán trách nhiệm Kế toán trách nhiệm là một hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận (thành viên, con người) trong một tổ chức có quyền chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ riêng biệt thuộc về phạm vi quản lý của mình, họ phải xác định, đánh giá và báo cáo cho tổ chức, thông qua đó cấp quản lý cao hơn sử dụng các thông tin này để đánh giá thành quả của các bộ phận trong tổ chức. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 20 Như vậy, thực chất của kế toán trách nhiệm trong một tổ chức chính là thiết lập những quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bộ phận, thành viên và một hệ thống chỉ tiêu, công cụ, báo cáo thành quả của mỗi bộ phận thành viên.3 Mục đích của kế toán trách nhiệm Mục đích của kế toán trách nhiệm là đo lường, qua đó đánh giá trách nhiệm quản lý và kết quả hoạt động của từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp dựa trên hai tiêu chí là hiệu quả và hiệu năng. Theo đó: - Hiệu quả: có được khi đạt được mục tiêu đặt ra mà chưa kể đến việc sử dụng tài nguyên như thế nào, nó được tính toán bằng việc so sánh giữa kết quả đạt được với mục tiêu đề ra cho trung tâm trách nhiệm đó. Nói cách khác, đó chính là mức độ trung tâm trách nhiệm hoàn thành mục tiêu của mình.
- Hiệu năng: là tỷ lệ giữa đầu ra so với đầu vào của trung tâm trách nhiệm, hay có thể nói đó là tỷ lệ giữa kết quả thực tế đạt được so với nguồn tài nguyên thực tế mà trung tâm trách nhiệm đã sử dụng để tạo ra kết quả đó.4 Vai trò của kế toán trách nhiệm Trong một doanh nghiệp, muốn điều hành quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được hiệu quả, nhà quản trị cần xác lập mục tiêu, xây dựng kế hoạch và triển khai việc thực hiện mục tiêu của mình. Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị phải không ngừng kiểm tra, đôn đốc và đánh giá việc thực hiện mục tiêu chung của các cấp thừa hành, thông qua việc phân tích, tính toán hiệu quả của từng hoạt động, từng khâu, từng sản phẩm… Với yêu cầu đó, hệ thống kế toán trách nhiệm được thiết lập để ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận trong một tổ chức, nhằm giúp các nhà quản lý kiểm soát được hoạt động và chi phí của họ, đồng thời qua đó đánh giá được trách nhiệm của nhà quản trị ở từng cấp quản lý khác nhau. Do vậy, kế toán trách nhiệm được thực hiện trên nguyên tắc là nó tập hợp và báo cáo những thông tin kế toán thực tế và được dự toán về các đầu vào, đầu ra của các trung tâm trách nhiệm.TS Phạm Văn Dược và cộng sự (2010, trang 8)] TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.5 Các nội dung cơ bản cấu thành hệ thống kế toán trách nhiệm 1.1 Sự phân cấp quản lý Hệ thống kế toán trách nhiệm gắn liền với sự phân cấp về quản lý. Thật vậy, nếu không có sự phân cấp quản lý thì sẽ không tồn tại hệ thống kế toán trách nhiệm hay hệ thống kế toán trách nhiệm sẽ không có ý nghĩa gì.
Hệ thống kế toán trách nhiệm chỉ tồn tại, hoạt động có hiệu quả nhất trong các tổ chức phân quyền, ở đó quyền ra quyết định và trách nhiệm được trải rộng trong toàn tổ chức. Các cấp quản lý khác nhau được quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm với phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của họ. Hoạt động của tổ chức gắn liền với hệ thống quyền hạn, trách nhiệm của tất cả các bộ phận, thành viên.2 Xác định các trung tâm trách nhiệm theo cấu trúc tổ chức và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp Trong kế toán trách nhiệm, các trung tâm trách nhiệm chủ yếu được phân chia theo chức năng tài chính. Trung tâm trách nhiệm là một chức năng hay một bộ phận trong tổ chức, đặt dưới sự lãnh đạo của một nhà quản trị hoặc một cấp quản lý, chịu trách nhiệm trực tiếp với kết quả của chức năng hay bộ phận đó.
Trong một tổ chức có thể được xác lập bởi bốn loại trung tâm trách nhiệm cơ bản sau: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư.1 Trung tâm chi phí Trung tâm chi phí là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chỉ chịu trách nhiệm hoặc chỉ có quyền kiểm soát đối với chi phí phát sinh ở trung tâm đó, không có quyền hạn đối với việc tiêu thụ và đầu tư vốn. Được xếp vào loại trung tâm chi phí là các phân xưởng sản xuất, các phòng ban chức năng. Trung tâm chi phí là phạm vi cơ bản của hệ thống xác định chi phí, là điểm xuất phát của các hoạt động: phân loại chi phí thực tế phát sinh, lập dự toán chi phí và so sánh chi phí thực tế với định mức chi phí tiêu chuẩn.TS Phạm Văn Dược và TS. Trần Văn Tùng (2011, trang 266)] Trung tâm chi phí được chia thành hai nhóm: trung tâm chi phí tiêu chuẩn và trung tâm chi phí dự toán: TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 22 - Trung tâm chi phí định mức: là trung tâm chi phí mà các yếu tố chi phí và các mức hao phí về các nguồn lực sử dụng để sản xuất một đơn vị sản phẩm đều được xây dựng định mức cụ thể.
Ở trung tâm chi phí tiêu chuẩn, chỉ tiêu chi phí tính cho một đơn vị là yếu tố cơ bản để xác định tổng chi phí tiêu chuẩn. Nhà quản trị trung tâm chi phí tiêu chuẩn có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh, để vẫn đảm bảo kế hoạch sản xuất và vẫn đảm bảo kế hoạch chi phí, tính cho từng đơn vị sản phẩm và tính cho toàn bộ. - Trung tâm chi phí dự toán: là trung tâm chi phí mà các yếu tố chi phí được dự toán và đánh giá căn cứ trên nhiệm vụ được giao tính chung, không thể xác định cụ thể cho từng đơn vị sản phẩm hoặc cho từng công việc của trung tâm. Nhà quản trị trung tâm chi phí dự toán có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh, sao cho phù hợp với chi phí dự toán đồng thời đảm bảo thực hiện nhiệm vụ được giao.
Trung tâm chi phí tiêu chuẩn và trung tâm chi phí dự toán khác nhau ở chỗ, sản phẩm của trung tâm chi phí tiêu chuẩn có thể định lượng cụ thể, chính xác; trong khi sản phẩm của trung tâm chi phí dự toán thường khó định lượng chính xác, vì chúng thường được thể hiện bằng những hoạt động phục vụ, những ý tưởng… 1.2 Trung tâm doanh thu Trung tâm doanh thu là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chỉ có trách nhiệm với doanh thu cần tạo ra, không chịu trách nhiệm với chi phí, lợi nhuận và vốn đầu tư. Trung tâm doanh thu có quyền quyết định công việc bán hàng trong khung giá cả cho phép để tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.TS Phạm Văn Dược và TS. Trần Văn Tùng (2011, trang 267)] Trung tâm này thường được gắn với cấp quản lý cấp trung hoặc cấp cơ sở, đó là các bộ phận kinh doanh trong đơn vị như các chi nhánh tiêu thụ, khu vực tiêu thụ, cửa hàng tiêu thụ, nhóm sản phẩm… Trên thực tế khi xác định chỉ tiêu đánh giá trung tâm doanh thu cần xem xét giá thành sản phẩm để khuyến khích trung tâm này tạo ra lợi nhuận chứ không đơn thuần là tạo ra doanh thu. Các quản lý bán hàng thường chiết khấu giảm giá hàng TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 23 bán khi bán hàng số lượng lớn, hay thực hiện các chiến dịch quảng cáo, khuyến mại.