CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ, GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Kế toán quản trị, về bản chất là một bộ phận cấu thành không thể tách rời của hệ thống kế toán, vì ñều làm nhiệm vụ tổ chức hệ thống thông tin kinh tế trong doanh nghiệp. Tổ chức kế toán quản trị là một trong hai nhánh chính của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp nhưng nó khác với kế toán tài chính ở chỗ không mang tính pháp lệnh, chính vì vậy tuỳ thuộc vào từng ñiều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp (quy mô và phạm vi hoạt ñộng, môi trường sản xuất kinh doanh, thể chế quản lý kinh tế tài chính, ñặc ñiểm sản xuất kinh doanh, trình ñộ quản lý, năng lực và trình ñộ của ñội ngũ kế toán hiện có, tình hình trang bị và ứng dụng trang thiết bị kỹ thuật tính toán trong doanh nghiệp…) sẽ có cách tổ chức kế toán quản trị nói chung và tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm nói riêng sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình. Tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm là một trong những nội dung cơ bản và quan trọng của tổ chức kế toán quản trị doanh nghiệp, việc thực hiện tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm phải giải quyết ñược những yêu cầu ñặt ra về cung cấp thông tin kế toán, ñó là: thông tin ñược cung cấp phải phù hợp, ñồng bộ, kịp thời, linh hoạt, rõ ràng, khách quan, hiệu quả về chi phí và giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp cho các ñối tượng sử dụng thông tin.
Thông qua việc vận dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị, tổ chức trang bị phương tiện, trang thiết bị ñể thu thập, xử lý thông tin, tổ chức vận dụng các phương pháp chung của kế toán, phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ cơ bản trong kế toán quản trị và tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho các chức năng quản trị doanh nghiệp. Vì vậy có thể hiểu: Tổ chức kế toán quản trị chi phí, giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp là hoạt ñộng chủ quan của doanh nghiệp trong việc sắp xếp, bố trí nhân sự và vận dụng các phương pháp chung, phương pháp kỹ thuật 9 ñặc trưng của kế toán quản trị nhằm thu thập xử lý và cung cấp thông tin về chi phí, giá thành sản phẩm cho các nhà quản trị doanh nghiệp nhằm giúp cho việc thực hiện các chức năng quản trị. Tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm là công việc nội bộ của doanh nghiệp. Song ñể kế toán quản trị thực hiện ñược ñầy ñủ chức năng, nhiệm vụ và phát huy hết vai trò của nó trong quản trị doanh nghiệp thì việc tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm phải tuân thủ các nguyên tắc sau ñây: Thứ nhất, Phải phù hợp với ñặc ñiểm về tổ chức quản lý, mức ñộ phân cấp quản lý kinh tế tài chính, quy trình công nghệ và loại hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, Phải căn cứ vào ñặc ñiểm và yêu cầu của nền kinh tế thị trường ñối với từng doanh nghiệp ñể xác ñịnh những nội dung kế toán quản trị chi phí, giá thành sản phẩm phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. Thứ ba, Phải ñảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, phù hợp, ñồng bộ, linh hoạt với yêu cầu ra quyết ñịnh kinh doanh của từng cấp quản trị trong nội bộ doanh nghiệp, cũng như việc ñiều chỉnh kịp thời những biện pháp quản lý và kiểm soạt hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ tư, Phải ñảm bảo phù hợp với yêu cầu trình ñộ quản lý của từng doanh nghiệp. ðồng thời phải tính ñến xu hướng phát triển của công tác quản lý và trình ñộ quản lý của từng doanh nghiệp.
Thứ năm, Phải tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. Tiết kiệm và hiệu quả là nguyên tắc của tổ chức kế toán nói chung và tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm nói riêng. Thực hiện nguyên tắc này phải ñảm bảo tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm một cách khoa học và hợp lý, thực hiện tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của kế toán quản trị với chi phí hạch toán tiết kiệm nhất. Thứ sáu, Phải có sự kết hợp hài hoà với hệ thống kế toán tài chính doanh nghiệp, tránh sự trùng lặp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính.
Mục tiêu cơ bản của kế toán quản trị chi phí giá thành là cung cấp những 10 thông tin về chi phí, giá thành của ñơn vị cho những người ra quyết ñịnh quản lý, trong việc lập kế hoạch và giám sát các hoạt ñộng ñó. ðể ñạt ñược mục tiêu này, tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Một là, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán quản trị ở ñơn vị ñể thực hiện ñược toàn bộ công việc kế toán của ñơn vị với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán. Hai là, tổ chức thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo phạm vi, nội dung kế toán quản trị của ñơn vị xác ñịnh theo từng thời kỳ. Ba là, tổ chức kiểm tra, giám sát các ñịnh mức, tiêu chuẩn, dự toán.
Bốn là, tổ chức cung cấp thông tin theo yêu cầu quản trị nội bộ của ñơn vị bằng báo cáo kế toán quản trị. Năm là, tổ chức phân tích thông tin phục vụ cho yêu cầu lập kế hoạch và ra quyết ñịnh của Ban lãnh ñạo doanh nghiệp. NỘI DUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ, GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm theo chức năng của thông tin kế toán Nếu xét dưới góc ñộ chức năng, nội dung tổ chức kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm bao gồm: Tổ chức thu nhận thông tin: Tổ chức thu nhận thông tin là công việc khởi ñầu của toàn bộ quy trình kế toán quản trị chi phí, có ý nghĩa hết sức quan trọng ñối với việc ra quyết ñịnh của các nhà quản trị doanh nghiệp.
Thông tin phục vụ cho việc ra quyết ñịnh sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị doanh nghiệp không chỉ là thông tin quá khứ mà còn bao gồm cả thông tin dự ñoán trong tương lai, vì vậy việc thu nhận thông tin của kế toán quản trị bao gồm hai bộ phận: Một là, thu nhận thông tin thực hiện quá khứ: bộ phận này thực chất là ñược thực hiện thông qua kế toán chi tiết, chi tiết hoá các chỉ tiêu của kế toán tài chính. Vì vậy, khi thực hiện nội dung này ñòi hỏi phải tuân thủ những nguyên tắc, chuẩn 11 mực cơ bản của kế toán. Hai là, thu nhận thông tin tương lai: kế toán quản trị thu nhận và cung cấp thông tin tương lai bằng cách xây dựng kế hoạch chi phí, giá thành ñồng thời xây dựng hệ thống ñịnh mức chi phí, dự toán chi phí sản xuất kinh doanh, giúp cho khả năng dự ñoán tương lai và khả năng ñiều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao cho các nhà quản trị. Trên cơ sở hệ thống thông tin quá khứ và hệ thống thông tin dự ñoán tương lai, kế toán quản trị phân loại, lựa chọn, tổng hợp, cung cấp thông tin phù hợp cho việc ra quyết ñịnh kịp thời của các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc chỉ ñạo hoạt ñộng sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
Tổ chức phân tích thông tin: Với nguồn số liệu thông tin về quá khứ, thông tin dự ñoán tương lai, kế toán quản trị không chỉ dừng lại ở việc cung cấp các thông tin ñó cho các nhà quản trị mà còn phải thực hiện việc phân loại, phân tích, ñánh giá, nêu ñược các ý kiến ñề xuất, tư vấn cho các nhà quản trị trong việc ra quyết ñịnh. ðây là công ñoạn quan trọng nhất của hệ thống thông tin, nó sẽ quyết ñịnh ñến chất lượng ñầu ra của một hệ thống. Nếu thông tin ñược xử lý tốt, thì các thông tin ñầu ra sẽ là những thông tin hữu ích là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp có ñược những quyết ñịnh ñúng ñắn, phù hợp. Ngược lại, nếu thông tin không ñược xử lý chính xác thì thông tin ñầu ra không những không giúp ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp ñưa ra các quyết ñịnh ñúng ñắn, phù hợp mà có thể dẫn ñến các quyết ñịnh ñưa ra không phù hợp, sai lầm gây hậu quả nghiêm trọng.
Tổ chức phân tích thông tin quá khứ: căn cứ vào thông tin quá khứ ñã thu thập ñược, kế toán tiến hành so sánh, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, thực hiện dự toán chi phí sản xuất kinh doanh. Thông qua ñó có thể xác ñịnh ñược từng nhân tố ảnh hưởng, từ ñó nhà quản trị ñưa ra các giải pháp khắc phục những tồn tại, khai thác khả năng tiềm tàng ñể sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp có hiệu quả hơn. Tổ chức phân tích thông tin tương lai: kế toán quản trị ñặc biệt quan tâm tới 12 việc phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận, phân tích ñiểm hoà vốn ñể tư vấn cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc ra quyết ñịnh ngắn hạn như quyết ñịnh tiếp tục hay ngừng sản xuất một bộ phận nào ñó, tự sản xuất hay mua ngoài. Cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị doanh nghiệp: Việc ra quyết ñịnh ñể chỉ ñạo sản xuất kinh doanh thuộc quyền của các nhà quản trị doanh nghiệp.
Tuy nhiên, họ cần phải tham khảo các ý kiến khác nhau ñã ñược trình bày trong báo cáo kế toán quản trị và các tờ trình về phương án kinh doanh của các bộ phận quản lý, tư vấn trong doanh nghiệp. Vì vậy việc lựa chọn phương án ñúng hay không ñúng phụ thuộc nhiều vào quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán của kế toán quản trị cùng với việc nhận thức, dự ñoán, tư duy chiến lược của các nhà quản trị doanh nghiệp.