CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Tổ chức hệ thống kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở mỗi doanh nghiệp. Công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở mỗi doanh nghiệp thông qua chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà Nước. Trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường mà việc cạnh tranh diễn ra thường xuyên và có tính chất khốc liệt thì chất lượng thông tin của kế toán được coi như là một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng mang lại thắng lợi cho các quyết định kinh doanh.
Thông tin của kế toán tài chính và kế toán quản trị hợp thành hệ thống thông tin hữu ích và vô cùng cần thiết cho các nhà quản trị, đặc biệt cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực, đa quốc gia. Trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán đang diễn ra sâu rộng như hiện nay, thông tin kế toán đòi hỏi phải được cung cấp kịp thời nhanh chóng.Chính vì vậy, tổ chức một hệ thống kế toán vững mạnh là yêu cầu tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp. Công tác tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa được tiến hành như thế nào và những nội dung tiếp theo sẽ giải đáp vấn đề này.1 Một số vấn đề cơ bản về hệ thống kế toán doanh nghiệp 1.1 Hệ thống kế toán doanh nghiệp và các bộ phận cấu thành Hệ thống kế toán là một tổ hợp liên quan đến nhiều bộ phận được cấu tạo và kết nối với nhau để thực hiện việc thu thập, phân lọai, xử lý, kiểm tra và tổng hợp thông tin nhằm qua đó biến những thông tin rời rạc trong họat động của một tổ chức thành một hệ thống thông tin tổng hợp để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của các đối tượng bên trong và bên ngoài. Hệ thống kế toán doanh nghiệp bao gồm các bộ phận Trang 2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com như hệ thống thông tin ban đầu, hệ thống xử lý thông tin, hệ thống thông tin đầu ra và hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống thông tin đầu vào đó chính là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thật sự hòan thành mà nguời ta thường gọi chung là chứng từ kế toán và đây được xem như là nguồn nguyên liệu mà kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính chất tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau. Hệ thống xử lý thông tin đó chính là hệ thống dùng để thu thập, phân lọai, xử lý và tổng hợp những thông tin đầu vào thành những thông tin hữu ích. Trong điều kiện kế toán thủ công, hệ thống này là hệ thống sổ kế toán dùng để ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ cở sở chứng từ kế toán và trong điều kiện tin học hóa, hệ thống này là cở sở dữ liệu phần mềm kế toán được thiết kế và xây dựng phù hợp với đặc điểm họat động sản xuất kinh doanh và quy mô của mỗi doanh nghiệp. Hệ thống thông tin đầu ra chính là các báo cáo kế toán được tạo ra, cung cấp theo các yêu cầu sử dụng cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp và chất luợng của hệ thống này phụ thuộc rất nhiều vào cách thức tổ chức, phối hợp giữa hệ thống thông tin đầu vào và hệ thống xử lý thông tin.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống nhằm để đảm bảo cho công tác kế toán trong doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách, chế độ được ban hành, thông tin do kế toán cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất. Nếu căn cứ vào tính chất của thông tin và đối tượng nhận thông tin thì hệ thống kế toán doanh nghiệp được phân ra thành hai phân hệ đó là kế toán tài chính và kế toán quản trị và được khái quát thành sơ đồ minh họa như sau: Trang 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com HỆ THỐNG KẾ TOÁN Là một trong các hệ thống thông tin quan trọng của một doanh nghiệp (hay tổ chức) Có trách nhiệm tập hợp dữ liệu để cung cấp thông tin cho kế toán tài chính và kế toán quản trị Kế toán tài chính Kế toán quản trị Thiết lập các báo cáo tài chính Thiết lập hệ thống các báo cáo gồm: Bảng cân đối kế toán; báo cung cấp thông tin cho việc cáo hoạt động kinh doanh; báo hoạch định, điều hành, kiểm cáo lưu chuyển tiền tệ; thuyết tra và ra quyết định. minh báo cáo tài chính v.v… Các đối tượng bên ngoài Các đối tượng bên trong Tất cả các đối tượng bên ngoài Các nhà quản trị ở tất cả các có quan tâm đến tình hình hoạt trung tâm trách nhiệm bên động của doanh nghiệp bao gồm: trong doanh nghiệp gồm: - Cổ đông ( Chủ sở hữu) - Trung tâm đầu tư. - Trung tâm lợi nhuận.
- Các nhà phân tích - Trung tâm bán hàng - Các nhà cho vay - Trung tâm chi phí. - Cơ quan quản lý Nhà nước. - Đối tượng khác … 1.2 Tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin kế toán hữu ích 1.1 Sự cần thiết phải có thông tin kế toán hữu ích Các đối tượng có lợi ích trực tiếp và gián tiếp đối với doanh nghiệp đều cần thông tin hữu ích được cung cấp từ hệ thống báo cáo tài chính và điều này được xem là đòi hỏi khách quan trong nền kinh tế thị trường. Các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp sử dụng báo cáo tài chính như là cơ sở tin cậy cho việc đưa ra các quyết định về đầu tư, cho vay, kiểm tra, tính thuế … Còn đối nhà quản lý, các thông tin kế toán Trang 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com hữu ích của báo cáo tài chính và cũng sẽ phục vụ đắc lực cho công tác quản trị doanh nghiệp.
Do đó có thể nói chất lượng của các thông tin được cung cấp bởi báo cáo kế toán là rất quan trọng và rất cần thiết cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.2 Tiêu chuẩn để đánh giá thông tin kế toán hữu ích trên báo cáo tài chính Để thông tin trên báo cáo tài chính mang tính hữu ích, Ủy ban chuẩn mực kế toán quốc tế (IASC) đã đưa ra các tính chất định tính mà báo cáo tài chính phải đạt được đó là tính dễ hiểu, tính thích hợp, tính đáng tin cậy, tính so sánh được và các tính chất định tính nói trên là tiêu chuẩn đế đánh giá tính hữu ích của các thông tin trình bày trên báo cáo tài chính. Ngoài ra IASC còn đưa ra một số khái niệm nhằm làm cho các thông tin trên các báo cáo tài chính đạt được các tính chất trên như khái niệm trọng yếu, trình bày trung thực, nội dung hơn hình thức, tính khách quan, thận trọng và đầy đủ.1 Tính dễ hiểu: Một đặc tính chủ yếu của thông tin trên báo cáo tài chính là phải dễ hiểu đối với người sử dụng, người sử dụng ở đây được hiểu là người có kiến thức về kinh doanh và hoạt động kinh tế, hiểu biết về kế toán ở mức vừa phải, sẵn lòng nghiên cứu các thông tin được cung cấp ở mức độ tập trung suy nghĩ vừa phải. Tuy nhiên, những thông tin về những vấn đề phức tạp cũng cần phải trình bày trong báo cáo tài chính vì sự thích hợp của nó đối với nhu cầu đưa ra các quyết định kinh tế của người sử dụng, không nên bị loại trừ vì lý do thông tin đó là thông tin quá khứ, khó hiểu đối với người sử dụng.2 Tính thích hợp: Để có ích, thông tin phải thích hợp với nhu cầu để ra quyết định kinh tế của người sử dụng. Những thông tin có chất lượng thích hợp là những thông tin có tác động đến quyết định kinh tế của người sử dụng bằng cách giúp họ đánh giá các sự kiện quá khứ, hiện tại, tương lai hoặc xác nhận, điều chỉnh các đánh giá của họ.
Trang 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tính thích hợp của thông tin còn chịu ảnh hưởng tính trọng yếu của thông tin, thông tin được coi là trọng yếu nếu bỏ sót hoặc xác định sai những thông tin đó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyết định kinh tế của người sử dụng thông tin. Mức độ trọng yếu tùy thuộc vào mức độ của khoản mục hoặc mức độ sai lầm mà trong hoàn cảnh cá biệt nào đó đã bị bỏ sót hoặc xác định sai, vì vậy khái niệm trọng yếu đưa ra một ngưỡng hơn là một định tính thông tin phải chứa đựng nếu hữu ích.3 Tính đáng tin cậy: Để có thông tin hữu ích thì thông tin phải đáng tin cậy, thông tin chất lượng đáng tin cậy khi chúng không mắc những sai lầm nghiêm trọng hoặc phản ánh méo mó một cách cố ý và có thể phụ thuộc vào người sử dụng khi sử dụng các thông tin đó cho một mục đích khách quan hợp lý. Các thông tin có thể thích hợp nhưng lại không đáng tin cậy về bản chất hoặc cách trình bày, bởi vì các thông tin này có thể có những sai lầm mà người ta chưa phát hiện ra. Ví dụ, nếu giá trị của các khoản tiền đòi bồi thường trong một vụ kiện tụng, tranh chấp đang được bàn cãi sẽ là không hợp lý khi ta công nhận toàn bộ số tiền này trong bảng cân đối kế toán, nhưng sẽ là hợp lý khi ta trình bày số liệu đó ở tài liệu bổ sung.
Để đảm bảo tính tin cậy của thông tin về bản chất hoặc cách trình bày, thông tin trong các báo cáo tài chính phải thỏa mãn các tính chất sau: • Trình bày trung thực: để đáng tin cậy, các thông tin phải được trình bày một cách trung thực về những giao dịch và các sự kiện khác có liên quan. Nó giúp cho việc trình bày hoặc có thể được dự kiến là hợp lý để trình bày.