Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống quản lý doanh nghiệp, kế toán đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp thông tin tài chính trung thực, kịp thời để phục vụ công tác điều hành, ra quyết định kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. Đối với các doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng, quy trình luân chuyển hàng hóa diễn ra liên tục với nhiều chủng loại, quy cách và giá trị khác nhau, đòi hỏi công tác tổ chức kế toán phải được thiết lập chặt chẽ từ khâu lập chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết đến tổng hợp báo cáo tài chính.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài "Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Hoàng Nguyên" được thực hiện nhằm khảo sát, phản ánh và đánh giá toàn diện bức tranh thực tế về bộ máy kế toán cũng như các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại đơn vị.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

  1. Tìm hiểu tổng quan về quá trình hình thành, phát triển, đặc điểm hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH Hoàng Nguyên.
  2. Khảo sát đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán, hình thức sổ kế toán, ứng dụng phần mềm kế toán và các chính sách kế toán đang áp dụng tại công ty.
  3. Đi sâu phân tích thực trạng tổ chức các phần hành kế toán trọng yếu: kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế toán tài sản cố định và trích khấu hao, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
  4. Đưa ra các nhận xét, đánh giá về ưu điểm và những điểm còn tồn tại trong công tác kế toán tại doanh nghiệp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Hoàng Nguyên.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Hoàng Nguyên (Địa chỉ: Số 29 Lê Hồng Phong, Thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ An).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và tài liệu thực tế phát sinh trong niên độ kế toán năm 2010 và năm 2011.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Tài liệu được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính áp dụng cho loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam:

  • Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Quy định về quản lý và trích khấu hao TSCĐ: Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính ban hành khung thời gian sử dụng và phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
  • Phương pháp kế toán kỹ thuật:
    • Hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung trên hệ thống máy vi tính.
    • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá trị xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ; nguyên tắc ghi nhận ban đầu theo giá gốc.
    • Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ với thuế suất áp dụng 10% cho các mặt hàng kinh doanh.

Tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu thực tiễn bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp từ hệ thống chứng từ gốc, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản và báo cáo tài chính của công ty.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp số liệu kế toán: đối ứng tài khoản, kiểm tra tính cân đối phát sinh Nợ - Có và đối chiếu dòng tiền, doanh thu, chi phí.
  • Phương pháp mô tả quy trình luân chuyển chứng từ và xử lý dữ liệu qua phần mềm kế toán T&T 2011.

Nội dung chính theo từng chương

A. Những nét khái quát về Công ty TNHH Hoàng Nguyên

Tiểu mục này trình bày tổng quan về pháp lý, quy mô hoạt động và tổ chức quản trị của đơn vị thực tập:

  • Tên đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Nguyên.
  • Địa chỉ trụ sở: 29 Lê Hồng Phong, TP Vinh, Nghệ An. Mã số thuế: 2900565038 (trên mẫu hóa đơn thể hiện 2900765728). Điện thoại: 0383848250 / 0386250226.
  • Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh thương mại vật liệu xây dựng, phân phối các mặt hàng gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh (chủ yếu là gạch ốp lát). Sau gần 10 năm thành lập, công ty đã thiết lập mạng lưới quan hệ trực tiếp với các hãng sản xuất gạch ốp lớn trong nước.
  • Quy mô nhân sự và vốn: Vốn điều lệ đăng ký 8.000 VNĐ; tổng số lao động là 32 người, phần lớn có trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học chuyên ngành kinh tế, marketing và kinh doanh.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng:
    • Giám đốc: Người đại diện pháp luật cao nhất, chịu trách nhiệm trước Nhà nước.
    • Phó Giám đốc: Phụ trách điều hành một số mảng công việc theo phân công.
    • Phòng Nghiệp vụ kinh doanh: Xây dựng kế hoạch kinh doanh, ký kết hợp đồng, cung ứng hàng hóa, quản lý đại lý.
    • Phòng Kho vận: Quản lý hệ thống kho hàng (bao gồm Kho hàng Vân Châu), điều phối giao nhận, vận chuyển.
    • Phòng Kế toán: Quản lý tài chính, lập kế hoạch ngân sách và thực hiện công tác hạch toán thống kê.
    • Cửa hàng trực thuộc: Phụ trách bán lẻ trực tiếp cho khách hàng.
Chỉ tiêu tài chính Năm 2010 Năm 2011
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 77.365 (đang cập nhật)
Tổng lợi nhuận trước thuế 103.091 (đang cập nhật)
Tổng lợi nhuận sau thuế 59 59.724.812

B. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Hoàng Nguyên

Nội dung phần này tập trung làm rõ cơ chế vận hành của hệ thống kế toán tại doanh nghiệp:

  1. Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty áp dụng mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán. Nhân sự phòng kế toán gồm 5 thành viên:

    • 01 Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Chỉ đạo chung công tác tài chính, ký duyệt quyết toán, lập báo cáo tài chính và giám sát bộ phận kế toán cửa hàng.
    • 01 Kế toán viên: Phụ trách kế toán công nợ văn phòng, theo dõi TSCĐ, tính lương và phân bổ chi phí hao mòn.
    • 01 Kế toán thuế: Lập bảng kê mua vào, bán ra, kê khai và nộp thuế GTGT.
    • 01 Kế toán cửa hàng: Hạch toán toàn bộ chứng từ phát sinh tại cửa hàng bán lẻ, định kỳ gửi báo cáo về văn phòng.
    • 01 Thủ quỹ: Quản lý thu, chi tiền mặt, quỹ tiền tệ.

  2. Hình thức sổ kế toán: Áp dụng hình thức Nhật ký chung trên hệ thống máy vi tính. Các loại sổ sử dụng chính gồm: Sổ Nhật ký chung (Mẫu số S03a-DNN), Sổ Cái các tài khoản (Mẫu số S03b-DNN) và hệ thống Sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh.

  3. Ứng dụng phần mềm kế toán: Công ty sử dụng phần mềm kế toán T&T 2011. Quy trình xử lý dữ liệu: Chứng từ gốc $\rightarrow$ Nhập dữ liệu vào máy theo mã đối tượng $\rightarrow$ Phần mềm tự động cập nhật sổ chi tiết, Sổ Cái, tự sinh bút toán kết chuyển cuối kỳ và kết xuất báo cáo tài chính.

  4. Chính sách kế toán áp dụng:

    • Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 và kết thúc ngày 31/12 dương lịch. Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VND).
    • Chế độ kế toán áp dụng: Quyết định 48/2006/QĐ-BTC dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
    • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
    • Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng.
    • Thuế GTGT: Nộp thuế theo phương pháp khấu trừ (thuế suất 10%).

C. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Hoàng Nguyên

Chương này mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán tại 3 phần hành kế toán cốt lõi:

1. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

  • Phương thức bán hàng:
    • Bán lẻ: Khách mua khối lượng ít tại Cửa hàng Vân Châu, thanh toán tiền ngay; nhân viên viết Hóa đơn GTGT 3 liên (Liên 1 lưu, Liên 2 giao khách, Liên 3 giao thủ kho/kế toán), định kỳ 5-10 ngày lập Bảng kê bán lẻ chuyển về phòng kế toán.
    • Bán buôn qua kho: Áp dụng cho khách hàng lớn, ký hợp đồng dài hạn; giao hàng trực tiếp tại kho, người mua ký nhận trên Hóa đơn GTGT và biên bản giao nhận.
  • Tổ chức mã hóa vật tư: Trên phần mềm T&T, mã sản phẩm được đặt theo nguyên tắc gợi nhớ (Ví dụ: Gạch ốp Titami Bóng 25*40 Loại 1 mã hóa là Ti25*40L1).
  • Tài khoản sử dụng: TK 511 (5111, 5112, 5113), TK 131, TK 3331, TK 632, TK 1561, TK 642, TK 911, TK 821, TK 421.
  • Hạch toán doanh thu và giá vốn:
    • Doanh thu ghi nhận giá chưa thuế (Nợ TK 131 / Có TK 5111, Có TK 3331).
    • Giá vốn hàng bán (TK 632) được tính toán tự động vào cuối tháng theo đơn giá bình quân gia quyền. Số liệu Sổ Cái TK 632 năm 2011 thể hiện tổng giá vốn hàng bán lũy kế cả năm là 46.135.213.924 đồng.
  • Kế toán chi phí quản lý kinh doanh (TK 642): Do áp dụng QĐ 48/2006/QĐ-BTC, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được gộp chung vào TK 642 (tổng chi phí kết chuyển cuối năm 2011 là 3.039.458.211 đồng).
  • Tổng hợp kết quả kinh doanh qua Sổ Cái TK 911 năm 2011:
STT Nghiệp vụ kết chuyển cuối năm 2011 TK đối ứng Số phát sinh Nợ (VND) Số phát sinh Có (VND)
1 Kết chuyển Doanh thu bán hàng 5111 - 46.983.394.015
2 Kết chuyển Doanh thu cung cấp dịch vụ 5113 - 755.721.350
3 Kết chuyển Thu nhập khác 711 - 2.834.515.814
4 Kết chuyển Giá vốn hàng bán 632 46.135.213.924 -
5 Kết chuyển Chi phí hoạt động tài chính 635 537.313.164 -
6 Kết chuyển Chi phí quản lý kinh doanh 642 3.039.458.211 -
7 Kết chuyển Chi phí khác 811 758.265.100 -
8 Kết chuyển Chi phí thuế TNDN 821 43.655.968 -
9 Kết chuyển Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 4212 59.724.812 -
Tổng cộng Tổng phát sinh trên Sổ Cái TK 911 50.573.631.179 50.573.631.179

2. Kế toán tài sản cố định và khấu hao TSCĐ

  • Phân loại TSCĐ:
    • TSCĐ hữu hình: Nhà văn phòng, nhà kho, phân xưởng; máy ổn áp, máy cắt gạch, máy lốc tôn, máy sấn tôn; máy vi tính, máy in; ô tô tải vận chuyển (Hyundai HD72, Hyundai H100, xe tải ben...).
    • TSCĐ vô hình: Quyền sử dụng đất, phần mềm kế toán.
  • Tài khoản sử dụng: TK 211 (2111, 2113), TK 214, TK 642.
  • Phương pháp trích khấu hao: Khấu hao đường thẳng theo QĐ 206/2003/QĐ-BTC. $$\text{Mức trích khấu hao trung bình hàng năm} = \frac{\text{Nguyên giá TSCĐ}}{\text{Thời gian sử dụng}}$$
  • Dữ liệu thực tế tại Bảng tính và khấu hao TSCĐ tháng 01/2011:
    • Danh mục quản lý gồm 18 tài sản cố định chính (nhà xưởng, nhà kho, máy công nghiệp và đoàn xe ô tô vận tải).
    • Tổng nguyên giá TSCĐ: 6.303.457.019 đồng.
    • Mức trích khấu hao tính vào chi phí quản lý (Nợ TK 642 / Có TK 214) trong tháng 01/2011 là 42.779.011 đồng.

3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

  • Hình thức trả lương:
    • Lương thời gian: Áp dụng cho khối văn phòng, gián tiếp (Kế toán, thủ kho, hành chính). $$\text{Lương thời gian} = \text{Lương cơ bản ngày làm việc} \times \text{Số ngày làm việc thực tế}$$
    • Lương khoán theo doanh số: Áp dụng cho bộ phận nhân viên kinh doanh, bán hàng. Ngoài ra doanh nghiệp áp dụng các khoản phụ cấp cơm ca, tiền thưởng lễ tết và thưởng vượt mức doanh thu kế hoạch.
  • Tài khoản sử dụng: TK 334 (Phải trả người lao động), TK 338 (3383 - BHXH, 3384 - BHYT, 3388 - Kinh phí công đoàn).
  • Chứng từ kế toán: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi tạm ứng.
  • Số liệu minh họa Bảng tính lương bộ phận văn phòng tháng 09/2011: Gồm 8 nhân sự (Kế toán trưởng Vũ Thị Hồng Vân, các kế toán viên Nguyễn Thị Thương, Phạm Thị Thịnh, Nguyễn Thị Ngân, Nguyễn Thị Quỳnh, nhân viên Bùi Thị Thắm, Nguyễn Thị Thanh, thủ kho Nguyễn Đức Lập), tổng số tiền lương và thu nhập thực lĩnh đạt 20.149.000 đồng (tổng quỹ lương trước giảm trừ tạm ứng là 24.449.000 đồng).

D. Nhận xét công tác kế toán tại Công ty TNHH Hoàng Nguyên

Tác giả đưa ra các đánh giá tổng hợp về thực trạng kế toán tại đơn vị:

  • Ưu điểm:
    • Bộ máy kế toán phân tán phù hợp với đặc thù kinh doanh có cả cửa hàng bán lẻ và kho bán buôn.
    • Ứng dụng phần mềm kế toán T&T 2011 giúp tự động hóa quá trình nhập liệu từ hóa đơn, tính giá xuất kho bình quân và kết chuyển sổ sách, giảm thiểu sai sót thủ công.
    • Tuân thủ đúng hệ thống chứng từ và chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (QĐ 48/2006/QĐ-BTC).
  • Hạn chế:
    • Chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để thu hút khách hàng thanh toán sớm.
    • Khối lượng công việc tổng hợp giá vốn và kết chuyển dồn vào cuối kỳ kế toán tháng/năm.

Kết quả và đóng góp

  1. Tổng hợp dữ liệu thực tế: Tài liệu cung cấp hệ thống số liệu kế toán chi tiết, có thật trong niên độ 2010 - 2011 của Công ty TNHH Hoàng Nguyên, bao gồm:
    • Số liệu doanh thu thuần bán hàng đạt trên 46,98 tỷ đồng và giá vốn hàng bán tương ứng đạt trên 46,13 tỷ đồng trong năm 2011.
    • Bảng phân bổ khấu hao 18 danh mục tài sản cố định với tổng nguyên giá trên 6,3 tỷ đồng.
    • Minh chứng hạch toán bảng lương và bảng chấm công thực tế của nhân sự văn phòng.
  2. Ý nghĩa thực tiễn: Báo cáo phản ánh rõ nét cách thức chuyển tiếp giữa chứng từ giấy (Hóa đơn GTGT, Bảng kê bán lẻ, Phiếu xuất kho) vào phần mềm kế toán doanh nghiệp (T&T 2011) theo hình thức Nhật ký chung, làm rõ quy trình xử lý kế toán khép kín từ khâu mua - bán - quản lý đến xác định lãi/lỗ tại một doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Báo cáo tập trung chủ yếu vào việc mô tả quy trình hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật và trích xuất sổ sách kế toán tại một đơn vị duy nhất (Công ty TNHH Hoàng Nguyên) trong giai đoạn năm 2010 - 2011. Doanh nghiệp chưa phát sinh các nghiệp vụ phức tạp như hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán.
  • Hướng phát triển: Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ đối với khâu quản lý kho hàng và thu hồi công nợ, hoặc nghiên cứu chuyển đổi hệ thống tài khoản sang các thông tư kế toán cập nhật hơn (Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC).

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cấu trúc, cách trình bày báo cáo thực tập tốt nghiệp, phương pháp lấy dẫn chứng chứng từ thực tế (hóa đơn GTGT, sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 511, 632, 642, 911, bảng khấu hao TSCĐ, bảng chấm công và bảng lương).
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, cách mã hóa vật tư hàng hóa và kỹ thuật hạch toán kết chuyển trên phần mềm kế toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Hoàng Nguyên áp dụng chế độ kế toán và hình thức sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán máy T&T 2011.

2. Phương pháp tính giá hàng tồn kho và trích khấu hao tài sản cố định tại công ty là gì?

Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá trị xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Tài sản cố định được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng căn cứ theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC.

3. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình nào?

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán, gồm 5 vị trí: 01 Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, 01 Kế toán viên, 01 Kế toán thuế, 01 Kế toán cửa hàng (tại Cửa hàng Vân Châu) và 01 Thủ quỹ.

4. Kết quả kinh doanh năm 2011 của công ty trên Sổ Cái TK 911 thể hiện các số liệu nào?

Tổng doanh thu bán hàng (TK 5111) là 46.983.394.015 đồng, doanh thu dịch vụ (TK 5113) là 755.721.350 đồng, thu nhập khác (TK 711) là 2.834.515.814 đồng. Tổng giá vốn hàng bán (TK 632) là 46.135.213.924 đồng, chi phí QLDN (TK 642) là 3.039.458.211 đồng, chi phí tài chính (TK 635) là 537.313.164 đồng, chi phí khác (TK 811) là 758.265.100 đồng, thuế TNDN (TK 821) là 43.655.968 đồng, và lợi nhuận sau thuế (TK 4212) là 59.724.812 đồng. Tổng phát sinh Nợ/Có cân đối đạt 50.573.631.179 đồng.

5. Quy trình hạch toán giá vốn hàng bán trên phần mềm T&T diễn ra như thế nào?

Khi nhập từng Hóa đơn GTGT bán hàng, phần mềm chưa ghi nhận giá vốn ngay. Cuối tháng, hệ thống T&T tự động tính đơn giá xuất kho bình quân gia quyền cho từng loại vật tư, tự sinh bút toán ghi Nợ TK 632 / Có TK 1561 và tự động kết chuyển Nợ TK 911 / Có TK 632 vào thời điểm khóa sổ cuối năm.

Kết luận

Báo cáo thực tập đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Hoàng Nguyên theo chế độ kế toán Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Tài liệu làm rõ toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ, mã hóa danh mục, hạch toán các phần hành bán hàng, tài sản cố định, tiền lương và xác định kết quả kinh doanh năm 2011 trên phần mềm kế toán T&T. Đây là tài liệu minh họa cụ thể, thực tế và có giá trị tham khảo chuyên môn cao cho sinh viên ngành kế toán cũng như các cán bộ quản lý tài chính trong doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ.