Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành xây dựng chiếm khoảng 6% GDP Việt Nam năm 2014, việc áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng, an toàn sức khỏe nghề nghiệp và môi trường trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng yêu cầu ngày càng khắt khe của thị trường. Công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1 (COFICO) đã lần lượt áp dụng các hệ thống quản lý ISO 9001 từ năm 2010, OHSAS 18001 từ năm 2012 và ISO 14001 từ năm 2014 nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ, an toàn thi công và bảo vệ môi trường. Tuy nhiên, việc vận hành độc lập các hệ thống này đã dẫn đến nhiều khó khăn như sự phức tạp trong tài liệu, chồng chéo quy trình và tăng gánh nặng giấy tờ, làm phát sinh tỷ lệ than phiền nội bộ tăng 170% năm 2012 và 158% năm 2014 so với các năm trước đó.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung phân tích những hạn chế khi vận hành độc lập các hệ thống quản lý tại COFICO, chỉ ra nguyên nhân và thiết kế hệ thống quản lý tích hợp (IMS) phù hợp nhằm tối ưu hóa hiệu quả vận hành. Phạm vi nghiên cứu bao gồm các hệ thống quản lý ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001 được áp dụng tại văn phòng và các công trình của COFICO tại TP. Hồ Chí Minh trong giai đoạn 2010-2015. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm thiểu sự trùng lặp, nâng cao hiệu quả quản lý và tạo nền tảng phát triển bền vững cho doanh nghiệp xây dựng trong nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên ba bộ tiêu chuẩn quản lý quốc tế: ISO 9001:2008 về quản lý chất lượng, OHSAS 18001:2007 về an toàn sức khỏe nghề nghiệp và ISO 14001:2010 về quản lý môi trường. Cả ba tiêu chuẩn đều áp dụng phương pháp luận chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) nhằm đảm bảo cải tiến liên tục và quản lý theo quá trình. Các khái niệm chính bao gồm:

  • Hệ thống quản lý chất lượng (QMS): Tập trung vào việc đáp ứng yêu cầu khách hàng và cải tiến sản phẩm/dịch vụ.
  • Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp (OH&S): Quản lý rủi ro, phòng ngừa tai nạn và bảo vệ sức khỏe người lao động.
  • Hệ thống quản lý môi trường (EMS): Giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường và tuân thủ các quy định pháp luật.
  • Hệ thống quản lý tích hợp (IMS): Kết hợp các yêu cầu của QMS, OH&S và EMS thành một hệ thống duy nhất nhằm giảm thiểu sự trùng lặp, tăng tính hiệu quả và đồng bộ trong quản lý.

Ngoài ra, nghiên cứu tham khảo các mô hình tích hợp hệ thống quản lý phổ biến tại Việt Nam, gồm: xây dựng hệ thống tích hợp mới, tích hợp các hệ thống hiện có và tích hợp hệ thống mới vào hệ thống hiện hành. Các lợi ích và khó khăn khi triển khai IMS cũng được phân tích kỹ lưỡng dựa trên kinh nghiệm thực tiễn và các nghiên cứu trước đây.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính với kỹ thuật thảo luận tay đôi (in-depth interviews) nhằm khai thác sâu các vấn đề thực tiễn tại COFICO. Quy trình nghiên cứu gồm hai giai đoạn:

  • Giai đoạn 1 (Khám phá): Phỏng vấn 7 đáp viên trực tiếp thực hiện các yêu cầu của hệ thống quản lý tại văn phòng và công trình để xác định các hạn chế khi vận hành độc lập các hệ thống ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001. Giai đoạn này kết thúc khi không phát hiện thêm yếu tố mới.
  • Giai đoạn 2 (Thảo luận chuyên sâu): Tiếp tục thảo luận với 26 đáp viên là quản lý và nhân viên thực thi để làm rõ nguyên nhân các khó khăn, mức độ ảnh hưởng và đề xuất giải pháp tích hợp phù hợp.

Nguồn dữ liệu chính bao gồm tài liệu nội bộ, báo cáo hoạt động, kết quả phỏng vấn và khảo sát tại văn phòng COFICO (108 Cao Thắng, quận 3) và các công trình như Vista Verde, Chung cư C8, Prince Residence, Tòa nhà Văn Phòng Thành Ủy tại TP. Hồ Chí Minh. Thời gian nghiên cứu từ tháng 7 đến tháng 11 năm 2015. Phân tích dữ liệu dựa trên phương pháp tổng hợp, so sánh và đối chiếu các ý kiến nhằm xây dựng hệ thống quản lý tích hợp tối ưu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tỷ lệ than phiền nội bộ tăng cao khi áp dụng hệ thống mới: Sau khi áp dụng OHSAS 18001 năm 2012, tỷ lệ than phiền nội bộ tăng 170% so với năm 2011; sau khi áp dụng ISO 14001 năm 2014, tỷ lệ này tăng 158% so với năm 2013. Các than phiền chủ yếu liên quan đến sự phức tạp và chồng chéo trong hệ thống tài liệu và quy trình.

  2. Số lượng tài liệu và quy trình quá lớn, thường xuyên thay đổi: Hệ thống quản lý chất lượng có 21 quy trình, 11 quy định và 3 hướng dẫn công việc; hệ thống an toàn và môi trường có 14 quy trình quản lý hệ thống, 36 quy trình hoạt động, 6 hướng dẫn và 2 quy định. Khoảng 82.6% nhân viên cho biết tài liệu thường xuyên được cập nhật, gây khó khăn trong việc nắm bắt và áp dụng.

  3. Chồng chéo và thiếu thống nhất trong quy trình và biểu mẫu: 22% than phiền nội bộ liên quan đến sự chồng chéo quy trình, 16% than phiền về số lượng biểu mẫu rườm rà, trùng lặp. Ví dụ, quy trình mua hàng và kiểm soát ra vào công trường yêu cầu kiểm tra vật tư nhiều lần, gây mất thời gian và khó khăn cho nhân viên.

  4. Khó khăn trong tuân thủ do công việc giấy tờ nhiều: 100% nhân viên tại công trường cho biết họ thường xuyên gặp khó khăn do phải tuân thủ nhiều quy trình và biểu mẫu khác nhau, làm tăng khối lượng công việc hành chính và giảm hiệu quả thực thi.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các khó khăn trên là do COFICO triển khai các hệ thống quản lý ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001 một cách độc lập, dẫn đến tồn tại nhiều hệ thống tài liệu song song, quy trình chồng chéo và biểu mẫu trùng lặp. Điều này không chỉ làm tăng gánh nặng giấy tờ mà còn gây nhầm lẫn, giảm hiệu quả vận hành và làm tăng tỷ lệ than phiền nội bộ.

So với các nghiên cứu trong ngành xây dựng và các doanh nghiệp Việt Nam khác, kết quả này phù hợp với thực trạng phổ biến khi áp dụng nhiều hệ thống quản lý riêng biệt. Việc tích hợp các hệ thống quản lý thành một hệ thống quản lý tích hợp (IMS) được xem là giải pháp tối ưu để giảm thiểu sự trùng lặp, tăng tính liên kết và nâng cao hiệu quả quản lý.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng tỷ lệ than phiền nội bộ theo năm, bảng tổng hợp số lượng tài liệu và quy trình của từng hệ thống, cũng như biểu đồ phân bố nguyên nhân than phiền nội bộ để minh họa rõ ràng các vấn đề tồn tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Thiết kế và triển khai hệ thống quản lý tích hợp (IMS): Xây dựng một hệ thống quản lý duy nhất tích hợp các yêu cầu của ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001 nhằm giảm thiểu sự chồng chéo và rườm rà trong tài liệu và quy trình. Thời gian thực hiện dự kiến trong 12-18 tháng, do Ban QHSE phối hợp với các phòng ban liên quan chủ trì.

  2. Tinh giản và chuẩn hóa tài liệu, biểu mẫu: Rà soát, hợp nhất các quy trình và biểu mẫu tương tự, loại bỏ các tài liệu không cần thiết để giảm khối lượng giấy tờ và tăng tính dễ hiểu cho người sử dụng. Mục tiêu giảm ít nhất 30% số lượng tài liệu hiện hành trong vòng 6 tháng đầu triển khai.

  3. Đào tạo nâng cao năng lực nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về hệ thống quản lý tích hợp cho toàn bộ nhân viên, đặc biệt là đội ngũ quản lý và nhân viên trực tiếp thực hiện. Đào tạo liên tục nhằm đảm bảo nhân viên hiểu rõ và vận hành hiệu quả hệ thống mới.

  4. Tăng cường sự cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo cấp cao: Ban lãnh đạo cần thể hiện quyết tâm rõ ràng và hỗ trợ nguồn lực cần thiết cho quá trình tích hợp, đồng thời thường xuyên theo dõi, đánh giá và cải tiến hệ thống để đảm bảo tính bền vững.

  5. Xây dựng cơ chế phản hồi và cải tiến liên tục: Thiết lập kênh thu thập ý kiến, phản hồi từ nhân viên và các bên liên quan để kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống tích hợp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp xây dựng: Giúp hiểu rõ lợi ích và thách thức khi áp dụng hệ thống quản lý tích hợp, từ đó đưa ra quyết định chiến lược phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và cạnh tranh.

  2. Chuyên viên QHSE và nhân viên vận hành hệ thống quản lý: Cung cấp kiến thức thực tiễn về cách thức tích hợp các hệ thống quản lý chất lượng, an toàn và môi trường, giúp họ vận hành hiệu quả và giảm thiểu khó khăn trong công việc.

  3. Chuyên gia tư vấn và đánh giá hệ thống quản lý: Là tài liệu tham khảo quý giá để thiết kế các giải pháp tích hợp hệ thống phù hợp với đặc thù doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam, đồng thời nâng cao chất lượng tư vấn.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành quản trị kinh doanh, quản lý công nghiệp: Cung cấp cơ sở lý thuyết và thực tiễn về tích hợp hệ thống quản lý, góp phần phát triển nghiên cứu trong lĩnh vực quản lý chất lượng và phát triển bền vững doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao COFICO cần tích hợp các hệ thống quản lý ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001?
    Việc vận hành độc lập các hệ thống này gây ra sự chồng chéo tài liệu, quy trình và biểu mẫu, làm tăng gánh nặng giấy tờ và giảm hiệu quả quản lý. Tích hợp giúp giảm thiểu trùng lặp, tăng tính liên kết và cải thiện hiệu quả vận hành.

  2. Quá trình tích hợp hệ thống quản lý tại COFICO được thực hiện như thế nào?
    Quá trình gồm các bước xác định yêu cầu, phân tích tài liệu hiện có, thiết kế hệ thống tích hợp, triển khai áp dụng, kiểm tra và cải tiến liên tục. Nghiên cứu đề xuất mô hình tích hợp phù hợp với đặc thù hoạt động của COFICO.

  3. Những khó khăn chính khi triển khai hệ thống quản lý tích hợp là gì?
    Bao gồm thiếu cam kết từ lãnh đạo, khó khăn trong cân bằng lợi ích các bộ phận, thiếu chuẩn mực tích hợp, năng lực nhân viên chưa đầy đủ và văn hóa doanh nghiệp ngăn cản sự thay đổi.

  4. Lợi ích cụ thể khi áp dụng hệ thống quản lý tích hợp là gì?
    Nâng cao hiệu quả hoạt động nội bộ, giảm chi phí đánh giá chứng nhận, tinh giản thủ tục giấy tờ, tăng tính minh bạch và tạo động lực cho nhân viên, đồng thời cải thiện sự hài hòa trong quản lý.

  5. Làm thế nào để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý tích hợp sau khi triển khai?
    Cần có sự cam kết liên tục từ lãnh đạo, tổ chức đào tạo thường xuyên, thiết lập cơ chế phản hồi và đánh giá định kỳ để phát hiện và khắc phục kịp thời các điểm yếu, đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả lâu dài.

Kết luận

  • COFICO đã áp dụng thành công các hệ thống quản lý ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001 nhưng gặp nhiều khó khăn do vận hành độc lập, dẫn đến tăng tỷ lệ than phiền nội bộ và giảm hiệu quả quản lý.
  • Nghiên cứu chỉ ra nguyên nhân chính là sự phức tạp, chồng chéo trong tài liệu, quy trình và biểu mẫu của các hệ thống quản lý hiện hành.
  • Thiết kế hệ thống quản lý tích hợp (IMS) được đề xuất nhằm tinh giản tài liệu, chuẩn hóa quy trình và giảm gánh nặng giấy tờ, phù hợp với đặc thù hoạt động của COFICO.
  • Các giải pháp triển khai bao gồm xây dựng IMS, đào tạo nhân viên, tăng cường cam kết lãnh đạo và thiết lập cơ chế cải tiến liên tục.
  • Tiếp theo, COFICO cần triển khai kế hoạch tích hợp trong vòng 12-18 tháng, đồng thời theo dõi, đánh giá và điều chỉnh để đảm bảo hệ thống quản lý tích hợp phát huy hiệu quả tối đa.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững doanh nghiệp xây dựng!