Đặt vấn đề Hiện nay, sự gia tăng về dân số ở các thành phố lớn đã làm cho các dự án bất động sản vừa và lớn được triển khai ngày càng nhiều. Trong đó, mỗi dự án bất động sản trên có khoảng vài nghìn đến vài chục nghìn sản pham bat động sản (căn hộ/nhà phô). Ngoài ra, thông tin về sản phẩm bat động sản còn đi chung với các thông tin khác nhằm phục vụ cho việc mua bán cũng như quản lý và duy trì hoạt động của chính nó. Với lượng thông tin không lồ cần được quản lý như vậy, nhu cầu có một hệ thống phù hợp, xử lý thông tin kịp thời và đảm bảo tính chính xác trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.
Thông thường trong hoạt động kinh doanh, thông tin sản pham bat động sản (căn hộ/nhà phó) và hệ sinh thái của nó được lưu trữ và quản lý ở các file tài liệu. Trong quá trình làm việc, việc nhiều người dùng cùng thao tác lên các file tài liệu mà không có sự phân quyền dễ dẫn đến các sai sót không đáng có. Thêm vào đó, trong quy trình mua bán bất động sản sơ cấp, một sản phẩm bất động sản thường được thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau. Ứng với mỗi phương thức sẽ có một lộ trình thanh toán theo thời gian mà người mua phải tuân theo.
Vì vậy, khi thực hiện việc mua bán một bắt động sản, người bán hàng phải thực hiện lưu các giao dịch ứng với từng căn hộ theo thời gian dé quản lý việc thanh toán của một sản phẩm bat động sản (căn hộ/nhà phô). Việc quản lý các phương thức thanh toán và lộ trình thanh toán của từng căn hộ hiện nay cũng được lưu dấu bằng các file tài liệu riêng lẻ khác. Ngoài ra, trong qua trình mua bán bat động sản, thông tin của khách hàng không được quan ly một cách hợp lý dé có thé thực hiện các hoạt động Customer Relationship Management (CRM). Tương tự, trong quản lý và duy trì hoạt động bất động sản, quy trình thanh toán các dịch vụ như điện, nước, rác thải sinh hoat,.
và các thông báo cũng được thực hiện ứng với từng bất động sản trong dự án. Có thé thấy, hiện nay các thông tin của sản pham bat động sản và các quy trình đi cùng chỉ được quản lý băng các file tài liệu rời rạc, không có sự phân quyền khi thao tác, không có sự liên kết chặt chẽ nên rất dé xảy ra sai sót trong quá trình làm việc. Hiểu được vấn dé này, nhóm đã phân tích và xây dựng “hệ thống quản lý bat động sản” dé áp dụng cho hầu hết các công ty môi giới và ban quản lý bat động san. Khao sát thực tế 1.
Cac dự án thực tế 1. Dự án Beons Plaza Bcons City — Tháp Green Topaz thuộc tổng khu đại đô thị Bcons City 4.4 héc-ta tọa lạc ở mặt tiền đường Thống Nhất, Phường Đông Hòa, Dĩ An, tỉnh Bình Dương, kết nối với Thành phố Thủ Đức, do chủ đầu tư Bcons phát triển [1]. Dự án The Glory Heights (Vinhomes Grand Park) Dự án Glory Heights thuộc phân khu The Beverly Solari tọa lạc tai tâm điểm kết nối nội khu Vinhomes Grand Park với các khu vực lân cận, tiếp giáp trực tiếp đường Long Phước, dan thăng tới cao tốc Long Thành — Dầu Giây. The Glory Heights giúp người dân kết nỗi nhanh chóng, thuận lợi đến khu vực trọng điểm của thành phố như Quận 1, Quận 3, sân bay Long Thành hay các tỉnh Đông Nam Bộ như Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu.
Dự án Manhattan Glory The Manhattan Glory nằm trong khu đô thị Vinhomes Grand Park ở phường Long Thạnh Mỹ, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh. Sở hữu vị trí đắt giá khi nằm tại “tam giác vàng” Xa Lộ Hà Nội, đường Vành Đai 3 và cao tốc TP Hồ Chí Minh — Long Thành — Dầu Giây kết nỗi toàn bộ vùng Nam Bộ giúp cư dân dé dàng di chuyền tới các quận trung tâm thành phó và các tinh lân cận [3], [4]. Quy trình và chính sách bán hàng chung của các dự án Nhìn chung, quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng của tất cả các dự án trên đêu giông nhau. Trong quy trình ban hang, sau khi nhân viên được đào tạo thì sẽ được tham gia bán hàng trong một dự án nhất định.
Từ đó, nhân viên sẽ tìm khách hàng cho dự án mà mình được giao. Sale process Employee Leader Director Tiếp nhận nhân viên Đào tạo nhân viên Nghiệp vụ Tìm kiếm Hướng dẫn nhân khách hàng viên tìm khách hàng Có khách Cung cắp thông tin ¬ Hỗ trợ nhân viên Khả năng Hỗ trợ nhân viên cho khách hàng chốt khách chốt cao chốt khách Ký wt giao ——— Đàm phán thành công Hình 1.1: Quy trình bán hàng Trong quy trình chăm sóc khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ thực hiện lần lượt các bước: tìm kiếm thông tin khách hàng, xác định tính tiềm năng trong thông tin của khách hang, mời khách hàng tiềm năng xem các sản phẩm bat động sản, tư vấn lựa chon sản phâm, báo giá sản phâm và cuôi cùng là hỗ trợ chôt đơn với khách hàng. Trả lại tiền cho Đặt chỗ <ˆ Yes khách hàng. Khôi phục trạng thái của căn hộ Tham quan Chọn một No thực tế sản phẩm Khách hàng A Khôi phục Đặt cọc Hủy? 'Yes->| trạng thái của căn hộ No Chọn phương thức thanh toán Yes Thanh toán theo tiền độ ung Hình 1.2: Quy trình chăm sóc khách hàng Sau khi khách hàng đã khảo sát thực tế dự án, khách hàng có thể chọn đặt chỗ trước hoặc đặt cọc cho một sản phâm.
Việc đặt chỗ thì có thể bắt đầu khi dự án đã khởi công, nó thể hiện việc người mua muốn đặt lịch trước cho sản phẩm sắp ra mắt mà không cần chọn một sản phâm (căn hộ/nhà) nhất định hoặc hình thức thanh toán nhất định khi đặt chỗ. Trong khi đó, một khách hàng đặt cọc thì khách hàng phải xác định cụ thê sản phẩm đó là căn hộ hay nhà nào, lựa chọn phương thức thanh toán là gì? Hơn nữa, việc hủy sau khi khách hàng đặt chỗ khách sẽ được nhận lại số tiền ma mình đã đặt chỗ. Nhưng khi đã đặt cọc thì số tiền đặt cọc sẽ bị mất nếu như khách hàng hủy. Sau khi khách hàng chọn mua hoặc đặt cọc, người bán hàng sẽ hỗ trợ tư vấn các phương thức thanh toán có trong dự án (phương án 1: thanh toán trong 1 năm và chiết khấu 10%, phương án 2: thanh toán trong 2 năm và chiết khâu 5%,.
Tiếp đó, người dùng sẽ chọn phương thức thanh toán và thanh toán theo tiến độ đã đề ra của từng phương thức thanh toán. Trong quá trình thanh toán, nếu người mua ngừng thanh toán thì quá trình thanh toán kết thúc. Trạng thái của sản pham bat động sản đó sẽ được cập nhật lại dé những khách hàng khác thực hiện các công việc đặt chỗ hoặc đặt coc. Hiện tại, các quy trình trên chỉ được quan ly bởi những tai liệu như *.
Đây là một điều vô cùng bắt cập khi phải xử lý một lượng lớn thông tin trong một dự Z án. Cách thức quản lý chung của các dự án Khi một dự án chung cư được khởi công thì nó sẽ tạo ra hàng nghìn căn hộ. Trong mỗi căn hộ có hàng loạt thông tin như: - Diện Tích Tổng và Sử Dụng: Diện tích tông và sử dụng của căn hộ, dé biết được không gian thực tế sẽ sở hữu. - Số Phòng Ngủ và Phòng Tắm: Xác định số phòng ngủ và phòng tắm, điều này ảnh hưởng đến khả năng sử dụng và thoải mái của không gian.
- Tầng và Hướng Cửa Số: Vị trí tang và hướng cửa số ảnh hưởng đến ánh sáng tự nhiên và tầm nhìn. - Gia bán: Giá bán căn hộ là một trong những yêu tố quan trọng nhất khi khách hàng đưa ra quyết định mua. - Chủ nhà: Thông tin của chủ nhà. — Thanh toán: Tình trạng thanh toán của chủ căn hộ đó.
Hiện tại, tất cả các thông tin trên đều được lưu trên các file tài liệu như word hoặc pdf: - Sơ đồ mặt bằng: lưu trữ các thông tin chỉ tiết 10100 ot 10 1PHÒNG NGỦ CARY TC! TI TƯỜNG: — 40.10 m2 DIEN TICH THONG THUY: 36.71 m2 VỊ TRÍ TANG CĂN BlockB | 5-19 va21-36 19 CHU THICH TEN PHONG 01. Khách DIEN TÍCH 430 ca cà 28. Phòng ngủ 08. Tổng diện tích 36.71 mê MAT BANG CAN HO BIEN HÌNH 1 PHONG NGỦ Hình 1.3: Sơ đô mặt bằng — Thông tin mua bán Tổng gia trị Căn hộ =(chưa gồm VAT, KPBT) _ STT [Tea Mã căn[DT LoaiPN |Bank |_TTTD 2 năm)t2_TTTĐ 3 nam|Opt3_HTLS 70%lén đến 24 than{Opt4_HTLS 45%lén đến 7 năm 1 GH2 GH202 17] 817|3PN VTB 5,350,936,414Ƒ 5,491,750,530 5.2|2PN+1 VTB 4522280201 4641287574 4,879,302 322 5,950,368,685 8 GH2 GH219.5/3PN VTB 5,445,368,781! 5,588,667,959 5,875,266,316| 7,164,958,922 L_s9_ exe GH222.8/3PN MB 5,539,988,7311 _5,685,777,908 5,977, 356,263) 7,289,458,857 18 GH3 GH319.046] 5,614,796,561 6,847,312,879 21 GH5 GH502 19) 692|2PN+1 VCB 4,413,485,267/ 4,529,629,616 4,761,918,314 5,807 217.1|2PN Fubon 3,872,112,149! _3,974,009,837 4,177,805,214/ 5,094,884,407 27 GH5 GH518.8|1PN+1 Fubon 3,373,472,062! 3,462,247 643 3,639,798 ,804/ 4,438,779,029 28 GH5 GH520.205 29 _ |GH5 GH522 05] 815|3PN Fubon 5,556,968,2141 5,703,204,219 5,995,676,230Ƒ 7,311,800,281 30 — |GH5 GH525.4: Thông tin mua bán x z ~ A.
r eK A ake re Ke oy ^ — Thông tin thanh toán theo tiên độ đôi với môi căn hộ STT |Tòa Macan|Bank | Phương thức| Ngân hàng |Botthanhtoan | — Tiền thanh toán| Tên khách hàng |_ Tên nhân vién| Ngày giao dịch| Giá trị| 1 |GH2 |GH20217VCB opt VCB Đợt 1 sas,093,641.40 Vũ Thị Khánh Vân _ |Trịnh Hồng Tham| 8102023 10% 2 GH2 GH202.17|vCB otp1 VCB Đợt2 267,546,820.70 Vũ Thị Khánh Van Trinh Hông Thắm|20/11/2023 5% 3 GH2 GH202.17|vCB otp1 VCB Đợt 3 160,528,092 42 Vũ Thị Khánh Van Trinh Hồng Thăm|20/01/2024 3% 4 GH2 GH202.17|vcB otp1 VCB Đợt4 214,037,456.56 Vũ Thị Khánh Van Trinh Hông Thắm|20/03/2024 4% 5 |GH2 |GH20217VcB oi VCB Đợt 5 214,037 456 56 Vũ Thị Khánh Van |Trịnh Hồng Thắm|20/05/2024 4% 6 GH2 GH202.17|vcB otpt VCB Dot 6 214,037,456.56 Vũ Thi Khánh Van Trinh Hông Tham|20/07/2024 4% 7 |GH2 GH202.17|vcB olp1 VCB Đợt7 214,037,456.56 Vũ Thị Khánh Vân _ |Trịnh Hồng Thắm|20/09/2024 4% 8 |GH2 GH202.17|vcB olp1 VCB Dot 8 214,037,456.56 Vũ Thi Khánh Vân |Trịnh Hồng Thắm|20/11/2024 4% 9_ |GH2 GH202. otp1 VCB Dot 9 214,037,456.56 Vũ Thi Khánh Vân |Trịnh Hồng Thắm|20/01/2025 4% 10_ |GH2 GH202. otp1 VCB Đợt 10 214,037,456.56 Vũ Thi Khánh Vân |Trịnh Hồng Thắm|20/03/2025 4% 11 |GH3 |GH20218VCB —otp2 VCB Đợt 11 2,407,921,386.30 Vũ Thị Khánh Vân |Trịnh Hồng Tham|20/05/2025 4% 12 |GH4 |GH20219lvcB op3 VCB Dot 12 214,037,458.56 Vũ Thị Khánh Vân |Trịnh Hồng Tham| 45% 13 |GH5 GH202.20|vCB otp4 VCB Đợt 13 267,546,820 .70 Vũ Thị Khánh Van Trinh Hồng Thăm|GCN 5% Tổng Tiền thanh toán: 5,350,936,416.5: Thông tin thanh toán theo tiễn độ đối với mỗi căn hộ 1.