Phân tích & thiết kế phần mềm quản lý khách hàng tại công ty bánh kẹo Bảo Minh

Chuyên đề phân tích, thiết kế phần mềm quản lý khách hàng (CRM) tại công ty Bảo Minh. Tài liệu gồm quy trình nghiệp vụ, sơ đồ DFD, CSDL bằng SQL.

• Tác giả: Vương Lệ Quyên
• Người hướng dẫn: ThS. Phùng Tiến Hải
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
• Đề tài: Phân Tích Và Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Tại Công Ty Cổ Phần Bánh Mứt Kẹo Bảo Minh
• Loại tài liệu: Chuyên Đề Thực Tập
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng quan về phần mềm quản lý khách hàng công ty Bảo Minh

Phần mềm quản lý khách hàng là một hệ thống thông tin quan trọng giúp công ty cổ phần bánh mứt kẹo Bảo Minh nâng cao hiệu quả quản lý và chăm sóc khách hàng. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, CRM (Customer Relationship Management) đã trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại. Phần mềm này được thiết kế nhằm tổng hợp tất cả thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, và các tương tác kinh doanh vào một nền tảng duy nhất. Công ty Bảo Minh nhận thấy rằng việc quản lý khách hàng hiệu quả sẽ giúp tăng doanh số bán hàng, cải thiện dịch vụ khách hàng, và xây dựng mối quan hệ lâu dài với các đối tác. Đây là nhu cầu cấp thiết để giải quyết các thách thức trong quản lý thông tin khách hàng đang phát triển nhanh chóng.

1.1. Ý nghĩa và mục tiêu của phần mềm

Mục tiêu chính của hệ thống là tập trung hóa dữ liệu khách hàng, giúp các nhân viên bán hàng truy cập thông tin nhanh chóng. Phần mềm cho phép quản lý thông tin đại lý, lịch sử hóa đơn, chi tiết sản phẩm và theo dõi các hợp đồng kinh doanh. Hệ thống hỗ trợ việc lập báo cáo thống kê giúp lãnh đạo công ty đưa ra quyết định chiến lược. Ngoài ra, phần mềm giúp cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng thông qua việc cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời.

1.2. Đối tượng sử dụng hệ thống

Phần mềm được thiết kế cho các nhóm người dùng khác nhau trong công ty Bảo Minh. Nhân viên quản lý khách hàng sử dụng hệ thống để cập nhật thông tin và theo dõi tương tác. Nhân viên bán hàng có thể tra cứu lịch sử giao dịch của khách hàng để đưa ra đề nghị phù hợp. Quản lý đại lý sử dụng công cụ để giám sát hoạt động các chi nhánh. Nhân viên kế toán sử dụng để quản lý hóa đơn và thanh toán hoa hồng.

II. Các chức năng chính của hệ thống

Hệ thống quản lý khách hàng của công ty Bảo Minh được thiết kế với nhiều chức năng toàn diện để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Phần mềm bao gồm các mô-đun quản lý thông tin khách hàng, quản lý đại lý, quản lý hóa đơn và thống kê báo cáo. Mỗi chức năng được phát triển theo quy trình nghiệp vụ cụ thể của công ty, sử dụng các sơ đồ DFD (Data Flow Diagram) để mô hình hóa luồng dữ liệu. Hệ thống cơ sở dữ liệu SQL Server 2014 được sử dụng để lưu trữ an toàn và xử lý dữ liệu hiệu quả. Giao diện người dùng thân thiện được xây dựng bằng ngôn ngữ C# và .NET Framework, giúp người dùng dễ dàng thao tác và truy cập thông tin cần thiết.

2.1. Quản lý thông tin khách hàng

Chức năng này cho phép thêm, sửa, xóa thông tin khách hàng một cách dễ dàng. Hệ thống lưu trữ các thông tin quan trọng như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email và lịch sử giao dịch. Tìm kiếm khách hàng nhanh chóng bằng các tiêu chí khác nhau giúp nhân viên tìm được thông tin cần thiết. Phần mềm cung cấp báo cáo danh sách khách hàng chi tiết, hỗ trợ chăm sóc khách hàng hiệu quả và xây dựng mối quan hệ lâu dài.

2.2. Quản lý đại lý và hợp đồng

Quản lý thông tin đại lý bao gồm việc lưu trữ và cập nhật dữ liệu các chi nhánh kinh doanh. Hệ thống cho phép quản lý hợp đồng đại lý với các thông tin chi tiết về điều khoản, thời hạn và các yêu cầu cụ thể. Chức năng tìm kiếm đại lý và tìm kiếm hợp đồng giúp nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết. Các báo cáo thông tin hợp đồng hỗ trợ quản lý và giám sát hoạt động kinh doanh của các đối tác.

2.3. Quản lý hóa đơn và thanh toán

Quản lý chi tiết hóa đơn cho phép lưu trữ thông tin về số hóa đơn, ngày phát hành, và danh sách sản phẩm. Hệ thống quản lý quyển sổ để theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng. Chức năng thanh toán hoa hồng cho phép tính toán tự động dựa trên khối lượng bán hàng của nhân viên. Báo cáo hóa đơn giúp lãnh đạo theo dõi doanh số và thực hiện thống kê báo cáo về hoạt động kinh doanh.

III. Thiết kế kiến trúc và cơ sở dữ liệu

Kiến trúc hệ thống của phần mềm quản lý khách hàng Bảo Minh được thiết kế theo mô hình ba tầng: tầng giao diện, tầng xử lý logic và tầng dữ liệu. Cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng như khách hàng, nhân viên, đại lý, hợp đồng, hóa đơn, sản phẩm và các thông tin liên quan khác. Mỗi bảng được thiết kế với các trường dữ liệu phù hợp, khóa chính và khóa ngoài để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Giao diện người dùng được xây dựng với các form chức năng để người dùng có thể tương tác dễ dàng. Hệ thống sử dụng Microsoft .NET Framework với ngôn ngữ C# để phát triển, đảm bảo hiệu suất cao và bảo mật tốt.

3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu SQL Server 2014 được sử dụng để lưu trữ dữ liệu an toàn và hiệu quả. Bảng khách hàng chứa các thông tin cơ bản và lịch sử giao dịch. Bảng đại lý lưu trữ thông tin chi nhánh kinh doanh. Bảng hóa đơn và chi tiết hóa đơn quản lý các giao dịch bán hàng. Các bảng khác như nhân viên, sản phẩm, hợp đồng hỗ trợ quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh của công ty.

3.2. Giao diện người dùng

Form màn hình chính cung cấp menu điều hướng đến các chức năng khác nhau. Form thông tin khách hàng cho phép quản lý dữ liệu khách hàng một cách trực quan. Form tìm kiếm giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết. Form quản lý hóa đơn hiển thị chi tiết giao dịch và tình trạng thanh toán. Các form báo cáo cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh.

IV. Triển khai hỗ trợ và phát triển tương lai

Triển khai hệ thống tại công ty Bảo Minh yêu cầu các bước chuẩn bị cẩn thận. Yêu cầu phần cứng bao gồm máy chủ có cấu hình đủ mạnh để xử lý dữ liệu, máy tính client với bộ xử lý tốt và bộ nhớ đủ. Yêu cầu phần mềm bao gồm Windows Server, SQL Server 2014, và .NET Framework 4.0. Quá trình cài đặt và triển khai bao gồm chuẩn bị dữ liệu, cài đặt hệ thống, kiểm thử chức năng và đào tạo người dùng. Hỗ trợ kỹ thuật được cung cấp để giải quyết các vấn đề phát sinh. Trong tương lai, hệ thống sẽ được nâng cấp với các tính năng mới như tích hợp thương mại điện tử, phân tích dữ liệu nâng cao và ứng dụng di động để tăng hiệu quả kinh doanh.

4.1. Yêu cầu hệ thống và cài đặt

Yêu cầu phần cứng tối thiểu bao gồm máy chủ với bộ xử lý 4 nhân, 8GB RAM và ổ cứng 500GB. Máy tính client cần Windows 7 trở lên, bộ xử lý 2 nhân, 4GB RAM. Phần mềm yêu cầu bao gồm SQL Server 2014, .NET Framework 4.5, và các công cụ hỗ trợ. Quá trình cài đặt bao gồm cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu, sao lưu dữ liệu cũ, cài đặt ứng dụng, và kiểm thử hệ thống để đảm bảo tất cả chức năng hoạt động bình thường.

4.2. Đào tạo người dùng và hỗ trợ

Đào tạo người dùng là bước quan trọng để đảm bảo triển khai thành công. Các buổi đào tạo cơ bản giới thiệu giao diện và chức năng chính. Đào tạo nâng cao cho các nhân viên có nhiệm vụ quản lý phức tạp. Hỗ trợ kỹ thuật được cung cấp để giải quyết các vấn đề kỹ thuật và hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng. Tài liệu hướng dẫn chi tiết được cung cấp để người dùng tham khảo.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1. Tổng quan về công ty cổ phần bánh kẹo Bảo Minh Gần 30 năm xây dựng và phát triển thương hiệu, Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Bảo Minh chính thức được thành lập vào ngày 23/05/2006. Với thế mạnh của một nhà sản xuất hàng đầu các sản phẩm bánh kẹo truyền thống và đặc sản của đất Hà Thành như bánh Cốm, bánh Trung thu, Mứt Tết, ô mai và các loại kẹo lạc, kẹo vừng… Bảo Minh luôn khẳng định được uy tín và chất lượng của mình với khách hàng.

Xuất phát từ việc kinh doanh nhỏ lẻ tại Hà Nội với nghề truyền thống gia truyền, toàn thể các thành viên trong gia đình lớn Bảo Minh đã phát huy tài năng, trí tuệ và tâm huyết của mình để góp sức xây dựng một Bảo Minh phát triển ngày càng vững mạnh. Với mục tiêu luôn hướng các sản phẩm truyền thống tới tính hiện đại để nhằm phát huy những giá trị văn hóa ẩm thực, Bảo Minh đã chú trọng nhiều đến việc áp dụng công nghệ và máy móc thiết bị vào sản xuất. Đến nay, Bảo Minh đã đầu tư một nhà máy quy mô hiện đại, với các dây truyền sản xuất đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm tại khu công nghiệp Nam Thăng Long Hà Nội, diện tích 6.000 m2 với số vốn đầu tư trên 30 tỷ đồng. Các sản phẩm bánh kẹo của Bảo Minh đã vươn xa tới khắp mọi miền Tổ Quốc, với khẩu vị phù hợp thị hiếu của người Việt nên mỗi sản phẩm ra mắt đều được thị trường đón nhận nồng nhiệt.

“Truyền thống - Phát huy Tinh hoa Ẩm thực” đã nâng tầm giá trị thương hiệu Bảo Minh. Bên cạnh sản xuất Bảo Minh còn có dịch vụ ăn hỏi trọn gói và các dich vụ khác phục vụ cho lễ cưới, hội nghị và tổ chức các sự kiện… Đây cũng là thế mạnh góp phần nâng cao vị thế và uy tín của Bảo Minh. Sơ lược về công ty - Tên công ty: Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Bảo Minh - Địa chỉ : Lô B2-3 KCN Nam Thăng Long, phường Thụy Phương, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội - Năm thành lâp : 23/05/2006 - Chủ tịch hội đồng quản trị: Ông Vương Duy Kiệm - Tổng giám đốc: Bà Ngô Thị Tính - Mã số doanh nghiệp : 0101966872 Chuyên đề thực tập Vương Lệ Quyên 10 - Vốn điều lệ: 60.000 VNĐ - Điện thoại: [phone] - Fax : [phone] - Tài khoản giao dịch số : 0661100398008 Ngân hàng TMCP Quân đội chi nhánh Long Biên- Hà Nội - Email: banhkeobaominh@gmail. Tầm nhìn Trở thành doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong việc phát huy các giá trị tinh hoa ẩm thực.

Sứ mệnh Kế thừa, lưu giữ, hoàn thiện và phát triển những nét đẹp trong văn hóa ẩm thực Việt. Giá trị cốt lõi Bí quyết - Kinh nghiệm Trung thực - Tận tâm Sáng tạo - Linh hoạt Đáng tin cậy - Được chứng nhận Tôn trọng giá trị nhân văn - Phát triển con người. Quản lý chất lượng Quản lý chất lượng ISO 22000-2005 HACCP 1. Phương châm kinh doanh Bảo Minh cam kết cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng cao, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm với hương vị độc đáo, gần gũi với thị hiếu của người tiêu dùng Việt Nam.

Sự hài lòng của khách hàng khi sử dụng sản phẩm của Bảo Minh chính là yếu tố quan trọng bậc nhất trong triết lý kinh doanh của chúng tôi. Vì vậy chúng tôi luôn nỗ lực mỗi ngày để có thể đáp ứng được yêu cầu và mang tới cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ có giá trị sử dụng tối ưu, giá thành hợp lý. "Ngon - An toàn - Độc đáo" 1. Chiến lược phát triển kinh doanh Chuyên đề thực tập Vương Lệ Quyên 11 Hình 0.1 Chiến lược phát triển kinh doanh của công ty cổ phần bánh mứt kẹo Bảo Minh 1.

Lĩnh vực hoạt động Hình 0.2 Lĩnh vực hoạt động Chuyên đề thực tập Vương Lệ Quyên 12 Với các lĩnh vực hoạt động trên, hệ thống phân phối của Bảo Minh đã có mặt tại hầu hết cách tỉnh thành trong nước và trên đà phát triển nhắm tới các thị trường nước ngoài. Bảo Minh tự hào là nhãn hàng có trong danh mục của hầu hết các siêu thị lớn như Big C, METRO, Intimex, FiviMart, LotteMart, VinMart,. Chuyên đề thực tập Vương Lệ Quyên 13 Hình 1.3: Hệ thống phân phối sản phẩm 1. Cơ cấu tổ chức Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức của công ty Chức năng của từng phòng ban: Chủ tịch hội đồng quản trị, Tổng giám đốc - Điều hành hoạt động hàng ngày của công ty.

- Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. - Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. - Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty - Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty.

- Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty. Phó tổng giám đốc - Giải quyết những vấn đề trong lĩnh vực được Tổng giám đốc phân công, uỷ quyền. - Những vấn đề vượt thẩm quyền phải báo cáo Tổng giám đốc trước khi giải quyết. - Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác và nhiệm vụ cụ thể của các phòng, bộ phận được phân công phụ trách.

- Tham gia ý kiến về xây dựng chủ trương, cơ chế, chính sách, định hướng phát triển của công ty. Chuyên đề thực tập Vương Lệ Quyên 14 - Định kỳ báo cáo cho tổng giám đốc tình hình thực hiện chương trình công tác được duyệt và kết quả công việc trong phạm vi được phân công, - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những vấn đề đã quyết định. - Báo cáo Tổng giám đốc chương trình đi công tác và các trường hợp vắng mặt không điều hành công việc tại trụ sở. Phòng tổ chức - hành chính - Là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật của Nhà nước đã ban hành; tổ chức thực hiện điều lệ tổ chức và hoạt động của của công ty cổ phần bánh mứt kẹo Bảo Minh vào các hoạt động của công ty và với người lao động.

- Tham mưu, xây dựng các cơ chế, quy chế, quy định, quy trình, quy phạm, quản lý theo chức năng, nhiệm vụ của phòng đã được giao, trình Tổng giám đốc xét duyệt; tổ chức hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, thực hiện các văn bản đó được thực thi có hiệu quả trong công ty. - Tham mưu hoạch định chiến lược xây dựng, phát triển công ty trở thành doanh nghiệp cổ phần có vốn và công nghệ cao, có thương hiệu mạnh, kinh doanh đa ngành, đa nghề, tăng trưởng sản xuất, tăng lợi nhuận, phát triển bền vững. Khối kinh doanh - Tham mưu, hoạch định, điều hành, kiểm tra, đánh giá, chịu trách nhiệm và báo cáo trước ban Tổng giám đốc về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. - Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh hàng năm, hàng quý, hàng tháng và định hướng làm việc cho các bộ phận, phòng ban thuộc khối kinh doanh.

- Tổ chức triển khai các chương trình hành động, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện chỉ tiêu doanh số. - Thu thập, phân tích, đánh giá thị trường để xây dựng và triển khai các cơ chế, chính sách bán hàng của công ty phù hợp nhất. - Tìm kiếm các cơ hội, mở rộng thị trường kinh doanh. - Quản lý, phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên của khối phát huy sáng tạo, nâng cao nguồn nhân lực cho công ty.

- Tham gia tuyển dụng các vị trí thuộc khối kinh doanh. Chuyên đề thực tập Vương Lệ Quyên 15 - Phối hợp các khối, bộ phận, phòng ban khác để thực hiện các mục tiêu kế hoạch của công ty. - Thực hiện các công việc ủy quyền của cấp trên. Phòng kế toán SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN Kế toán ngân Kế toán TSCĐ Kế toán thuế Kế toán công Kế toán tiền hàng nợ mặt Kế toán Kế toán KHO Kế toán Kế toán CHGTSP SẢN XUẤT CƯỚI HỎI THỦ QUỸ Hình 1.5: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán Chuyên đề thực tập Vương Lệ Quyên 16 - Ghi chép tính toán phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, thanh toán, giữ gìn và bảo quản các loại tài sản, vật tư, tiền vốn và ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm chính sách, chế độ kỷ luật kinh tế của công ty và Nhà nước ban hành. - Cung cấp số liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụ cho công tác theo dõi thực hiện kế hoạch. - Tài liệu kế toán bao gồm các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu khác liên quan đến kế toán phải được bảo quản chu đáo, an toàn trong quá trình sử dụng cũng như lưu trữ. Phòng kế hoạch - Là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức năng cung cấp thông tin kinh tế, giá cả thị trường các chủng loại vật tư nguyên vật liệu cho các phòng ban liên quan.

- Xây dựng kế hoạch đồng thời mua sắm, cung cấp vật tư nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, các công cụ, dụng cụ đáp ứng nhu cầu làm việc của các khối/ phòng ban/ bộ phận. - Tham mưu, điều hành toàn diện hoạt động theo dõi hàng tồn, xuất - nhập kho, sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong kho của công ty. - Tham mưu hoạch định chiến lược xây dựng, phát triển công ty trở thành doanh nghiệp cổ phần có vốn và công nghệ cao, có thương hiệu mạnh, kinh doanh đa ngành, đa nghề, tăng trưởng sản xuất, tăng lợi nhuận, phát triển bền vững. Khối sản xuất - Là đơn vị sản xuất trực tiếp, giúp Tổng giám đốc quản lý và tổ chức sản xuất hợp lý, đảm bảo giao hàng đúng tiến độ, số lượng và chất lượng thành phẩm.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức khối sản xuất: Chuyên đề thực tập Vương Lệ Quyên 17 Giám đốc SX Ban LĐSX Bộ phận kỹ thuật Kế toán thống kê Tổ bánh nướng Tổ kẹo Tổ dẻo - khảo Tổ nấu Tổ bao gói Tổ cốm- xu xê Hình 1.