Đồ án Tốt nghiệp: Thiết kế Hệ thống Thông tin Quản lý Nhân sự

Đồ án tốt nghiệp thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRMIS). Cung cấp lý thuyết, sơ đồ ERD, use case và mã nguồn tham khảo chi tiết.

• Tác giả: Vu Thi Hoa
• Người hướng dẫn: TS. Do Tien Thanh
• Trường học: Vietnam National University, Hanoi International School
• Chuyên ngành: Management Information System
• Đề tài: Design of Human Resource Management Information System
• Loại tài liệu: Graduation project
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hanoi

Tóm tắt

I. Khám Phá Hệ thống Quản lý Nhân sự HRMIS Toàn Diện

Trong kỷ nguyên số hóa, Hệ thống Quản lý Thông tin Nhân sự (HRMIS) không chỉ là một công cụ lưu trữ dữ liệu mà đã trở thành một tài sản chiến lược, quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Một hệ thống HRMIS tối ưu là nền tảng cho việc quản trị nguồn nhân lực hiệu quả, giúp tự động hóa các tác vụ lặp lại, cung cấp dữ liệu chính xác cho việc ra quyết định và nâng cao trải nghiệm nhân viên. Theo nghiên cứu “Design of Human Resource Management Information System” (Vu Thi Hoa, 2024), HRMIS được định nghĩa là một hệ thống tích hợp được thiết kế để quản lý toàn diện các dữ liệu và quy trình liên quan đến nhân sự. Hệ thống này được ví như bộ não thông minh của tổ chức, nơi mọi thông tin từ hồ sơ cá nhân, lịch sử làm việc, kỹ năng đến hợp đồng lao động đều được ghi nhận, xử lý và lưu trữ một cách hệ thống. Việc triển khai một phần mềm quản lý nhân sự mạnh mẽ không chỉ giúp khắc phục những nhược điểm của phương pháp thủ công mà còn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ cho ban lãnh đạo. Mục tiêu chính của việc thiết kế Hệ thống Quản lý Nhân sự là tối ưu hóa quy trình, quản lý nhân viên hiệu quả, tăng cường bảo mật dữ liệu và mang lại trải nghiệm liền mạch cho người lao động, từ đó giúp họ cảm thấy hài lòng và gắn bó hơn với tổ chức. Đây chính là bước đi cốt lõi trong hành trình chuyển đổi số nhân sự của mọi doanh nghiệp hiện đại.

1.1. Định nghĩa hệ thống HRMS và vai trò chiến lược

Một hệ thống HRMS (Human Resource Management System) là một tập hợp các phần mềm ứng dụng được sử dụng để quản lý và tự động hóa nhiều chức năng nhân sự. Về cơ bản, nó là một giải pháp HRIS (Human Resource Information System) toàn diện, bao gồm các hoạt động từ tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương đến quản lý hiệu suất. Vai trò của hệ thống này không còn giới hạn ở các tác vụ hành chính. Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, HRMS đóng vai trò chiến lược bằng cách cung cấp các phân tích dữ liệu nhân sự sâu sắc. Các nhà quản lý có thể dựa vào đó để đưa ra các quyết định quan trọng về hoạch định nguồn nhân lực, phát triển nhân tài và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Nghiên cứu chỉ ra rằng, doanh nghiệp ứng dụng HRMS hiệu quả có khả năng liên kết chiến lược nhân sự với chiến lược kinh doanh tổng thể tốt hơn, từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động và chất lượng công việc.

1.2. Lợi ích cốt lõi của việc chuyển đổi số nhân sự

Quá trình chuyển đổi số nhân sự thông qua việc áp dụng các nền tảng HR Tech hiện đại mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Đầu tiên, nó giúp tối ưu hóa quy trình nhân sự bằng cách tự động hóa các công việc thủ công, tốn thời gian như chấm công, tính lương, quản lý nghỉ phép. Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót do con người mà còn giải phóng thời gian cho đội ngũ HR tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn. Thứ hai, hệ thống số hóa giúp tăng cường bảo mật thông tin nhân sự. Dữ liệu được mã hóa, phân quyền truy cập nghiêm ngặt, giúp bảo vệ các thông tin nhạy cảm của nhân viên và doanh nghiệp. Cuối cùng, một hệ thống hiện đại cải thiện đáng kể trải nghiệm nhân viên, cho phép họ tự truy cập và quản lý thông tin cá nhân, theo dõi lộ trình phát triển sự nghiệp một cách chủ động, góp phần xây dựng một môi trường làm việc minh bạch và gắn kết.

II. Thách Thức Khi Quản Trị Nguồn Nhân Lực Một Cách Thủ Công

Việc quản trị nguồn nhân lực theo phương pháp truyền thống, dựa trên giấy tờ và các bảng tính rời rạc, đang bộc lộ nhiều hạn chế nghiêm trọng trong môi trường kinh doanh năng động. Thách thức lớn nhất là sự thiếu hiệu quả và tốn kém thời gian. Các quy trình như tuyển dụng, quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương đều đòi hỏi sự can thiệp thủ công, dẫn đến nguy cơ sai sót cao và làm chậm trễ các hoạt động quan trọng. Hơn nữa, việc truy xuất và tổng hợp thông tin từ các nguồn phân tán là một công việc phức tạp, khiến ban lãnh đạo khó có được cái nhìn tổng quan và kịp thời về tình hình nhân sự. Một vấn đề khác là rủi ro về bảo mật thông tin nhân sự. Dữ liệu lưu trữ trên giấy tờ hoặc các file không được bảo vệ dễ dàng bị mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép. Điều này không chỉ gây tổn thất cho doanh nghiệp mà còn vi phạm các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Cuối cùng, quy trình thủ công tạo ra một trải nghiệm nhân viên kém tích cực. Nhân viên phải chờ đợi lâu để được giải quyết các yêu cầu, thiếu sự minh bạch trong việc theo dõi lương thưởng, nghỉ phép, và không có công cụ để chủ động quản lý thông tin cá nhân. Những yếu tố này dần làm giảm sự hài lòng và mức độ gắn kết của nhân viên với tổ chức.

2.1. Rủi ro về tính chính xác và bảo mật dữ liệu nhân sự

Khi không có một hệ thống HRMS tập trung, dữ liệu nhân sự thường bị phân mảnh trên nhiều file Excel, tài liệu giấy và email. Tình trạng này dẫn đến sự thiếu nhất quán và khó khăn trong việc kiểm soát phiên bản. Việc nhập liệu thủ công cũng là nguồn gốc của nhiều sai sót trong thông tin cá nhân, hợp đồng, và dữ liệu lương. Về mặt bảo mật, các phương pháp lưu trữ truyền thống không thể đảm bảo an toàn tuyệt đối. Hồ sơ giấy có thể bị thất lạc, trong khi các file điện tử không được mã hóa có thể trở thành mục tiêu của các cuộc tấn công mạng hoặc bị rò rỉ do vô tình. Việc thiếu cơ chế phân quyền truy cập rõ ràng cũng làm tăng nguy cơ lạm dụng thông tin nội bộ. Đây là những rủi ro nghiêm trọng đòi hỏi một giải pháp quản lý tập trung và an toàn hơn.

2.2. Sự thiếu hiệu quả trong các quy trình nhân sự cốt lõi

Các quy trình nhân sự cốt lõi như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, và xử lý lương thưởng trở nên vô cùng phức tạp khi thực hiện thủ công. Mỗi tháng, bộ phận nhân sự phải tốn hàng giờ, thậm chí hàng ngày để tổng hợp bảng công, đối chiếu ngày nghỉ, tính toán các khoản khấu trừ và phụ cấp. Quá trình này không chỉ lãng phí nguồn lực mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót, ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập và tinh thần của người lao động. Hơn nữa, việc tạo các báo cáo nhân sự thông minh để phục vụ công tác quản trị gần như là không thể với dữ liệu rời rạc. Lãnh đạo không có đủ thông tin để đánh giá hiệu suất, phân tích tỷ lệ nghỉ việc hay hoạch định nhu cầu nhân sự trong tương lai, làm giảm khả năng ra quyết định chiến lược.

III. Hướng Dẫn Thiết Kế Module Quản Lý Nhân Sự Cốt Lõi

Để xây dựng một Hệ thống Quản lý Nhân sự tối ưu, việc thiết kế các module quản lý nhân sự một cách khoa học và tích hợp là yếu tố tiên quyết. Một hệ thống hiệu quả cần bao quát đầy đủ các chức năng từ cơ bản đến nâng cao, đảm bảo mọi khía cạnh của vòng đời nhân viên đều được quản lý trơn tru. Theo mô hình được đề xuất trong nghiên cứu của Vu Thi Hoa (2024), hệ thống cần được xây dựng dựa trên các module chính. Module đầu tiên và quan trọng nhất là quản lý hồ sơ nhân viên, nơi lưu trữ tập trung mọi thông tin từ liên hệ, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc đến lịch sử lương thưởng. Module thứ hai là hệ thống chấm công tính lương, có khả năng tự động hóa HR trong việc ghi nhận thời gian làm việc, xử lý các loại nghỉ phép và tính toán lương chính xác dựa trên các quy định phức tạp. Tiếp theo là module quản lý hợp đồng, giúp theo dõi các loại hợp đồng lao động và thời hạn của chúng. Bên cạnh đó, các module chiến lược như quản lý hiệu suất nhân viên (PMS) và nền tảng quản lý nhân tài cũng cần được tích hợp để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đánh giá, đào tạo và phát triển đội ngũ. Việc tích hợp hệ thống nhân sự giữa các module này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ và luân chuyển thông suốt.

3.1. Xây dựng module quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả

Module quản lý hồ sơ nhân viên là trái tim của mọi phần mềm quản lý nhân sự. Một module hiệu quả cần cho phép lưu trữ một cách có cấu trúc tất cả thông tin quan trọng của nhân viên, bao gồm: thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại), thông tin công việc (chức vụ, phòng ban, người quản lý trực tiếp), thông tin hợp đồng, lịch sử lương và các phúc lợi. Hệ thống cần có giao diện thân thiện, cho phép bộ phận HR dễ dàng thêm mới, cập nhật và tìm kiếm hồ sơ. Chức năng phân quyền chi tiết cũng là một yêu cầu bắt buộc để đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập vào các thông tin nhạy cảm, tăng cường bảo mật thông tin nhân sự.

3.2. Tích hợp hệ thống chấm công tính lương tự động

Việc tự động hóa HR trong khâu chấm công và tính lương giúp giảm tải đáng kể cho bộ phận nhân sự và đảm bảo tính chính xác. Một hệ thống chấm công tính lương hiện đại cần có khả năng tích hợp với nhiều thiết bị chấm công khác nhau (máy vân tay, nhận diện khuôn mặt). Hệ thống phải tự động tổng hợp dữ liệu công, xử lý các quy định về làm thêm giờ, nghỉ phép, đi muộn về sớm và áp dụng các công thức tính lương phức tạp. Quan trọng hơn, module này cần được liên kết chặt chẽ với module hồ sơ nhân viên và quản lý hợp đồng để lấy thông tin về mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp và khấu trừ. Kết quả cuối cùng là một bảng lương chi tiết và chính xác, có thể xuất ra nhiều định dạng khác nhau.

3.3. Nền tảng quản lý hiệu suất nhân viên PMS hiện đại

Một nền tảng quản lý nhân tài không thể thiếu module quản lý hiệu suất nhân viên (PMS). Module này giúp doanh nghiệp chuyển từ việc đánh giá định kỳ sang theo dõi và phản hồi liên tục. Các chức năng cần có bao gồm: thiết lập mục tiêu (KPIs/OKRs), ghi nhận phản hồi 360 độ, theo dõi tiến độ công việc và thực hiện các kỳ đánh giá hiệu suất trực tuyến. Dữ liệu từ PMS là đầu vào quan trọng cho các quyết định về lương thưởng, thăng tiến và hoạch định đào tạo. Bằng cách số hóa quy trình này, doanh nghiệp có thể xây dựng một văn hóa làm việc dựa trên hiệu suất, minh bạch và công bằng, từ đó thúc đẩy sự phát triển của mỗi cá nhân và toàn bộ tổ chức.

IV. Bí Quyết Lựa Chọn Công Nghệ Xây Dựng Giải Pháp HRIS

Việc lựa chọn công nghệ phù hợp là nền tảng để xây dựng một giải pháp HRIS ổn định, an toàn và có khả năng mở rộng. Quyết định này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất, chi phí vận hành và khả năng bảo trì của hệ thống trong tương lai. Dựa trên phân tích trong đề tài “Design of Human Resource Management Information System”, một kiến trúc công nghệ phổ biến và hiệu quả bao gồm việc phân tách rõ ràng giữa Front-end và Back-end. Đối với Front-end, việc sử dụng các công nghệ web tiêu chuẩn như HTML, CSS và PHP cho phép tạo ra giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng và tương thích trên nhiều trình duyệt. Sự kết hợp này giúp xây dựng các biểu mẫu nhập liệu, bảng điều khiển và các trang báo cáo một cách linh hoạt. Về phía Back-end, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu đóng vai trò quyết định. Nghiên cứu đã so sánh các lựa chọn như Microsoft Access, SQL Server và MySQL, và kết luận rằng MySQL là lựa chọn tối ưu cho dự án nhờ các yếu tố: miễn phí (giảm chi phí đầu tư), bảo mật cao (thông qua cơ chế phân quyền người dùng) và độc lập nền tảng (chạy được trên nhiều hệ điều hành). Sự kết hợp giữa PHP và MySQL là một bộ đôi kinh điển trong phát triển ứng dụng web, đảm bảo khả năng xử lý dữ liệu mạnh mẽ và ổn định cho một hệ thống HRMS.

4.1. Phân tích công nghệ Front end HTML CSS và PHP

Phần Front-end của một phần mềm quản lý nhân sự là giao diện mà người dùng tương tác trực tiếp. HTML (HyperText Markup Language) được sử dụng để xây dựng cấu trúc cơ bản của các trang web, như các biểu mẫu, bảng biểu và các thành phần văn bản. CSS (Cascading Style Sheets) chịu trách nhiệm về phần trình bày, bao gồm màu sắc, bố cục và phông chữ, giúp tạo ra một giao diện chuyên nghiệp và thân thiện với người dùng. PHP, một ngôn ngữ kịch bản phía máy chủ, đóng vai trò xử lý logic và tương tác với người dùng. Nó có thể được nhúng trực tiếp vào mã HTML, giúp tạo ra các trang web động, xử lý dữ liệu từ biểu mẫu và giao tiếp với cơ sở dữ liệu. Sự kết hợp này tạo ra một giao diện linh hoạt, dễ bảo trì và đáp ứng tốt các yêu cầu chức năng của hệ thống.

4.2. Lựa chọn cơ sở dữ liệu Back end Tại sao MySQL là tối ưu

Back-end là xương sống của hệ thống HRMS, nơi tất cả dữ liệu được lưu trữ và xử lý. Việc lựa chọn cơ sở dữ liệu phù hợp là cực kỳ quan trọng. Theo nghiên cứu của Vu Thi Hoa (2024), MySQL nổi lên như một lựa chọn vượt trội so với các đối thủ. Trong khi MS Access phù hợp với các ứng dụng nhỏ lẻ và có rủi ro bảo mật khi dữ liệu bị sao chép dễ dàng, và SQL Server lại có chi phí bản quyền cao, thì MySQL cung cấp một giải pháp cân bằng hoàn hảo. Nó là mã nguồn mở, hoàn toàn miễn phí, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Về bảo mật, MySQL cung cấp cơ chế xác thực người dùng và phân quyền truy cập chi tiết, đảm bảo bảo mật thông tin nhân sự tốt hơn. Thêm vào đó, tính độc lập nền tảng cho phép hệ thống có thể được triển khai trên nhiều môi trường khác nhau, mang lại sự linh hoạt trong vận hành.

V. Cách Tối Ưu Hóa Quy Trình Nhân Sự Qua Phân Tích Dữ Liệu

Một Hệ thống Quản lý Nhân sự hiện đại không chỉ dừng lại ở việc tự động hóa mà còn phải trở thành công cụ hỗ trợ ra quyết định thông qua phân tích dữ liệu nhân sự. Việc tối ưu hóa quy trình nhân sự đạt đến một tầm cao mới khi các nhà quản lý có thể khai thác kho dữ liệu tập trung để tạo ra các báo cáo nhân sự thông minh. Thay vì các báo cáo thủ công, rời rạc, hệ thống HRMIS có thể tự động tạo ra các dashboard trực quan, hiển thị các chỉ số quan trọng như tỷ lệ nghỉ việc, chi phí tuyển dụng, mức độ hài lòng của nhân viên, và hiệu suất làm việc theo từng phòng ban. Các báo cáo này cung cấp một cái nhìn toàn cảnh, giúp lãnh đạo nhanh chóng xác định các xu hướng, điểm nóng và cơ hội cải tiến. Chẳng hạn, bằng cách phân tích dữ liệu về nhân viên có hiệu suất cao, doanh nghiệp có thể xác định các yếu tố thành công và áp dụng vào chương trình đào tạo và phát triển. Tương tự, việc phân tích nguyên nhân nghỉ việc giúp tổ chức đưa ra các chính sách giữ chân nhân tài hiệu quả hơn. Nghiên cứu thực nghiệm đã chứng minh rằng việc áp dụng các phương pháp HRM hiệu quả, được hỗ trợ bởi dữ liệu, giúp cải thiện đáng kể kết quả hoạt động và chất lượng công việc trong toàn tổ chức.

5.1. Tạo báo cáo nhân sự thông minh và dashboard trực quan

Chức năng báo cáo là một trong những giá trị cốt lõi của giải pháp HRIS. Một hệ thống tối ưu phải cho phép người dùng tự tạo các báo cáo động theo nhiều tiêu chí khác nhau. Ví dụ, nhà quản lý có thể dễ dàng tạo báo cáo về cơ cấu nhân sự theo độ tuổi, giới tính, trình độ học vấn, hoặc báo cáo về tình hình biến động nhân sự theo từng tháng, quý. Các dashboard trực quan với biểu đồ cột, tròn, đường sẽ giúp các thông tin phức tạp trở nên dễ hiểu hơn. Chức năng này giúp ban lãnh đạo nắm bắt tình hình nhanh chóng mà không cần phải đọc qua hàng loạt bảng số liệu, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven decision making) một cách hiệu quả.

5.2. Ứng dụng phân tích dữ liệu để cải thiện trải nghiệm nhân viên

Phân tích dữ liệu nhân sự không chỉ phục vụ cho cấp quản lý mà còn là công cụ mạnh mẽ để cải thiện trải nghiệm nhân viên. Bằng cách phân tích dữ liệu từ các cuộc khảo sát mức độ hài lòng, hệ thống có thể chỉ ra những vấn đề mà nhân viên đang quan tâm, chẳng hạn như chính sách phúc lợi, môi trường làm việc hay cơ hội phát triển. Phân tích dữ liệu chấm công và nghỉ phép có thể giúp xác định các dấu hiệu kiệt sức (burnout) ở nhân viên, từ đó bộ phận HR có thể can thiệp kịp thời. Hơn nữa, dữ liệu về lộ trình sự nghiệp của những nhân viên thành công có thể được dùng để xây dựng các chương trình cố vấn (mentorship) và kế hoạch phát triển cá nhân, giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm và có định hướng rõ ràng hơn trong công việc.

Trích đoạn nội dung tài liệu

VIETNAM NATIONAL UNIVERSITY, HANOI INTERNATIONAL SCHOOL GRADUATION PROJECT DESIGN OF HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM Student’s name : VU THI HOA Hanoi - Year 2024 1 VIETNAM NATIONAL UNIVERSITY, HANOI INTERNATIONAL SCHOOL GRADUATION PROJECT DESIGN OF HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM SUPERVISOR: TS. DO TIEN THANH STUDENT: Vu Thi Hoa STUDENT ID: 20070717 COHORT: Management Information System SUBIECT CODE: INS401101 MAJOR: Management Information System Hanoi - Year 2024 2 ACKNOWLEDGEMENTS In particular, I would like to express my infinite gratitude to Dr. Do Tien Thanh guided and supported me in this graduation thesis. Although I have tried and learned, combined with limited practical experience and limited time, my report cannot avoid shortcomings in both content and form.

I look forward to receiving contributions from teachers as well as the school to complete this thesis. Furthermore, I would like to extend my sincere thanks to the entire school community, friends and everyone who has contributed knowledge, opinions and encouragement throughout this journey. Everyone's support is the driving force that helps this project complete successfully. I hope that the knowledge and skills I acquired during this process will serve as a solid foundation for my future endeavors.

Sincerely thank! 3 GUARANTEE I hereby declare that this is my graduation thesis and the result of my personal honest labor after a period of cultivating knowledge, studying and working at school. This thesis was guided and directed by my supervisor, Dr. Do Tien Thanh, who provided professional support and greatly contributed to the completion of this thesis. I am very grateful for the opportunity to present this thesis and look forward to receiving any feedback or evaluation from my teachers and exam committee.

In preparing this report, I have ensured that it does not infringe the copyright of any other work. The content of this thesis is the result of my own independent research, with clear references and citations. I would like to take full responsibility before the department, faculty, and school for this. Student, Vu Thi Hoa 4 Table of Contents ACKNOWLEDGEMENTS.

4 List of acronyms. 7 List of figures. THEORETICAL BASIS FOR HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM. Theory of Human Resource Management Information System.

Overview of Human Resources Management System. Framework of Human Resource Management. Functions of human resource management. Importance of human resource management.

Impact of HRM on organization’s performance. CHOOSING THE DEVELOPMENT TOOLS. Non-fucntional requirement. DESIGN OF HUMAN RESOURSE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM.

Entity-Relationship Diagram. Use case diagram. DEVELOPMENT OF HUMAN RESOURSE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM. Sample Source Code.

Images of final Application. 53 APPENDIX A - Usability Engineering Diagrams. 56 6 List of acronyms Terms Meanings HR Human resources CSS Cascading Style Sheets HTML HyperText Markup Language HRMIS Human Resource Management Information System HRM Human Resource Management List of figures Figure 1 ER Diagram Figure 2 Admin Use Cases Figure 3 Employee Use Cases Figure 4 Use case diagram Figure 5 Class diagram Figure 6 Login activity Figure 7 Add employee activity 7 I. INTRODUCTION We can see that Vietnam is entering a new era, the era of information science and technology, systems capable of performing tasks instead of human intelligence.

On the country's path to industrialization and modernization, we are moving towards deep integration with the global economy. In any field such as healthcare, education. the ability to collect and analyze information accurately and promptly is becoming increasingly important. In the current era of booming information technology, applying a computer management system has become an essential need for all businesses, especially in the field of human resource management - an important topic.

The topic is always hot and receives special attention. Therefore, human resource management must be carried out continuously and ensure absolute accuracy. THEORETICAL BASIS FOR HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM 2. Theory of Human Resource Management Information System • Is a powerful and sophisticated tool, designed for comprehensive management of HR- related data and processes within an organization.

• Imagine Human Resource Management Information System as an intelligent brain of the organization, where all information about human resources is recorded, processed and stored systematically and accurately. • When each employee enters the company, their personal profile, work history, skills and work contract are carefully updated and stored. Overview of Human Resources Management System Human resource management information system is an information system that includes all management activities such as human resource management, labor contracts, etc., improving operational efficiency in businesses., having an impact to the relationship between the business and its employees. Roles: • Human resources are the most important resource for the survival and development of every organization and business.

8 • To create and maintain a strong human resources team, the company's human resources management board must have good management methods, creating conditions for individuals to develop their abilities. • Good management shows the leader's concern and encouragement for individuals, creating necessary conditions to help individuals improve themselves. Benefits: • The first benefit of a human resources management information system is to overcome the shortcomings of manual management methods. • Ensure timely and complete provision of information as requested by upper management.

• Helps complete the company's plans and tasks in each stage. • The system fully and comprehensively reflects the mental and physical potential of each worker. • Leadership and management can easily monitor the personnel situation in all aspects of the employees. Objectives: • Optimize the human resource management process: This automation not only saves time but also reduces manual work and errors in the management process.

• Manage employees in the best and most effective way. • Enhance employee experience: The system helps improve employee experience by providing a self-service platform where employees can access and manage personal information, daily attendance, and track career progression, helps employees feel more satisfied and attached to the organization. • Enhance security and data management: ensures that personnel information is kept confidential and strictly managed. The system provides security features such as access authorization, data encryption and activity tracking, helping to protect the organization's important data.

Human resources management: When there is a need to supplement human resources for departments, managers will make a list of missing positions and send it to the Board of Directors for approval. If approved, the 9 Board of Directors will make a recruitment decision and the human resources manager will notify the recruitment to employees. After receiving the application, the labor organization department will coordinate with staff of departments that need additional workers to directly review the application and interview the employee. If satisfactory, the company will sign a probationary contract with the employee.

Depending on the abilities and professional qualifications of the workers as well as the unit's needs and positions needing additional workers, workers will be assigned to different positions. The division of labor will be clearly stated in the company's labor appointment decision. Department management: Department management is one of the important tasks of the human resources management department in every organization. Department management not only ensures efficiency in daily operations but also builds a positive and developing working environment for employees in the department.

Below are the managed departments: ● Accounting department ● Human resouces department ● Sales department ● Research and development department ● Administrative offices ● Marketing department ● Customer Service Department Department management is not only about running daily activities but also about building and developing a strong and competitive organization, playing an important role in promoting sustainable development of each member of the department and organization. Attendances management: Every day, employees' work activities are recorded and tracked through timesheets. This table includes work shifts and records details about the employee's time at work, and their working status is recorded in the human resources management system. In addition, depending on each position, employees will receive different position allowances.

Contract management: 10 In labor contract management, the timekeeping and salary review process plays an important role to ensure fairness and transparency for both employees and the company. Each month, based on information from timesheets, the company conducts salary reviews for employees. The salary review process includes calculating income, deductions and allowances such as position allowances, which are clearly specified in the company's position allowance table. These allowance coefficients reflect the qualifications and job position of each employee in the organization.

Labor contract management not only ensures accuracy in salary payments but also helps companies and employees have a fair and transparent working environment, while increasing employee satisfaction with the company. Contract types management: Managing labor contract is an important part of the human resources department of each organization. Classifying and managing contract types helps ensure flexibility in human resource management and compliance with labor-related legal regulations. Below are the types of labor contracts: ● Internship contracts ● Seasonal labor contract ● Probationary contracts ● Official labor contracts Managing contract types not only helps companies effectively manage human resources but also creates a stable and fair working environment for employees, while helping to ensure the rights and obligations of both parties within the labor cooperation process.

Position management: Position management is an important part of the human resources system in every organization, ensuring that each employee is assigned to the appropriate position and can contribute maximally to the company's success. Below are the managed positions: ● Part time staff ● Accounting staff ● Intern 11 ● Business staff ● Marketing staff ● Sales staff Position management is a complex job and requires attention to detail to ensure the sustainable growth of the company and the careers of its employees. This is also an important area to build an organization with competent staff. Framework of Human Resource Management 3.

Definition Human resources refers to a company's whole workforce, which spans all areas such as industry and the economy. Human capital is a more focused term that refers to people's knowledge and talents. Synonyms include manpower, labor, staff, companions, and persons. Within a company, the HR department is in charge of critical employment issues such as guaranteeing labor law compliance, managing benefits, keeping employee records organized, handling recruitment (or talent acquisition), and managing employee exits.

Human resource management (HRM) strategically deploys employees to fulfill organizational objectives. Because all managers attain their goals through others, HRM is essential at all levels. Practitioners face problems such as managing diverse workforces, navigating regulations, adjusting to new technologies, and responding to economic swings. Given global competitiveness, firms prioritize cost-efficiency and productivity, making human resource issues crucial to senior management.

Human resource management policies and practices cover operations such as recruitment, development, performance, compensation, and employee decision-making. Functions of human resource management Human resource management (HRM) encompasses a wide range of operations aimed at properly managing an organization's workforce. These functions are crucial to connecting human capital with business goals and ensuring that various HR processes run smoothly. Staffing and recruitment include evaluating workforce needs, sourcing candidates through recruitment channels, screening applicants, conducting interviews, and selecting the best 12 candidates for open positions.

Effective staffing ensures that the organization has the right people in the proper positions, increasing productivity and attaining organizational goals. Employee Development and Training: HRM is in charge of determining training needs, planning training programs, and implementing development activities to improve employee skills and capacities. Continuous learning and development boost employee performance, job happiness, and retention while also building an organizational growth culture. Employee Relations: HRM manages employee relations by developing positive working interactions, resolving problems and grievances, and creating a supportive work environment.

Strong employee interactions promote a happy workplace, boost morale and productivity, and reduce turnover and absenteeism. Compliance and Legal Issues: Human resource management ensures that labor laws, regulations, and ethical standards are followed, including workplace safety, equal employment opportunity, and diversity. Adherence to legal requirements reduces legal risks, protects the company from lawsuits, and promotes a fair and inclusive workplace.