Đồ án: Hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng FCL tại công ty Tân Biển Vàng

Tài liệu chi tiết về quy trình nhập khẩu hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển. Phân tích đầy đủ các bước, chứng từ và thủ tục hải quan thực tế.

• Tác giả: Châu Lê Thúy Hiền
• Người hướng dẫn: ThS. Võ Thị Xuân Hạnh
• Trường học: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản lý công nghiệp
• Đề tài: Hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Khái niệm và tầm quan trọng của nhập khẩu hàng container FCL đường biển

Nhập khẩu hàng container FCL (Full Container Load) là quá trình vận chuyển hàng hóa nguyên chiếc container đường biển, đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế. Container FCL đảm bảo hàng hóa được bảo vệ toàn vẹn từ cảng xuất phát đến cảng đích, giảm thiểu rủi ro hư hỏng và thất thoát. Quá trình này không chỉ đơn thuần là vận chuyển vật lý mà còn bao hàm nhiều thủ tục hành chính phức tạp. Hiểu rõ quy trình nhập khẩu hàng container giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Những doanh nghiệp chuyên sâu về giao nhận hàng hóa cần nắm vững từng bước trong quy trình để cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng.

1.1. Định nghĩa hàng container FCL

Container FCL là vận đơn đường biển với một đơn hàng lấp đầy toàn bộ dung tích container. Khác với LCL (Less than Container Load), container FCL mang lại hiệu quả chi phí cao hơn vì không phải chia sẻ với nhiều chủ hàng khác. Loại vận chuyển này thường được sử dụng khi khối lượng hàng hóa lớn, đáp ứng nhu cầu nhập khẩu hàng loạt của các doanh nghiệp.

1.2. Vai trò trong thương mại quốc tế

Nhập khẩu hàng container giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn cung toàn cầu, giảm giá thành sản phẩm. Quy trình này hỗ trợ các nước phát triển thương mại, tăng tính cạnh tranh của sản phẩm trong thị trường nội địa. Container FCL đặc biệt hữu ích cho các ngành công nghiệp chế tạo, bán lẻ và xuất khẩu.

II. Các giai đoạn chính trong quy trình nhập khẩu hàng container FCL

Quy trình nhập khẩu hàng container bao gồm nhiều giai đoạn liên tiếp, từ khâu chuẩn bị hồ sơ cho đến khi nhận hàng. Mỗi giai đoạn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan như hãng tàu, cảng biển, hải quan và công ty giao nhận vận chuyển. Sự chính xác và kịp thời trong từng bước giúp tránh những sai sót có thể gây tốn kém về thời gian và chi phí. Các doanh nghiệp cần hiểu rõ vai trò của từng giai đoạn để lên kế hoạch logistics hợp lý. Quy trình này được quy định bởi các luật lệ quốc tế và pháp luật xuất nhập khẩu của mỗi quốc gia, đặc biệt là Việt Nam.

2.1. Giai đoạn chuẩn bị và đặt hàng

Khâu này bắt đầu khi khách hàng ký kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài. Các bên phải thỏa thuận chi tiết về chủng loại hàng, số lượng, giá cả và điều khoản thanh toán. Vận đơn đường biển (B/L) được lập để xác định quyền sở hữu hàng hóa. Công ty giao nhận sẽ tham gia tham khảo khách hàng về tuyến đường vận chuyển phù hợp.

2.2. Giai đoạn vận chuyển và đến cảng

Sau khi hàng được chot lên tàu, công ty giao nhận vận chuyển theo dõi chuyến hàng từ cảng xuất phát. Khi hàng đến cảng biển nhập khẩu, phía logistics sẽ nhận Giấy thông báo hàng đến (AN). Công ty phải thực hiện các thủ tục với cảng để chuẩn bị nhận hàng.

2.3. Giai đoạn khai báo và thông quan hải quan

Đây là bước quan trọng nhất. Công ty phải chuẩn bị tờ khai hải quan trên phần mềm VNACCS/ECUS5, kèm theo các chứng từ cần thiết. Hải quan sẽ kiểm tra, đánh giá, định giá hàng hóa. Hàng chỉ được phép nhập khẩu sau khi được hải quan cấp phép thông quan.

2.4. Giai đoạn nhận hàng và hoàn thiện formalities

Sau khi thông quan, công ty xuất trình Lệnh giao hàng (D/O) để nhận hàng tại cảng hoặc kho. Các khoản phí cảng, bốc dỡ phải được thanh toán. Cuối cùng, khách hàng nhận hàng và hoàn thiện các thủ tục giấy tờ, lưu trữ hồ sơ cho công tác kế toán.

III. Các hồ sơ chứng từ cần thiết cho nhập khẩu container FCL

Để thực hiện nhập khẩu hàng container thành công, các doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ theo yêu cầu của pháp luật. Các chứng từ này phục vụ nhiều mục đích: chứng minh quyền sở hữu hàng, xác minh xuất xứ, tính toán thuế quan, và kiểm soát chất lượng. Mỗi quốc gia có những yêu cầu riêng về chứng từ nhập khẩu. Ở Việt Nam, hải quan yêu cầu các giấy tờ cụ thể và phải khai báo chính xác trên hệ thống VNACCS. Bộ chứng từ không đầy đủ có thể dẫn đến tình trạng hàng bị tạm giữ, phát sinh chi phí lưu kho và làm chậm tiến độ giao hàng.

3.1. Hồ sơ từ nhà cung cấp và hãng tàu

Vận đơn B/L (Bill of Lading) là chứng từ chính xác nhất, cùng hóa đơn từ nhà cung cấp, danh sách hàng hóa, chứng chỉ xuất xứ. Nếu hàng có yêu cầu riêng (thực phẩm, hóa chất), cần chứng chỉ vệ sinh, chất lượng. Giấy thông báo hàng đến (AN) từ hãng tàu thông báo hàng đã đến cảng.

3.2. Hồ sơ khai báo hải quan

Tờ khai hải quan là giấy tờ quan trọng nhất, khai báo chi tiết hàng hóa, giá trị, mã HS. Kèm theo là giấy chứng nhận kiểm dich (nếu cần), giấy phép nhập khẩu từ các bộ ngành có liên quan. Tất cả phải được khai báo trên phần mềm ECUS5-VNACCS của hải quan.

3.3. Hồ sơ thủ tục cảng và lệnh giao hàng

Khi hàng được thông quan, công ty cần Lệnh giao hàng (D/O) hoặc EDO (Electronic Delivery Order) để xác nhận quyền nhận hàng. Phí dịch vụ cảng, bốc dỡ phải được thanh toán và lưu giữ phiếu thu như chứng minh.

IV. Những khó khăn và giải pháp tối ưu hóa quy trình nhập khẩu container FCL

Mặc dù là quy trình chuẩn, nhập khẩu hàng container vẫn gặp phải nhiều thách thức trong thực tế. Các vấn đề phổ biến bao gồm: chậm trễ thủ tục hải quan, sai sót trong khai báo, tăng chi phí do lưu kho vượt quá thời gian miễn phí, hoặc khó khăn trong phối hợp các bên liên quan. Để tối ưu hóa quy trình nhập khẩu, các doanh nghiệp cần đầu tư vào công nghệ thông tin, đào tạo nhân viên và xây dựng mối quan hệ tốt với các cơ quan hải quan. Sử dụng phần mềm quản lý logistics hiện đại giúp theo dõi tiến độ, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả. Việc hiểu rõ luật pháp xuất nhập khẩu cũng rất cần thiết để tránh những vi phạm không đáng có.

4.1. Các khó khăn thường gặp trong quá trình thông quan

Hải quan thường yêu cầu kiểm tra chi tiết hàng hóa, đặc biệt với những mặt hàng nhạy cảm. Sai sót trong khai báo mã HS, giá trị hàng hoặc thông tin kỹ thuật dễ gây từ chối cấp phép. Thời gian chờ có thể kéo dài nếu hàng bị đưa vào danh sách kiểm tra đặc biệt. Chi phí phát sinh từ lưu kho, bảo hiểm, và lãi suất tài chính cũng gia tăng khi thủ tục kéo dài.

4.2. Giải pháp cải thiện hiệu quả thông quan

Các công ty giao nhận vận chuyển nên xây dựng mối quan hệ tin cây với hải quan địa phương để được tư vấn trước khi khai báo. Sử dụng phần mềm ECUS5 một cách chính xác, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ từ đầu. Đặc biệt, cần lựa chọn tuyến vận chuyển phù hợp với loại hàng để giảm rủi ro. Đào tạo nhân viên về quy trình xuất nhập khẩu và pháp luật là bước đầu quan trọng.

4.3. Ứng dụng công nghệ trong quản lý container FCL

Sử dụng các ứng dụng quản lý vận tải như XLogis, ERP hoặc hệ thống theo dõi GPS giúp công ty giao nhận nắm bắt tình hình hàng hóa real-time. Tự động hóa quy trình khai báo trên VNACCS tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Lưu trữ hồ sơ số giúp dễ dàng truy cập, kiểm tra và bảo vệ thông tin khách hàng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

đặt vấn đề nhân sự, con người lên hàng đầu. - Luôn cố gắng để ứng dụng công nghệ vào công việc. - Tiết kiệm chi phí, thời gian, tăng năng suất và tạo vị thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong nước, đó là công việc được công ty ưu tiên đặt lên hàng đầu (Goldensealogistics.3 Chức năng và nhiệm vụ: 1.1 Chức năng Theo điều lệ của Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng có các chức năng sau: - Vận chuyển, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trong nước và quốc tế. - Xuất khẩu các mặt hàng trong phạm vi cho phép của Nhà nước.

- Cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa, quốc tế, vận tải đa phương thức. SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh - Tìm nguồn hàng nhập giá rẻ, chuyển tiền đi nước ngoài đảm bảo an toàn cho khách hàng khi giao dịch với các đối tác xuất khẩu ở các nước trên toàn thế giới. - Nhập khẩu và cung cấp một số mặt hàng như: đồ gia dụng, phân bón, thiết bị chăm sóc sức khỏe, trang thiết bị nội thất,… Có thể thấy Công ty đã hoạt động đúng, phù hợp với các chức năng theo giấy phép đăng ký kinh doanh.2 Nhiệm vụ Với các chức năng trên, Tân Biển Vàng phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Nghiên cứu và tổ chức thực hiện các loại hình dịch vụ phù hợp với pháp luật Việt Nam và quốc tế, ứng dụng các phương pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu mở rộng thị trường trong và ngoài nước. - Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính, quản lý XNK và giao dịch đối ngoại do Bộ Thương mại ban hành và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, nộp thuế đầy đủ theo quy định của Nhà nước.

- Nghiên cứu, thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, mở rộng thị trường trong và ngoài nước. - Làm tốt công tác bảo vệ môi trường. SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh 1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng 1.1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng Giám đốc P. Hành chính P.

Fowarder - Nhân sự BP Sales cước TM nội địa BP Giao nhận BP Kinh doanh Hàng TM quốc tế BP Chứng từ thương mại Oversea BP Trucking Hình 1.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty (Công ty TNHH GNVCQT Tân Biển Vàng, 2019) 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Giám đốc:  Tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh, dịch vụ của công ty.  Ban hành quy chế nội bộ công ty.  Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cho công ty và thường xuyên đôn đốc, theo dõi việc thực hiện chương trình. SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh  Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lí trong công ty.

 Đưa ra những quyết định đầu tư cũng như điều chỉnh phù hợp với chiến lược phát triển của công ty nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất. Phòng Hành chính – Nhân sự:  Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty.  Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.  Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Giám đốc.

 Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng.  Trực tiếp tổ chức tuyển dụng nhân viên mới, là người ra quyết định quan trọng về nhân sự. Phòng Kinh doanh:  Trường phòng kinh doanh điều hành và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động cũng như lợi nhuận và hướng phát triển, tăng trưởng của phòng kinh doanh.  Tìm kiếm khách hàng mới và duy trì khách hàng cũ cho công ty, xúc tiến việc ký kết hợp đồng với các khách hàng.

 Lập kế hoạch kinh doanh và trình cho giám đốc xem xét đúng thời hạn; đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của phòng Sales.  Phát triển các nhóm kinh doanh mới để tìm kiếm và mở rộng khách hàng, thị trường mới, nghiên cứu tìm hiểu thị trường kĩ càng. SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh  Nghiên cứu tìm hiểu thị trường xuất nhập khẩu ở các tỉnh thành và trên thế giới để đưa ra những kế hoạch xuất nhập khẩu hiệu quả nhằm tăng khả năng cạnh tranh, đem lại lợi nhuận cao cho công ty.  Phòng kinh doanh bao gồm 2 bộ phận:  Bộ phận Sales cước: Tìm kiếm khách hàng cho mảng dịch vụ chính của công ty (giao nhận hàng hóa xuất/nhập khẩu).

 Bộ phận Kinh doanh Hàng thương mại: Tìm hiểu thị trường, liên hệ đại lý để nhập khẩu hàng hóa và bán cho các khách hàng trong nước. Phòng Kế toán:  Kiểm soát chi phí và luồng tiền của công ty.  Lập các báo cáo tài chính và quản trị.  Giám sát việc quản lí và chấp hành chế độ tài chính – kế toán.

 Kiếm tra dữ liệu hàng hóa, lập và gửi hóa đơn cho khách hàng.  Thực hiện kế toán công nợ. Phòng Thu mua:  Bộ phận Thu mua nội địa – quốc tế:  Thực hiện tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp nguyên liệu phù hợp với tiêu chuẩn.  Lập kế hoạch thu mua từng giai đoạn, lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá và cập nhật thông tin các nhà cung cấp cũ.

 Tạo lập và duy trì mối quan hệ với nhà cung ứng nội địa và quốc tế.  Hoàn thành công việc theo đúng mô tả, đưa hàng về sớm nhất có thể cho bên bộ phận Kinh doanh. SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 10 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh  Hỗ trợ các vấn đề liên quan đến phụ kiện, bảo hành hàng hóa.  Bộ phận Oversea:  Tìm hiểu về thị trường và lợi thế của các hãng tàu, đại lý trong và ngoài nước để có những lựa chọn phù hợp cho dịch vụ của mình.

 Thương thảo hợp đồng vận chuyển, chất lượng dịch vụ, lịch tàu, thỏa thuận giá cả theo mức thấp nhất.  Theo dõi công nợ các nhà cung cấp dịch vụ, lịch thanh toán để làm đề xuất kế toán thanh toán.  Tiếp nhận thông tin đặt chỗ từ các bộ phận trong Công ty, chuẩn bị chỗ, theo dõi cho đến khi hàng được lên tàu. Phòng Forwarder: Gồm ba bộ phận trực thuộc:  Bộ phận Chứng từ:  Thực hiện kiểm tra giám sát, lập các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

 Chịu trách nhiệm chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu liên quan đến lô hàng.  Chăm sóc và dịch vụ tư vấn khách hàng.  Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.  Liên lạc với các đại lý và hãng nước ngoài để hướng dẫn thông tin giao nhận hàng.

 Lưu hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu.  Bộ phận Giao nhận:  Làm thủ tục hải quan.  Tổ chức vận chuyển, lưu kho, đóng hàng, theo dõi các quá trình này để ứng biến với các trường hợp xảy ra. SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 11 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh  Trực tiếp làm việc tại hiện trường, kiếm tra giám sát đốc thúc các quy trình giao nhận hàng hóa, tiếp xúc với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để thực hiện thủ tục.

 Bộ phận Trucking:  Có nhiệm vụ điều xe đầu kéo, lấy hàng giao cho khách và trả cont rỗng, khai thác lập quãng đường vận chuyển tốt nhất, đóng hàng hiệu quả nhất  Cung cấp các dịch vụ thông báo nhận hàng nhằm giảm tối đa các trì hoãn trong nhận hàng và phí lưu kho.5 Tình hình nhân sự của Công ty TNHH GNVCQT Tân Biển Vàng Với tổng số 33 nhân viên, cơ cấu nhân sự của công ty theo các tiêu chí trình độ học vấn, độ tuổi và giới tính như sau: Bảng 1.1: Số lượng và cơ cấu nhân sự Công ty TNHH GNVCQT Tân Biển Vàng (31/12/2019) Cơ cấu nhân sự Cơ cấu nhân sự Cơ cấu nhân sự theo trình độ theo độ tuổi theo giới tính Chỉ học vấn STT tiêu 25 – < 25 ĐH CĐ TC 40 TC Nam Nữ TC tuổi tuổi Số 1 15 18 33 12 21 33 14 19 33 lượng Tỷ 2 45,45 54,54 100 36,36 63,63 100 42,42 57,57 100 trọng Nguồn: Phòng Nhân sự (Công ty TNHH GNVCQT Tân Biển Vàng, 2019) Theo trình độ học vấn, nhân viên của công ty chủ yếu tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng có trình độ chuyên môn khá tốt và có kinh nghiệm thực tiễn dày dặn sau nhiều năm làm việc. Đây sẽ là ưu điểm để công ty nhanh chóng đào tạo nên nguồn nhân lực tốt, thúc đẩy sự phát triển của công ty. Theo độ tuổi nhìn chung cơ cấu nhân sự của công ty còn rất trẻ. Điều này khá thuận lợi cho việc nắm bắt được những thay đổi của thị trường cũng như việc áp SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 12 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh dụng các phương tiện khoa học kỹ thuật.

Với tỉ lệ này, số nhân viên làm việc có kinh nghiệm trên 4 năm làm việc trong nghề là khá lớn chiếm tới 63,63%. Trong số 12 nhân viên có độ tuổi nhỏ hơn 25, có 5 nhân viên mới tốt nghiệp đang trong quá trình thử việc tại công ty, trong đó 2 nhân viên thử việc ở bộ phận Kinh doanh và 3 nhân viên thử việc ở bộ phận Giao nhận. Những nhân viên mới mặc dù chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc nhưng lại có kiến thức và khả năng nắm bắt vấn đề tốt, có thể học tập được từ những nhân viên có nhiều kinh nghiệm hơn. Bên cạnh đó, Công ty cần thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo mời các chuyên gia trong ngành để bổ túc thêm nhiều kiến thức mới cũng như chia sẻ những kinh nghiệm bổ ích.

Theo giới tính, cơ cấu nhân sự của công ty cũng không có sự chênh lệch giới tính lớn với 42,42% nhân viên nam và 57,57% nhân viên nữ (chênh lệch 15,15%).