chương 1, người viết đã giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Kiểm toán và Dịch vụ Tin học TP.HCM nhằm giúp người đọc có thể nắm rõ về quá trình hình thành và phát triển của công ty, cơ cấu tổ chức chung của công ty và bộ phận kiểm toán, nguyên tắc, mục tiêu và phương hướng phát triển trong tương lai của công ty. Trong chương tiếp theo, người viết sẽ trình bày cơ sở lý luận về quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng trong kiểm toán BCTC. 14 do an CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC N PHẢI THU KHÁCH HÀNG 2. KHÁI QUÁT CHUNG KHOẢN MỤC N PHẢI THU KHÁCH HÀNG 2.
Nội dung và đặc điểm khoản mục nợ phải thu khách hàng 2. Khái niệm nợ phải thu khách hàng Đây là tài khoản phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với các đối tượng khách hàng trong quá trình cung cấp hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ, phát sinh khi thời điểm bán hàng và thu tiền diễn ra không đồng thời. Trên Bảng CĐKT, nợ phải thu khách hàng được trình bày tại phần A “Tài sản ngắn hạn” và phần B “Tài sản dài hạn”. Trong đó, khoản mục phải thu khách hàng ghi theo số phải thu gộp và khoản mục dự phòng phải thu khó đòi được ghi theo số âm trong ngoặc đơn.
Đặc điểm nợ phải khách hàng Nợ phải thu khách hàng là loại tài sản có tính chất nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô bởi khoản mục này thường có số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất và chứa đựng nhiều rủi ro nhất trong tất cả các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp. Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có mối quan hệ chặt chẽ đến kết quả kinh doanh, đặc biệt là chỉ tiêu doanh thu. Chính vì thế, nó là đối tượng thường được áp dụng các thủ thuật thổi phồng hoặc che dấu doanh thu và lợi nhuận của đơn vị. Nợ phải thu khách hàng được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được thông qua hiệu số giữa Phải thu khách hàng và Dự phòng phải thu khó đòi.
Tuy nhiên, do việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi dựa vào ước tính của các nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó khăn khi kiểm tra. Những rủi ro thường gặp trong kiểm toán các khoản nợ phải thu khách hàng trong quy trình kiểm toán BCTC - Chưa có sổ chi tiết theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu. - Cùng một đối tượng nhưng theo dõi trên nhiều tài khoản khác nhau. - Chưa tiến hành đối chiếu hoặc đối chiếu công nợ không đầy đủ vào thời điểm lập BCTC.
- Chênh lệch biên bản đối chiếu và sổ kế toán chưa được xử lý. - Chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, Bảng CĐKT. - Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại theo tài khoản 131. - Cơ sở hạch toán công nợ không nhất quán theo hóa đơn hay phiếu xuất kho, do đó đối chiếu công nợ không khớp số.
- Hạch toán giảm công nợ phải thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. - Ghi nhận các khoản trả trước cho người bán không có chứng từ hợp lệ. Các khoản đặt trước tiền hàng cho người bán hoặc có mối liên hệ kinh tế lâu dài, thường xuyên với các tổ chức kinh tế khác nhưng không tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế giữa hai bên. - Ghi nhận tăng phải thu không phù hợp với ghi nhận tăng doanh thu.
Công tác luân chuyển chứng từ từ bộ phận kho lên phòng kế toán chậm nên hạch toán phải thu khi bán hàng không có chứng từ kho như phiếu xuất hàng,. - Có những khoản công nợ thu hồi bằng tiền mặt với số tiền lớn, không quy định thời hạn nộp lại nên bị nhân viên chiếm dụng vốn hoặc biển thủ. - Những khoản công nợ phải thu quá hạn thanh toán, không rõ đối tượng, tồn đọng từ nhiều năm nhưng chưa được xử lý. - Cuối kỳ chưa đánh giá chênh lệch các khoản phải thu có gốc ngoại tệ.
- Không phân loại tuổi nợ, không có chính sách thu hồi, quản lý nợ hiệu quả. - Cuối kỳ chưa đánh giá lại để hoàn nhập hay trích thêm các khoản dự phòng. - Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. 16 do an - Không thành lập hội đồng xử lý công nợ khó đòi và thu thập đầy đủ hồ sơ các khoản nợ đã xóa nợ cho người mua.
Mục tiêu kiểm toán các khoản phải thu khách hàng Mục tiêu kiểm toán Diễn giải Nợ phải thu khách hàng thể hiện trên BCTC là có Hiện hữu thật. Nợ phải thu khách hàng thể hiện trên BCTC thuộc Quyền quyền sở hữu của đơn vị. Tất cả các khoản nợ phải thu khách hàng đã được Đầy đủ ghi chép đầy đủ. Các khoản nợ phải thu khách hàng được thể hiện Đánh giá và phân bổ trên BCTC và những điều chỉnh có liên quan đã được đánh giá, ghi nhận phù hợp.
Số liệu chi tiết của tài khoản nợ phải thu khách hàng khớp đúng với số dư trên sổ cái. Ghi chép chính xác Các phép tính liên quan đến tài khoản nợ phải thu khách hàng đều chính xác về số học. Các khoản phải thu được trình bày và thuyết minh Trình bày và thuyết minh thì có thật, thuộc về đơn vị, đầy đủ, diễn đạt dễ hiểu và phân loại đúng. (Nguồn: Tập thể tác giả bộ môn Kiểm toán (2014),“Kiểm toán tập 2”, Nhà xuất bản Kinh tế TP.
Hồ Chí Minh, trang 41) 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC N PHẢI THU KHÁCH HÀNG Nợ phải thu khách hàng luôn gắn liền với chu trình bán hàng và thu tiền. Chu trình này có vai trò quan trọng trong chu trình sản xuất kinh doanh của mọi đơn vị và ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, nếu đơn vị xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu đối với chu trình bán hàng 17 do an và thu tiền sẽ góp phần đáng kể trong việc giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra trong việc thu hồi các khoản nợ, đồng thời phản ánh chính xác các khoản nợ phải thu của khách hàng trên BCTC.
Để có thể nghiên cứu đầy đủ về các thủ tục kiểm soát trong chu trình này, phần dưới đây sẽ trình bày chi tiết về chu trình bán hàng và thu tiền đối với các doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn và chủ yếu thực hiện việc bán chịu, bao gồm các công việc được mô tả như sau: 2. Lập lệnh bán hàng (Phiếu xuất kho) Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra đơn đặt hàng về số lượng, quy cách, chủng loại,… và khả năng cung ứng hàng. Sau khi xác định đơn vị đủ khả năng cung ứng, lệch bán hàng (phiếu xuất kho) được thiết lập. Việc chấp nhận đơn đặt hàng cần phải gửi qua cho bộ phận xét duyệt bán chịu và thông báo với khách hàng nhằm tránh các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai.
Xét duyệt bán chịu Trước khi bán hàng, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng dựa vào đơn đặt hàng cùng với các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp để xét duyệt việc bán chịu. Ngoài ra, để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu, doanh nghiệp cần phải xây dựng một chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách chi tiết cho từng đối tượng và luôn cập nhật thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán và uy tín trong thanh toán,… của khách hàng. Xuất kho hàng hóa Căn cứ lệch bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận xét duyệt bán chịu, thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng. Gửi hàng Bộ phận gửi hàng lập chứng từ gửi hàng và gửi cho khách hàng.
Chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin về quy cách và chủng loại hàng hóa, số lượng và các thông tin có liên quan. Ngoài ra, đơn vị nên thành lập bộ 18 do an phận gửi hàng độc lập để hạn chế nhầm lẫn trong khâu xuất hàng và các gian lận có thể xảy ra do sự thông đồng giữa thủ kho với người nhận hàng. Lập và kiểm tra hóa đơn Hóa đơn vừa là chứng từ cung cấp thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ phải thanh toán, vừa là căn cứ để ghi nhận doanh thu và theo dõi nợ phải thu của khách hàng. Do đó, hóa đơn cần phải được lập chính xác, kịp thời và tốt nhất là được lập bởi một bộ phận riêng biệt với bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng, bộ phận này chịu trách nhiệm: - Lập hóa đơn ngay khi hoàn tất việc giao hàng.
- Kiểm tra số liệu các chứng từ gửi hàng. - So sánh lệch bán hàng với chứng từ gửi hàng, đơn đặt hàng và các thông tin điều chỉnh (nếu có). - Ghi tất cả những dữ liệu cần thiết vào hóa đơn. - Ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị.
- Tính số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn. Bộ phận lập hóa đơn phải kiểm tra lại những số liệu ghi trên hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng, đối với các hóa đơn có giá trị lớn cần được kiểm tra lại bởi một người độc lập với người lập hóa đơn. Hóa đơn phải có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và khách hàng. Theo dõi thanh toán Kế toán vẫn phải tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu sau khi đã lập hóa đơn và giao hàng hóa cho khách hàng.
Định kỳ, bộ phận phụ trách bán chịu cần phải lập bảng phân tích nợ phải thu theo tuổi nợ để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền cũng như giúp đơn vị ngăn chặn các sai phạm và điều chỉnh kịp thời chính sách bán chịu cho phù hợp thông qua những biến động hoặc thay đổi bất thường được phát hiện trên báo cáo. Ngoài ra, nên thường xuyên gửi thông báo nợ cho khách hàng và khuyến khích khách hàng nhận phiếu thu hoặc biên lai khi đã thanh toán 19 do an 2. Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá Nếu khách hàng không hài lòng với số hàng nhận được do sai quy cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại hàng cho đơn vị.