CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. Khái niệm, nội dung, đặc điểm của khoản mục nợ phải thu khách hàng 1. Khái niệm, nội dung của khoản mục nợ phải thu khách hàng Khái niệm: Các khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa,vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp. Nợ phải thu khách hàng phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phát sinh chủ yếu trong quá trình bán sản phẩm, vật tư, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, bàn giao thanh toán khối lượng thi công mà khách hàng đã nhận của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán tiền.
Nội dung: Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu - Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán.
Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. Sinh viên : Hoàng Thị Trâm 4 Lớp : CQ54/22.10 Học viện Tài chính GVHD: TS. Hoàng Quang Hàm - Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. - Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. - Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước; Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó).
Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước; Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Sinh viên : Hoàng Thị Trâm 5 Lớp : CQ54/22.10 Học viện Tài chính GVHD: TS. Hoàng Quang Hàm Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn. Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng Kết cấu và nội dung phản ánh TK 131- Phải thu khách hàng: Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính. - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ. - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng. - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại; - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Nợ: - Số tiền còn phải thu của khách hàng. Sinh viên : Hoàng Thị Trâm 6 Lớp : CQ54/22.10 Học viện Tài chính GVHD: TS. Hoàng Quang Hàm - Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn". Chứng từ sử dụng: Bao gồm toàn bộ chứng từ phát sinh trong toàn bộ quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp như: Đơn đặt hàng, lệnh duyệt bán chịu, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, hóa đơn vận chuyển, hóa đơn bán hàng, phiếu giao nhận hàng, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản nghiệm thu (đối với xây lắp), phiếu nhập kho (đối với hàng bán bị trả lại), phiếu thu tiền, giấy báo có của ngân hàng. Sổ kế toán sử dụng: Bao gồm sổ tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản 131, 2293, 111, 112, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, bảng phân tích tuổi nợ… Quy trình hạch toán Sinh viên : Hoàng Thị Trâm 7 Lớp : CQ54/22.10 Học viện Tài chính GVHD: TS. Hoàng Quang Hàm TK 511 TK 131 TK 635 Doanh thu của SP, HH, DV Chiết khấu thanh toán trừ vào nợ phải thu 3331 TK 155, 156 TK 521 Trả hàng cho đv ủy thác nhập khẩu Chiết khẩu TM, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại TK 3331 3331 TK 711 TK 111,112,113 Thu thanh lý nhượng bán TSCĐ Khách hàng ứng trước hoặc thanh toán tiền hàng TK 111, 112 TK 331 Chi hộ đv ủy thác nhập khẩu Bù trừ công nợ cho cùng một đối tượng TK 642 TK 413 Nợ khó đòi xử lý xóa sổ Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh giá các khoản PTKH bằng ngoại tệ TK 413 Chênh lệch tỷ giá giảm khi đánh giá các khoản PTKH bằng ngoại tệ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán kế toán đối với khoản mục phải thu khách hàng 1.
Đặc điểm của khoản mục nợ phải thu khách hàng Nợ phải thu khách hàng là một khoản mục quan trọng trên BCĐKT, vì có mối liên hệ mật thiết đến kết quả kinh doanh của đơn vị và việc lập dự phòng phải thu khó đòi thường dựa vào ước tính của Ban giám đốc nên rất khó kiểm tra. Người sử dụng BCTC thường dựa vào mối liên hệ giữa tài sản và công nợ để đánh giá khả năng thanh toán cho các khoản nợ của doanh nghiệp. Do đó luôn có khả năng đơn vị ghi tăng các khoản nợ phải thu khách hàng so với thực tế nhằm làm tăng khả năng thanh toán của doanh nghiệp.Cho thấy an ninh tài chính của doanh nghiệp có được đảm bảo hay không qua các chỉ tiêu về khả năng thanh toán. Phải thu khách hàng liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên BCTC như: Doanh thu bán hàng, tiền mặt, giá vốn hàng bán, chi phí, thuế giá trị gia tăng phải Sinh viên : Hoàng Thị Trâm 8 Lớp : CQ54/22.10 Học viện Tài chính GVHD: TS.
Hoàng Quang Hàm nộp,…Do đó gian lẫn và sai sót dễ xảy ra , các sai phạm thường ảnh hưởng trọng yếu tới các thông tin trên BCTC của doanh nghiệp 1. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục phải thu khách hàng Khoản mục phải thu khách hàng là một khoản mục trọng yếu trên báo cáo tài chính, chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Do đó, việc thiết kế, xây dựng, vận hành các quy chế kiểm soát nội bộ nhằm tăng hiệu quả trong quản lý nợ phải thu khách hàng là thực sự cần thiết. Nội dung công việc KSNB nợ phải thu khách hàng cụ thể ở mỗi đơn vị là không thể như nhau nhưng có thể khái quát ở những việc chính sau: Đơn vị xây dựng và ban hành các quy định về quản lý nói chúng và KSNB nói riêng cho nợ phải thu khách hàng.