Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường hàng không tại Cty XNK Phương An

Tổng quan quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không. Phân tích nghiệp vụ thực tế tại công ty XNK Phương An và đề xuất giải pháp.

• Tác giả: Đỗ Bích Tuyền
• Người hướng dẫn: ThS. Huỳnh Minh Tâm
• Trường học: Đại học Nguyễn Tất Thành
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng
• Đề tài: TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ - XUẤT NHẬP KHẨU PHƯƠNG AN
• Loại tài liệu: Báo cáo thực tập tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Khái niệm và Tầm quan trọng của Giao nhận Hàng nhập khẩu bằng Đường hàng không

Giao nhận hàng nhập khẩu đường hàng không là quá trình vận chuyển, tiếp nhận và bàn giao hàng hóa từ các nước ngoài vào Việt Nam thông qua các cảng hàng không. Đây là một trong những phương thức vận chuyển quốc tế quan trọng, đặc biệt đối với các loại hàng hóa có giá trị cao, cần bảo quản đặc biệt hoặc yêu cầu thời gian giao hàng nhanh. Vận chuyển hàng không mang lại nhiều lợi ích như tốc độ nhanh, độ an toàn cao và giảm chi phí lưu kho. Tuy nhiên, quy trình này cũng phức tạp, liên quan đến nhiều bên tham gia như nhà xuất khẩu, hãng hàng không, công ty logistics, cục hải quan và công ty nhập khẩu.

1.1. Định nghĩa về Giao nhận hàng nhập khẩu đường hàng không

Giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường hàng không bao gồm toàn bộ các hoạt động từ lúc hàng hóa được vận chuyển từ nhà xuất khẩu đến cảng hàng không xuất phát, qua vận chuyển trên không, cho đến khi hàng được nhập khẩu vào Việt Nam, thông qua các thủ tục hải quan, và cuối cùng là bàn giao cho người nhập khẩu. Đây là một chuỗi hoạt động liên tục, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan.

1.2. Tầm quan trọng của vận chuyển hàng không

Vận chuyển hàng không đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế vì tốc độ nhanh, độ an toàn cao và khả năng vận chuyển hàng hóa quý giá. Phương thức này giúp các doanh nghiệp nhập khẩu giảm chi phí lưu kho, rủi ro hỏng hóc và đáp ứng nhu cầu thị trường kịp thời. Đặc biệt, với các mặt hàng thực phẩm tươi sống, công nghệ cao hoặc hàng mùa vụ, vận chuyển hàng không là lựa chọn lý tưởng.

II. Quy trình Giao nhận Hàng nhập khẩu bằng Đường hàng không

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường hàng không bao gồm nhiều giai đoạn liên tiếp, từ chuẩn bị, vận chuyển, đến nhập khẩu chính thức. Trước tiên, công ty nhập khẩu phải liên hệ với nhà xuất khẩu và hãng hàng không để thỏa thuận các điều khoản vận chuyển. Sau đó, hàng hóa được đóng gói, dán nhãn và gửi đến cảng hàng không. Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa được kiểm tra, cân đo để tính cước phí. Khi hàng tới cảng hàng không nhập khẩu tại Việt Nam, công ty logistics phải làm thủ tục thông quan với hải quan trước khi bàn giao cho công ty nhập khẩu.

2.1. Giai đoạn Chuẩn bị và Đặt hàng

Giai đoạn chuẩn bị bắt đầu khi công ty nhập khẩu tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng hoặc lập kế hoạch nhập khẩu. Công ty phải liên hệ với nhà xuất khẩu, thương lượng giá cả, điều khoản vận chuyển và thanh toán. Đồng thời, phải chọn hãng hàng không phù hợp, kiểm tra lịch chuyến bay, mức cước phí và khả năng vận chuyển hàng hóa. Công ty cũng cần chuẩn bị các tài liệu cần thiết như hợp đồng mua bán, invoice, packing list để phục vụ cho quá trình vận chuyển và thông quan.

2.2. Giai đoạn Vận chuyển và Thông quan

Khi hàng hóa được gửi đến cảng hàng không xuất phát, hãng hàng không sẽ kiểm tra, cân đo và xếp hàng vào container. Hàng hóa được vận chuyển qua không trung theo lịch chuyến bay đã định. Khi hàng đến cảng hàng không nhập khẩu, công ty logistics phải nộp các tài liệu cần thiết như vận đơn hàng không (AWB), hóa đơn, danh sách hàng hóa cho cục hải quan. Hải quan sẽ kiểm tra, phân loại hàng hóa và cấp giấy phép nhập khẩu nếu hàng không vi phạm.

III. Các Bên tham gia trong Quy trình Giao nhận Hàng nhập khẩu

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường hàng không liên quan đến nhiều bên tham gia, mỗi bên đều có vai trò và trách nhiệm riêng. Nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm chuẩn bị hàng hóa, làm các tài liệu xuất khẩu và gửi hàng đến cảng hàng không. Hãng hàng không vận chuyển hàng hóa từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu. Công ty logistics hoặc công ty dịch vụ xuất nhập khẩu là những bên trung gian, đứng ra tổ chức vận chuyển, làm thủ tục hải quan, bảo hiểm hàng hóa. Công ty nhập khẩu là khách hàng cuối cùng, chịu trách nhiệm thanh toán chi phí vận chuyển và tiếp nhận hàng hóa. Cục hải quan kiểm tra, xác nhận hàng hóa hợp pháp.

3.1. Vai trò của Công ty Dịch vụ Logistics

Công ty logistics và dịch vụ xuất nhập khẩu đóng vai trò trung tâm trong toàn bộ quá trình giao nhận. Công ty này chịu trách nhiệm liên hệ với nhà xuất khẩu, hãng hàng không, cục hải quan để tổ chức vận chuyển hàng hóa. Đồng thời, công ty cung cấp các dịch vụ như kiểm tra hàng hóa, bảo hiểm, lưu kho tạm thời, làm thủ tục hải quan, cấp hóa đơn vận chuyển. Công ty cũng phải bảo đảm chất lượng hàng hóa, tính toán chi phí chính xác và báo cáo cho khách hàng.

3.2. Trách nhiệm của Cục Hải quan và Các cơ quan Kiểm dịch

Cục hải quan chịu trách nhiệm kiểm tra, phân loại, đánh giá giá trị hàng hóa để tính thuế nhập khẩu. Hải quan yêu cầu công ty logistics nộp đầy đủ các tài liệu như hóa đơn, danh sách hàng hóa, vận đơn trước khi cấp giấy phép nhập khẩu. Các cơ quan kiểm dịch kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa, đảm bảo hàng không chứa hạn chế, cấm nhập khẩu. Các cơ quan này đóng vai trò bảo vệ an toàn, chất lượng cho người tiêu dùng và nền kinh tế.

IV. Các Thách thức và Giải pháp trong Giao nhận Hàng nhập khẩu đường Hàng không

Giao nhận hàng nhập khẩu đường hàng không gặp phải nhiều thách thức trong thực tế. Thứ nhất là chi phí vận chuyển cao, gây tăng giá thành hàng hóa. Thứ hai là quy trình thủ tục hải quan phức tạp, mất nhiều thời gian và chi phí hành chính. Thứ ba là rủi ro hỏng hóc, mất mát hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Thứ tư là khó khăn trong phối hợp giữa các bên tham gia, đặc biệt khi xảy ra sự cố. Để giải quyết những thách thức này, các công ty dịch vụ xuất nhập khẩu cần cải tiến quy trình, áp dụng công nghệ thông tin, xây dựng mối quan hệ lâu dài với các bên tham gia để tạo điều kiện thuận lợi.

4.1. Các Thách thức chính

Chi phí vận chuyển cao là thách thức lớn nhất, khiến giá thành hàng hóa tăng đáng kể so với vận chuyển đường biển. Quy trình thủ tục phức tạp liên quan đến hải quan, kiểm dịch mất nhiều thời gian, gây chậm trễ giao hàng. Rủi ro hỏng hóa, mất mát do môi trường không khí, xử lý hàng hóa không cẩn thận. Khó khăn trong phối hợp giữa các bên liên quan khác nhau, đặc biệt khi xảy ra tranh chấp hoặc sự cố bất ngờ.

4.2. Các Giải pháp Tối ưu hóa Quy trình

Để nâng cao hiệu quả, các công ty dịch vụ logistics nên áp dụng công nghệ thông tin như hệ thống quản lý kho bãi, theo dõi hàng hóa trực tuyến. Xây dựng quan hệ đối tác lâu dài với hãng hàng không, hải quan để tạo điều kiện ưu tiên. Chuẩn bị tài liệu kỹ lưỡng trước để tránh sai sót, rút ngắn thời gian thông quan. Bảo hiểm hàng hóa để giảm rủi ro hỏng hóa, mất mát. Đào tạo nhân viên để nâng cao chất lượng dịch vụ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1. Giới thiệu sơ lược về công ty: Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An được thành lập vào năm 2016, do Bà Võ Huỳnh Thiên Hương làm người đại diện và hoạt động trên nhiều lĩnh vực như giao nhận vận tải, vận tải hàng hóa, khai thuê hải quan. và một số ngành nghề khác.  Tên công ty: Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An.

 Tên giao dịch nước ngoài: PHUONG AN TRADING SERVICES IMPORT EXPORT COMPANY LIMITED.  Địa chỉ trụ sở: 1A210 Đường Vĩnh Lộc, Ấp 1, Xã Phạm Văn Hai, Huyện Bình Chánh, Thành Phố Hồ Chí Minh.  Điện thoại: [phone]  Fax: [phone]  Mã số thuế: 0314170965  Ngày hoạt động: 24/12/2016  Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế huyện Bình Chánh  Loại doanh nghiệp: Công ty Trách nhiệm Hữu Hạn  Đại diện pháp luật: Võ Huỳnh Thiên Hương 1. Lịch sử hình thành và phát triển: Trong những năm gần đây, kinh tế Việt Nam đang đần hội nhập với nền kinh tế thế giới, các hoạt động kinh doanh ngoại thương giữa Việt Nam và các quốc gia diễn ra ngày càng sôi động.

Tình hình đầu tư và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nhanh chóng trở thành một trong những lĩnh vực phát triển nhất tại Việt Nam. Nhận thức được vấn đề trên, vào năm 2016 Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An được thành lập dưới sự lãnh đạo của Bà Võ Huỳnh Thiên Hương và có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh. Từ khi thành lập đến nay công ty đã không ngừng lớn mạnh và trở thành đối tác của nhiều khách hàng trong và ngoài nước, trở thành công ty chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong lĩnh vực 13 Downloaded by TOM TIT ([e-mail]) lOMoARcPSD|39605280 dịch vụ giao nhận vận tải đối với tất cả các mặt hàng cũng như các loại hình xuất và nhập khẩu. Để có sự thành công như hôm nay là nhờ có sự đóng góp của định hướng phát triển công ty đúng đắn và sự chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo luôn đặt con người làm trọng tâm với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao và đầy tâm huyến với nghề, luôn nhiệt tình, tận tâm và có trách nhiệm khi tư vấn cho khách hàng, đối tác trong việc chọn lựa được những giải pháp vận tải, kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, với chi phí tiết kiệm nhất cũng như hạn chế tối đa những rủi ro cho khách hàng.

Công ty luôn định hướng phát triển bền vững đối với yếu tố con người, nhân viên là lực lượng nòng cốt giúp tạo ra nhiều giá trị cho khách hàng và uy tín cho công ty. Trong suốt thời gian hoạt động, công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng hoạt động và ngày càng hoàn thiện chất lượng phục vụ khách hàng, cung cấp những dịch vụ tốt nhất với giá cả phù hợp, nâng cao năng lực cạnh tranh trong thị trường trong nước và quốc tế. Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An đang có rất nhiều hứa hẹn và đầy tiềm năng phát triển trong tương lại không xa. Lĩnh vực kinh doanh và nhiệm vụ của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An: 1.

Lĩnh vực kinh doanh: - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải - Vận tải hàng hóa bằng đường bộ - Vận tải hàng hóa bằng đường thủy nội địa - Dịch vụ xuất khẩu và nhập khẩu - Dịch vụ khai thuê hải quan - Dịch vụ giao hàng tận nơi - Giao nhận vận tải đa phương tiện - Lưu kho và phân phối 1. Nhiệm vụ: Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An luôn nổ lực hết mình để trở thành một nhà cung cấp dịch vụ Logicstics đáng tin cậy, uy 14 Downloaded by TOM TIT ([e-mail]) lOMoARcPSD|39605280 tín ở Việt Nam cũng như trên thị trường quốc tế, để đạt được mục tiêu trên công ty đã đã không ngừng hoàn thành tốt các nhiệm vụ: - Kinh doanh xuất nhập khẩu và hoạt động thương mại trong phạm vi ngành nghề được ghi trong giấy phép kinh doanh. - Thực hiện tốt các nhiệm vụ và phương hướng kinh doanh của công ty. - Duy trì và nâng cao dịch vụ, tạo niềm tin và uy tín với khách hàng.

- Đẩy mạnh chiến lược marketing để tìm kiếm khách hàng, tăng cường hợp tác với công ty trong và ngoài nước. - Đầu tư, phát triển công ty ngày càng chuyên nghiệp và lớn mạnh trên thương trường. - Thông qua liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải lưu kho, lưu bãi, giao nhận hàng hóa và bảo đảm hàng hóa an toàn. - Thực hiện tốt các chính sách, chế độ quản lý tài chính, phân phối lao động, bảo vệ môi trường.

- Đào tạo, nâng cao trình độ bồi dưỡng kinh nghiện trong ngành cho các cán bộ, nhân viên các cấp. - Báo cáo thông kê định kỳ hàng tháng/năm theo biểu mẫu quy định của nhà nước. - Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ và đúng thời hạn cho nhà nước. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An: 1.

Bộ máy tổ chức: Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An phân chia nguồn nhân lực đúng với khả năng và trình độ của nhân viên, điều hòa nhân sự trong công ty giúp công ty có môi trường làm việc đầy nhiệt huyết, mưa thuận gió hòa, giữ mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên. Mỗi phòng ban đều có chức năng riêng, nhiệm vụ cụ thể, phối hợp hoạt động hiệu quả, liên kết chặt chẽ với nhau. Tổng số nhân viên là 45 người đều có trình độ cao, chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và ngoại ngữ tốt. 15 Downloaded by TOM TIT ([e-mail]) lOMoARcPSD|39605280 Sơ đồ 1-1: Sơ đồ tổ chức công ty (Nguồn: Phòng nhân sự) 1.

Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu – Phòng ban thực tập: Bộ phận Sales: - Trực tiếp giao dịch với khách hàng, nghiên cứu khảo sát và tiếp cận thị trường. - Thực hiện tìm kiếm khách hàng trong nước và quốc tế, nắm bắt nhu cầu của khách hàng. - Cung cấp dịch vụ và chăm sóc khách hàng. - Tìm hiểu về giá cả thị trường, công ty cạnh tranh và nghiên cứa, đề xuất các phương án có lợi cho công ty.

Bộ phận chứng từ: - Chịu trách nhiệm làm và xử lí các chứng từ xuất nhập khẩu. - Chuẩn bị đầy đủ các công văn, chứng từ cần thiết để hoàn thiện đơn hàng cho khách hàng. - Liên hệ với với hãng tàu để đặt chỗ và theo dõi thời gian tàu chạy giúp cho nhân viên giao nhận hàng đúng tiến độ. - Quản lý và lưu trữ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu.

16 Downloaded by TOM TIT ([e-mail]) lOMoARcPSD|39605280 Bộ phận giao nhận: - Thay mặt người xuất, nhập khẩu đi khai báo hải quan, lấy chứng từ thông quan hàng hóa, dán seal, bấm seal, cân đo, kiểm hàng hóa giao hàng cho người nhận và đóng hàng xuất khẩu vận chuyển. - Theo dõi, nắm bắt các phát sinh trong quá trình giao nhận, ghi chép vào sổ để theo dõi để đối chiếu và lưu trữ. - Phối hợp với phòng kế toán trong việc thanh toán các chi phí cho người giao nhận. - Giao nhận hồ sơ, hợp đồng, nghiệm thu hóa đơn và các chứng từ liên quan khác.

- Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại đòi bồi thường nếu có tranh chấp hoặc tổn thất xảy ra. Phân tích kết quả SXKD của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An từ năm 2020-2022: 1. Cơ cấu dịch vụ của công ty: Bảng 1-1: Cơ cấu dịch vụ của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An (2020-2022) (Nguồn: Phòng kế toán) Năm 2020 2021 2022 Doanh thu Tỷ Doanh thu Tỷ Doanh thu Tỷ (triệu trọng (triệu trọng (triệu trọng đồng) (%) đồng) (%) đồng) (%) Dịch vụ giao 568,31 39,95% 612,75 35,29% 785,97 40,13% nhận Dịch vụ 437,52 30,76% 595,38 34,28% 579,13 29,59% vận tải Dịch vụ thương 416,64 29,29% 528,46 30,43% 593,44 30,28% mại Tổng 1422,47 100% 1736,59 100% 1958,54 100% cộng 17 Downloaded by TOM TIT ([e-mail]) lOMoARcPSD|39605280 Năm 2020 29,29% 39,95% 30,76% Dịch vụ giao nhận Dịch vụ vận tải Dịch vụ thương mại Biểu đồ 1-1: Biểu đồ thể hiện cơ cấu dịch vụ của công ty năm 2020 Năm 2021 30,43% 35,29% 34,28% Dịch vụ giao nhận Dịch vụ vận tải Dịch vụ thương mại Biểu đồ 1-2: Biểu đồ thể hiện cơ cấu dịch vụ của công ty năm 2021 18 Downloaded by TOM TIT ([e-mail]) lOMoARcPSD|39605280 Năm 2022 27,26% 40,43% 32,31% Dịch vụ giao nhận Dịch vụ vận tải Dịch vụ thương mại Biểu đồ 1-3: Biểu đồ thể hiện cơ cấu dịch vụ của công ty năm 2022 Nhận xét: Dựa vào bảng số liệu và các biểu đồ qua các năm, có thể thấy cơ cấu ngành dịch vụ của công ty gồm: Dịch vụ giao nhận, dịch vụ vận tải, dịch vụ thương mại. Nhìn chung sự chênh lệch tỷ trọng giữa các loại hình là không đáng kể, vẫn đem lại doanh thu cao tăng qua các năm, cụ thể: Dịch vụ giao nhận là lĩnh vực thế mạnh của công ty chiếm doanh thu cao nhất trong số các loại hình dịch vụ, tăng 199,66 triệu đồng nhưng tỷ trọng phần trăm tăng không đáng kể 0,48% từ năm 2020-2022.

Cho thấy dịch vụ giao nhận tăng trưởng tương đối ổn định so với những dịch vụ khác và là dịch vụ tiên phong mang lại doanh thu cao cho công ty. Dịch vụ vận tải trong năm 2020 chiếm tỷ trọng 30,76% và tăng lên 34,28% vào năm 2021 với mức doanh thu tăng là 157,68 triệu đồng. Doanh thu của ngành dịch vụ tăng lên là do công ty đã đầu tư nhiều vào trang thiết bị như: Xe kéo, xe tải… nhằm nâng cao hiệu quả dịch vụ. Nhưng dịch vụ này không duy trì được doanh thu trong năm 2022 với tỷ trọng giảm đến 4,69% từ năm 2021 đến 2022 vì nhu cầu của khách hàng giảm xuống.

Công ty vẫn đang chú trọng thúc đẩy ngành dịch vụ vận tải này để phát triển song song với dịch vụ giao nhận. Đối với dịch vụ thương mại có tốc độ tăng trưởng ổn định, tỷ trọng tương ứng qua các năm là 29,29%, 30,43% 30,28% (chênh lệch năm 2021 và 2022 không đáng kể). Tuy nhiên, vẫn chưa có nhiều biến động trong năm 2022 khi doanh thu ngành 19 Downloaded by TOM TIT ([e-mail]) lOMoARcPSD|39605280 dịch vụ này mang lại mức tăng doanh thu chỉ chênh lệch 64,98 triệu đồng so với năm 2021.