Chương 1. Cơ sở lý thuyết về quản lý CSVC và vai trò của văn phòng đối với hoạt động quản lý CSVC. Thực trạng quản lý CSVC tại Trường DHNT - CSQN. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý CSVC tại Trường ĐHNT - CSQN.
CƠ SỞ LÝ THUYET VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VE QUAN LÝ CƠ SỞ VẬT CHÁT 1. Khái niệm cơ sở vật chất và quản lý cơ sở vật chất 1. Khái niệm cơ sở vật chất a. Định nghĩa Cơ sở vật chất CSVC là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kinh tế, xã hội và triết học.
Khái nệm CSVC được phat triển bởi Karl Marx và Friedrich Engels trong triết học chủ nghĩa Mác-Lê-nin, đóng vai trò quan trọng trong lý thuyết về CSHT và kiến trúc xã hội. Theo quan điểm của Marx, CSVC là cơ sở kinh tế của xã hội, ảnh hưởng mạnh mẽ đến cấu trúc và phát triển của xã hội. CSVC được coi là nhân tố quyết định, trong đó các yếu tố vat chất xác định cấu trúc xã hội, hệ thống chính trị và ý thức xã hội [38, tr. Theo từ dién tiếng Việt, khái niệm CSVC có nghĩa là tập hợp các yếu tố vật chất, công cụ, thiết bị và hạ tầng cần thiết để duy trì hoạt động và phát triển của một tô chức, một cộng đồng hoặc một quốc gia.
CSVC bao gồm các yếu tố như đất đai, tài nguyên, nhà xưởng, máy móc, công nghệ, giao thông vận tải, hệ thống điện, nước, viễn thông và các nguồn lực vật chất khác. CSVC được coi là một yếu tố quan trọng để tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất, kinh doanh, đời sống và phát triển của xã hội [16, tr. Theo Giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Văn Tất Thu, CSVC, kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng đó chính là nguồn lực tài chính, nguồn lực vật chất, kỹ thuật đảm bảo cho các hoạt động của văn phòng. Cụ thể đó là trụ sở cơ quan, phòng ốc, phương tiện kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng, điều kiện làm việc phục vụ lãnh dao, nhà quản tri và các nhân viên, lao động khác trong văn phòng cơ quan [14; tr.
Theo giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” của tác giả Vũ Thị Phụng chủ biên và các cộng sự, hiện nay có hai cách tiếp cận thường được sử dụng khi định nghĩa CSVC đó là: cách tiếp cận phương tiện và cách tiếp cận sở hữu. Đối với cách tiếp cận phương tiện thì CSVC là hạ tầng cơ sở thiết yếu phục vụ hoạt động của cơ quan, tô chức; là các trang thiết bị; là hệ thống các phương 17 tiện và kỹ thuật cần thiết để duy trì hoạt động hiệu quả của tô chức. Đối với cách tiếp cận sở hữu thì CSVC là tài sản công; là tài sản, của cải của tô chức hoặc của Nhà nước giao cho các cơ quan, tổ chức. Tiếp cận trong phạm vi hoạt động của văn phòng, trên cơ sở kế thừa các định nghĩa trên cả hai cách tiếp cận trên: “CSVC được hiểu là những phương tiện vật chất, kỹ thuật, công nghệ, thông tin của tổ chức được sử dụng làm công cụ dé thực hiện nhiệm vụ, tiến hành các hoạt động theo quy định ” [11, tr.
Đối với các cơ sở giáo dục đại học, theo nghiên cứu của Trần Anh Trường thì: CSVC, thiết bị của các cơ sở giáo dục đại học là những phương tiện, vật chất, kỹ thuật, khoa học công nghệ của nhà trường được sử dụng trong quá trình đào tạo, NCKH cũng như những hoạt động khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của nhà trường; giúp cho việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ này được thuận lợi hơn và đạt hiệu qua cao hơn [33, tr. Nghiên cứu của Lê Dinh Sơn cho răng: CSVC trường học được hiểu là những phương tiện vật chất, kỹ thuật và sản phẩm khoa học, công nghệ, thông tin của nhà trường được sử dụng làm công cụ dé thực hiện nhiệm vụ, tiễn hành các hoạt động theo quy định [3 1, tr. Tóm lại, những khái niệm trên dù dựa vào những cách tiếp cận khác nhau, song đều có một số điểm chung nhất định. Tựu chung lại, theo tác giả, có thé hiểu CSVC là tat cả các phương tiện vật chất, kỹ thuật, khoa học công nghệ của tô chức được sử dụng trong quá trình hoạt động, giúp cho đội ngũ nhân sự của tổ chức thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao nhằm đạt được mục tiêu theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng tổ chức, cơ quan, don vị.
Phân loại CSVC Việc phân loại CSVC sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản lý một cách chặt chẽ, khoa học và hiệu quả. CSVC có thể được phân chia thành CSVC thông thường và CSVC đặc thù. CSVC thông thường là hệ thống các phương tiện vật chất thông thường phục vụ cho hoạt động cơ bản của các cơ quan, tô chức, gôm: 18 + Đất đai và các công trình xây dựng: Trụ sở, phòng làm việc, phòng họp, hội trường, phòng truyền thống, nhà xe, canteen. + Hệ thống CNTT phục vụ hoạt động của tổ chức như: máy tính, máy in, mạng viễn thông, camera.
CSVC đặc thù là hệ thong phuong tién vat chat phục vu cho hoạt động đặc thù, riêng biệt của từng cơ quan, đơn vi. Trong các cơ sở đào tạo, CSVC đặc thù gồm: + Giảng đường, phòng thí nghiệm, phòng lab, phòng thực hành, các phòng chức năng, nhà thé chat. + KTX, thư viện trường học. + Phương tiện day học bao gồm đồ dùng day học trực quan (mẫu vật, mô hình, sơ đồ.) và các phương tiện nghe — nhìn, chuyền tai thông tin như máy chiếu, máy ghi âm, ghi hình.
Theo giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” của tác giả Vũ Thị Phụng chủ biên và các cộng sự, CSVC có thể được phân loại theo các tiếp cận sở hữu và cách tiếp cận phương tiện: - Đối với cách tiếp cận sở hữu, CSVC được chia ra: + CSVC là của cải của một cơ quan hay tổ chức; là tài sản của tổ chức hoặc của Nha nước giao cho các cơ quan, tô chức; + CSVC là tải sản công. Tài sản công là tài sản thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước đại diện chủ sở hữu và thống nhất quản lý, bao gồm: Tài sản công phục vụ hoạt động quản lý, cung cấp dịch vụ công, đảm bảo quốc phòng, an ninh tại cơ quan, tổ chức, đơn vi; tài sản kết cau hạ tầng phục vụ lợi ích quốc gia, lợi ích công cộng: tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân; tài sản công tại doanh nghiệp; tiền thuộc ngân sách Nhà nước, các quỹ tài chính Nhà nước ngoài ngân sách, dự trữ ngoại hồi Nhà nước; đất đai và các loại tai nguyên khác. - Đối với góc độ tiếp cận CSVC là phương tiện đảm bảo tốt nhất việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tô chức hay doanh nghiệp. Cách 19 hiểu này phù hợp với hoạt động quản lý CSVC do văn phòng đảm nhận.
Theo đó, CSVC được chia làm 04 loại, cụ thé: + Phương tiện vật chất: là CSHT thiết yêu của cơ quan như: đất đai, các công trình xây dựng (phòng họp, phòng làm việc, phòng truyền thống, nhà xe, căng tin, giảng đường, KTX. + Phương tiện kỹ thuật: là công cụ vật chất của cơ quan như các loại máy móc, trang thiết bị (máy tính, máy chiếu, máy in, camera.), văn phòng phẩm. + Phương tiện công nghệ: là tập hợp các phương pháp, quy trình kỹ thuật, công cụ, dé thực hiện một công việc nhất định. Ví dụ: Hệ thống hạ tầng công nghệ (gồm: máy chủ, phần mềm, thiết bị khác.
+ Phương tiện thông tin: là công cụ chứa đựng thông tin như văn bản, sách, giáo trình, cơ sở dữ liệu. Sự cân thiết của CSVC trong hoạt động của cơ quan, tổ chức CSVC là một trong những yếu tố quan trọng nhất, là yêu tổ đầu tiên cần có dé xây dựng, thành lập lên một tô chức, cơ quan hay doanh nghiệp. Vai trò quan trọng của CSVC được thể hiện ở rất nhiều mặt: - Thứ nhất, là yêu tỗ quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất, hiệu qua công việc. Đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước, đơn vị hành chính nghiệp, lực lượng vũ trang.
CSVC có vai trò đáp ứng, phục vụ tốt yêu cầu công việc nhất là đối với đội ngũ quản lý trong việc quản lý công việc và đội ngũ nhân viên trong việc thực hiện công tác chuyên môn. CSVC được đầu tư, trang bị sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc; đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì CSVC là yếu tô đặc biệt quan trọng tạo ra hiệu suất, hiệu quả sản xuất, tạo ưu thé về giá sản phẩm đối với các đối thủ cạnh tranh. - Thứ hai, là yêu tỗ giúp quảng bá thương hiệu, nâng cao vị thé cạnh tranh của don vị này với cơ quan, đơn vị khác. Một cơ quan, tô chức hay một doanh nghiệp có hệ thống CSVC được trang bị hiện đại, khang trang, quy mô sẽ tạo được ấn tượng tốt, tạo dựng niềm tin đối với khách và các cơ quan, don vi, doanh nghiệp đối tác.
Nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với khối doanh 20 nghiệp kinh doanh, nó không chỉ thể hiện cho tiềm lực kinh tế của doanh nghiệp mà còn là một trong những yếu tố quảng bá thương hiệu, nâng cao vị thé cạnh tranh của đơn vị với những doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực kinh doanh. - Thứ ba, là yêu t6 giúp giữ chân nhân viên. Một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, được trang bị CSVC hiện đại không chỉ giúp nâng cao năng suất, hiệu qua công việc ma còn giúp cho tinh thần của đội ngũ nhân sự thoải mái, kích thích khả năng sáng tạo trong công việc. Đồng thời, khiến cho đội ngũ nhân viên cảm thấy tự hào về đơn vị mình và muốn được gắn bó lâu dài với tô chức.
Khái niệm Quản lý cơ sở vật chất a. Khải niệm Quản lý Xã hội loài người đã trải qua nhiều thời kỳ phát triển với nhiều hình thái xã hội khác nhau nên trong quản lý cũng đã trải qua nhiều hình thức quản lý khác nhau. Quan lý trở thành một hoạt động phổ biến, diễn ra trong mọi lĩnh vực, liên quan đến mọi người. Cho tới nay có khá nhiều cách hiểu khác nhau về quản lý.
Cùng với sự phát triển của phương thức xã hội hoá sản xuất và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức và lý giải khái niệm quản lý càng trở nên rõ rệt.