Tổng quan nghiên cứu

Quản lý cơ sở vật chất (CSVC) là một trong những yếu tố then chốt quyết định hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là trong lĩnh vực giáo dục đại học. Tại Trường Đại học Ngoại thương - Cơ sở Quảng Ninh (CSQN), sau hơn 12 năm xây dựng và phát triển, hệ thống CSVC đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc của đội ngũ cán bộ viên chức (CBVC), giảng viên và sinh viên. Tuy nhiên, công tác quản lý CSVC tại đây vẫn còn nhiều hạn chế như việc ban hành quy định còn chậm, quy trình quản lý chưa đồng bộ và công tác bồi dưỡng cán bộ quản lý còn hạn chế. Nghiên cứu này nhằm hệ thống hóa lý thuyết về quản lý CSVC, đánh giá thực trạng quản lý tại CSQN trong giai đoạn 2015-2021, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý CSVC tại đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc xây dựng cơ sở lý luận về quản lý CSVC trong văn phòng các cơ quan, tổ chức; khảo sát thực trạng quản lý CSVC tại CSQN; xác định các nhân tố ảnh hưởng và mức độ hài lòng của người sử dụng; từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả quản lý. Phạm vi nghiên cứu giới hạn tại CSQN, dựa trên số liệu thu thập từ năm 2015 đến 2021, giai đoạn Trường Đại học Ngoại thương áp dụng cơ chế tự chủ tài chính. Ý nghĩa nghiên cứu không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản công tại CSQN mà còn làm tài liệu tham khảo cho các cơ sở đào tạo có đặc điểm tương tự.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết quản lý CSVC và quản trị văn phòng, trong đó:

  • Lý thuyết quản lý CSVC: Định nghĩa CSVC là tập hợp các phương tiện vật chất, kỹ thuật, công nghệ và thông tin phục vụ hoạt động của tổ chức. Quản lý CSVC là quá trình tác động có mục đích nhằm xây dựng, phát triển và sử dụng hiệu quả hệ thống CSVC, đảm bảo phục vụ các mục tiêu hoạt động của tổ chức.

  • Lý thuyết quản trị văn phòng: Văn phòng đóng vai trò trung tâm trong quản lý CSVC, thực hiện chức năng tham mưu, tổ chức thực hiện và kiểm tra giám sát công tác quản lý CSVC. Các nguyên tắc quản lý CSVC bao gồm tính hợp pháp, mục đích, khoa học, hiệu quả, kinh tế, phát triển, đồng bộ và sự kết hợp giữa hành chính và chuyên môn.

Các khái niệm chính bao gồm: cơ sở vật chất thông thường và đặc thù, nguyên tắc quản lý CSVC, vai trò của văn phòng trong quản lý CSVC, các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý CSVC như điều kiện tự nhiên, chính sách pháp luật, nguồn lực tài chính, nhận thức của lãnh đạo và trình độ nhân sự.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận chủ nghĩa duy vật biện chứng và lịch sử, kết hợp các phương pháp cụ thể:

  • Phân tích - tổng hợp, đánh giá: Phân tích các biện pháp quản lý CSVC tại CSQN, đánh giá kết quả thực hiện.

  • Thống kê: Thu thập và xử lý số liệu thống kê từ năm 2015 đến 2021, bao gồm số lượng CSVC, mức độ đáp ứng và hiệu quả sử dụng.

  • So sánh: Đối chiếu giữa lý thuyết quản lý CSVC và thực trạng tại CSQN để xác định điểm mạnh, điểm yếu.

  • Điều tra bằng bảng hỏi: Khảo sát 120 người gồm 22 CBVC, 18 giảng viên và 80 sinh viên về mức độ hài lòng và các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý CSVC.

  • Quan sát: Theo dõi thực tế việc sử dụng và tình trạng vật lý của CSVC tại CSQN.

  • Phỏng vấn trực tiếp: Thực hiện với 24 người gồm lãnh đạo, cán bộ quản lý và sinh viên để thu thập ý kiến sâu sắc về công tác quản lý CSVC.

Cỡ mẫu được lựa chọn nhằm đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy của kết quả nghiên cứu. Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm phân tích định tính và định lượng, sử dụng các công cụ thống kê mô tả và phân tích so sánh.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng quản lý CSVC tại CSQN còn nhiều hạn chế: Khoảng 65% CBVC đánh giá việc ban hành quy định quản lý CSVC chưa kịp thời và thiếu tính cập nhật. Quy trình quản lý chưa đồng bộ, chưa quyết liệt trong áp dụng.

  2. Mức độ hài lòng của người sử dụng CSVC: Khoảng 70% giảng viên và sinh viên hài lòng với chất lượng phòng học và trang thiết bị, tuy nhiên 30% phản ánh về tình trạng xuống cấp và thiếu đồng bộ trong một số khu vực chức năng.

  3. Nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý CSVC: Nguồn lực tài chính chiếm tỷ lệ ảnh hưởng lớn nhất (khoảng 40%), tiếp theo là nhận thức của lãnh đạo (30%), trình độ nhân sự (20%) và các yếu tố khách quan như điều kiện tự nhiên, chính sách pháp luật (10%).

  4. Công tác kiểm tra, đánh giá và bảo trì CSVC chưa được thực hiện thường xuyên: Chỉ khoảng 55% các hoạt động kiểm tra, bảo dưỡng được thực hiện đúng kế hoạch, dẫn đến tình trạng xuống cấp nhanh chóng và tăng chi phí sửa chữa.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc thiếu đồng bộ trong quy trình quản lý và sự chưa đầy đủ trong các văn bản quy định. So với các nghiên cứu trong ngành giáo dục đại học, kết quả này tương đồng với báo cáo của một số trường đại học khác tại Việt Nam, cho thấy vấn đề chung về quản lý CSVC trong bối cảnh tự chủ tài chính còn nhiều thách thức.

Việc nguồn lực tài chính chiếm tỷ trọng lớn trong các nhân tố ảnh hưởng phản ánh thực trạng ngân sách hạn chế, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đầu tư, bảo trì và nâng cấp CSVC. Nhận thức của lãnh đạo và trình độ nhân sự cũng là yếu tố quyết định trong việc triển khai các biện pháp quản lý hiệu quả.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện mức độ hài lòng của các nhóm đối tượng, bảng phân tích tỷ lệ thực hiện các hoạt động quản lý CSVC và sơ đồ nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý. Các kết quả này nhấn mạnh sự cần thiết của việc hoàn thiện hệ thống quy định, nâng cao năng lực quản lý và tăng cường nguồn lực tài chính.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Ban hành và cập nhật kịp thời các quy định, quy trình quản lý CSVC: Xây dựng bộ quy chế quản lý CSVC đồng bộ, phù hợp với đặc thù của CSQN, đảm bảo tính pháp lý và thực tiễn. Thời gian thực hiện trong vòng 6 tháng, do Ban Giám hiệu phối hợp với phòng Quản trị tổ chức.

  2. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực quản lý CSVC: Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng quản lý, sử dụng CSVC cho cán bộ phụ trách. Mục tiêu tăng tỷ lệ cán bộ được đào tạo lên 90% trong 1 năm, do phòng Tổ chức cán bộ chủ trì.

  3. Tăng cường huy động và sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính: Đa dạng hóa nguồn vốn từ ngân sách, tài trợ và xã hội hóa để đầu tư xây dựng, cải tạo và bảo trì CSVC. Lập kế hoạch tài chính trung hạn 3 năm, do phòng Kế hoạch - Tài chính phối hợp thực hiện.

  4. Xây dựng hệ thống kiểm tra, giám sát và đánh giá định kỳ: Thiết lập quy trình kiểm tra, bảo dưỡng CSVC định kỳ, đảm bảo 100% CSVC được kiểm tra ít nhất 2 lần/năm. Văn phòng và phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm triển khai trong vòng 12 tháng.

  5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý CSVC: Triển khai phần mềm quản lý tài sản, theo dõi tình trạng, lịch bảo trì và sử dụng CSVC nhằm nâng cao hiệu quả quản lý. Thời gian triển khai dự kiến 18 tháng, do phòng CNTT phối hợp với các đơn vị liên quan.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các cơ sở giáo dục đại học: Nhận diện các vấn đề thực tiễn trong quản lý CSVC, từ đó xây dựng chính sách và kế hoạch phát triển cơ sở vật chất phù hợp với chiến lược phát triển nhà trường.

  2. Cán bộ quản lý văn phòng và quản lý CSVC: Áp dụng các kiến thức, quy trình và giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu quả công tác quản lý, sử dụng và bảo trì CSVC tại đơn vị mình.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý giáo dục: Tham khảo cơ sở lý luận, phương pháp nghiên cứu và kết quả thực tiễn để phát triển các đề tài nghiên cứu liên quan.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức tài trợ: Hiểu rõ thực trạng và nhu cầu quản lý CSVC tại các cơ sở giáo dục, từ đó xây dựng chính sách hỗ trợ, đầu tư và giám sát hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao quản lý cơ sở vật chất lại quan trọng đối với các cơ sở giáo dục đại học?
    Quản lý CSVC đảm bảo điều kiện học tập, giảng dạy và nghiên cứu, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và hiệu quả sử dụng tài sản công. Ví dụ, CSVC hiện đại giúp sinh viên tiếp cận công nghệ mới, nâng cao trải nghiệm học tập.

  2. Những khó khăn chính trong quản lý CSVC tại các trường đại học hiện nay là gì?
    Khó khăn gồm thiếu đồng bộ trong quy trình quản lý, nguồn lực tài chính hạn chế, nhân sự quản lý chưa được đào tạo đầy đủ và công tác kiểm tra, bảo trì chưa thường xuyên.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý CSVC trong các cơ sở đào tạo?
    Cần ban hành quy định rõ ràng, đào tạo nhân sự, tăng cường nguồn lực tài chính, áp dụng công nghệ thông tin và xây dựng hệ thống kiểm tra, giám sát định kỳ.

  4. Vai trò của văn phòng trong quản lý CSVC là gì?
    Văn phòng là trung tâm tham mưu, tổ chức thực hiện và kiểm tra giám sát công tác quản lý CSVC, đảm bảo các hoạt động diễn ra liên tục, hiệu quả và đúng quy định.

  5. Các nhân tố nào ảnh hưởng lớn nhất đến hiệu quả quản lý CSVC?
    Nguồn lực tài chính, nhận thức và sự quan tâm của lãnh đạo, trình độ nhân sự quản lý, cùng với các yếu tố khách quan như chính sách pháp luật và điều kiện tự nhiên.

Kết luận

  • Quản lý CSVC tại Trường Đại học Ngoại thương - Cơ sở Quảng Ninh đã đạt được nhiều kết quả tích cực nhưng vẫn còn tồn tại hạn chế về quy trình và nguồn lực.
  • Nghiên cứu đã hệ thống hóa lý thuyết quản lý CSVC và đánh giá thực trạng quản lý tại CSQN trong giai đoạn 2015-2021.
  • Các nhân tố ảnh hưởng chính gồm nguồn lực tài chính, nhận thức lãnh đạo và trình độ nhân sự quản lý.
  • Đề xuất các giải pháp thiết thực như hoàn thiện quy định, nâng cao năng lực quản lý, tăng cường nguồn lực tài chính và ứng dụng công nghệ thông tin.
  • Tiếp theo, cần triển khai các giải pháp trong vòng 1-3 năm, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh kịp thời, góp phần nâng cao chất lượng quản lý CSVC và hiệu quả hoạt động của nhà trường.

Hành động ngay hôm nay để cải thiện quản lý CSVC sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của Trường Đại học Ngoại thương - Cơ sở Quảng Ninh và các cơ sở giáo dục đại học tương tự.