chương 1, tiến hành khảo sát thực tế việc sử dụng các kỹ năng của nhà QTVP tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. Giới thiệu khái quát về INTRACOM. Thực trạng việc sử dụng các kỹ năng của nhà QTVP tại doanh nghiệp trên. Nhận xét đánh giá thực trạng việc sử dụng các kỹ năng nhà QTVP.
Một số giải pháp để hoàn thiện kỹ năng nhà quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM Đưa ra một số khuyến nghị cho lãnh đạo doanh nghiệp, cho nhà QTVP trong doanh nghiệp để hoàn thiện kỹ năng nhà QTVP. PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KỸ NĂNG NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 1. Một số khái niệm cơ bản 1.
Khái niệm kỹ năng Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về kỹ năng. Những định nghĩa này thường bắt nguồn từ góc nhìn chuyên môn và quan niệm cá nhân của từng người. Tuy nhiên hầu hết chúng ta đều thừa nhận rằng kỹ năng được hình thành khi chúng ta áp dụng kiến thức vào thực tiễn. Kỹ năng là năng lực hay khả năng của chủ thể thực hiện thuần thục một hay một chuỗi hành động trên cơ sở hiểu biết (kiến thức hoặc kinh nghiệm) nhằm tạo ra kết quả mong đợi.
Theo Hoàng Phê: “Kỹ năng là khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được về một lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế”2. Từ các khái niệm trên, có thể thấy kỹ năng là việc áp dụng những kiến thức, lý thuyết vào việc thực hành công việc trong thực tế. Khái niệm quản trị văn phòng Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ: “Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc hoạt động quản trị nói chung, có liên quan đến hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm tra, giám sát nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng hướng tới mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức”3. Khái niệm quản trị văn phòng được hiểu là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động trong văn phòng.
Có thể nói, quản trị văn phòng (sau đây được gọi tắt là QTVP) là các công việc cụ thể hàng ngày liên quan tới hoạt động tổ chức, quản lý và điều hành một văn phòng nhằm giải quyết hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 2 Hoàng Phê, Từ điển Tiếng Việt 1992.TS Nguyễn Thành Độ (2012). Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân 6 Luan van 1. Khái niệm nhà quản trị văn phòng Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nỗ lực đạt được mục tiêu.
Nhà quản trị là người điều khiển, giám sát công việc của những người khác. Đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện chức năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp. Có một số quan niệm cho rằng, nhà quản trị văn phòng là người thực hiện các chức năng, nhiệm vụ chính của văn phòng như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính của mình.TS Nguyễn Thành Độ: “Nhà Quản trị văn phòng là người đứng đầu văn phòng một cơ quan, tổ chức; có quyền điều hành, kiểm tra, kiểm soát, giám sát người dưới quyền; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo một cơ quan, một văn phòng về người dưới quyền”4. Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập Vai trò lãnh đạo: là một mắt xích trong hệ thống quản trị của cơ quan, tổ chức; giúp lãnh đạo tổ chức các hoạt động điều hành, quản lí một cơ quan, tổ chức.
Vai trò thông tin: bởi vì tất cả các văn bản đến – đi đều thông quan văn phòng, nhà quản trị văn phòng là người tiếp nhận và phản hồi thông tin từ lãnh đạo cơ quan đến các đơn vị. Vai trò đại diện cho cơ quan, tổ chức: nhà QTVP đại diện cơ quan, tổ chức giải quyết chịu trách nhiệm một số công việc trong phạm vi quản lý. Vai trò liên kết: liên kết các đơn vị trong cơ quan, tổ chức thông qua quyết dịnh quản lí của cơ quan; liên kết với các tổ chức khác. Với 4 vai trò đã cho thấy vị trí, tầm quan trọng của nhà QTVP trong cơ quan, tổ chức.
Giúp tổ chức được vận hành liên tục và có hiệu quả. Nhà quản trị văn phòng là một vị trì chủ yếu trong việc tập hợp xử lí, lưu trữ, thu hồi và phân phối thông tin. Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong 4 Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012). Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân 7 Luan van quá trình ra quyết định, nhiệm vụ của nhà quản trị là ra quyết định đối với những thông tin chính xác để truy cập và hiện hành ở mức chi phí thấp nhất.
Các kỹ năng nhà quản trị văn phòng 1. Nhóm kỹ năng mềm Kỹ năng mềm là những kỹ năng có liên quan đến việc sử dụng ngôn ngữ, khả năng hòa nhập xã hội, thái độ và hành vi ứng xử áp dụng vào việc giao tiếp giữa người với người. kỹ năng mềm là những kỹ năng có liên quan đến việc hòa mình vào, sống với hay tương tác với xã hội, cộng đồng, tập thể hoặc tổ chức. Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng giao tiếp có thể hiểu là khả năng vận dụng những kiến thức thu thập được về giao tiếp vào trong hoạt động giao tiếp của mình nhằm đạt kết quả cao nhất.
Kỹ năng giao tiếp vô cùng quan trọng đối với nhà quản trị văn phòng, bởi gần như tất cả các hoạt động của nhà quản trị đều cần tới sự giao tiếp. Một nhà quản trị văn phòng có khả năng giao tiếp kém cỏi sẽ ảnh hường nghiêm trọng tới khả năng ra quyết định, điều hành, đôn đốc nhắc nhở nhân viên. Đôi khi, mối quan hệ giữa người quản trị và các nhân viên của mình trở nên lạnh nhạt vì thiếu đi kỹ năng này. Có 3 phong cách giao tiếp cơ bản mà nhà quản trị cần phải lưu tâm đó là: - Phong cách giao tiếp dân chủ: Đây là loại phong cách giao tiếp dựa trên sự bình đẳng và gần gũi giữa chủ thể giao tiếp và đối tượng giao tiếp.
Chủ thể giao tiếp luôn chú ý tới đặc điểm tâm lý cá nhân của đối tượng giao tiếp và sẵn sàng lắng nghe chăm chú đối tượng giao tiếp. - Phong cách giao tiếp độc đoán: Phong cách giao tiếp này đề cao tính nguyên tắc và ranh giới thứ bậc khi giao tiếp. Chủ thể giao tiếp luôn đòi hỏi đối tượng giao tiếp tôn trọng mình và áp đặt suy nghĩ của mình lên đối phương. 8 Luan van - Phong cách giao tiếp tự do: Đặc trưng của phong cách này là các nguyên tắc, chuẩn mực nhiều khi bị xem nhẹ.
Thay vào đó, hành vi và lời nói chịu sự tác động lớn của tâm trạng, cảm xúc. Mỗi phong cách giao tiếp có những ưu, nhược điểm riêng. Vì vậy, người quản trị phải căn cứ vào từng môi trường, bối cảnh cụ thể để chọn lựa phương án tốt nhất cho giao tiếp. Kỹ năng thuyết trình Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng giao tiếp cơ bản.
Do đó, kỹ năng thuyết trình bên cạnh đặc điểm riêng vẫn mang những đặc điểm chung của kỹ năng giao tiếp. Đó là khả năng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong. Đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp đạt được mục đích đã định. Một nhà quản trị văn phòng giỏi không những là người có tầm nhìn chiến lược, ý tưởng kinh doanh sáng tạo mà còn phải là một người có khả năng thuyết trình tốt, một người có thể làm cho nhân viên, cấp dưới hiểu và làm theo những chiến lược và định hướng mà anh ta đề ra.
Do đó, kỹ năng thuyết trình đối với mỗi một nhà quản trị sẽ là một công cụ giao tiếp hiệu quả, là một bước không thể thiếu trên con đường thành công. Kỹ năng giải quyết vấn đề Kỹ năng giải quyết vấn đề là tất cả cách thức, phương pháp tư duy khoa học, phân tích, nhận định về một vấn đề và con đường hướng luận cho một giải pháp hiệu quả của nhà quản trị trước một sự việc, hiện tượng xã hội, hiệu quả của kỹ năng này ảnh hưởng lớn toàn quá trình giải quyết công việc theo đúng tiến độ kế hoạch. Tình hình thực tế hiện nay, công việc trong cơ quan luôn tạo ra một áp lực cho nhà quản trị phải đối phó với các vấn đề muôn hình vạn trạng và thường là trong tình thế khẩn trương. Chính những tình thế khẩn trương này 9 Luan van làm cho nhà quản trị nhiều khi đưa ra những quyết định thiếu sáng suốt và có thể dẫn tới những sai lầm nghiêm trọng.
Điều này không những ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc mà còn kéo theo hàng loạt vấn đề khác phát sinh trong quá trình thực hiện mục tiêu. Do đó, đòi hỏi và luôn cần thiết ở các nhà quản trị kỹ năng giải quyết vấn đề sao cho thật nhanh chóng, hiệu quả cao. Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc hiệu quả Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc hiệu quả chính là việc tận dụng điểm mạnh của mỗi thành viên để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Trong thời đại ngày nay, nhà quản trị văn phòng phải nắm bắt được những thời cơ tốt nhất cho công việc của mình, đồng thời còn phải biết tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả.
Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả cũng là cách tận dụng nguồn lực tối ưu nhất đề mỗi người hoàn thành các công việc của mình. Từ việc xây dựng nhóm đến việc tổ chức nhóm như thế nào cho hiệu quả buộc nhà quản trị phải xem xét thế mạnh của mỗi người để phân chia công việc cho các thành viên trong nhóm, sao cho hiệu quả cao nhất, nhanh nhất, ngắn nhất. Nhóm kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ Kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể. Như vậy, có thể thấy rằng: kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ là sự thể hiện trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhà quản trị thông qua việc làm cụ thể.
Kỹ năng hoạch định Hoạch định là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của cơ quan, doanh nghiệp.