CHƯƠNG I1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VẺ TỎ CHỨC CUỘC HOP, SU KIEN CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1 Khái niệm văn phòng Tại Việt Nam quan niệm về “ăn phòng” xuất hiện khá sớm và phô biến nhưng đến hiện tại vẫn chưa có một khái niệm nào thống nhất, mỗi nhà nghiên cứu, tác giả đều tiếp cận và đưa ra nhiều quan điểm theo nhiều góc độ khác nhau. Theo Từ điện Tiếng việt của tác giá Hoàng Phê: “ăn phòng là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, cùng cáp thông tin và thực hiện các nghiệp vz hành chính cho mớứ cơ guan.1022] Với tác giá Lê Tân trong Từ điển Tiếng việt định nghĩa “lăn phòng là bộ phn phu trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan ”[13; tr.847] Trong cuốn Đại Từ điền tiếng việt của tác giả Nguyễn Như Ý chủ biên, khái niệm “Văn phòng” cũng được giải thích: “Văn phòng là bộ phận phụ trách giấy tờ hành chính trong mới cơ guan”.593] Một số sách, giáo trỉnh trong và ngoài nước cũng đều đưa ra các quan điểm khác nhau về văn phòng. Năm 2015 trong cuốn Office management (Quan tri văn phòng) của tác giá R.
Chopra và Gauri cũng cho rằng: “các hoz¿ động thu tháp, xử Ly, lew trữ và phân phối thông tin là chức năng chủ yếu của văn phòng” Ở Việt Nam, trong cuốn Kỹ rỡng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả Vương Hoàng Tuân (2000) cho răng: “Văn phòng biểu theo nghĩa hep là trạ sở làm việc Của cơ quan. Theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [12; tr.13] Cùng quan điểm với tác giá Vương Hoàng Tuần, trong cuốn giáo trình mới xuất bản năm (2020), của tác giá Văn Tát Thu cho rằng: “trên thực té, văn phòng tần tại như một thục thể nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau”. 11 Sau khi khái quát qua một số cách tiếp cận, tác giá đưa ra định nghĩa “ăn phòng là mót thực thể khách quan tổn tại trong mối tổ chức đề thực hiện các chúc năng theo yếu cầu của nhà quản trị tổ chức đó ”.6] Tóm lại, trên cơ sở tham khảo một số giáo trình, tài liệu trong và ngoài nước dưới các góc độ định nghĩa về văn phòng tác giả đồng quan điêm với các nhà nghiên cứu. Nhưng tuy nhiên, tiếp cận dưới góc độ quản trị văn phòng cũng như dé khái niệm có mối liên hệ chặt chẽ với chủ đề bài khóa luận tác giả đồng quan điểm với PGS.
Vũ Thị Phụng trong cuốn giáo trình “Lý luận vẻ quán tr văn phòng”, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn như sau: “Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm báo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chúc, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạ động quản jý hành chính”. Khải niệm “họp”, “sự kiện” 1.1 Khái niệm “họp” Hiện nay, khái niệm “họp” cũng có rất nhiều cách hiểu và tiếp cận ở những góc độ lĩnh vực khác nhau. Trong cuốn giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả Đồng Thị Thanh Phuong cho rang: “Hop là sự tập hợp của một số người, để giải quyết các vấn để, từ đó đưa ra những hành động cần phải thực hiện" [B; tr.214] Cùng quan điểm với tác giá Đồng Thị Thanh Phương, tìm hiểu dưới góc độ quản trị văn phòng tác giả Vũ Thị Phụng đưa ra khái nệm: “#Zop hay héi ngh la hình th ức tập hợp các đối tượng liên quan (lãnh đạo hoặc cán bộ /oàn cơ quan) đề thông báo tình hình ho ạ động, phổ biến các chủ trương, chính sách, triển khai công việc hoặc bàn bạc, rao đổi để thống nhát về các chủ írương, giái pháp liên quan đến sự phát triển của cơ quan, tổ chức” [7; tr.344] 12 Tại khoản 1 Điều 3 Quyết định số 45/2018/QĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định ché độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính Nhà nước. Khái niệm “Øọp” được định nghĩa như sau: “Họp, hồi ngh¿ (gọi chung là hop) la mét hình thức ca hoạ động quản ý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, hông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giái quyết các công việc thuộc chúc năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” [9; tr.2] Từ các khái niệm nêu ở trên tôi đồng tình với quan điểm của tác gid Vương Thị Kim Thanh trong cuốn giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng”: “Họp là quá trình tập họp, thảo luận của một số người đê giải quyết các vấn đề hoặc quyết định điều gì đó, từ đó xác định những hành động cần phải thực hiện.
Một cuộc họp điền hình là một cuộc hop co muc dich ré rang, có bản tóm tắt chương trình cuộc họp, danh sách những vấn đề sẽ được thảo tuận và sẽ được gửi trước các thành viên tham dự.305] Tôi đồng tình với quan điểm này bởi khái niệm phản ánh tương đối đây đủ và toàn diện về “họp”. Tác giả Vương Thị Kim Thanh đã chỉ rõ được chi tiết mục đích của việc họp cũng như những yếu tổ cần thiết trong cuộc họp. Khải niệm sự kiện Hiện nay có rất nhiều khái niệm, quan điểm và cách hiểu khác nhau về “sự kiện”, cụ thê: Theo Từ điển Tiếng việt: “Sự kiện là một sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội chúng ta” Từ quan điểm thương mại: “Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thê thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục — tập quản. Không giới hạn về mặt phạm vì không gian, thời 13 gian, cũng như lĩnh vực hoạt động” [7; tr.345] Trong tài liệu Bài giảng Tổ chức sự kiện của Trường Cao dang Du lịch Hà Nội có viết: “Theo tiếng Anh sự kiện (event) bao gồm các lĩnh vực khá rộng như: “+ Bussiness event: các s kiện iên guan đến kinh doanh + Corporate events: các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dạ: lễ kỷ niệm thành lớp công ty, hói ngh¿ khách hàng.
+ Fundraising events: sự kiện nhăm mực đích gây quÿ + Exhibitions: triển lãm + Trade fairs: hồi chợ /hương mại + Entertainment events: si kién mang tính chát giải trí + Festive events: lế hói, liên hoan + Government events: sz kién cua cdc cơ quan nhà nước + Meetings: họp hanh, gap giao luu + Conferences: héi thao + Conventions: héi ngh¿ + Social and cultural events: sz kién vé van hod, xA héi + Sporting events: sw kié trong linh vue thé thao” [3; tr.10] Như vậy, qua quá trình tham khao tim hiéu tai liệu của các nhà nghiên cứu. Tác giá đưa ra khái niệm về sự kiện như sau: “% kiện là những hoạt động có ý nghĩa quan trọng đặc biệt ẩn được quảng bá rộng rãi, được các cơ quan, doanh nghiệp tổ chức theo quy trình và phương pháp nhất định trên cơ Sở sứ dựng các nguồn lực hiện có nhằm dat duoc các mục tiêu đã đề ra”. Khái niệm “Tổ chức cuộc họp” Hiện nay, khái niệm tổ chức cuộc họp chưa có một nhà nghiên cứu nào thông nhát. Chính vì vậy, để đưa ra khái niệm về tô chức cuộc họp trước tiên ta phải hiểu tổ chức là gì.
Theo một số tài liệu “7ổ chức” được hiệu: 14 Nhà nghiên cứu về tổ chức người Nhật Bán, ông Mitơkazu lại cho rang: “Mới tới tổ chức là nói tới một hệ thống hợp lý tập hợp từ hai người trở lên dé phát huy đến múc cao nhất năng lực tương hỗ nhằm đạt được mục tiêu và mực tiêu chung” [5; tr.104] Theo Gunter Buschges một nhà nghiên cứu về xã hội học người Đức trong tác phẩm Nhập môn xã hội học tổ chức, cho rằng: “Tổ chức là dấu hiệu đặc trưng và yếu tổ cấu thành một xã hội công nghiệp và dịch v hiện đại” [1; tr.26] Như vậy, các quan niệm đêu thống nhát, tổ chức là một tập hợp của ít nhát hai cá nhân trở lên, có mối liên hệ, phụ thuộc lẫn nhau và đều hướng đến mục tiêu chung. Theo quan điêm cá nhân của tác giả, khi nghiên cứu dưới góc độ quản trị văn phòng, tô chức được tiếp cận theo nghĩa động từ: là các hoạ động trong một tổ chức như công tác rổ chức cán bộ, bố trí sắp xếp nhân lực, công tác điều hành các hoạr động trong một cơ quan, rổ chúc. Dựa trên một số cơ sở lý luận về “hop” và “zố chức” đã trình bày ở trên, tác giả mạnh dạn đưa ra khái niệm về tổ chức cuộc hợp như sau: tổ chức cuộc họp là chuối hoạr động được áp dung các phương pháp một cách khoa học, có quy trình góp phan dat được mục tiêu với hiệu quá cao. C thể, thực hiện thông qua các công việc như sắp xếp, phân công, bá trí phối hợp cza nhiều người có tổ chức, mục tiêu của một cơ guan nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyển hoặc tháo luận lấy ý kiến, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiến lãnh đạo, chỉ đạo điều hành hoạ động trong công việc thuộc chúc năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
Khái niện “Tổ chức sự kiện” Tại Việt Nam, tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới mẻ vì vậy có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này. Theo quan điểm kinh doanh: “76 chức sự kiện bao gôm một số hoặc 15 toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế (desien), triển khai (execusion) đến kiếm soát (control) cac hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiếu nhất định mà sự kiện đã để ra”. 10] Trong tài liệu bài giảng 7ổ chức sự kiện của Trường Cao đẳng du lich Ha Nội, có đưa ra khái niệm; “7Ö chức sự kiện là một quá trình bao gỗm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tÔ ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tô cần thiết và tô chúc tiễn hành diễn biển của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thê để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội, nhằm đáp ưng các mục đích khác nhau của các chủ thê tham gia vào sự kiện” [3; tr. 11] Từ những cách tiếp cận khái niệm đã nêu trên, tác giả đồng tình với các nhà nghiên cứu.