chương 1, tác giả thực hiện khảo sát, đánh giá thực trạng và kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện khu Vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia dựa trên 05 tiêu chí trong Khung tiêu chí đánh giá. Dé có cái nhìn toàn diện và khách quan về công tác chuân hóa hoạt động văn phòng, tác giả có tiễn hành khảo sát công tác này tại 02 cơ sở đào tạo Dai học trên địa bàn. Qua đó, tác giả nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế về công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia Trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá thực trạng tại chương 2, tác giả đề xuất 02 nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia.
Các nhóm giải pháp tập trung vào các van dé sau: nhóm giải pháp nhằm nâng cao nhận thức và trình độ về chuẩn hóa hoạt động văn phòng; nhóm giải pháp về các quy phạm nội bộ; nhóm giải pháp về chuẩn hóa các quy chế, quy định, quy trình hoạt động của văn phòng. CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CHUAN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1. Những khái niệm cơ bản về hoạt động văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Theo Từ điển tiếng Việt do Van Tân chủ biên (1997) cho rang: “Van phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong cơ quan”).
Cùng quan điểm với tác giả Văn Tân, trong cuốn Dai tir điển tiếng Việt của Nguyễn Như Ý cũng giải thích khái niệm văn phòng là “Văn phòng: bộ phận phụ trách giấy tờ hành chính trong một cơ quan”?. Có thé thấy cho đến hiện nay, trong các tài liệu dich từ nước ngoài và các giáo trình, sách tham khảo, bài viết khoa học đã được công bồ và xuất bản trong và ngoài nước thì khái niệm về “văn phòng” được nhiều nhà nghiên cứu bàn luận, giải thích theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, trong luận văn này, tác giả tổng hợp khái niệm “văn phòng” bằng hai cách hiểu sau: 1. Văn phòng là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Theo tác giả Mike Harey trong cuốn Quản trị hành chính văn phòng (2000) đã được dịch ra tiếng Việt, mặc dù không đưa ra một định nghĩa nhất định về văn phòng trong cuốn sách của mình nhưng tác giả cho rằng “Văn phòng là nơi, là thực thể được hình thành để giúp các cơ quan, tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin”.
Bàn về vấn đề này, tại cuốn Lịch sử, lý luận, thực tiễn về Lưu trữ và Quản trị văn phòng (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2015), PGS.TS Vương Đình Quyền đưa ra nhận định rằng: “Văn phòng” là từ Hán - Việt được sử dụng từ thời phong kiến, cụ thê là triều Nguyễn, văn phòng là bộ phận giúp nhà vua thực hiện và quán xuyén các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ. “Năm 1820, lên nối nghiệp cha, Minh Mệnh đã đặt Văn thư phòng thay thé cho Văn phòng cũ (gồm Thị thư viện, Thi hàn viện và Nội hàn viện và ' Văn Tân (1997): Từ điền Tiếng Việt, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, tr847 ? Nguyễn Như Y (1999): Dai từ điền Tiếng Việt, NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội, tr1797 3 Mike Harey (2000): Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thông kê (dẫn nguồn: http: dlib.vn) 22 Thượng bảo ty). Văn thư phòng, ngoài nhiệm vụ giúp việc vua trong công tác văn bản, giấy tờ, còn có trách nhiệm lưu trữ các văn bản liên quan đến hoạt động Quản lí đất nước của nhà vua ”*. Theo cuốn giáo trình Quản tri văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân của nhóm tác giả Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012) cho rang “Văn phòng là bộ máy diéu hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động Quản lí; là nơi chăm lo dịch vụ hậu can đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị ”.
Trong cuốn Quản trị văn phòng, tác giả Nguyễn Hữu Tri (2005) nhìn nhận văn phòng dưới góc độ tổ chức: “Văn phòng là một thực thé ton tại khách quan trong mỗi tổ chức dé thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó 5. Cùng với đó, tác giả Văn Tat Thu cũng có cùng quan điểm nêu trên (Giáo trình Quản trị văn phòng (2020), trang 06). Ngoài ra, trong Giáo trình Quan tri văn phòng của Truong Dai học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia TP. HCM) xác định cách hiểu về “văn phòng” theo hai nghĩa cơ bản sau: “.
Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định (thị trưởng, nghị viên, luật su. - Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra dé thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạ động chung trong cơ quan, tô chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của người lãnh đạo””.TS Vương Đình Quyền (2015): Lich sử, lý luận, thực tiễn về Lưu trữ và Quản trị văn phòng, NXB Dai học Quốc gia Hà Nội, tr171. 5N guyén Thanh Độ cùng các cộng sự (2012): Quan tri văn phòng, NXB Dai học Kinh tế Quốc dân, tr5. 6 Nguyễn Hữu Tri (2005): Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, tr6.
7 Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015): Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, tr6. 23 Giáo trình Lý luận về quản trị văn phòng của PGS. Vũ Thị Phụng cùng nhóm tác giả Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) xuất bản năm 2021 nhận định: Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lí hành chínhŠ. Từ những quan điểm trên, có thể hiểu Văn phòng được coi như trung tâm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động quản lí của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng được hiểu như trụ sở, nơi bộ máy lãnh đạo và toàn thể phòng ban chuyên môn làm việc, phân biệt với các khu vực sản xuất, kho tàng của doanh nghiệp. Hay nói cách khác, văn phòng là “khu vực trung tâm”, là nơi thực thi các biện pháp quản lý hành chính của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng là một bộ phận trong cơ cau to chức Với cách hiểu này, văn phòng được coi là một đơn vị hoặc một bộ phận trong cơ cau tô chức của các cơ quan, doanh nghiệp. Tên gọi của bộ phận nay cũng đa dạng tùy theo loại hình và quy mô của cơ quan, tô chức như: Văn phòng, Phòng Hành chính hoặc Phòng Hành chính - Tổng hợp.
Đây là bộ phận có vai trò quản lý, tổng hợp các thông tin từ nhiều nguồn và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp dé tô chức, quan lý, điều hành hoạt động chung; kiểm soát thủ tục hành chính và đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất và điều kiện làm việc cho cơ quan, doanh nghiệp. Nói cách khác, đây là bộ phận có chức năng tham mưu tông hợp và đảm bảo hậu can cho cơ quan, tô chức. Với quan điểm cho răng văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu tô chức xuất phát từ triết tự “Văn” (có nghĩa là văn bản, giấy tờ, công việc hành chính); “Phòng” (có nghĩa là bộ phận, phòng ban, nơi thực hiện công việc). Cũng theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ hoc do Hoàng Phê chủ biên (2016) “Van phỏng là bộ phận phụ trách công việc gidy tờ, hành chính trong một cơ quan”.
Vũ Thị Phụng (chủ biên) cùng các cộng sự (2021): Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, NXB Dai hoc Quoc gia Hà Nội, tr44. ; „ „ ? Hoàng Phê (chủ biên) (2016): Tờ điển Tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học xuat bản, tr1397 24 Trong bài viết “Từ quản trị học đến quản trị văn phòng - Một số vấn dé lý luận ” (2005), tác giả Vũ Thị Phụng nhìn nhận văn phòng như một bộ phận trong cơ cau tô chức của cơ quan, doanh nghiệp: “Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cầu tổ chức của tat cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Với chức năng tham mưu tổng hợp và trợ giúp các công việc thuộc lĩnh vực hành chính, văn phòng là một bộ phận đặc biệt vì hoạt động của văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của bộ máy lãnh đạo và tat cả bộ phận khác của cơ quan”. Tiếp cận theo góc độ Văn phòng là bộ phận cấu thành cơ cấu tô chức của cơ quan, trong bài viết “Quan điểm và cách tiếp cận về văn phòng và Quản trị văn phòng” (2022), TS.
Nguyễn Mạnh Cường cho rằng: “Văn phòng là một bộ phận cau thành cơ cầu tổ chức của một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hop; giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lí hành chính ”!1 Xét về góc độ tiếp cận này thì Văn phòng được coi là một bộ phận cầu thành trong cơ cau t6 chức của một cơ quan, tổ chức với các tên gọi khác nhau: Văn phòng, Phòng Hành chính, Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Hành chính Tổ chức, Phòng Hành chính - Quan trị - Tổ chức, Tổ Văn phòng. Tùy theo mục tiêu hoạt động của tô chức, quy mô hoạt động và số lượng nhân sự dé thiết kế tổ chức và đặt tên phù hợp. Cơ quan có quy mô hoạt động lớn, nhiều đầu mối, thực hiện nhiều nhiệm vụ sẽ gọi là Văn phòng và thiết kế tổ chức bên trong đề chuyên môn hóa (Ví dụ: Văn phòng Bộ có các Phòng: Phòng Hành chính Tổng hợp; Phòng Văn thư - Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính; Phòng Kế toán - Tài vụ, Phòng Quản trị).