Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và chuyển dịch cơ cấu quản lý, công tác quản trị văn phòng tại các tổ chức, doanh nghiệp giữ vai trò trung tâm trong việc thu thập, xử lý thông tin, kết nối các luồng chỉ đạo đối nội và thiết lập quan hệ đối ngoại. Văn phòng được xác định là bộ phận tham mưu tổng hợp, cung cấp dịch vụ hậu cần và bảo đảm các điều kiện vật chất cho hoạt động quản lý, điều hành của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình được thành lập ngày 13/12/2010 bởi Dược sĩ Lê Thị Bình, hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực nghiên cứu, sản xuất và kinh doanh thuốc đông dược từ thảo dược tự nhiên. Sau gần 8 năm hoạt động, công ty đã mở rộng quy mô với hệ sinh thái gồm trụ sở chính, các chi nhánh, cửa hàng phân phối và nhà máy sản xuất hiện đại. Tuy nhiên, cùng với sự tăng trưởng về quy mô sản xuất kinh doanh và nhân sự, công tác quản trị văn phòng tại doanh nghiệp bộc lộ một số hạn chế về quy trình phối hợp, chuyên môn hóa nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và chất lượng nhân lực hành chính. Việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản trị văn phòng tại công ty là yêu cầu thực tiễn cấp thiết.
Khóa luận xác định mục tiêu nghiên cứu là hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị văn phòng, tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng của công ty trong giai đoạn tiếp theo.
Để đạt được mục tiêu nêu trên, tác giả triển khai 4 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:
- Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và quản trị văn phòng trong tổ chức, doanh nghiệp.
- Khảo sát, tìm hiểu thực tế phương pháp và cách thức tổ chức, quản lý, điều hành văn phòng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình.
- Nhận xét, đánh giá khách quan về những ưu điểm và hạn chế trong công tác quản trị văn phòng tại công ty.
- Đưa ra các đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn phòng tại doanh nghiệp.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác quản trị văn phòng của Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình.
Phạm vi nghiên cứu được xác định rõ:
- Phạm vi không gian: Khảo sát tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình (trụ sở chính tại số 349 Phố Kim Mã, phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, TP. Hà Nội; nhà máy sản xuất tại KCN Ninh Hiệp, Gia Lâm, Hà Nội và các đơn vị trực thuộc).
- Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động của công ty từ năm 2016 đến năm 2018.
- Phạm vi nội dung: Tập trung vào công tác tổ chức bộ máy, cách thức quản lý, điều hành của lãnh đạo và việc thực thi các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận dựa trên hệ thống lý luận quản trị học và khoa học quản trị văn phòng, tiếp thu các quan điểm học thuật từ các công trình tiêu biểu:
- Giáo trình Quản trị văn phòng của GS.TS. Nguyễn Hữu Tri (NXB Khoa học và Kỹ thuật, 2005).
- Giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS. Nguyễn Thành Độ, TS. Nguyễn Ngọc Điệp, ThS. Trần Phương Hiền (NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012).
- Giáo trình Quản trị Hành chính văn phòng của Trường Đại học Sài Gòn (2014).
- Giáo trình Quản trị học của Nguyễn Hải Sản (NXB Thống Kê, 1998/2005).
- Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS. Vương Đình Quyền (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011).
- Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Chu Thị Hậu (NXB Lao động, 2016).
Văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn được tác giả viện dẫn gồm có:
- Khoản 1 Điều 35 Luật Doanh nghiệp (về quy định trụ sở chính/văn phòng bắt buộc khi đăng ký kinh doanh).
- Điều 3 Luật Thi đua, Khen thưởng số 15/2003/QH11.
- Bộ luật Lao động hiện hành.
- Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015.
Khung lý thuyết phân tích 4 chức năng cơ bản của quản trị văn phòng:
- Chức năng hoạch định: Xác định mục tiêu, xây dựng chương trình công tác định kỳ, kế hoạch hội họp, sự kiện, chuyến công tác, dự toán kinh phí và phương tiện vật chất.
- Chức năng tổ chức: Thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và định biên nhân sự phù hợp cho từng vị trí.
- Chức năng quản trị (lãnh đạo/nhân sự): Hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, bố trí sử dụng, đãi ngộ và đào tạo phát triển cán bộ văn phòng.
- Chức năng kiểm tra: Thực hiện kiểm tra hành chính (mục tiêu, quy chế), kiểm tra công việc (tiến độ, kết quả) và kiểm tra nhân sự (chấp hành kỷ luật, năng lực nghiệp vụ).
Bên cạnh đó, cơ sở lý luận phân định 11 nội dung nghiệp vụ văn phòng: tổ chức xây dựng bộ máy; xây dựng chương trình kế hoạch; xây dựng nội quy, quy chế; bảo đảm thông tin; công tác văn thư - lưu trữ; tổ chức hội họp; tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo; công tác hậu cần; tổ chức phòng làm việc khoa học; công tác lễ tân; công tác thi đua khen thưởng.
Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp gồm:
- Phương pháp khảo sát thực tế: Trực tiếp tìm hiểu hoạt động tại các phòng ban thuộc công ty.
- Phương pháp quan sát: Ghi nhận cách thức điều hành của lãnh đạo và quy trình thực hiện công việc của nhân viên văn phòng.
- Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp, biểu diễn số liệu về nhân lực, văn bản đi, chương trình kế hoạch công tác giai đoạn 2016 - 2018.
- Phương pháp so sánh: Đối chiếu thực tế triển khai với các yêu cầu lý luận và quy chuẩn nghiệp vụ.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đánh giá tư liệu, nhận diện ưu điểm, hạn chế và xây dựng hệ thống giải pháp.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu và mạng Internet: Khai thác văn bản nội bộ, báo cáo chuyên môn, giáo trình và tài liệu ngành.
Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm: tài liệu lý luận học thuật; hệ thống văn bản pháp lý nội bộ của Công ty Tâm Bình (nội quy lao động, quy chế chi tiêu, quy định giao ban, quy trình quản lý văn bản); báo cáo thống kê nhân sự và thống kê số lượng văn bản lưu hành giai đoạn 2016 - 2018 do Phòng Hành chính - Nhân sự cung cấp.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị văn phòng
Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm nền tảng về văn phòng và quản trị văn phòng. Văn phòng được định nghĩa là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp hoạt động quản lý; đồng thời là đơn vị đảm bảo dịch vụ hậu cần và điều kiện vật chất. Quản trị văn phòng là quá trình nhà quản trị thực hiện các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra hoạt động văn phòng nhằm đạt được mục tiêu chung với chi phí và nguồn lực tối ưu.
Chương này phân tích sâu 4 chức năng cốt lõi (hoạch định, tổ chức, quản trị con người, kiểm tra) và làm rõ 11 nội dung nghiệp vụ văn phòng. Tác giả nhấn mạnh vai trò của văn phòng như "bộ nhớ" và "cửa ngõ" của tổ chức, kết nối thông suốt giữa ban lãnh đạo với các bộ phận chức năng và môi trường bên ngoài, giảm thiểu ách tắc thông tin, nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí vận hành.
Chương 2: Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình
Chương 2 trình bày tổng quan về Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình: thành lập ngày 13/12/2010, đại diện pháp luật là Tổng Giám đốc Lê Thị Bình, Phó Tổng Giám đốc là Nguyễn Thế Hùng; quy mô gần 200 nhân viên, 350 đại lý tại 63 tỉnh thành, sở hữu nhà máy sản xuất hơn 8.200 m² tại KCN Ninh Hiệp (Gia Lâm, Hà Nội) và văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh. Doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm thảo dược chính như: Viên Khớp Tâm Bình, Viên Gout Tâm Bình, Đại Tràng Tâm Bình, Thấp Diệu Nang Tâm Bình, Viên Tiêu Hóa Tâm Bình.
Bộ máy văn phòng của công ty được tổ chức dưới tên gọi Phòng Hành chính - Nhân sự, thực hiện hai nhóm chức năng: tham mưu về công tác nhân sự và đảm bảo công tác hành chính, hậu cần. Định biên phòng gồm 09 cán bộ nhân viên với cơ cấu vị trí, độ tuổi và trình độ chuyên môn cụ thể:
| STT |
Vị trí công tác |
Tổng số |
Độ tuổi < 30 |
Độ tuổi 30 - 35 |
Độ tuổi 36 - 40 |
Trình độ Trên ĐH |
Trình độ Đại học |
Trình độ Cao đẳng |
Trình độ Trung cấp |
Trình độ Dưới TC |
| 1 |
Trưởng phòng |
1 |
0 |
0 |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| 2 |
Nhân viên Hành chính – Nhân sự |
1 |
0 |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
| 3 |
Nhân viên Văn thư – Lưu trữ |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
| 4 |
Nhân viên Lễ tân |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
1 |
1 |
0 |
0 |
| 5 |
Nhân viên Lái xe văn phòng |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
| 6 |
Nhân viên IT |
1 |
0 |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
| 7 |
Nhân viên Hậu cần - Tạp vụ |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
| 8 |
Nhân viên Bảo vệ |
1 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
| Tổng |
Toàn bộ phòng |
9 |
3 |
3 |
3 |
1 |
4 |
1 |
1 |
2 |
Về tỷ lệ trình độ chuyên môn của phòng: Trên đại học chiếm 11,1% (1 người), Đại học chiếm 44,4% (4 người), Cao đẳng chiếm 11,1% (1 người), Trung cấp chiếm 11,1% (1 người), Dưới trung cấp chiếm 22,2% (2 người - gồm lái xe, tạp vụ, bảo vệ). Về văn hóa, 100% nhân sự tốt nghiệp THPT trở lên.
Thực trạng các nghiệp vụ văn phòng tại công ty thể hiện qua các số liệu và quy trình:
- Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch: Thực hiện định kỳ theo năm, quý, tháng, tuần cùng các kế hoạch tri ân khách hàng (2 lần/năm), thiện nguyện (2 lần/năm vào dịp Trung thu và Tết Nguyên đán). Số lượng chương trình, kế hoạch tăng dần: năm 2016 lập 70 văn bản, năm 2017 lập 75 văn bản, 3 quý đầu năm 2018 lập 82 văn bản.
- Công tác xây dựng nội quy, quy chế: Ban hành Nội quy lao động, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế văn hóa ứng xử, Quy định gửi báo cáo và họp giao ban, Quy định phòng chống cháy nổ, Quy định cấp phát văn phòng phẩm, Quy định nhập - xuất hàng.
- Công tác đảm bảo thông tin: Xây dựng quy trình thu thập và xử lý thông tin gồm 6 bước: Thu nhận thông tin -> Xác minh thông tin -> Chọn lọc thông tin -> Tổng hợp thông tin -> Ra kế hoạch -> Trình lãnh đạo. Thời gian chuyển giao văn bản thông tin nội bộ dao động từ 15 đến 20 phút.
- Quản lý công tác văn thư: Quy trình quản lý văn bản đi được kiểm soát qua nhân viên văn thư. Thống kê số lượng văn bản đi ban hành giai đoạn 2016 - 2018:
| STT |
Tên loại văn bản |
Năm 2016 |
Năm 2017 |
Quý I, II, III Năm 2018 |
| 1 |
Quyết định |
32 |
36 |
42 |
| 2 |
Quy định |
30 |
34 |
40 |
| 3 |
Kế hoạch |
70 |
75 |
82 |
| 4 |
Quy chế |
12 |
15 |
18 |
| 5 |
Hướng dẫn |
15 |
18 |
22 |
| 6 |
Báo cáo |
45 |
52 |
65 |
| 7 |
Tờ trình |
10 |
13 |
16 |
| 8 |
Thông báo |
22 |
25 |
29 |
| 9 |
Công văn |
16 |
19 |
22 |
| 10 |
Giấy mời |
85 |
98 |
106 |
| 11 |
Biên bản |
18 |
25 |
18 |
| 12 |
Hợp đồng |
26 |
32 |
40 |
| Tổng cộng |
|
381 |
442 |
500 |
Bên cạnh kết quả đạt được, tác giả chỉ ra các hạn chế: chất lượng nhân sự chưa đồng đều, một số vị trí tuyển dụng còn mang tính nể nang người quen nên thiếu kỹ năng chuyên môn; cán bộ soạn thảo văn bản tại các phòng ban chủ yếu kiêm nhiệm dẫn đến sai sót về thể thức, ngôn ngữ trình bày và bị trả lại; hiện tượng bệnh thành tích trong xây dựng và thực hiện kế hoạch; một số văn bản đến không được quản lý tập trung qua văn thư mà các phòng ban, cá nhân tự ý tiếp nhận và xử lý.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình
Trên cơ sở phân tích thực trạng, chương 3 đề xuất 6 nhóm giải pháp trọng tâm:
- Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của lãnh đạo về công tác văn phòng: Đổi mới nhận thức về vị trí của văn phòng, tạo cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa ban giám đốc và bộ phận hành chính.
- Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Hoàn thiện quy trình tuyển dụng minh bạch, gắn với mô tả công việc; chú trọng đào tạo, bồi dưỡng định kỳ kỹ năng soạn thảo văn bản, quản trị thông tin và lễ tân ngoại giao cho cán bộ văn phòng.
- Tổ chức và hướng dẫn thực hiện thống nhất về chuyên môn nghiệp vụ: Chuẩn hóa thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định; ban hành sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lập hồ sơ hiện hành và lưu trữ khoa học.
- Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và tăng cường phối kết hợp: Củng cố văn hóa doanh nghiệp, phân định rõ trách nhiệm cá nhân, khắc phục triệt để bệnh thành tích và nâng cao tinh thần hợp tác liên phòng ban.
- Tăng cường đầu tư trang bị cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin, thanh tra kiểm tra: Hiện đại hóa trang thiết bị máy tính, mạng LAN, server; ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc; tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hành chính định kỳ.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 vào hoạt động của văn phòng: Xây dựng, chuẩn hóa toàn bộ các quy trình nghiệp vụ hành chính - văn phòng theo tiêu chuẩn chất lượng quốc tế nhằm đảm bảo tính khoa học, liên tục và nhất quán.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã khảo sát và cung cấp hệ thống số liệu cụ thể về công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình giai đoạn 2016 - 2018:
- Thống kê chi tiết cơ cấu nhân sự Phòng Hành chính - Nhân sự gồm 09 người, phân bổ đều theo 3 nhóm tuổi (dưới 30: 3 người; 30-35: 3 người; 36-40: 3 người) và cơ cấu trình độ học vấn (11,1% Trên ĐH; 44,4% ĐH; 11,1% CĐ; 11,1% Trung cấp; 22,2% Dưới trung cấp).
- Thống kê số lượng kế hoạch, chương trình công tác được ban hành tăng từ 70 văn bản (năm 2016) lên 75 văn bản (năm 2017) và 82 văn bản (3 quý đầu năm 2018).
- Thống kê tổng lượng văn bản đi phát hành tăng liên tục qua các năm: 381 văn bản (2016), 442 văn bản (2017) và 500 văn bản (9 tháng đầu năm 2018).
- Phân tích và mô tả chi tiết bảng phân công nhiệm vụ cho 8 vị trí công tác nội bộ phòng (Trưởng phòng, Hành chính - Nhân sự, Văn thư - Lưu trữ, Lễ tân, IT, Lái xe, Hậu cần - Tạp vụ, Bảo vệ).
- Mô hình hóa quy trình xử lý thông tin quản lý 6 bước và quy trình luân chuyển văn bản đi/đến.
Khóa luận đóng góp hệ thống 6 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn, bám sát đặc thù vận hành của một doanh nghiệp sản xuất và thương mại dược phẩm tư nhân, trong đó nhấn mạnh giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng. So với các nghiên cứu trước đây chỉ đề cập chung đến công tác văn phòng tại các doanh nghiệp thương mại hoặc đầu tư, công trình đã đi sâu phân tích toàn diện 11 nội dung nghiệp vụ tại chính Công ty Dược phẩm Tâm Bình mà không bị trùng lặp về phạm vi và đối tượng.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận giới hạn phạm vi nghiên cứu thực nghiệm tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình trong mốc thời gian từ năm 2016 đến năm 2018. Dữ liệu khảo sát tập trung chủ yếu vào hoạt động của bộ máy văn phòng tại trụ sở chính và các phòng ban liên quan tại Hà Nội, chưa đi sâu khảo sát chi tiết công tác hành chính tại chi nhánh TP. Hồ Chí Minh cũng như hệ thống 350 đại lý phân phối trên toàn quốc.
Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng đánh giá hiệu quả thực tế sau khi công ty áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, triển khai phần mềm số hóa văn phòng điện tử, cũng như nghiên cứu cơ chế quản trị văn phòng đồng bộ tại các chi nhánh và nhà máy sản xuất trực thuộc doanh nghiệp.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo thiết thực đối với:
- Sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, Quản trị Nhân lực, Lưu trữ học và Quản trị Kinh doanh đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về công tác hành chính - văn phòng trong doanh nghiệp ngoài nhà nước.
- Cán bộ quản lý văn phòng, nhân viên hành chính - nhân sự tại các doanh nghiệp sản xuất, thương mại có nhu cầu tham khảo mẫu phân công mô tả công việc, quy trình xử lý thông tin và phương pháp thống kê, quản lý văn bản đi/đến.
- Các nhà nghiên cứu muốn tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và thực trạng quản trị hành chính tại một doanh nghiệp đông dược quy mô lớn tại Việt Nam.
Phần nội dung đáng tham khảo nhất là Chương 2 với các bảng số liệu thống kê chi tiết về nhân sự, số lượng văn bản lưu hành và phân tích thực tế các lỗi nghiệp vụ văn thư thường gặp tại doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu nhân sự Phòng Hành chính - Nhân sự của Công ty Dược phẩm Tâm Bình được phân bổ theo những vị trí nào?
Phòng Hành chính - Nhân sự của công ty gồm 09 người, được phân công theo 8 vị trí chức danh: 01 Trưởng phòng, 01 Nhân viên Hành chính - Nhân sự, 01 Nhân viên Văn thư - Lưu trữ, 02 Nhân viên Lễ tân, 01 Nhân viên IT, 01 Nhân viên Lái xe văn phòng, 01 Nhân viên Hậu cần - Tạp vụ và 01 Nhân viên Bảo vệ.
2. Trình độ chuyên môn của nhân viên văn phòng tại Công ty Dược phẩm Tâm Bình được thống kê cụ thể ra sao?
Theo thống kê trong khóa luận, 100% nhân viên tốt nghiệp THPT. Về trình độ chuyên môn: Trên đại học có 1 người (11,1%), Đại học có 4 người (44,4%), Cao đẳng có 1 người (11,1%), Trung cấp có 1 người (11,1%) và Dưới trung cấp có 2 người (22,2% - thuộc các vị trí lái xe, tạp vụ, bảo vệ).
3. Quy trình thu thập và xử lý thông tin phục vụ quản lý tại Công ty Tâm Bình gồm những bước nào?
Quy trình gồm 6 bước liên hoàn: (1) Thu nhận thông tin -> (2) Xác minh thông tin -> (3) Chọn lọc thông tin -> (4) Tổng hợp thông tin -> (5) Ra kế hoạch -> (6) Trình lãnh đạo. Thời gian chuyển giao văn bản thông tin nội bộ giữa các phòng ban mất từ 15 đến 20 phút.
4. Số lượng văn bản đi do Công ty Dược phẩm Tâm Bình ban hành biến động như thế nào trong giai đoạn 2016 - 2018?
Số lượng văn bản đi tăng liên tục qua các năm: năm 2016 ban hành 381 văn bản, năm 2017 ban hành 442 văn bản và trong 9 tháng đầu năm 2018 ban hành 500 văn bản (trong đó các loại văn bản chiếm số lượng lớn nhất là Giấy mời, Kế hoạch, Báo cáo, Quyết định và Quy định).
5. Khóa luận chỉ ra những hạn chế chính nào trong công tác quản trị văn phòng tại công ty?
Các hạn chế gồm: chất lượng tuyển dụng nhân sự có trường hợp còn mang tính nể nang người quen; cán bộ soạn thảo văn bản tại các bộ phận chủ yếu là kiêm nhiệm nên còn sai sót về thể thức và diễn đạt; tồn tại bệnh thành tích trong thực hiện kế hoạch; một số văn bản đến không được quản lý tập trung tại văn thư mà do cá nhân, phòng ban tự tiếp nhận xử lý.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Bích đã hoàn thành việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị văn phòng và phản ánh trung thực bức tranh thực trạng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình giai đoạn 2016 - 2018. Thông qua việc phân tích dữ liệu thực tế về cơ cấu bộ máy, định biên nhân lực và lưu lượng văn bản, công trình đã chỉ rõ những kết quả đạt được cùng các điểm nghẽn nghiệp vụ cần tháo gỡ. Hệ thống 6 nhóm giải pháp được đề xuất, đặc biệt là định hướng ứng dụng công nghệ thông tin và tiêu chuẩn ISO 9001:2015, có giá trị ứng dụng thiết thực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động hành chính và nâng cao hiệu quả quản trị nội bộ.
