Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của ngành xây dựng cơ bản, việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí sản xuất kinh doanh là yếu tố sống còn quyết định đến khả năng sinh lời và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Quản trị chi phí hiệu quả không chỉ giúp khai thác tối đa nguồn lực nội tại mà còn cung cấp hệ thống thông tin kế toán quản trị chuẩn xác để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định điều hành kịp thời. Công ty Cổ phần Xây lắp I Thái Bình tiền thân là doanh nghiệp nhà nước thành lập năm 1998, tiến hành cổ phần hóa với vốn điều lệ 50 tỷ đồng và quy mô nhân sự đạt 327 cán bộ công nhân viên vào năm 2016. Doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thi công hạ tầng giao thông, công nghiệp, dân dụng và thủy lợi trên địa bàn các tỉnh phía Bắc.

Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là hệ thống hóa cơ sở lý luận và đánh giá toàn diện thực trạng công tác quản trị chi phí xây lắp tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí công trình. Phạm vi nghiên cứu bao quát dữ liệu tài chính tổng thể trong giai đoạn 3 năm từ năm 2014 đến năm 2016, đồng thời đi sâu phân tích hồ sơ dự toán và chi phí thi công thực tế tại Công trình xây dựng nhà trụ sở Đảng ủy - HĐND - UBND xã Đông Mỹ, thành phố Thái Bình trong thời gian triển khai từ tháng 07/2015 đến tháng 11/2016. Kết quả nghiên cứu mang lại ý nghĩa thiết thực trong việc giảm thiểu tỷ lệ lãng phí vật tư từ 3% đến 5%, rút ngắn thời gian thu hồi vốn công trình và tối ưu hóa biên lợi nhuận hoạt động xây lắp trong giai đoạn thị trường biến động mạnh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết kế toán quản trị chi phí hiện đại kết hợp quy định tại Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (Chuẩn mực chung) để làm rõ bản chất của hao phí lao động sống và lao động vật hóa. Khung lý thuyết phân loại chi phí xây dựng được tiếp cận theo 4 chiều hướng cốt lõi: phân loại theo công dụng kinh tế (khoản mục giá thành gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, máy thi công, sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp); phân loại theo yếu tố chi phí ban đầu; phân loại theo mối quan hệ với quy mô hoạt động (biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp); phân loại theo kỳ xác định kết quả kinh doanh.

Mô hình nghiên cứu tập trung phân tích chu trình quản trị chi phí khép kín gồm 4 mắt xích liên hoàn: lập dự toán chi phí, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm soát biến động phương sai (giá và lượng) và ra quyết định kinh doanh ngắn hạn cũng như dài hạn. Nghiên cứu tham chiếu các định mức kỹ thuật như tỷ lệ khấu hao máy đào 17%/năm, hệ số điều chỉnh tiêu hao nhiên liệu máy thi công Kp = 1,05 và các định mức chi phí quản lý công trường theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp với độ tin cậy cao. Dữ liệu thứ cấp được thu thập trọn vẹn từ hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2014-2016, hồ sơ thiết kế kỹ thuật, bản bóc tách dự toán và nhật ký thi công công trình trụ sở xã Đông Mỹ từ 4 phòng ban chuyên môn. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực địa và phỏng vấn chuyên sâu với cỡ mẫu gồm 45 cá nhân là cán bộ quản lý dự án, kỹ sư kinh tế xây dựng, chỉ huy trưởng công trường và chuyên viên kế toán tài chính.

Phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích được áp dụng nhằm đảm bảo người tham gia có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trực tiếp tham gia chu trình lập và kiểm soát chi phí công trình. Nghiên cứu sử dụng phương pháp thống kê mô tả để lượng hóa cơ cấu chi phí và phương pháp so sánh tuyệt đối, tương đối nhằm nhận diện biến động giữa chi phí thực tế phát sinh với định mức dự toán ban đầu. Phương pháp phân tích chênh lệch biến động giá và lượng là công cụ then chốt giúp tách biệt trách nhiệm giữa bộ phận thu mua cung ứng và đội ngũ thi công hiện trường.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, quy mô doanh thu thuần của doanh nghiệp duy trì xu hướng tăng trưởng đều qua các năm nhưng tốc độ có dấu hiệu chậm lại: năm 2015 tăng 11,10% so với năm 2014, năm 2016 tăng 2,10% so với năm 2015, đạt mức tăng trưởng bình quân 6,37%/năm. Lợi nhuận sau thuế năm 2016 có bước bứt phá mạnh mẽ khi tăng 36,69% so với năm 2015 nhờ vào việc doanh nghiệp tập trung đẩy mạnh công tác đấu thầu các dự án trọng điểm.

Thứ hai, cơ cấu tài sản và nguồn vốn bộc lộ rủi ro thanh khoản rõ rệt khi nợ phải trả chiếm tỷ trọng xấp xỉ 68% đến 70% tổng nguồn vốn, trong đó nợ ngắn hạn chiếm trên 95% tổng nợ. Các khoản phải thu khách hàng năm 2016 tăng 104% so với năm 2015 do công tác nghiệm thu thanh toán bị dồn ứ vào thời điểm cuối năm tài chính.

Thứ ba, tại Công trình xây dựng nhà trụ sở Đảng ủy - HĐND - UBND xã Đông Mỹ, tổng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm hơn 2,843 tỷ đồng, trong đó khối lượng cát đen sử dụng là 1.164,34 m3 với đơn giá dự kiến 60.909 đồng/m3. Việc phân tích số liệu thực tế cho thấy xuất hiện sự chênh lệch đáng kể giữa định mức dự toán và chi phí thực tế ở hạng mục sử dụng máy thi công (máy đào 0,8 m3 và máy ủi 108 CV) với số ca máy thực tế vượt định mức ban đầu từ 4,2% đến 6,5%.

Thứ tư, hệ thống định mức chi phí nội bộ chưa được cập nhật kịp thời theo biến động giá thị trường địa phương, công tác lập kế toán quản trị chưa được tách biệt với kế toán tài chính dẫn đến thiếu hụt các báo cáo phân tích biến động chi phí chuyên sâu phục vụ điều hành.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng chi phí thực tế vượt dự toán tại công trình nghiên cứu bắt nguồn từ sự thiếu đồng bộ giữa Phòng Kỹ thuật sản xuất và Phòng Kinh tế thị trường trong khâu khảo sát giá nguyên vật liệu tại mỏ khai thác địa phương. Khi biểu diễn số liệu bằng biểu đồ cột so sánh chi phí dự toán và thực hiện, tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp luôn chiếm áp đảo từ 65% đến 70% tổng giá thành xây lắp, khiến mọi biến động về giá cát, đá, xi măng đều tác động trực tiếp đến biên lợi nhuận ròng.

So sánh với mô hình quản lý chi phí của Công ty Cổ phần Xây dựng số 7 và Công ty Cổ phần Sông Đà 6, doanh nghiệp nghiên cứu chưa áp dụng triệt để phương thức giao khoán gọn từng hạng mục công việc gắn với chỉ số trách nhiệm kinh tế của đội trưởng thi công. Chi phí tài chính tăng 5,64% trong năm 2016 phản ánh việc ứ đọng vốn lưu động do chậm trễ nghiệm thu công trình, làm tăng áp lực lãi vay ngân hàng. Việc thiết lập bảng phân tích phương sai biến động giá và lượng theo từng tuần sẽ là công cụ trực quan giúp ban chỉ huy công trường chủ động điều chỉnh kế hoạch huy động máy móc và thiết bị thi công phù hợp với tiến độ thực tế.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, hoàn thiện công tác hoạch định và lập dự toán chi phí bằng cách xây dựng hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật nội bộ sát với điều kiện thực tế thi công. Phòng Kỹ thuật sản xuất phối hợp với Phòng Kế toán tài chính rà soát và cập nhật đơn giá vật liệu xây dựng theo định kỳ hàng tháng, phấn đấu giảm biên độ sai lệch dự toán xuống dưới 3% trong vòng 6 tháng đầu triển khai.

Thứ hai, tối ưu hóa quy trình cung ứng vật tư và quản lý máy thi công tại công trường. Phòng Kinh tế thị trường cần áp dụng phương thức đấu thầu cạnh tranh mở rộng giữa ít nhất 3 nhà cung cấp địa phương đối với các loại vật tư chính như cát, đá, thép, xi măng; đồng thời duy trì mô hình giao nhận vật tư trực tiếp tại hiện trường để cắt giảm 100% chi phí lưu kho trung gian và giảm tổn thất vật tư khoảng 2% tổng giá trị dự toán.

Thứ ba, đẩy nhanh tiến độ nghiệm thu hoàn thành theo từng phân đoạn và hạng mục công trình. Ban điều hành cần ban hành quy chế siết chặt thời gian hoàn thiện hồ sơ hoàn công không quá 15 ngày sau khi kết thúc hạng mục, giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, giảm dư nợ vay ngắn hạn tối thiểu 10% trong vòng 1 năm tài chính và đảm bảo thời hạn bảo hành 12 tháng theo quy định.

Thứ tư, tái cấu trúc hệ thống kế toán quản trị và ban hành quy chế nội bộ gắn trách nhiệm vật chất. Doanh nghiệp cần thành lập tổ kế toán quản trị chuyên trách thuộc Phòng Kế toán tài chính, thiết lập hệ thống mẫu biểu báo cáo biến động chi phí hàng tuần và áp dụng cơ chế thưởng phạt gắn với tỷ lệ tiết kiệm chi phí từ 1% đến 3% giá trị giao khoán cho các đội thi công trước quý 4 năm 2018.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Thứ nhất, Ban Giám đốc và các nhà quản trị cấp cao tại các doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa và nhỏ có vốn điều lệ từ 20 đến 100 tỷ đồng, nhằm tham khảo quy trình tái cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ và xây dựng chính sách quản trị rủi ro dòng tiền trong xây dựng cơ bản.

Thứ hai, Kế toán trưởng, kiểm soát viên tài chính và nhân viên kế toán quản trị trong ngành xây dựng, sử dụng tài liệu như một cẩm nang hướng dẫn phương pháp thiết lập biểu mẫu dự toán chi tiết, phân tích biến động phương sai chi phí sản xuất chung và tổ chức hạch toán chi phí giá thành theo từng công trình.

Thứ ba, Kỹ sư kinh tế xây dựng, cán bộ bóc tách khối lượng và lập hồ sơ thầu tại các ban quản lý dự án, giúp nắm bắt kỹ thuật tính toán định mức ca máy, xác định điểm dừng kỹ thuật thi công và tối ưu hóa phương án tổ chức cung ứng vật liệu tại công trường.

Thứ tư, Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị kinh doanh tại các trường đại học khối kinh tế, phục vụ làm tài liệu nghiên cứu tình huống thực tế về quản trị chi phí trong doanh nghiệp xây dựng sau cổ phần hóa.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp xây dựng cần làm gì để kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp khi giá thị trường biến động mạnh? Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ giữa phòng kỹ thuật và phòng kinh tế thị trường để lập kế hoạch mua sắm theo từng quý, đồng thời ký kết hợp đồng nguyên tắc có điều khoản cố định giá hoặc biên độ giá với nhà cung cấp. Việc giao nhận vật tư trực tiếp tại hiện trường công trình giúp tiết kiệm 100% chi phí kho bãi trung gian.

Phương pháp phân tích biến động phương sai giá và lượng mang lại lợi ích gì cho công tác quản trị chi phí? Phương pháp này giúp ban lãnh đạo xác định chính xác nguyên nhân vượt chi phí bắt nguồn từ việc tăng đơn giá thu mua của thị trường hay do lãng phí hao hụt vật tư tại công trường. Từ đó, doanh nghiệp phân định rõ trách nhiệm cá nhân giữa bộ phận thu mua và ban chỉ huy công trường để có biện pháp xử lý kịp thời.

Tại sao công tác nghiệm thu công trình chậm trễ lại làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây lắp? Khi nghiệm thu chậm, khối lượng công việc hoàn thành không được thanh toán kịp thời, dẫn đến tình trạng đọng vốn và gia tăng khoản phải thu. Doanh nghiệp buộc phải sử dụng vốn vay ngắn hạn với lãi suất phát sinh đều đặn, làm tăng chi phí tài chính bình quân hơn 5,64%/năm và bào mòn lợi nhuận ròng.

Quy định pháp lý hiện hành nào chi phối trực tiếp đến công tác lập dự toán và quản lý chi phí xây dựng? Hoạt động quản lý chi phí xây dựng chịu sự điều chỉnh của Nghị định số 59/2015/NĐ-CP về quản lý dự án, Nghị định 32/2015/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, cùng Thông tư 06/2016/TT-BXD hướng dẫn lập dự toán và Thông tư 06/2010/TT-BXD xác định giá ca máy thi công của Bộ Xây dựng.

Doanh nghiệp có cơ cấu nhân sự như thế nào để triển khai hiệu quả hệ thống kế toán quản trị chi phí? Doanh nghiệp cần kiện toàn đội ngũ với cơ cấu lao động có trình độ cao, tiêu biểu như việc sở hữu 107 cử nhân đại học và 11 thạc sĩ trong tổng số 327 nhân sự. Việc bố trí các chuyên viên kế toán quản trị phối hợp trực tiếp với kỹ sư hiện trường giúp thu thập và xử lý số liệu dự toán nhanh chóng.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và phương pháp luận về quản trị chi phí xây lắp, làm rõ bản chất các khoản mục chi phí theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
  • Đánh giá trung thực bức tranh tài chính của Công ty Cổ phần Xây lắp I Thái Bình giai đoạn 2014-2016 với mức tăng trưởng doanh thu bình quân 6,37%/năm và nhận diện điểm nghẽn nợ phải trả chiếm 70% tổng nguồn vốn.
  • Phân tích chi tiết quy trình dự toán và phát hiện sai lệch định mức máy thi công, vật tư tại Công trình xây dựng nhà trụ sở Đảng ủy - HĐND - UBND xã Đông Mỹ với quy mô chi phí vật tư 2,843 tỷ đồng.
  • Đóng góp hệ thống 4 nhóm giải pháp thực tiễn gồm: hoàn thiện định mức nội bộ, tối ưu chuỗi cung ứng vật tư, đẩy nhanh tiến độ nghiệm thu hoàn công và chuẩn hóa hệ thống báo cáo kế toán quản trị.
  • Lộ trình triển khai các giải pháp được xác định trong khung thời gian từ 12 đến 24 tháng nhằm giảm thiểu rủi ro tài chính, hạ thấp giá thành thi công và gia tăng năng lực trúng thầu cho doanh nghiệp. Các nhà quản trị và chuyên gia kế toán xây dựng hãy áp dụng ngay quy trình kiểm soát chi phí thực nghiệm này để nâng cao hiệu quả hoạt động cho đơn vị mình.