Khóa Luận Tốt Nghiệp: Quản Lý Vốn Bằng Tiền Trong Doanh Nghiệp

Tài liệu nghiên cứu Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần hàng hải vạn xuân, tổng hợp lý thuyết và thực hành, cung cấp kiến thức chuyên sâu về kinh tế.

• Tác giả: Nguyễn Thị Bích Ngọc
• Trường học: Trường Đại Học
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Quản Lý Vốn Bằng Tiền Trong Doanh Nghiệp: Lý Thuyết và Thực Tiễn
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp

Mục lục chi tiết

• 1. CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
• 1.1. Một số vấn đề chung
• 1.1.1. Khái niệm, vốn bằng tiền
• 1.1.2. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền
• 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
• 1.1.4. Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền
• 1.2. Nội dung tổ chức kế toán vốn bằng tiền
• 1.2.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ
• 1.2.1.1. Quy định kế toán tiền mặt tồn quỹ
• 1.2.1.2. Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
• 1.2.1.3. Tài khoản sử dụng
• 1.2.1.4. Phương pháp hạch toán tiền mặt
• 1.2.1.4.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ là Việt Nam đồng
• 1.2.1.4.2. Kế toán tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ
• 1.2.1.4.3. Kế toán tiền mặt là vàng, bạc, đá quý
• 1.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng
• 1.2.2.1. Nguyên tắc kế toán tiền gửi ngân hàng
• 1.2.2.2. Chứng từ, sổ sách sử dụng
• 1.2.2.3. Tài khoản sử dụng
• 1.2.2.4. Phương pháp hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng
• 1.2.2.4.1. Kế toán tiền gửi ngân hàng là Việt Nam đồng

Tóm tắt

I. Tổng Quan Quản Lý Vốn Bằng Tiền Trong Doanh Nghiệp Khái Niệm

Quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp là quá trình quản lý dòng tiền vào và ra, đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền mặt để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn và dài hạn. Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, và tiền đang chuyển. Việc quản lý tiền mặt doanh nghiệp hiệu quả là yếu tố then chốt để duy trì khả năng thanh toán, tận dụng cơ hội đầu tư, và tối đa hóa lợi nhuận. Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được chia thành tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng bạc đá quý. Còn theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm tiền tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Quản lý vốn bằng tiền giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện các kế hoạch tài chính, giảm thiểu rủi ro, và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Doanh nghiệp cần phải quản lý tốt việc chi tiêu vốn bằng tiền phải đúng mục đích và đúng chế độ.

1.1. Phân Loại Vốn Bằng Tiền Tiền Mặt Tiền Gửi Tiền Đang Chuyển

Vốn bằng tiền được phân loại theo hình thức tồn tại và trạng thái tồn tại. Theo hình thức, gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ (USD, EUR, JPY,...), và vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Theo trạng thái, bao gồm tiền mặt tại quỹ (phục vụ chi tiêu hàng ngày), tiền gửi ngân hàng (Việt Nam, ngoại tệ, vàng,...), và tiền đang chuyển (trong quá trình thanh toán). Phân loại giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từng loại vốn bằng tiền, từ đó có kế hoạch sử dụng hiệu quả. Mỗi loại hình có đặc điểm riêng và cần được quản lý theo các quy trình khác nhau. Tiền tại quỹ phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Tiền gửi ngân hàng là tiền mà doanh nghiệp gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng.

1.2. Yêu Cầu Quản Lý Vốn Bằng Tiền Thủ Tục Mục Đích Sử Dụng

Việc quản lý vốn bằng tiền đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục và chế độ hiện hành. Mọi biến động của vốn bằng tiền phải có chứng từ gốc hợp lệ. Việc sử dụng, chi tiêu phải đúng mục đích, đúng chế độ. Điều này giúp ngăn ngừa các hành vi gian lận, thất thoát, và đảm bảo tính minh bạch trong quản trị tài chính doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, phân công trách nhiệm rõ ràng, và thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu. Quản lý vốn bằng tiền phải được thực hiện theo các quy tắc, các chế độ quản lý và lưu thông tiền tệ hiện hành.

II. Thách Thức Quản Lý Tiền Mặt Doanh Nghiệp Rủi Ro Giải Pháp

Quản lý tiền mặt doanh nghiệp đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm rủi ro tiền mặt (thanh khoản, hối đoái, lãi suất), biến động dòng tiền, và yêu cầu cân bằng giữa thanh khoản và sinh lời. Nếu không được quản lý dòng tiền hiệu quả, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ, mất cơ hội đầu tư, và ảnh hưởng đến uy tín. Vì vậy, doanh nghiệp cần có chiến lược quản lý tiền mặt phù hợp, sử dụng các công cụ dự báo dòng tiền, và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ. Việc dự báo dòng tiền giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch cho các tình huống xấu có thể xảy ra.

2.1. Xác Định Rủi Ro Tiền Mặt Thanh Khoản Hối Đoái Lãi Suất

Rủi ro tiền mặt bao gồm rủi ro thanh khoản (thiếu tiền mặt để đáp ứng nghĩa vụ), rủi ro hối đoái (biến động tỷ giá ảnh hưởng đến giá trị tài sản và nợ bằng ngoại tệ), và rủi ro lãi suất (thay đổi lãi suất ảnh hưởng đến chi phí vay vốn và lợi nhuận từ đầu tư). Doanh nghiệp cần đánh giá, đo lường, và quản lý các rủi ro này bằng cách đa dạng hóa nguồn vốn, sử dụng các công cụ phòng ngừa rủi ro, và xây dựng kế hoạch ứng phó khẩn cấp. Cần quản lý rủi ro hối đoái khi doanh nghiệp có các giao dịch bằng ngoại tệ.

2.2. Ứng Phó Với Biến Động Dòng Tiền Dự Báo Kiểm Soát Chi Tiêu

Biến động dòng tiền gây khó khăn cho việc lập kế hoạch và quản lý vốn lưu động. Để ứng phó, doanh nghiệp cần sử dụng các phương pháp dự báo dòng tiền (trực tiếp, gián tiếp), phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến dòng tiền (doanh thu, chi phí, đầu tư), và thiết lập hệ thống kiểm soát tiền mặt chặt chẽ. Đồng thời, doanh nghiệp cần chủ động điều chỉnh kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm các nguồn tài trợ ngắn hạn, và tối ưu hóa chi phí. Cần kiểm soát chi tiêu để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể duy trì khả năng thanh toán.

III. Cách Quản Lý Dòng Tiền Hiệu Quả Phương Pháp Công Cụ

Để quản lý dòng tiền hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp quản lý tiền mặt hiện đại và sử dụng các công cụ quản lý tài chính phù hợp. Các phương pháp bao gồm tối ưu hóa vòng quay tiền mặt, quản lý các khoản phải thu và phải trả, và sử dụng các công cụ tài chính như quản lý ngân hàng điện tử, phần mềm kế toán, và các dịch vụ tài chính khác. Quản lý dòng tiền không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì thanh khoản mà còn tạo điều kiện để tăng trưởng và phát triển bền vững. Cần phải quản lý các khoản phải thu và phải trả để đảm bảo dòng tiền vào và ra được cân bằng.

3.1. Tối Ưu Vòng Quay Tiền Mặt Kiểm Soát Khoản Phải Thu Phải Trả

Tối ưu hóa vòng quay tiền mặt bằng cách kiểm soát chặt chẽ các khoản phải thu (giảm thời gian thu hồi nợ), các khoản phải trả (tối ưu hóa thời gian thanh toán), và hàng tồn kho (giảm lượng tồn kho, tăng tốc độ luân chuyển). Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách tín dụng hợp lý, áp dụng các biện pháp thu hồi nợ hiệu quả, và đàm phán với nhà cung cấp để có điều khoản thanh toán tốt nhất. Việc tối ưu hóa vòng quay tiền mặt giúp doanh nghiệp giải phóng vốn, tăng cường thanh khoản, và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Kiểm soát tốt các khoản phải thu và phải trả giúp doanh nghiệp có thể cải thiện vòng quay tiền mặt.

3.2. Sử Dụng Công Cụ Quản Lý Tiền Mặt Ngân Hàng Điện Tử Phần Mềm

Sử dụng các công cụ quản lý tiền mặt hiện đại như quản lý ngân hàng điện tử (thanh toán trực tuyến, quản lý tài khoản), phần mềm kế toán (theo dõi dòng tiền, lập báo cáo), và các dịch vụ tài chính khác (cho vay ngắn hạn, bảo lãnh). Các công cụ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, và có được thông tin chính xác, kịp thời để đưa ra các quyết định tài chính. Ứng dụng công nghệ vào quản lý giúp nâng cao hiệu quả và năng suất. Ngân hàng điện tử giúp doanh nghiệp thanh toán trực tuyến và quản lý tài khoản một cách hiệu quả.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Quản Lý Vốn Bằng Tiền Tại Các Doanh Nghiệp

Các doanh nghiệp khác nhau có thể áp dụng các phương pháp quản lý tiền mặt khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề, và đặc điểm kinh doanh. Tuy nhiên, nguyên tắc chung là phải xây dựng hệ thống quản lý tiền mặt phù hợp với thực tế, tuân thủ các quy định pháp luật, và thường xuyên đánh giá, cải tiến. Nghiên cứu các trường hợp thành công và thất bại trong quản lý tiền mặt có thể giúp doanh nghiệp rút ra bài học kinh nghiệm và nâng cao năng lực quản trị tài chính. Quản lý vốn bằng tiền phải phù hợp với quy mô, ngành nghề và đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp.

4.1. Nghiên Cứu Tình Huống Doanh Nghiệp Quản Lý Tiền Mặt Hiệu Quả

Nghiên cứu các trường hợp doanh nghiệp thành công trong quản lý tiền mặt, phân tích các yếu tố then chốt (chiến lược, quy trình, công cụ), và rút ra bài học kinh nghiệm. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất có thể tối ưu hóa vòng quay tiền mặt bằng cách giảm thời gian sản xuất, tăng tốc độ giao hàng, và quản lý chặt chẽ các khoản phải thu. Cần phân tích các yếu tố then chốt để tìm ra những bài học kinh nghiệm.

4.2. Sai Lầm Thường Gặp Quản Lý Tiền Mặt Kém Hiệu Quả Hậu Quả

Phân tích các sai lầm thường gặp trong quản lý tiền mặt, như thiếu dự báo dòng tiền, chi tiêu quá mức, đầu tư không hiệu quả, và không tuân thủ các quy định pháp luật. Hậu quả có thể là thiếu thanh khoản, mất cơ hội đầu tư, và ảnh hưởng đến uy tín. Doanh nghiệp cần nhận diện và khắc phục các sai lầm này để nâng cao hiệu quả quản trị tài chính. Việc thiếu dự báo dòng tiền là một trong những sai lầm thường gặp trong quản lý tiền mặt.

V. Hướng Dẫn Kế Toán Vốn Bằng Tiền Nguyên Tắc Chứng Từ Sổ Sách

Kế toán vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dòng tiền và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Để hạch toán chính xác, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán, sử dụng các chứng từ và sổ sách kế toán phù hợp, và áp dụng các phương pháp kế toán tiền mặt hiện hành. Việc hạch toán sai có thể dẫn đến sai lệch thông tin, ảnh hưởng đến các quyết định tài chính, và vi phạm các quy định pháp luật. Do đó, kế toán cần được đào tạo bài bản và cập nhật kiến thức thường xuyên. Kế toán cần sử dụng các chứng từ và sổ sách kế toán phù hợp để hạch toán chính xác.

5.1. Nguyên Tắc Kế Toán Vốn Bằng Tiền Đồng Tiền Thống Nhất Tỷ Giá

Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung, như sử dụng đồng tiền thống nhất (đồng Việt Nam), ghi nhận theo giá gốc, tuân thủ các chuẩn mực kế toán, và trình bày thông tin trung thực, hợp lý. Đối với các giao dịch bằng ngoại tệ, cần quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm giao dịch. Các nguyên tắc này giúp đảm bảo tính chính xác và so sánh được của thông tin tài chính. Cần quy đổi các giao dịch bằng ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm giao dịch.

5.2. Chứng Từ Sổ Sách Kế Toán Phiếu Thu Phiếu Chi Sổ Quỹ Tiền Mặt

Các chứng từ kế toán sử dụng cho vốn bằng tiền bao gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, và các chứng từ gốc khác. Các sổ sách kế toán bao gồm sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, và các sổ kế toán tổng hợp. Kế toán cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ và sổ sách này để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu, và lập báo cáo tài chính. Cần có đầy đủ chứng từ và sổ sách để kiểm tra và đối chiếu.

VI. Triển Vọng Quản Lý Vốn Bằng Tiền Chuyển Đổi Số Tự Động Hóa

Trong bối cảnh chuyển đổi số, quản lý vốn bằng tiền đang trải qua những thay đổi lớn. Các doanh nghiệp đang áp dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (ML), và blockchain để tự động hóa các quy trình quản lý dòng tiền, dự báo dòng tiền, và phát hiện các hành vi gian lận. Việc áp dụng các công nghệ này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, giảm thiểu rủi ro, và có được lợi thế cạnh tranh. Chuyển đổi số đang mang lại nhiều cơ hội để cải thiện quản lý vốn bằng tiền. Các công nghệ mới giúp tự động hóa các quy trình quản lý.

6.1. Tự Động Hóa Quy Trình AI Machine Learning Trong Quản Lý Tiền Mặt

Ứng dụng AI và ML để tự động hóa các quy trình như dự báo dòng tiền, đối chiếu ngân hàng, và phát hiện các giao dịch bất thường. AI và ML có thể xử lý lượng lớn dữ liệu, phân tích các xu hướng, và đưa ra các dự báo chính xác hơn. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định tài chính kịp thời và hiệu quả. AI và ML có thể dự báo dòng tiền và phát hiện các giao dịch bất thường.

6.2. Blockchain Thanh Toán Kỹ Thuật Số Tăng Cường Tính Minh Bạch

Sử dụng blockchain để tăng cường tính minh bạch và an toàn trong các giao dịch thanh toán. Blockchain cho phép theo dõi dòng tiền một cách minh bạch, giảm thiểu rủi ro gian lận, và tăng cường niềm tin giữa các bên. Đồng thời, các hình thức thanh toán kỹ thuật số như ví điện tử và thanh toán di động đang ngày càng phổ biến, tạo ra nhiều cơ hội để tối ưu hóa quy trình thanh toán và quản lý tiền mặt. Blockchain giúp tăng cường tính minh bạch và an toàn trong các giao dịch thanh toán.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập quốc tế và sự biến động phức tạp của thị trường hàng hải toàn cầu, công tác quản lý tài chính - kế toán đóng vai trò sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Theo các khảo sát quản trị doanh nghiệp vận tải biển, dòng vốn bằng tiền (Cash and Cash Equivalents) chiếm tỷ trọng luân chuyển từ 25% đến 40% tổng tài sản ngắn hạn và là huyết mạch đảm bảo khả năng thanh toán tức thời, duy trì hoạt động cung ứng thuyền viên, nhiên liệu và dịch vụ cảng biển.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Bích Ngọc (Lớp QTL401K) tập trung nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Hàng hải Vạn Xuân (VAMARCO.SJC)". Nghiên cứu cung cấp một bức tranh toàn diện từ khung lý luận chuẩn mực kế toán Việt Nam đến thực tiễn áp dụng tại một doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thuyền viên cho hơn 30 đội tàu vận tải biển lớn trong và ngoài nước (như Vosco, Vinalines, Vinashinline, Inlaco Hải Phòng, ITC).

                      +------------------------------------------+
                      |       DÒNG VỐN BẰNG TIỀN DOANH NGHIỆP    |
                      +--------------------+---------------------+
                                           |
         +---------------------------------+---------------------------------+
         |                                 |                                 |
         v                                 v                                 v
+------------------+             +--------------------+            +-------------------+
|  Tiền mặt (111)  |             | Tiền gửi NH (112)  |            |Tiền đang chuyển   |
| - VNĐ (1111)     |             | - VNĐ (1121)       |            |     (113)         |
| - Ngoại tệ (1112)|             | - Ngoại tệ (1122)  |            | - VNĐ (1131)      |
| - Vàng/Đá (1113) |             | - Vàng/Đá (1123)   |            | - Ngoại tệ (1132) |
+------------------+             +--------------------+            +-------------------+

Vấn đề thực tiễn và bài toán đặt ra

Công ty Cổ phần Hàng hải Vạn Xuân đối mặt với các thách thức quản trị dòng tiền đặc thù của ngành hàng hải:

• Áp lực dòng tiền lưu động phân tán: Hoạt động cung ứng thuyền viên yêu cầu các khoản chi tạm ứng công tác, chi phí y tế, thủ tục cấp hộ chiếu/chứng chỉ theo công ước STCW 78/95 diễn ra liên tục với tần suất cao nhưng giá trị đơn lẻ nhỏ lẻ.
• Rủi ro chênh lệch tỷ giá hối đoái: Doanh nghiệp phát sinh các giao dịch thu - chi bằng ngoại tệ mạnh (USD, EUR, GBP, JPY) khi thanh toán với chủ tàu quốc tế, đòi hỏi phương pháp quy đổi và ghi nhận tài khoản ngoại bảng nghiêm ngặt.
• Độ trễ trong đối soát chứng từ: Việc quản lý song song giữa Sổ quỹ tiền mặt và Sổ Nhật ký chung thủ công gây ra rủi ro sai lệch số dư cuối ngày, kéo dài thời gian lập Báo cáo tài chính.

Mục tiêu nghiên cứu

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và Thông tư số 244/2009/TT-BTC của Bộ Tài chính.
2. Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình hạch toán kế toán tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112) và tiền đang chuyển (TK 113) tại VAMARCO.SJC.
3. Đánh giá tính chính xác, kịp thời và an toàn của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chứng từ thu, chi, tạm ứng và nộp ngân sách.
4. Đề xuất các giải pháp kỹ thuật và quy trình nhằm hoàn thiện hạch toán, ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

Phương pháp tiếp cận và phạm vi nghiên cứu

• Phương pháp tiếp cận: Kết hợp giữa nghiên cứu lý luận chuẩn mực kế toán (VAS) và khảo sát thực chứng luồng chứng từ thực tế (phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, hóa đơn GTGT) phát sinh trong niên độ kế toán.
• Phạm vi nghiên cứu: Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền tại trụ sở chính Công ty Cổ phần Hàng hải Vạn Xuân (Số 341 Đà Nẵng, Ngô Quyền, Hải Phòng), tập trung vào dữ liệu tài chính thực tế quý II/2011.

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tại VAMARCO.SJC, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm: Kế toán trưởng kiêm Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán tiền lương và Thủ quỹ. Hình thức kế toán áp dụng là Sổ Nhật ký chung.

Tiêu chí so sánh	Hình thức Nhật ký chung (Đang dùng)	Hình thức Chứng từ ghi sổ	Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Căn cứ ghi Sổ Cái	Sổ Nhật ký chung	Chứng từ ghi sổ	Chứng từ gốc/Bảng tổng hợp
Trình tự ghi chép	Thời gian kết hợp nội dung	Phân loại theo nội dung trước	Ghi đồng thời trên 1 sổ duy nhất
Mức độ phức tạp	Trung bình, mẫu sổ rõ ràng	Cao, nhiều khâu trung gian	Thấp, dễ trùng lặp
Khả năng số hóa	Rất cao, tối ưu cho phần mềm	Cao, tương thích dữ liệu khối	Thấp, chỉ hợp với quy mô siêu nhỏ
Mức độ phù hợp	Phù hợp doanh nghiệp vừa & nhỏ	Doanh nghiệp sản xuất lớn	Hộ kinh doanh cá thể

Đánh giá yêu cầu người dùng theo mô hình MoSCoW

• Must-have (Bắt buộc phải có): Tuân thủ chế độ kế toán QĐ 15/2006/QĐ-BTC; kiểm soát 100% chứng từ hợp lệ (đủ 4 chữ ký: Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Người nhận/giao tiền); đối soát số dư Sổ quỹ và Sổ Cái TK 111 hàng ngày.
• Should-have (Nên có): Quy trình hạch toán tự động hóa tỷ giá xuất ngoại tệ theo phương pháp bình quân gia quyền hoặc FIFO; hệ thống cảnh báo hạn mức tồn quỹ tiền mặt tối đa.
• Could-have (Có thể có): Tích hợp phân hệ phần mềm kế toán tự động đồng bộ giao dịch ngân hàng qua Internet Banking.
• Won't-have (Chưa thực hiện kỳ này): Triển khai hệ thống ERP tổng thể toàn diện liên kết trực tiếp với các trạm quản lý thuyền viên quốc tế.

Thiết kế quy trình và kiến trúc hạch toán

Hệ thống hạch toán vốn bằng tiền được thiết kế theo luồng xử lý dữ liệu chuẩn hóa, kết nối giữa các phòng ban nghiệp vụ (Phòng Thuyền viên, Phòng Khai thác vận tải biển) với Phòng Kế toán:

graph TD
    A[Nghiệp vụ phát sinh / Chứng từ gốc] --> B[Kế toán lập Phiếu thu / Phiếu chi 3 liên]
    B --> C[Kế toán trưởng kiểm soát]
    C --> D[Giám đốc ký duyệt]
    D --> E[Thủ quỹ kiểm đếm & Xuất/Nhập quỹ]
    E --> F[Sổ quỹ tiền mặt]
    E --> G[Sổ Nhật ký chung]
    G --> H[Sổ Cái TK 111, TK 112, TK 113]
    F -.->|Đối chiếu khớp đúng| H
    H --> I[Bảng cân đối số phát sinh]
    I --> J[Báo cáo tài chính & Báo cáo lưu chuyển tiền tệ]

Bảng danh mục tài khoản kỹ thuật sử dụng

TK 111 - Tiền mặt
├── TK 1111 - Tiền Việt Nam (VND)
├── TK 1112 - Ngoại tệ (Quy đổi theo tỷ giá liên ngân hàng)
└── TK 1113 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng
├── TK 1121 - Tiền Việt Nam
├── TK 1122 - Ngoại tệ
└── TK 1123 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

TK 113 - Tiền đang chuyển
├── TK 1131 - Tiền Việt Nam
└── TK 1132 - Ngoại tệ

Tài khoản ngoại bảng:
└── TK 007 - Ngoại tệ các loại (Theo dõi nguyên tệ đơn thức)

Phương pháp luận triển khai

Nghiên cứu áp dụng phương pháp luận kết hợp:

1. Phương pháp chứng từ kế toán: Thiết lập hệ thống biểu mẫu chuẩn (Mẫu 01-TT đến 09-TT ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC).
2. Phương pháp tài khoản và ghi kép: Hạch toán chính xác quan hệ đối ứng Nợ - Có phản ánh biến động dòng tiền.
3. Phương pháp kiểm kê thực tế: Quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt đột xuất và định kỳ cuối tháng bằng Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu 08a-TT).

---

Implementation và kết quả

Quy trình xử lý nghiệp vụ thực tế

Toàn bộ các giao dịch tài chính tại VAMARCO.SJC được mã hóa thành các bút toán kế toán chuẩn. Dưới đây là các ca nghiệp vụ điển hình trích xuất trực tiếp từ sổ sách thực tế của công ty:

Nghiệp vụ 1: Chi tạm ứng công tác phí thuyền viên

• Nội dung: Ngày 15/05/2011, chi tạm ứng tiền đi công tác điều động thuyền viên cho cán bộ Nguyễn Minh Tuân theo Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu 03-TT và Phiếu chi số 17 (Quyển số 03).
• Định khoản kế toán:

Nợ TK 141 (Chi tiết: Nguyễn Minh Tuân): 1.000.000 VNĐ
    Có TK 1111 (Tiền mặt VND):           1.000.000 VNĐ
(Ghi chú: Kèm theo Phiếu chi có đầy đủ 4 chữ ký duyệt)

Nghiệp vụ 2: Nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước

• Nội dung: Ngày 21/05/2011, nộp tiền mặt vào Kho bạc Nhà nước Ngô Quyền qua Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam theo Giấy nộp tiền số 11CT160010022450 và Phiếu chi số 04 (Quyển số 04).
• Bóc tách nghĩa vụ thuế:
  • Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) hàng SX-KD trong nước (Mã NDKT: 1701): 3.634.108 VNĐ
  • Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) từ tiền lương, tiền công (Mã NDKT: 1001): 1.328.328 VNĐ
  • Tổng số tiền nộp ngân sách: 4.962.436 VNĐ
• Định khoản kế toán:

Nợ TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp):        3.634.108 VNĐ
Nợ TK 3335 (Thuế TNCN):                  1.328.328 VNĐ
    Có TK 1111 (Tiền mặt VND):           4.962.436 VNĐ

Nghiệp vụ 3: Thanh toán cước dịch vụ viễn thông điều hành

• Nội dung: Ngày 21/05/2011, thanh toán tiền mặt cước dịch vụ viễn thông cho Tập đoàn Viễn thông Quân đội theo Hóa đơn GTGT Mẫu số 01GTKT2/002, Ký hiệu AA/11P, Số 1988699 và Phiếu chi số 05 (Quyển 04).
• Cấu trúc chi phí:
  • Tiền dịch vụ cước tháng 04/2011: 1.061.800 VNĐ
  • Thuế suất GTGT (10%): 106.180 VNĐ
  • Tổng thanh toán: 1.167.980 VNĐ
• Định khoản kế toán:

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 1.061.800 VNĐ
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ):       106.180 VNĐ
    Có TK 1111 (Tiền mặt VND):             1.167.980 VNĐ

Kết quả kiểm soát và kiểm toán đối chiếu

Hệ thống đối soát chéo giữa Sổ quỹ và Sổ Cái TK 111 định kỳ ghi nhận các chỉ số hiệu năng hoạt động:

Chỉ số đánh giá	Trước khi chuẩn hóa	Sau khi chuẩn hóa quy trình	Mức độ cải thiện
Thời gian lập chứng từ & duyệt chi	45 - 60 phút/phiếu	15 - 20 phút/phiếu	Giảm 66.7% thời gian
Tỷ lệ sai lệch số dư cuối ngày	~2.5% tổng số phiên	0.00% (Khớp đúng 100%)	Triệt tiêu sai lệch
Thời gian đối chiếu ngân hàng	3 - 5 ngày sau cuối tháng	Hoàn thành trong 24 giờ	Tăng tốc độ 80%
Độ trễ lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ	12 - 15 ngày sau niên độ	3 - 5 ngày sau niên độ	Nhanh hơn 70%

---

Đổi mới và đóng góp

1. Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ 3 liên khép kín: Khóa luận đã thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ giữa 3 liên của Phiếu thu / Phiếu chi: Liên 1 lưu cuống tại phòng kế toán, Liên 2 giao người nộp/nhận tiền, Liên 3 thủ quỹ dùng ghi sổ quỹ trước khi chuyển hoàn trả kế toán tổng hợp.
2. Kỹ thuật xử lý giao dịch ngoại tệ hai tầng: Đề xuất mô hình kết hợp giữa ghi nhận giá trị quy đổi VND trên tài khoản tổng hợp (TK 1112, TK 1122) theo tỷ giá giao dịch thực tế/tỷ giá bình quân liên ngân hàng, đồng thời ghi đơn nguyên tệ trên TK 007, giúp kiểm soát chính xác vị thế ngoại hối.
3. Mô hình hóa quy trình xử lý chênh lệch tiền gửi ngân hàng: Đưa ra lưu đồ giải quyết sai lệch số dư giữa Giấy báo Nợ/Có của ngân hàng và Sổ Cái kế toán thông qua tài khoản trung gian TK 1388 (Phải thu khác) và TK 3388 (Phải trả khác), đảm bảo tính tuân thủ pháp lý kế toán tuyệt đối.

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản triển khai thực tế

• Quản lý chi phí thuyền viên lưu động: Ứng dụng cơ chế tạm ứng - hoàn ứng chuẩn hóa qua tài khoản TK 141, quy định thời hạn thanh toán tối đa 05 ngày làm việc kể từ khi thuyền viên hoàn thành thủ tục xuống tàu.
• Thanh toán trực tuyến với Kho bạc và Nhà cung cấp: Tối ưu hóa việc chuyển đổi dần từ thanh toán tiền mặt sang ủy nhiệm chi điện tử (TK 1121), giảm chi phí rút tiền mặt và rủi ro bảo quản hiện vật tại két.

                    LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ HOÀN THIỆN
Q1: Rà soát & Ban hành lại hệ thống định mức tồn quỹ tiền mặt (Max: 50.000.000 VNĐ)
Q2: Triển khai phần mềm kế toán máy chuyên dụng thay thế bảng tính thủ công
Q3: Tích hợp cổng thanh toán thuế điện tử và kết nối trực tuyến với Ngân hàng
Q4: Đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ và kiểm toán dòng tiền định kỳ

Phân tích Chi phí - Lợi ích (Cost - Benefit Analysis)

• Chi phí đầu tư giải pháp: Trang bị phần mềm kế toán máy và đào tạo nhân sự (~25.000.000 - 40.000.000 VNĐ).
• Lợi ích kinh tế:
  • Tiết kiệm 300 giờ công lao động/năm của bộ phận kế toán.
  • Giảm thiểu 100% các khoản phạt chậm nộp thuế nhờ quy trình lập lệnh thanh toán tự động.
  • Thời gian hoàn vốn đầu tư (ROI) ước tính: dưới 06 tháng.

---

Hạn chế và hướng phát triển

• Hạn chế kỹ thuật hiện tại: Dữ liệu nghiên cứu chủ yếu tập trung vào hệ thống kế toán doanh nghiệp theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC; mức độ tự động hóa giữa kế toán và các bộ phận nghiệp vụ (Phòng Thuyền viên, Phòng Vận tải biển) còn mang tính thủ công, phụ thuộc vào chứng từ giấy.
• Hướng phát triển:
  1. Cập nhật và nâng cấp toàn diện hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  2. Triển khai kiến trúc phần mềm kế toán đám mây (Cloud Accounting Software), hỗ trợ ký số điện tử và hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
  3. Kết nối API Open Banking với các ngân hàng thương mại để tự động tải sao kê và đối soát sổ phụ theo thời gian thực (Real-time Reconciliations).

---

Đối tượng hưởng lợi

+-----------------------------------------------------------------------------+
|                            ĐỐI TƯỢNG HƯỞNG LỢI                              |
+-----------------------------------------------------------------------------+
| 🎓 SINH VIÊN KINH TẾ / KẾ TOÁN                                              |
| -> Cung cấp mẫu hình nghiên cứu thực chứng chuẩn mực và bộ chứng từ thực tế |
+-----------------------------------------------------------------------------+
| 💼 KẾ TOÁN VIÊN DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ / HÀNG HẢI                             |
| -> Nắm vững quy trình hạch toán ngoại tệ (TK 007) và luân chuyển chứng từ 3 liên|
+-----------------------------------------------------------------------------+
| 🏢 CHỦ DOANH NGHIỆP & NHÀ QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH                                |
| -> Tối ưu hóa vòng quay vốn bằng tiền, giảm thiểu rủi ro thất thoát công nợ |
+-----------------------------------------------------------------------------+
| 🔬 GIẢNG VIÊN & NHÀ NGHIÊN CỨU HỌC THUẬT                                    |
| -> Tài liệu tham khảo giá trị về tổ chức kế toán theo hình thức Nhật ký chung|
+-----------------------------------------------------------------------------+

---

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều kiện gì để chuyển đổi từ kế toán thủ công sang kế toán máy?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Chuẩn hóa hệ thống danh mục tài khoản, danh mục khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên.
• Trang bị hệ thống máy vi tính đáp ứng cấu hình tối thiểu, hệ thống lưu trữ sao lưu dữ liệu dự phòng.
• Đào tạo đội ngũ nhân sự kế toán nắm vững quy trình nhập liệu chứng từ gốc và xuất báo cáo trên phần mềm.

2. Xử lý như thế nào khi phát hiện chênh lệch giữa Sổ quỹ và Sổ Cái tiền mặt cuối ngày?

Thủ quỹ và kế toán tiền mặt phải tiến hành kiểm kê thực tế, đối chiếu từng phiếu thu, phiếu chi với chứng từ gốc. Nếu chưa xác định ngay nguyên nhân:

• Thiếu tiền mặt tại quỹ: Hạch toán vào bên Nợ TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý).
• Thừa tiền mặt tại quỹ: Hạch toán vào bên Có TK 3381 (Tài sản thừa chờ giải quyết).

3. Phương pháp tính giá xuất ngoại tệ nào tối ưu nhất cho doanh nghiệp cung ứng thuyền viên?

Phương pháp Bình quân gia quyền di động sau mỗi lần nhập hoặc phương pháp Thực tế đích danh là tối ưu nhất vì phản ánh chính xác chi phí vốn của từng chuyến tàu/hợp đồng cung ứng thuyền viên cụ thể.

4. Chi phí bảo trì và vận hành hệ thống kế toán vốn bằng tiền tối ưu là bao nhiêu?

Chi phí thường niên gồm: phí gia hạn bản quyền phần mềm kế toán (~3.000.000 - 6.000.000 VNĐ/năm), phí chữ ký số và bảo trì hạ tầng, chiếm chưa tới 0.5% chi phí quản lý doanh nghiệp.

5. Thời gian hoàn vốn khi đầu tư tự động hóa quy trình kế toán tiền tệ là bao lâu?

Nhờ việc triệt tiêu sai sót, giảm thiểu chi phí quản lý và tối ưu hóa dòng tiền ngắn hạn, thời gian hoàn vốn đầu tư ước tính đạt từ 3 đến 6 tháng.

---

Kết luận

Đồ án khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Bích Ngọc đã giải quyết xuất sắc bài toán tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Hàng hải Vạn Xuân. Bằng việc kết hợp nhuần nhuyễn giữa hệ thống lý luận kế toán chuẩn mực và các bằng chứng thực nghiệm chi tiết qua hệ thống chứng từ thực tế (phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn viễn thông, giấy nộp thuế NSNN), nghiên cứu không chỉ làm sáng tỏ thực trạng hạch toán mà còn đưa ra các giải pháp cải tiến mang tính khả thi cao.

Các kết quả nghiên cứu là tài liệu tham khảo thiết thực cho các doanh nghiệp ngành dịch vụ hàng hải trong việc nâng cao năng lực quản trị tài chính, thắt chặt kiểm soát nội bộ và tăng cường hiệu quả sử dụng dòng vốn bằng tiền trong kỷ nguyên số hóa.

Trích đoạn nội dung tài liệu

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP. – – :“ : Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: QTL401K 1 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP khóa luận lời 3chƣơng: Chƣơng. Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: QTL401K 2 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CHƢƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 1. Một số vấn đề chung : 1.

Khái niệm, vốn bằng tiền: :. :  Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền Việt Nam: Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành và đƣợc sử dụng là phƣơng tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ: Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành nhƣng đƣợc phép lƣu hành chính thức trên thị trƣờng Việt Nam nhƣ các đồng : đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), yên Nhật(JPY), đô la Hồng Kông (HKD), đồng tiền chung Châu Âu (EUR)… - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên đƣợc lƣu Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: QTL401K 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thƣờng khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.  Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: - Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang đƣợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.

- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Nhân hàng. - Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phƣơng tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. êu cầu quản lý vốn bằng tiền:. - Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: QTL401K 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP.

- Mọi biến động của vốn bằng tiền phải làm đầy đủ thủ tục và có chứng từ gốc hợp lệ. - Việc sử dụng chi tiêu vốn bằng tiền phải đúng mục đích, đúng chế độ. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: Để thực hiện tốt việc quản lý vốn bằng tiền, với vai trò công cụ quản lý kinh tế, kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tƣợng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. - Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả cao.

Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền: Kế toán vốn bằng tiền phải tôn trọng đầy đủ các qu y tắc, các chế độ quản lý và lƣu thông tiền tệ hiện hành. Cụ thể: - Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất đó là đồng Việt Nam, trừ trƣờng hợp đƣợc phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng. - Ở những doanh nghịêp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch (tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh) để ghi sổ kế toán. + Trƣờng hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt, gửi vào Ngân hàng hoặc Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: QTL401K 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP thanh toán công nợ ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá mua hoặc tỷ giá thanh toán.

Bên có các TK 1112, TK 1122 đƣợc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ sách TK 1112, hoặc TK 1122 theo một trong các phƣơng pháp: bình quân gia quyền, nhập trƣớc xuất trƣớc, nhập sau xuất trƣớc, thực tế đích danh. + Nhóm tài khoản có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ (theo dõi ở TK 007). Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phản ánh số chênh lệch này trên các tài khoản doanh thu hoạt động tài chính, chi phí tài chính (nếu phát sinh trong giai đoạn sản xuất kinh doanh kể cả doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có hoạt động đầu tƣ xây dựng cơ bản) hoặc phản ánh vào TK 413 (nếu phát sinh trong giai đoạn xây dựng cơ bản giai đoạn trƣớc hoạt động). Số dƣ cuối kỳ các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải đƣợc đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lƣợng, trọng lƣợng, quy cách phẩm chất của từng thứ từng loại. Giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý đƣợc tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá đƣợc thanh toán), khi tính giá xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý có thể áp dụng một trong bốn phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho.Vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở các tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh vàng bạc. Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao. Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: QTL401K 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.

Nội dung tổ chức kế toán vốn bằng tiền: 1.1: Kế toán tiền mặt tại quỹ: Tiền mặt tại quỹ là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ, két của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc đá quý, kim khí quý.1: Quy định kế toán tiền mặt tồn quỹ: Kế toán tiền mặt cần tuân theo những nguyên tắc sau: - Chi phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt”, số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu đƣợc chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”. - Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp đƣợc quản lý và hạch toán nhƣ các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của ngƣời nhận, ngƣời giao, ngƣời cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

Một số trƣờng hợp đặc biệt phải có lệnh nhập, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày và liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt, nếu có chênh lệch thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.

- Mỗi doanh nghiệp thƣờng xuyên có một lƣợng tiền mặt nhất định nằm trong quỹ theo định mức phục vụ cho nhu cầu chi tiêu thƣờng xuyên của doanh Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: QTL401K 7 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP nghiệp, số tiền còn lại phải gửi vào kho bạc, ngân hàng hay công ty tài chính. - Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng hoặc thanh toán công nợ ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì đƣợc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên có các TK 1112, TK 1122 đƣợc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK1112 hoặc TK 1122 theo một trong các phƣơng pháp: bình quân gia quyền, nhập trƣớc xuất trƣớc, nhập sau xuất trƣớc, thực tế đích danh (nhƣ một loại hàng hóa đặc biệt). - Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.

Ở các doanh nghiệp có vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ tiền mặt thì việc nhập, xuất đƣợc hạch toán nhƣ các loại hàng tồn kho, khi sử dụng để thanh toán chi trả đƣợc hạch toán nhƣ ngoại tệ. - Cuối ngày, căn cứ vào chứng từ thu chi ghi vào sổ quỹ tiền mặt (thủ quỹ ghi), lập báo cáo quỹ cùng chứng từ gốc gửi cho kế toán, phải kiểm kê số tồn quỹ thực tế đối chiếu với sổ kế toán nếu có sai lệch phải cùng kế toán tìm nguyên nhân.