Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong cơ chế thị trường, mỗi doanh nghiệp là một đơn vị kinh tế độc lập tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu xã hội. Nhân tố con người giữ vai trò quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Trong đó, tiền lương và các khoản trích theo lương vừa là nguồn thu nhập chính nhằm tái sản xuất sức lao động của người lao động, vừa là một yếu tố chi phí sản xuất cấu thành nên giá thành sản phẩm, công trình hoặc dịch vụ. Việc quản lý và hạch toán chính xác chi phí tiền lương cùng các khoản bảo hiểm không chỉ đảm bảo quyền lợi vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) mà còn góp phần tiết kiệm chi phí lao động sống, hạ giá thành và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Xuất phát từ thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp và giao thông, chuyên đề thực tập tốt nghiệp "Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Phát triển Giao thông Sông Hồng" do sinh viên Trần Thị Mai Linh (Lớp KT14-B1, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS.TS. Nguyễn Hữu Ánh nhằm giải quyết các vấn đề hạch toán cụ thể tại đơn vị.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài gồm 3 nội dung:

  1. Hệ thống hóa cơ sở thực tiễn về đặc điểm lao động, công tác quản lý lao động và tiền lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Giao thông Sông Hồng.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội - BHXH, Bảo hiểm y tế - BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp - BHTN, Kinh phí công đoàn - KPCĐ) tại công ty.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong quy trình hạch toán và đề xuất các nhóm giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương cùng điều kiện thực hiện tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Giao thông Sông Hồng (địa chỉ: 31/366, phố Ngọc Lâm, phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế khảo sát năm 2014, trọng tâm là kỳ kế toán tháng 12 năm 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, kết hợp với các quy định pháp luật hiện hành về trích nộp các quỹ bảo hiểm và kinh phí công đoàn:

  • Quy định trích nộp các khoản theo lương: Trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 26% (18% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của người sử dụng lao động, 8% trừ vào lương người lao động); Quỹ BHYT trích 4,5% (3% tính vào chi phí, 1,5% trừ vào lương); Quỹ BHTN trích 2% (1% tính vào chi phí, 1% trừ vào lương); Kinh phí công đoàn trích 2% tính toàn bộ vào chi phí của doanh nghiệp.
  • Hệ thống tài khoản áp dụng: Sử dụng Tài khoản 334 (Phải trả người lao động) với 2 tài khoản cấp hai là TK 3341 (Tiền lương) và TK 3342 (Các khoản khác); Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác) chi tiết thành TK 3382 (KPCĐ), TK 3383 (BHXH), TK 3384 (BHYT), TK 3388 (Phải trả, phải nộp khác), TK 3389 (BHTN); cùng các tài khoản tập hợp chi phí đối ứng như TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 111 (Tiền mặt).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai trên thực tế:

  • Phương pháp thu thập và chứng từ kế toán: Trích lục trực tiếp các chứng từ gốc tại phòng Kế toán gồm bảng chấm công (mẫu 01-LĐTL, C01a-HD), bảng thanh toán tiền lương (mẫu 02-LĐTL), bảng thanh toán làm thêm giờ (mẫu 06-LĐTL), bảng phân bổ tiền lương và BHXH (mẫu 11-LĐTL), giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, phiếu nghỉ hưởng BHXH, phiếu chi (PC 142, PC 143).
  • Phương pháp ghi sổ kế toán: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung, đối chiếu số liệu từ chứng từ gốc vào Sổ chi tiết TK 334, TK 338, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 334, Sổ Cái TK 338 và Bảng cân đối số phát sinh.
  • Phương pháp thống kê, so sánh: Tổng hợp số liệu cơ cấu lao động từ Hồ sơ năng lực của công ty năm 2014 và phân loại lao động theo tính chất trực tiếp, gián tiếp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm lao động, tiền lương và quản lý lao động, tiền lương tại Công ty CP Đầu tư Phát triển Giao thông Sông Hồng

Công ty CP Đầu tư Phát triển Giao thông Sông Hồng được thành lập ngày 25/11/2008 theo quyết định của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội. Quy mô ban đầu của công ty gồm 23 CBCNV, đến năm 2014 tổng số lao động đã đạt 145 người.

STT Chỉ tiêu phân loại Số lượng CBCNV (Người)
1 Tổng số cán bộ công nhân viên 145
- Nam 102
- Nữ 43
2 Trình độ chuyên môn
- Đại học và sau Đại học 30
- Cao đẳng 67
- Trung cấp 25
- Lao động phổ thông 23

Về cơ cấu bộ máy quản lý, công ty bố trí: 01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc phụ trách kế hoạch tiếp thị, 01 Phó Giám đốc phụ trách dự án, 01 Phó Giám đốc kỹ thuật; các phòng ban gồm: Phòng Tài chính - Kế toán (10 người), Phòng Hành chính (4 người), Phòng Kế hoạch (5 người), Phòng Dự án đấu thầu (5 người), Phòng Kỹ thuật thi công (6 người) và lực lượng Đội xây dựng (110 người).

Mô hình tổ chức kế toán của công ty là mô hình tập trung tại Phòng Tài chính - Kế toán gồm 10 nhân sự: Kế toán trưởng (Phạm Minh Vũ), Kế toán tổng hợp (Hoàng Thị Dung), Kế toán vật tư và TSCĐ (Nguyễn Thị Liễu), Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (Tăng Thị Thương), Kế toán thuế (Nguyễn Thị Thanh), Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán (Phạm Thị Thu Phương), Kế toán theo dõi các đội xây dựng (Đinh Thị Hà), Kế toán công trình (Phạm Ngọc Vinh, Lê Xuân Vương) và Thủ quỹ (Nguyễn Văn Hiệp).

Về hình thức tiền lương, công ty áp dụng trả lương theo thời gian chia làm hai cách tính:

  • Khối văn phòng, gián tiếp: Tính lương theo tháng dựa trên hệ số lương, mức lương cơ bản (3.000.000 đồng/tháng), số ngày công thực tế làm việc trên số ngày công chế độ (26 ngày/tháng) cộng phụ cấp trách nhiệm (Giám đốc: 800.000 đồng; Phó Giám đốc, Kế toán trưởng: 650.000 đồng; Kế toán viên: 300.000 đồng; Thủ quỹ, thủ kho: 300.000 đồng).
  • Khối công nhân đội xây dựng (trực tiếp): Tính lương theo số ngày công thực tế nhân với đơn giá ngày công quy định là 150.000 đồng/ngày công (tương đương 18.750 đồng/giờ cho ngày làm việc 8 giờ).

Về chính sách trích nộp bảo hiểm, công ty áp dụng quy định đóng BHXH đối với người lao động có thời gian làm việc từ 01 năm trở lên tại đơn vị.

Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Phát triển Giao thông Sông Hồng

Tác giả đi sâu mô tả quy trình hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích phát sinh trong kỳ kế toán tháng 12/2014:

  1. Kế toán tiền lương:

    • Chứng từ sử dụng: Bảng chấm công (mẫu 01-LĐTL và C01a-HD), Bảng thanh toán tiền lương (mẫu 02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu 03-LĐTL), Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (mẫu 06-LĐTL), Phiếu báo làm thêm giờ, Phiếu chi (PC 142 chi trả lương khối phòng ban: 57.754.000 đồng; PC 143 chi trả lương Đội xây dựng II: 59.500.000 đồng).
    • Cách tính lương chi tiết:
      • Phòng Tài chính - Kế toán (10 nhân sự): Minh họa trường hợp Kế toán trưởng Phạm Minh Vũ (hệ số 2,34, phụ cấp 650.000 đồng, đi làm 26 công) có mức lương thanh toán là 7.670.000 đồng, các khoản trích trừ vào lương (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%, KPCĐ) là 761.670 đồng, thực lĩnh 6.908.330 đồng.
      • Đội xây dựng số II (12 công nhân, trong đó 5 công nhân hợp đồng thời vụ chưa đóng BHXH): Minh họa trường hợp công nhân Vũ Thị Bình đi làm 30 công, có phiếu báo làm thêm 4 giờ; tổng lương thanh toán toàn đội trong tháng là 59.500.000 đồng, các khoản trích theo lương là 2.500.000 đồng, số tiền thực lĩnh là 57.000.000 đồng.
    • Quy trình ghi sổ: Hàng ngày và cuối tháng, kế toán lập Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (mẫu 11-LĐTL), ghi Sổ chi tiết TK 334 theo từng bộ phận, vào Sổ Nhật ký chung (trang 19 ghi nhận chi phí lương TK 622 là 63.000.000 đồng, TK 642 là 64.308.000 đồng đối ứng Có TK 334), sau đó kết chuyển vào Sổ Cái TK 334.

  2. Kế toán các khoản trích theo lương:

    • Chứng từ và thủ tục trích nộp: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Giấy chứng nhận nghỉ ốm (mẫu sổ 08, số 25 cấp cho nhân viên Nguyễn Thị Thanh nghỉ 5 ngày điều trị sốt vi rút), Phiếu nghỉ hưởng BHXH xác nhận lương bình quân ngày đóng BHXH là 214.806,25 đồng, tỷ lệ hưởng 75%, số tiền trợ cấp BHXH được hưởng là 805.523,4 đồng.
    • Quy trình hạch toán tài khoản 338: Sử dụng các tài khoản chi tiết TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3389. Số liệu phản ánh trên các sổ chi tiết tháng 12/2014 gồm:
      • Sổ chi tiết TK 3383 (BHXH): Dư đầu kỳ 65.600.000 đồng; số phát sinh nộp BHXH tháng trước theo PC 153 là 50.313.000 đồng; chi trợ cấp BHXH trực tiếp theo PC 152 là 2.000.000 đồng; trích nộp BHXH trong kỳ tính vào TK 622, 642 và trừ lương là 18.954.000 đồng; dư cuối kỳ 32.247.000 đồng.
      • Sổ chi tiết TK 3384 (BHYT), TK 3382 (KPCĐ), TK 3389 (BHTN): Theo dõi số nộp cấp trên, số trích vào chi phí và số khấu trừ qua lương của từng quỹ.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Phát triển Giao thông Sông Hồng

Trên cơ sở phân tích thực trạng, tác giả đánh giá toàn diện công tác kế toán lao động, tiền lương tại đơn vị:

  • Đánh giá thực trạng: Công ty đã tuân thủ biểu mẫu chứng từ cơ bản theo quy định, tổ chức bộ máy kế toán tập trung phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng phần hành. Tuy nhiên, vẫn tồn tại các nhược điểm như: áp dụng đơn giá ngày công cố định cho công nhân trực tiếp chưa phản ánh đầy đủ năng suất và chất lượng sản phẩm; việc giới hạn đóng BHXH chỉ với lao động trên 01 năm làm việc gây ảnh hưởng đến quyền lợi của lao động thời vụ; chứng từ luân chuyển giữa các đội xây dựng ngoài công trường và phòng kế toán còn có độ trễ; công tác theo dõi sổ sách chi tiết cho từng đối tượng lao động khoán việc chưa thực sự đồng bộ.
  • Các giải pháp đề xuất:
    • Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương: Hoàn thiện việc áp dụng hình thức trả lương gắn với khối lượng và chất lượng sản phẩm/công trình xây lắp hoàn thành thay cho việc tính cào bằng theo ngày công.
    • Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán: Chuẩn hóa việc hạch toán phân bổ chi phí tiền lương và các khoản trích vào đúng đối tượng tập hợp chi phí, mở rộng theo dõi chi tiết tài khoản cấp hai, cấp ba.
    • Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Quy định chặt chẽ thời hạn nộp bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ từ các đội thi công về phòng kế toán; hoàn thiện quy trình kiểm soát chứng từ hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội.
    • Về sổ sách kế toán: Ứng dụng phần mềm kế toán nhằm tự động hóa việc kết chuyển số liệu từ bảng chấm công, bảng thanh toán lương sang sổ chi tiết và sổ cái.
    • Điều kiện thực hiện giải pháp: Doanh nghiệp cần tăng cường công tác quản lý lao động, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán và trang bị cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.

Kết quả và đóng góp

Báo cáo chuyên đề đã tổng hợp và cung cấp hệ thống số liệu thực tế về tổ chức lao động và hạch toán kế toán tại Công ty CP Đầu tư Phát triển Giao thông Sông Hồng:

  • Hệ thống hóa toàn bộ cơ cấu 145 CBCNV với các mức trình độ (Đại học: 30, Cao đẳng: 67, Trung cấp: 25, Lao động phổ thông: 23) và cơ cấu tổ chức gồm 10 nhân sự kế toán tập trung.
  • Lập bảng tổng hợp minh họa số liệu hạch toán thực tế tháng 12/2014 cho các bộ phận đại diện: Phòng Tài chính - Kế toán (lương thanh toán 64.308.000 đồng, phiếu chi lương 57.754.000 đồng) và Đội xây dựng số II (12 công nhân, tổng ngày công 363 công, lương thanh toán 59.500.000 đồng, thực lĩnh 57.000.000 đồng).
  • Chi tiết hóa tỷ lệ trích các khoản theo lương gồm BHXH 26%, BHYT 4,5%, BHTN 2%, KPCĐ 2% cùng quy trình giải quyết chứng từ nghỉ ốm thực tế (Nguyễn Thị Thanh nghỉ 5 ngày, trợ cấp 805.523,4 đồng).
  • Chuyên đề đã chỉ rõ sự khác biệt giữa hai phương pháp tính lương cho lao động gián tiếp (theo thời gian bậc lương) và lao động trực tiếp (theo đơn giá 150.000 đồng/ngày công) tại một doanh nghiệp xây lắp giao thông.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Số liệu khảo sát và chứng từ thực tế chỉ giới hạn tại một đơn vị cụ thể là Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Giao thông Sông Hồng; phạm vi số liệu phân tích tập trung chủ yếu vào kỳ kế toán tháng 12 năm 2014.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Cần mở rộng khảo sát trên toàn bộ chu kỳ sản xuất kinh doanh theo năm; cập nhật quy trình kế toán tiền lương theo các chế độ kế toán và thông tư hướng dẫn mới của Bộ Tài chính; nghiên cứu sâu hơn về phương pháp khoán lương theo khối lượng công trình hoàn thành tại các đội thi công xây lắp.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề là tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc nghiên cứu về đề tài kế toán lao động, tiền lương trong doanh nghiệp xây dựng, xây lắp công trình giao thông.

Tài liệu có giá trị thực tiễn trong việc tham khảo hệ thống biểu mẫu chứng từ (Bảng chấm công, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH theo mẫu số 11-LĐTL, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Phiếu chi) và quy trình mở sổ chi tiết TK 334, TK 338, ghi sổ Nhật ký chung và Sổ Cái theo hình thức kế toán tập trung.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty CP Đầu tư Phát triển Giao thông Sông Hồng áp dụng những hình thức trả lương nào?
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian chia làm hai cách tính: đối với nhân viên hành chính - văn phòng (bộ phận gián tiếp) tính lương theo hệ số lương cơ bản (3.000.000 đồng/tháng), số ngày công thực tế và phụ cấp chức vụ; đối với công nhân các đội xây dựng (bộ phận trực tiếp) tính lương theo số ngày công thực tế nhân với đơn giá 150.000 đồng/ngày công cộng tiền làm thêm giờ.

2. Mức trích lập các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn tại công ty được phân bổ như thế nào?
Tổng tỷ lệ trích nộp là 34,5% trên quỹ lương, bao gồm: BHXH trích 26% (doanh nghiệp đóng 18%, người lao động đóng 8%); BHYT trích 4,5% (doanh nghiệp đóng 3%, người lao động đóng 1,5%); BHTN trích 2% (doanh nghiệp đóng 1%, người lao động đóng 1%); Kinh phí công đoàn trích 2% do doanh nghiệp chịu toàn bộ tính vào chi phí.

3. Doanh nghiệp áp dụng quy định gì về đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội?
Theo quy chế nội bộ của công ty, chỉ những cán bộ công nhân viên có thời gian làm việc tại đơn vị từ 01 năm trở lên mới được công ty tiến hành trích lập và đóng bảo hiểm xã hội; các công nhân làm việc theo hợp đồng thời vụ tại các đội xây dựng chưa được tham gia đóng bảo hiểm.

4. Mức phụ cấp trách nhiệm/chức vụ tại công ty được quy định cụ thể như thế nào?
Mức phụ cấp trách nhiệm hàng tháng được chi trả theo vị trí công tác: Giám đốc nhận 800.000 đồng; Phó Giám đốc và Kế toán trưởng nhận 650.000 đồng; Kế toán viên nhận 300.000 đồng; Thủ quỹ và thủ kho nhận 300.000 đồng.

5. Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp tiền lương tại công ty được thực hiện theo hình thức nào?
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Căn cứ vào các chứng từ gốc và Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, kế toán phản ánh các nghiệp vụ vào Sổ Nhật ký chung (đối ứng nợ TK 622, TK 642 và có TK 334, TK 338), đồng thời ghi vào Sổ chi tiết các tài khoản, cuối tháng từ Sổ Nhật ký chung kết chuyển vào Sổ Cái TK 334 và Sổ Cái TK 338.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Mai Linh đã phản ánh thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Phát triển Giao thông Sông Hồng qua số liệu năm 2014. Tác giả đã mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp tính lương cho hai khối lao động gián tiếp và trực tiếp, cùng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Trên cơ sở chỉ ra các hạn chế trong quản lý lao động và chính sách tiền lương, chuyên đề đã đề xuất các nhóm giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tại doanh nghiệp xây dựng.