CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1. Thực trạng quản lý kho hàng hiện nay. Quản lý hàng hóa trong sản xuất, kinh doanh là một trong những nhiệm vụ hàng đầu mà nhiều doanh nghiệp hiện nay quan tâm. Nhu cầu ngày càng tăng cao đòi hỏi doanh nghiệp phải có phương pháp quản lý hiệu quả không chỉ đáp ứng được nhu cầu thị trường, mà còn đảm bảo doanh nghiệp luôn phát triển, tối ưu được nguồn lực quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí tiền bạc cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách tối ưu được quá trình quản lý kho để đạt được hiệu quả cao. Để đáp ứng được những yếu tố trên, các hệ thống quản lý kho hàng thông minh ra đời. Hệ thống quản lý kho hàng là một giải pháp giúp doanh nghiệp giám sát và điều khiển các hoạt động quản lý kho từ nhập và xuất hàng hóa sản phẩm. Giúp tối ưu hóa trong việc kiểm soát hàng hóa như hàng tồn kho hay đơn hàng.
Ngoài ra, hệ thống quản lý kho hàng cũng là cách mà doanh nghiệp tối đa hóa được không gian lưu trữ và giảm thiểu tối đa quy trình xếp hàng thủ công tại kho. Sau đây là một số vai trò trong hệ thống quản lý kho hiện nay: - Là nơi lưu trữ hàng hóa trước và sau khi giao dịch cho phép người dùng có thể lên kế hoạch kinh doanh cho phù hợp. - Lưu trữ các thông số kỹ thuật hay thông tin sản phẩm của nhà cung cấp. - Theo dõi và kiểm soát hàng tồn giúp cho doanh nghiệp có thể đáp ứng đủ nhu cầu mà không vượt mức cho phép hay dưới mức chỉ tiêu.
- Giám sát hoạt động của nhân viên trong kho, giám sát công việc và thời gian làm việc của nhân viên. Nắm bắt tình hình khi nào cần sử dụng nhiều nhân viên cho nhà kho, từ đó tối ưu hóa sử dụng nhân công cho nhà kho, tiết kiệm chi phí lao động. Một hệ thống kho hàng thông minh được xem là giải pháp hữu hiệu để giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng vận hàng hàng hóa và quản lý kho hàng giúp tối ưu hóa thời gian và tiết kiệm chi phí nhân công nhà kho. Ngoài ra, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình trạng hàng hóa của doanh nghiệp trong kho, từ đó có thể đưa ra những chiến lược hay giải pháp kinh doanh phù hợp.
Cách quản lý kho hàng truyền thống. Trước đây, các doanh nghiệp thường quản lý hàng hóa trong kho thông qua sổ sách. Tuy nhiên, việc này vừa mất thời gian lại gặp nhiều rủi ro. Trong trường hợp mất sổ hay hư hỏng, doanh nghiệp mất hoàn toàn dữ liệu liên quan đến kho hàng.
Sau đó, khi phần mềm tin học văn phòng trở nên thông dụng thì phần mềm Excel ra đời. Ưu điểm của Excel là lưu trữ dưới dạng danh sách, phần mềm đơn giản, dễ sử dụng. Tùy vào nhu cầu của công ty mà người dùng thiết kế danh sách quản lý phù hợp. Tuy nhiên, với hàng hóa số lượng lớn thì Excel lại là một bất cập khi mọi thông tin đều được nhập bằng thủ công, và dễ mất nhiều thời gian để truy xuất thông tin, do đó hiệu quả cũng vẫn chưa được cao.
Cách quản lý kho hàng ngày nay Công nghệ ngày càng phát triển, các thiết bị điện tử ngày càng chiếm ưu thế, thì công nghệ mã vạch ra đời, đây là thay đổi lớn trong cách quản lý hàng hóa của các doanh nghiệp hiện nay. Mã vạch sử dụng cho hầu hết các lĩnh vực và sản phẩm. Quản lý kho sử dụng công nghệ mã vạch sẽ giúp người quản lý kho hàng nắm bắt thông tin và tình trạng hàng hóa một cách nhanh chóng. Chỉ với một thao tác đơn giản các thông tin liên quan đến hàng hóa đó sẽ được hiển thị.
Ta có thể hiểu đơn giản mã vạch là một phương thức biểu thị dữ liệu, thông tin dưới dạng hình ảnh. Hình ảnh này bao gồm các đường trắng đen song song với nhau. Khi được đọc bởi các thiết bị như đầu đọc mã vạch hoặc máy quét mã vạch, ta sẽ nhận được các thông tin về sản phẩm. Được sử dụng phổ biến trong khâu thanh toán, theo dõi và quản lý hàng hóa.1: Hình ảnh mã vạch bao gồm phần mã vạch và phần số.
16 Mỗi mã vạch được gắn trên mỗi sản phẩm sẽ đơn giản hóa việc quản lý hơn, sản phẩm lúc này sẽ được quản lý bằng những con số, có ký hiệu riêng cho từng mặt hàng để tránh sai sót. Mỗi sản phẩm, món hàng sẽ có tương ứng mỗi mã vạch khác nhau. Mã có thể được đánh theo lô hàng, theo loại sản phẩm, theo hình dáng hay theo kích thước. Mã vạch được ứng dụng trong quản lý kho hàng như thế nào? Trong quản lý kho hàng, khi nhập hàng vào trong kho, nhân viên cùng với sự hỗ trợ của máy quét lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập vào kho, các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm để tạo phiếu chứa các thông tin cần quản lý như ngày nhập, nơi nhập, mã đơn hàng.
Tương tự, khi xuất hàng ra khỏi kho, nhân viên sẽ dùng thiết bị đọc để lần lượt đọc mã vạch của lô hàng được xuất, ứng dụng phần mềm sẽ cập nhật các thông tin liên quan như ngày xuất, nơi xuất, mã đơn hàng. Các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm và tự động lưu để sau này dễ dàng tìm kiếm lại. Trong quy trình kiểm kho, áp dụng kiểm kê kho bằng mã vạch, chỉ đơn giản là quét mã trên đơn hàng thông tin và số lượng sẽ được hệ thống phân tích và hiển thị để người quản trị có thể nắm bắt tình trạng hàng hóa. Nhờ đó mà việc quản lý trở nên đơn giản hơn, nhanh chóng, thuận tiện và có độ chính xác cao.
Tuy nhiên, với những ưu điểm của công nghệ mã vạch thì việc sử dụng công nghệ này cũng mang lại nhiều bất tiện như dễ hư hỏng, máy chất lượng đòi hỏi giá thành cao, mỗi máy chỉ làm một công việc nhất định, bị giới hạn về khoảng cách và số sản phẩm quét vì để quét được sản phẩm ta phải đặt vật cần quét đúng vị trí, mỗi lần quét chỉ quét được một sản phẩm. Công nghệ mã vạch vẫn chưa có tính tự động cao, khi sử dụng cần phải có nhân viên, điều này cho thấy nguồn nhân lực chưa được tối ưu. Một số đề tài ứng dụng công nghệ trong quản lý kho hàng Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thì nhiều đề tài quản lý kho hàng sử dụng công nghệ ngày càng phổ biến. Sử dụng công nghệ trong quản lý hàng hóa sẽ giúp cho nhà quản lý nắm bắt thông tin chính xác và nhanh chóng.
Một trong những đề tài đó được đã được nhóm tìm hiểu như: 17 - Đề tài “Nghiên cứu luật kết hợp và ứng dụng trong công tác quản lý kho hàng [4] tại siêu thị Metro”. Về mặt lý thuyết thông qua đề tài ta có nắm được các thuật toán kết hợp như: A Priori, Apriori-TID, Apriori-Hybrid, FP-Growth, phân lớp đối tượng. Ta cũng có thể hiểu rõ hơn về lập trình trên C#, và truy xuất dữ liệu trên SQL. Về mặt ứng dụng đề tài đã xây dựng được hệ dữ liệu phục vụ quản lý tại siêu thị Metro.
Tuy nhiên, đề tài vẫn còn nhiều hạn chế như chỉ mới minh họa hệ thống trên cơ sở dữ liệu của siêu thị Walmart, chưa minh họa trên nhiều cơ sở dữ liệu khác, hệ thống còn đơn giản, chưa có nhiều chức năng. Để đề tài hoàn thiện, ta nên xây dựng hệ thống nhiều chức năng hơn, thử nghiệm và đánh giá kỹ hơn các thuật toán trên dữ liệu lớn. [5] - Đề tài “Quản lý kho”. Ở đề tài này, chương trình quản lý kho cho phép người dùng làm được những chức năng sau: Nhập - xuất sản phẩm, xuất sản phẩm sang kho khác, quản lý khách hàng, quản trị hệ thống, quản lý sản phẩm và báo cáo thống kê.
Về mặt hạn chế như chương trình còn có một số chức năng chưa hoàn thiện, chưa chính xác và ngôn ngữ cài đặt (SQL Server và Visual Basic.NET) còn nhiều hạn chế nên việc tận dụng những thế mạnh của ngôn ngữ chưa mang lại tính hiệu quả cao cho đề tài. Về hướng phát triển ta có thể tối ưu hóa các chức năng của chương trình, tiếp tục nghiên cứu và phát triển các chức năng mới dựa trên các chức năng đã làm được và mở rộng phạm vi quản lý cho chương trình. - Đề tài “Quản lý dữ liệu bệnh nhân trong bệnh viện sử dụng công nghệ RFID” [6] thành công trong việc sử dụng Board Arduino UNO và thẻ đọc/ghi RFID RC522 cùng với phần mềm thiết kế giao diện Microsoft Visual Studio trong việc quản lý, lưu trữ và truy xuất dữ liệu bệnh nhân qua Database từ MyAdmin. Tuy nhiên ở đề tài còn có các hạn chế riêng như: Sử dụng Database từ nền tảng MyAdmin là một nền tảng có sẵn, chính vì vậy người dùng không thể tùy biến [4] Lê Văn Đông, Nghiên cứu luật kết hợp và ứng dụng trong công tác quản lý kho hàng tại siêu thị Metro, Luận văn Thạc sĩ Kỹ thuật, Đại học Đà Nẵng (2011).
[5] Tống Văn Công, Quản lý kho, Luận văn đề tài tốt nghiệp khoa CNTT, Trường Đại học Giao Thông Vận Tải [6] Nguyễn Tài Tụ, Quản lý dữ liệu bệnh nhân trong bệnh viện sử dụng công nghệ RFID, Đồ án tốt nghiệp Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật TP. 18 theo mong muốn. Giao diện hệ thống đề tài chưa thể sửa, xóa, xuất và in thông tin của bệnh nhân gây khó khăn khi sử dụng. Nhìn chung, các công nghệ mới được nghiên cứu đều có điểm chung là hướng đến tính tiện lợi, nhanh gọn, chỉ với một thao tác đơn giản các thông tin liên quan đến hàng hóa đó trong kho sẽ được hiển thị như: số lượng sản phẩm theo màu, kích thước, vị trí sản xuất, vị trí hàng cụ thể … Nhưng vẫn còn nhiều mặt hạn chế như các tính năng kiểm tra thông tin của phần mềm chưa được ổn định, truyền cơ sở dữ liệu vẫn qua nhiều bước trung gian chưa mang tính xử lý trực tiếp để tiết kiệm thời gian.
Tuy nhiên, đề tài “Quản lý dữ liệu bệnh nhân trong bệnh viện sử dụng công nghệ RFID” là một trong những đề tài hoàn thiện nhất, đề tài sử dụng công nghệ nhận dạng sóng vô tuyến. Đây là một điểm khác biệt vượt trội trong cách sử dụng công nghệ vì so với quản lý bằng mã vạch thì ứng dụng công nghệ RFID để quản lý là một trong những phương thức quản lý mới, mang tính hiệu quả rất cao.