Tài liệu Kỹ thuật: Quản lý cửa hàng bán linh kiện và điện thoại version 1 0

Phần mềm quản lý cửa hàng linh kiện và điện thoại phiên bản 1.0 giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng, kiểm soát kho và theo dõi doanh thu hiệu quả.

• Tác giả: Phạm Hoàng Hải Sơn
• Người hướng dẫn: ThS. Phạm Thi Vương
• Trường học: Trường Đại học Công nghệ Thông tin
• Chuyên ngành: Công Nghệ Phần Mềm
• Đề tài: Quản lý cửa hàng bán linh kiện và điện thoại
• Loại tài liệu: Đồ án môn học
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Tp. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Quản Lý Cửa Hàng Bán Linh Kiện Và Điện Thoại

Quản lý cửa hàng bán linh kiện và điện thoại là một hệ thống quan trọng trong hoạt động kinh doanh hiện đại. Đề tài này tập trung vào việc xây dựng giải pháp phần mềm toàn diện để quản lý hoạt động cửa hàng một cách hiệu quả. Hệ thống được thiết kế dựa trên phương pháp phát triển phần mềm hướng đối tượng, đảm bảo tính linh hoạt và khả năng mở rộng. Thông qua tài liệu quản lý cửa hàng bán linh kiện, các nhà quản lý có thể kiểm soát toàn bộ quy trình từ nhập kho đến bán hàng. Nội dung bài viết này sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về cấu trúc hệ thống, các chức năng chính và cách thức áp dụng trong thực tế.

1.1. Khảo Sát Hiện Trạng Và Yêu Cầu Hệ Thống

Hiện nay, nhiều cửa hàng bán linh kiện và điện thoại vẫn sử dụng các phương pháp quản lý thủ công hoặc các hệ thống lỗi thời. Yêu cầu hệ thống quản lý bao gồm khả năng quản lý sản phẩm, theo dõi tồn kho, xử lý đơn hàng và lập báo cáo doanh thu. Hệ thống phải hỗ trợ bán hàng trực tiếp tại cửa hàng cũng như đặt hàng online, giúp tối ưu hóa lợi nhuận và cải thiện dịch vụ khách hàng.

1.2. Sơ Đồ Tổ Chức Hệ Thống

Sơ đồ tổ chức của hệ thống quản lý cửa hàng gồm các bộ phận chính: quản trị viên, nhân viên bán hàng, nhân viên kho và giám đốc. Mỗi bộ phận có nhiệm vụ cụ thể trong quy trình quản lý. Hệ thống được thiết kế để hỗ trợ các chức năng như đăng nhập, quản lý nhân viên, quản lý nhà cung cấp, nhập xuất kho và lập báo cáo doanh thu chi tiết.

II. Mô Hình Use Case Và Các Chức Năng Chính

Mô hình Use Case là nền tảng để thiết kế hệ thống quản lý cửa hàng bán linh kiện và điện thoại hiệu quả. Mô hình này bao gồm 19 use case chính, mỗi use case đại diện cho một chức năng cụ thể của hệ thống. Các chức năng quản lý bao gồm đăng nhập, thay đổi mật khẩu, quản lý sản phẩm, quản lý loại sản phẩm, quản lý nhân viên và quản lý nhà cung cấp. Ngoài ra, hệ thống cung cấp khả năng lập báo cáo toàn diện về tồn kho, doanh thu bán hàng và doanh thu đặt hàng online. Các use case được thiết kế chi tiết để đảm bảo tất cả các yêu cầu kinh doanh đều được đáp ứng.

2.1. Các Actor Và Chức Năng Quản Lý Sản Phẩm

Hệ thống định nghĩa các actor bao gồm quản trị viên, nhân viên bán hàng và giám đốc. Quản lý sản phẩm là một chức năng cốt lõi, cho phép thêm, sửa, xóa và tìm kiếm sản phẩm. Hệ thống cũng hỗ trợ quản lý loại sản phẩm để phân loại hàng hóa một cách khoa học, giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý chi tiết.

2.2. Quản Lý Nhân Viên Và Nhà Cung Cấp

Quản lý nhân viên bao gồm thêm thông tin nhân viên mới, cập nhật hồ sơ và theo dõi hoạt động bán hàng. Quản lý nhà cung cấp cho phép lưu trữ thông tin chi tiết về các nhà cung cấp, hỗ trợ quản lý quy trình mua hàng và thanh toán. Các chức năng này đảm bảo hoạt động quản lý cửa hàng diễn ra trơn tru và chuyên nghiệp.

III. Phân Tích Dữ Liệu Và Thiết Kế Cơ Sở Dữ Liệu

Phân tích dữ liệu là bước quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống quản lý cửa hàng bán linh kiện. Dữ liệu được tổ chức thành các đối tượng như Sản Phẩm, Nhân Viên, Phiếu Bán Hàng, Phiếu Bảo Hành và Phiếu Kiểm Kho. Thiết kế cơ sở dữ liệu sử dụng mô hình logic để đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu quả của dữ liệu. Cơ sở dữ liệu được thiết kế với các bảng liên kết để hỗ trợ các truy vấn phức tạp, giúp lập báo cáo chi tiết về doanh thu, tồn kho và hiệu suất kinh doanh. Mỗi thành phần trong sơ đồ logic được mô tả chi tiết để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

3.1. Danh Sách Các Lớp Đối Tượng Và Quan Hệ

Hệ thống định nghĩa các lớp đối tượng chính như Tài Khoản, Sản Phẩm, Loại Sản Phẩm, Nhân Viên, Nhà Cung Cấp, Phiếu Bán Hàng và Phiếu Bảo Hành. Quan hệ giữa các đối tượng được thiết kế để phản ánh các mối liên hệ thực tế trong hoạt động cửa hàng. Cấu trúc này cho phép quản lý dữ liệu một cách logic và hiệu quả, hỗ trợ các hoạt động truy vấn và báo cáo.

3.2. Mô Tả Chi Tiết Các Thành Phần Cơ Sở Dữ Liệu

Các thành phần chính bao gồm bảng Sản Phẩm với thông tin mô tả, giá bán và số lượng tồn kho. Bảng Phiếu Bán Hàng lưu trữ chi tiết các giao dịch bán hàng, trong khi bảng Phiếu Bảo Hành theo dõi dịch vụ sau bán hàng. Thiết kế này đảm bảo tất cả thông tin cần thiết cho quản lý cửa hàng đều được lưu trữ và truy vấn một cách chính xác.

IV. Thiết Kế Kiến Trúc Hệ Thống Và Giao Diện Người Dùng

Thiết kế kiến trúc hệ thống cho quản lý cửa hàng bán linh kiện và điện thoại tuân theo các nguyên tắc phần mềm hiện đại. Hệ thống được chia thành các lớp: lớp trình bày (giao diện), lớp logic ứng dụng và lớp dữ liệu. Giao diện người dùng được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng cho các nhân viên với các màn hình chính như danh sách phiếu bán hàng, lập phiếu bảo hành, kiểm kho và xuất nhập kho. Hệ thống hỗ trợ trang quản trị (Admin) cho phép người quản lý kiểm soát toàn bộ hoạt động. Kiến trúc này đảm bảo hiệu suất cao và khả năng mở rộng hệ thống trong tương lai.

4.1. Mô Hình Kiến Trúc Hệ Thống

Mô hình kiến trúc bao gồm ba lớp chính: lớp trình bày xử lý tương tác với người dùng, lớp logic ứng dụng xử lý các quy tắc kinh doanh, và lớp dữ liệu quản lý lưu trữ. Cấu trúc này cho phép phát triển hệ thống một cách độc lập các thành phần, dễ dàng bảo trì và nâng cấp. Các thành phần trong hệ thống được mô tả chi tiết để đảm bảo quản lý cửa hàng hoạt động hiệu quả.

4.2. Danh Sách Các Màn Hình Và Giao Diện Chính

Danh sách các màn hình bao gồm trang quản trị, danh sách phiếu bán hàng, lập phiếu bán hàng, danh sách phiếu bảo hành, lập phiếu kiểm kho, lập phiếu nhập xuất kho và danh sách phiếu chỉ. Mỗi màn hình được thiết kế với bố cục rõ ràng, dễ điều hướng, giúp nhân viên thực hiện công việc quản lý cửa hàng nhanh chóng và chính xác.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương I: Giới Thiệu Đề Tài 1.1 Khảo sát hiện trạng Ngày nay smartphone rất phô biến nên có rất nhiều của hàng điện thoại di động mọc lên với nhiều quy mô khác nhau. Trong mỗi cửa hàng đều có một cách kinh đoanh riêng tuy nhiên về các nghiệp vụ tương đối giống nhau (nhập kho, xuất kho, quản lý sản phẩm, báo cáo. Các thao tác đề làm trên giấy nên việc sai sót, mất mát dữ liệu và không mang tính tập trung là điều hiểu nhiên. Nắm bắt yêu cầu này nhóm đã lên kế hoạch xây dựng một phần mềm quản lý cửa hàng bán điện thoại di động nhằm đáp ứng những nghiệp vụ cơ bản của các cửa hàng này.

Đây là một dự án không quá nhỏ nên việc xác định tính khả thi của nó rất cần thiết: e Tốc độ phô biến của smartphone nhanh đến chóng mặt nên rất nhiều người đặt chân vào kinh doanh thị trường này. ® Nếu trước kia các cửa hàng tốn nhiều thời gian cho các công đoạn thanh toán, quản lý sản phẩm. thì nay đã có phần mềm hỗ trợ. ® Nếu dự án hoàn thành, sản phẩm sẽ được quản lý dễ dàng và chặc chẽ hơn, các công việc sẽ hoàn thanh nhanh chóng hơn.2 Yêu cầu hệ thống 1.1 Sơ đồ tô chức hệ thống Cửa hàng BK Computer kinh doanh các loại điện thoại và linh kiện liên quan (tai nghe, sạc điện thoại, thẻ nhớ) gồm có các bộ phận: Chủ cửa hàng ‹ ‘ ‘ Bộ phận Bộ phận.

kt Bé ? phi phan ban hang | kỹ thuật Độ phận kho kế toán 1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 1.1 Chủ cửa hàng - Điều hành chung mọi hoạt động của cửa hàng. - Quan ly va diéu hanh hoat động của nhân viên. - _ Quyết định giá chính thức cho từng loại mặt hàng. - _ Nhận báo cáo từ các bộ phận khác.

- _ Theo đối biến động giá cả và đưa ra bảng giá thích hợp cho từng loại hàng.2 Bộ phận kĩ thuật - _ Kiểm tra sản phẩm và thời hạn bảo hành: khi khách hàng mang hàng tới bảo hành. Bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra sản phâm và thời gian bảo hành của sản phâm đó, nếu còn trong thời hạn bảo hành thì bộ phận kỹ thuật sẽ lập phiếu bảo hành. Trang 3 Lập phiếu bảo hành: phiếu tiếp nhận bảo hành có các thông tin của khách hang, thông tin sản phẩm cần bảo hành, mô tả lỗi, hẹn ngày tới lấy sản phẩm. Trong trường hợp có thay thế linh kiện thì nhân viên có nhiệm vụ liên lạc với khách hàng đề báo giá nêu máy đã hết hạn bảo hành.

Chuyển sản phẩm cần bảo hành lên hãng: Nhân viên kỹ thuật sẽ đem sản phâm về kho và chờ đến đợt chuyên các sản phâm can bảo hành về hãng phân phối để sửa chữa. Sau khi hãng bảo hành xong, hãng phân phối sẽ chuyên lại sản phâm về cho cửa hàng. Khi khách hàng tới lấy sản phâm, bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra phiêu bảo hành của khách hàng, và trả sản phâm cho khách hàng. Bộ phận bán hàng Nhận đơn đặt hàng online ©_ Sau khi khách hàng đặt hàng online trên web của cửa hàng (kèm theo các thông tm của khách hàng: tên, số điện thoại, email, địa chỉ,.), nhân viên bán hàng sẽ gọi đến khách hàng đề xác nhận thong tin.

Néu thông tin khách hàng đúng, nhân viên này liên hệ nhân viên kho kiêm tra số lượng hàng trong kho có đáp ứng đơn hàng không? Nếu sản phâm tại của hàng đã hết hoặc không đáp ứng đủ số lượng sản phẩm như hóa đơn đặt hàng online thì nhân viên sẽ liên hệ với khách hàng đề thông tin cho khách hàng biết và hẹn ngày giao hàng cho khách hàng. Nếu thỏa thuận thành công thì nhân viên bán hàng sẽ cập nhật tinh trang hang la đã xác nhận thông tin. Sau đó, nhân viên ban hang in hoa don, gin cho nhân viên giao hàng. Khi giao hàng, khách hàng ký tên, trả phí và nhận hoá đơn bản sao.

Nhân viên giao hàng quay trở lại cửa hàng, trao tiền và hóa đơn cho nhân viên bán hàng. Trong Trang 4 trường hợp bộ phận bán hàng gọi điện cho khách hàng để xác nhận thông tin đặt hàng không thành công, thì sau l ngày, nhân viên ban hàng sẽ huỷ đơn đặt hàng của khách hàng đã đặt. - Lap hoa đơn bán hàng o_ Nhân viên bán hàng sẽ giới thiệu sản phâm cho khách hàng, ghi nhận thông tin đơn hàng, lập đơn hàng, khách hàng thanh toán tiền và nhận hàng. - _ Lập báo cáo doanh thu bán hàng và đặt hàng online 6_ Nhân viên nhận được yêu cầu xuất các báo cáo bán hàng.

o_ Xuất báo cáo từ phần mềm và ïn ra.4 Bộ phận kế toán - _ Thanh toán tiền cho nhà cung cấp ngay khi nhận phiếu nhập kho. - Bao cao tinh hình tài chính lên chủ cửa hàng. - _ Căn cứ vào phiếu thu, chỉ trong tháng, kế toán lập báo cáo tình hình thu chỉ gửi lên chủ cửa hàng.5 Bộ phận kho - _ Lập phiếu nhập kho o_ Khi hàng trong kho hết hoặc không đủ đáp ứng cho khách hàng, nhân viên kho sẽ báo cáo cho chủ cửa hàng đề liên hệ với nhà cung cấp. Sau đó chủ cửa hàng sẽ gửi đơn đặt hàng.

o_ Khi có hàng về thì nhân viên kho sẽ kiểm tra chất lượng và số lượng của hàng theo phiếu giao hàng của từng mặt hàng trước khi nhập vào kho. Trang 5 o_ Nếu chất lượng và số lượng đảm bao, nhan vién kho sé lap 1 phiéu nhập kho, trên phiêu ghi rõ tên nhà cung cấp và các thông tin hàng được nhập. Sau đó sẽ chuyển phiêu nhập kho sang bộ phận kế toán dé thanh toán tiền cho nhà cung cấp. o_ Trong trường hợp số lượng và chất lượng không đảm bảo yêu cầu, thì nhân viên kho sẽ báo cho chủ cửa hàng.

Chủ cửa hàng sẽ thông báo cho nhà cung cấp. o_ Lập phiêu nhập kho đề xác định rằng đã nhận đầy đủ sản phẩm. - Lap phiếu xuất kho o_ Khi số lượng sản phẩm hiện có ở cửa hàng không đáp ứng được số lượng mua của khách hàng tại thời điểm đó nhân viên bán hàng sẽ báo cho nhân viên kho đề xuât ra số lượng sản phâm theo yêu cau. 6 Nhân viên kho sẽ vào kho và kiếm tra xem có còn đủ sô lượng sản phẩm trong kho không.

o_ Nếu còn sản phẩm thì lấy đúng theo số lượng sản phâm đã yêu cầu và lập phiếu xuất kho. o_ Nếu số lượng sản phâm yếu cầu không đủ thì tiền hành từ chối xuất và nhân viên kho sẽ thông báo lại cho nhân viên bán hàng. - _ Lập phiếu kiểm kho o Kiểm kê định kỳ hoặc bất kỳ theo yêu cầu của chủ cửa hàng nhằm xác định số lượng hàng thực và 36 luong trén phan mềm. - _ Lập báo cáo thông kê o_ Nhận yêu cầu từ chủ cửa hàng về báo cáo thông kê tồn kho.

Trang 6 6_ Nhân viên sẽ xuât thông tin của các lan xuat nhập kho và tôn hiện tại. - _ Lập báo cáo sản phâm o_ Nhân viên sẽ lập báo cáo tình trạng của sản phâm trong kho như: Tên sản phâm, model name, số lượng tồn, giá bán, giảm giá, tình trạng (Đang kinh doanh hoặc ngừng kinh doanh).3 Danh sách các yêu cầu STT | Tên yêu câu Biéu mau Quy dinh Ghi chu 1 Lap hoa don ban BM I QD | 2 Lap bao cao ban hang BM 3 3 Lập phiêu chi BM 4 QD 4 4 Lập phiêu nhập kho BM 5 QD 5 5 Lap phiéu xuat kho BM 2 QD 2 6 Lập phiêu kiêm kho BM 6 QD 6 7 Lap bao cao thong ké BM7 8 Tiếp nhận nhà cung cap BM 8 9 Lap phiéu bao hanh BM 9 1.4 Danh sách các biểu mẫu 1.1 Biểu mẫu 1 và quy định 1 BMI BM1 | LAP HOA DON BAN Ngày lap:. Nhan vién lap:. Tén khach hang:.

Số điện thoại:. Trang 7 QÐ 1: Số lượng bán phải lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng số lượng tồn trong kho. Chỉ cho hủy phiếu bán hàng khi ngày lập phiêu bằng với ngày hiện tại.2 Biểu mẫu 2 và quy định 2 BM2 BM LAP PHIẾU XUÁT KHO 2 Ngày lập:. Nhân viên lập:.

STT | San pham | Sô lượng tôn | Sô lượng xuât Giá bán | Thành tiên 1 2 QĐ2: Số lượng xuất phải lơn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng số lượng tổn trong kho. Chỉ cho hủy phiếu xuất kho khi ngày lập phiếu bằng với ngày hiện tại.3 Biểu mẫu 3 và quy định 3 BM3 BM3 O CAO Tu ngay:. Đên STT Ngày bán ] 2 Trang 8 1.4 Biểu mẫu 4 và quy định 4 BM4 BM4 | LẬP PHIEU CHI Ngay lap:. Nhân viên lập:.

QĐ4: Chỉ cho hủy phiếu chỉ khi ngày lập phiếu bằng với ngày hiện tại.5 Biểu mẫu 5 và quy định 5 BM5 BM LẬP PHIẾU NHẬP KHO 5 Ngay lap:. Nhan vién lap:. Nha cung cap:. STT | Sảnphâm | Đơn vị tính | Sô lượng nhập | Gianhap | Thành tiên : QD 5: Gia ban cua | san pham phải được tính theo công thức bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.

Chỉ cho hủy phiếu nhập kho khi ngày lập phiếu bằng với ngày hiện tại. Số lượng tồn * Giá trị tồn + Số lượng nhập * Giá nhập Đơn giá bình quân = Trang 9 sau mỗi lần nhập Số lượng tồn + Số lượng nhập 1.6 Biểu mẫu 6 và quy định 6 BM6 BM LAP PHIEU KIEM kKHO 6 Ngay lap:. Nhan vién lap:. STT | San pham Số lượng hiện có Số lượng kiêm tra 1 2 QD 6: Chỉ cho hủy phiếu kiểm kho khi ngày lập phiếu bằng với ngày hiện tại.7 Biểu mẫu 7 và quy định 7 BM 7.1 | LẬP BẢO CÁO DOANH THU ĐẶT HÀNG ONLINE Từ ngày:.

STT Ngày đặt Sô hóa đơn Tông tiên 1 2 BM 7. LAP BAO CAO HANG HOA 2 Trang thai:. STT Tên hàng hóa | Tên loại hàng hóa | Giá bán | Giảm giá 1 2 Trang 10 BM 7.3 | LAP BAO CAO PHIEU CHI Tu ngay:. STT Ngày chị Ghi chú Tông tiên chị 1 2 BM 7.

LAP BAO CAO TON KHO 4 Thang:. STT Tén hang Sô lượng | Sô lượng | S6 Sô lượng hóa tồn đầu nhập lượng tồn cuối xuất 1 2 1.8 Biéu mau 8 va quy dinh 8 BM 8 BM TIEP NHAN NHA CUNG CAP 8 Tén nha cung cap:. Sé dién thoai: .9 Biéu mau 9 va quy dinh 9 BM 9 Trang 11 BM9 | LAP PHIEU BAO HANH Ngay lap:. Nhan vién lap:.

Tén khach hang:. Số điện thoai:. Chương II: Mô Hình UseCase 2.1 Mô hình UseCase Trang 12 2.