Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S 1. Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý 5S tại doanh nghiệp 1. Khái niệm Phương pháp 5S Phương pháp 5S được sáng tạo và giới thiệu lần đầu tiên bởi Osada tại Nhật Bản và áp dụng lần đầu tại Tokyo vào năm 1993, sau đó phát triển rất nhanh tại các công ty Nhật. 5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓- Sắp xếp), Seiso (清掃- Sạch sẽ), Seiketsu (清潔- Săn sóc), và Shitsuke (躾 - Sẵn sàng).
Tại Châu Âu và Châu Mỹ, 5S được dịch thành: Sorting – Straightening – Shining – Standardizing – Sustaining. 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong môi trường lành mạnh, sạch sẽ, tiện lợi, có trật tự thì tinh thần làm việc sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn. Phương pháp này tập trung vào việc sử dụng ý thức của người lao động, là nền tảng để quản lý trực quan tại doanh nghiệp, giúp hình thành thái độ chủ động, tích cực xây dựng môi trường làm việc với mục đích chính là loại bỏ các lãng phí trong sản xuất, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng, đảm bảo an toàn lao động và văn hóa doanh nghiệp.
Đây là phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu, thực hiện dễ dàng và ít tốn kém chi phí thực hiện nhưng rất hiệu quả trong việc huy động nhân lực là nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và giảm lãng phí. Seiri (Sàng lọc) Seiri là bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải làm khi triển khai thực hiện phương pháp 5S. Seiri có nghĩa xem xét phân loại các vật dụng, tài liệu, thiết bị theo một trật tự nhất định, từ đó quyết định loại bỏ những thứ không 6 cần thiết. Điều quan trọng và mục tiêu của Seiri là để giữ lại cái công việc cần chứ không phải cái chúng ta muốn.
Đây là điều thú vị của 5S bởi Seiri không chỉ là dọn dẹp đơn thuần mà khi thực hiện sàng lọc sẽ đưa ra câu hỏi: Bạn có thực sự cần giữ lại cái này hay cái kia hay không? Chỉ và chỉ người thực hiện sàng lọc mới có câu trả lời chính xác. Khi thực hiện Seiri mọi thứ sẽ được phân loại một cách khoa học, các vật dụng không cần thiết sẽ bị loại bỏ, từ đó có thể giảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm vật dụng và xây dựng môi trường làm việc an toàn hơn. Seiton (Sắp xếp) Seiton là sắp xếp mọi thứ gọn gàng và có trật tự sau khi đã phân loại và loại bỏ các vật dụng không cần thiết. Sau khi doanh nghiệp đã đánh giá công dụng và tần suất sử dụng của các vật dụng sẽ tiến hành sắp xếp, hệ thống các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
Trong giai đoạn này, mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của mình, và để như vậy, cần tổ chức khu vực, không gian lưu giữ cho các thiết bị, dụng cụ thông qua việc trả lời các câu hỏi như: Cái gì? Ở đâu? Cần bao nhiêu?. Nguyên tắc bố trí các vị trí lưu giữ là dựa vào tần suất sử dụng: những thứ thường xuyên sử dụng phải được sắp xếp gần với vị trí làm việc. Trong phạm vi khu vực sản xuất, tổ chức, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các khu vực đi lại, khu vực làm việc, khu vực nghỉ ngơi,. Các màu sắc khác nhau có thể được sử dụng để phân biệt mỗi khu vực (ví dụ: màu đỏ cho các vị trí để trang thiết bị phòng cháy chữa cháy và các khu vực có nguy cơ cao về an toàn, màu vàng cho giới hạn khu vực đi lại, .), trong đó cần lưu ý các vật dụng thiết yếu, quan trọng như bình chữa cháy, các trang thiết bị an toàn phải luôn được bố trí tại khu vực dễ nhìn thấy và dễ tiếp cận.
7 Các vị trí, khu vực lưu giữ cần đảm bảo thích hợp với mục đích sử dụng, được duy trì tốt, các dụng cụ dễ được tìm thấy, có hình thức nhận biết rõ ràng với dụng cụ và các vị trí. Điều quan trọng là có vị trí cho từng thứ và mọi thứ phải ở đúng vị trí. Với hoạt động trong Seiton, môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọn gàng và thông thoáng hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty. Seiso (Sạch sẽ) Seiso có nghĩa là làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ.
Công việc chính trong phần này là thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hằng ngày máy móc, vật dụng và khu làm việc. Tại bước này, cần lên kế hoạch cho việc kiểm vệ sinh thường xuyên để tạo ra và duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ. Trách nhiệm cần được thiết lập và gắn cho từng khu vực cụ thể và đảm bảo quy định rõ ràng về vai trò và trách nhiệm trong việc vệ sinh và kiểm tra. Seiso đòi hỏi đối tượng thực hiện phải thiết lập được các chu trình thường xuyên cho việc quy trì môi trường làm việc sạch sẽ, đảm bảo việc vệ sinh phải trở thành một hoạt động thường xuyên, liên tục, được giám sát, mọi nhân viên, người lao động coi đó là niềm tự hào và giá trị đóng góp cho doanh nghiệp.
Sạch sẽ là một trong các điều kiện cơ bản cho chất lượng, Seiso hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời việc loại bỏ bụi bẩn giúp cải thiện tình trạng hoạt động của máy móc, thiết bị và cải thiện mỹ quan tại nơi làm việc. Seiketsu (Săn sóc) Seiketsu là duy trì thường xuyên những việc đã làm, đây là giai đoạn chuẩn hóa 3S đầu tiên. Hoạt động này giúp rèn luyện, tạo nên thói quen, nề 8 nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S với mục tiêu duy trì hoạt động 3S lâu dài chứ không phải phong trào nhất thời. Bằng việc tổ chức thi đua, phát triển Seiketsu, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo các tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp bởi mục tiêu của Seiketsu là duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ và ngăn nắp.
Shitsuke (Sẵn sàng) Shitsuke là hoạt động cuối cùng của 5S, có nghĩa là giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quan tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Đây là hoạt động quan trọng nhất giúp nhân viên thấu hiểu ý nghĩa và lợi ích của 5S đối với bản thân, từ đó người lao động có tâm thế duy trì trạng thái mới và tiêu chuẩn để sắp xếp, tổ chức môi trường làm việc thường xuyên. Cũng như việc áp dụng bất cứ công cụ nâng cao năng suất chất lượng nào khác, khó khăn lớn trong việc thực hiện 5S là việc tuân thủ các quy định, việc áp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian. Thực hiện thành công Shitsuke giúp cho hoạt động 5S được duy trì và phát triển đến mức cao nhất, từ đó góp phần nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
Tóm lại, dựa vào những hiểu biết nêu trên về 5S, tác giả xin tổng quát lại khái niệm về hệ thống quản lý 5S như sau: Hệ thống quản lý 5S là hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát tổ chức về hoạt động 5S trong nội bộ doanh nghiệp nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất của đơn vị, đơn giản hóa môi trường làm việc, giảm thiểu các hoạt động thừa, quy trình không cần thiết, đồng thời giúp tăng cường hiệu quả của chất lượng, giảm chi phí và đảm bảo sự an toàn. Để dễ hình dung, phương pháp 5S thường được biểu thị qua một số sơ đồ sau: 9 Hình 1. Sơ đồ phương pháp 5S 1. Lợi ích, mục tiêu, đối tượng thực hiện hệ thống 5S 1.
Lợi ích Từ văn phòng, nhà xưởng, nhà kho, công trường, ., nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần được sắp xếp, phân loại, cần sạch sẽ, các thiết bị, dụng cụ 10 sản xuất cần được hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn, chất lượng an toàn. 5S là một phương pháp đơn giản, tốn ít chi phí và mang lại hiệu quả cao nên 5S đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng để xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, khoa học. Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, các vật dụng được sắp xếp gọn gàng, khoa học, dễ tìm thấy và trả lại, do vậy hạn chế được lãng phí thời gian tìm kiếm. Từ các hoạt động chung, 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người, qua đó nhân viên có thái độ làm việc tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.
Bên cạnh đó, nhà xưởng, máy móc, thiết bị trong doanh nghiệp được quy hoạch, bố trí theo quy trình sản xuất phù hợp, giảm lãng phí nguyên vật liệu, lãng phí về cơ sở vật chất như: diện tích kho bãi, máy móc thiết bị không hoạt động hết công suất,. 5S duy trì tốt tình trạng vệ sinh máy móc, thiết bị, giúp loại bỏ các nguồn bẩn, ngăn ngừa nguyên nhân làm hỏng máy móc, thiết bị. Việc áp dụng 5S vào việc quản lý công việc sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được một tập thể những nhân viên làm việc có nguyên tắc và trách nhiệm. Không có gì thành công hơn một doanh nghiệp với một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với trinh thần trách nhiệm cao.
5S sẽ giúp doanh nghiệp đào tạo nhân viên, người lao động của mình một cách thiết thực ngay từ trong những hoạt động nhỏ nhất hàng ngày. Tóm lại lợi ích quan trọng của 5S chính là xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, đảm bảo an toàn trong công việc, khuyến khích phát huy sáng tạo trong nhân viên, phát triển kỷ luật lao động và văn hóa doanh nghiệp. Lợi ích của việc thực 5S trong doanh nghiệp có thể đánh giá thông qua các nội dung sau: 11 - Năng suất lao động. - Chất lượng sản phẩm.
- Chi phí sản xuất. - Tiến độ cung ứng hàng hóa. - An toàn lao động. - Ý thức của người lao động.
