Chương 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN VACOM 1.1: Những khái niệm cơ bản 1.1: Hệ thống Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động để đạt mục đích chung.2: Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. Hệ thống thông tin gồm 5 phần chính: Phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng, con người. 8 Luan van Hình 1. 1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại) - Phần cứng: Là các bộ phận có thể dễ dàng nhìn được bằng mắt thường như chuột, bàn phím, màn hình, …Phần cứng trong HTTT là các công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lí và truyền thông tin.
- Phần mềm: tập hợp các câu lệnh, chỉ thị được viết bằng một hay nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định. Nó thực hiện chức năng bằng cách gửi các chỉ thị trực tiếp đến các phần cứng hoặc cung cấp dữ liệu cho các phần mềm khác. - Dữ liệu: là chuỗi bất kỳ của một hoặc nhiều ký hiệu có ý nghĩa thông qua việc giải thích một hành động cụ thể nào đó. Cơ sở dữ liệu là tài nguyên của dữ liệu, nó là hệ thống các thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thõa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng chạy cùng một lúc với những mục đích khác nhau.
Cơ sở dữ liệu cần được thu thập, lựa chọn một cách khoa học tạo điều kiện cho người sử dụng dễ dàng sử dụng. - Mạng: Mạng máy tính là một hệ thống gồm nhiều máy tính và các thiết bị được kết nối với nhau bởi đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó để thu thập, 9 Luan van trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin giữa người sử dụng với nhau mặc dù ở các vị trí, địa điểm khác nhau. - Con người: đóng vai trò với tư cách là chủ thể quản lí, chịu trách nhiệm đưa ra quyết định cuối cùng của tổ chức. Điều này ảnh hưởng trục tiếp đến hiệu quả của cả doanh nghiệp.
Nếu trong một HTTT, phần cứng và phần mềm đóng vai trò trung tâm thì con người giữ vai trò quyết định. Công việc quản lí con người là công việc khó khăn, phức tạp trong HTTT.3: Hệ thống thông tin quản lí Hệ thống thông tin quản lí là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thông tin phục vụ cho quản lí điều hành của một công ty, hệ thống chủ yếu xử lí các giao dịch, thường được xây dựng để để phục vụ cho một hay nhiều chức năng. Hệ thống thông tin quản lí có thể hỗ trợ nhiều lĩnh vực với chức năng khác nhau: Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới.
Phân phối và cung cấp thông tin.2: Một số lí thuyết về vấn đề nghiên cứu 1.1: Nguồn nhân lực Nhân lực được định nghĩa bao gồm toàn bộ các tiềm năng của con người trong một tổ chức. Nguồn nhân lực là nguồn lực của mỗi cá nhân bao gồm cả thể lực và trí lực.2: Quản lí nhân lực Nguồn lực con người luôn đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, doanh nghiệp. Do vậy, việc khai thác và sử dụng nguồn nhân lực hợp lí cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Quản lí nguồn lực đòi hỏi phải có sự am hiểu mọi khía cạnh, quan điểm của mỗi con người trong tổ chức nhằm phát huy tiềm năng con người, giảm chi phí nhân lực và mang lại hiệu quả cho công ty.
Vì vậy, quản lí nhân sự là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả.3: Mục tiêu của quản lí nhân sự Dễ dàng sàng lọc, đánh giá nhân viên đem lại nguồn nhân lực tốt cho doanh nghiệp. Đồng thời, quản lí tốt nguồn nhân lực đó: có thể là quản lí hồ sơ, lí lịch, lương, thưởng của nhân viên, … 10 Luan van Tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm thông tin nhân viên, giảm chi phí trong việc quản lí nhân sự.4: Tác dụng của quản lí nhân sự Giúp tiết kiệm chi phí xã hội về vấn đề lao động và giúp công ty phát triển hơn khi quản lí tốt nhân viên mỗi phòng ban, bộ phận. Đây được coi là yếu tố quan trọng quyết định thành, bại của doanh nghiệp.5: Hình thức và mô hình tổ chức quản lí nhân sự - Lấy cá nhân làm trung tâm, tập trung ảnh hưởng: Hình thức này có nghĩa là mọi quyền lực trong công ty đều do một người nắm giữ, nhân viên không được tham gia vào hoạch định, phát triển công ty mà chỉ là bị lợi dụng để tạo lợi nhuận. Điều đó không thể phát huy tiềm năng, thế mạnh của nhân viên dẫn đến năng lực nhân viên bị uổng phí.
- Cá nhân làm trung tâm, nhưng theo hướng quản lí tập thể: Hình thức này cũng do một người nắm giữ quyền hành công ty nhưng tất cả nhân viên được phép bày tỏ quan điểm, ý kiến cá nhân vào mọi hoạt động của công ty. Ngoài ra, mọi chính sách, quyền lợi đều được xuất phát từ nhân viên. Tạo ra những điều kiện thuận lợi để cho những người cấp dưới được phát huy sáng kiến, tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, đồng thời tạo ra bầu không khí tâm lý tích cực trong quá trình quản lý. - Tập thể lãnh đạo kiểu cũ: Nhiều người tham gia lãnh đạo, nhưng không có một người giữ vai trò chủ chốt trong việc đưa ra quyết định cuối cùng.
Tất cả dựa án đều có sự xuất hiện của hội đồng kiểm duyệt.6: Hệ thống thông tin quản lí nhân sự Hệ thống thông tin quản lí nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự tại cơ quan. - Chức năng của hệ thống thông tin quản lí nhân sự: Hệ thống thông tin quản lí nhân sự lưu trữ đầy đủ tất cả các thông tin liên quan đến nhân viên tổ chức, để rồi có thể cung cấp những thông tin liên quan đến quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho nhân viên lẫn tổ chức. Thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực đó sẽ là chức năng của hệ thống này.
Các HTTT quản lí nhân sự ngoài trợ giúp bộ phận quản lí nhân sự lưu trữ các thông tin về nhân sự còn giúp lập kế hoạch chiến thuật, chiến lược và thực hiện các chức năng khác nhau nữa. 11 Luan van Các quyết định định, điều hành nhân sự cần có sự hỗ trợ của quản lí nhân sự: Tuyển dụng nhân sự Đánh giá trình độ nhân viên tổ chức Lựa chọn, đề bạt hay luân chuyển người lao động Đào tạo và phát triển nhân sự Quản lý lương, thưởng,bảo hiểm, trợ cấp của người lao động Phân tích và thiết kế công việc Lên kế hoạch về nhu cầu nhân lực. HTTT quản lí nhân sự như một bộ nhớ lưu trữ đầy đủ toàn bộ trí tuệ và năng lực của con người trong tổ chức, không chỉ ở quá khứ, hiện tại mà còn cả tương lai sẽ dễ dàng tìm kiếm tất cả mọi vấn đề trong công ty. - Các quy trình của hệ thống thông tin của quản lí nhân sự 1.
Quản lý tổ chức- Nguồn nhân lực- Chấm công- Tính lương 2. Quản lý quy trình làm việc của các phòng ban- nhân viên 3. Quản lý đánh giá 4. Quản lý tuyển dụng 5.
Quản lý đào tạo 6. Quản lý hành chính 7. Quản lý hồ sơ công văn 8. Các chức năng khác: Hệ thống báo cáo- Thống kê đặc thù 9.
Quản lý người sử dụng- Phân quyền truy cập hệ thống Hệ thống thông tin quản lý nhân sự chạy trên một nền quản trị cơ sở dữ liệu đảm bảo tính hiện đại, dữ liệu được thiết kế và cấu hình lưu trữ chặt chẽ với nhau. Dữ liệu hoạt động trong mỗi khối quản trị nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thời vào hệ thống. Vấn đề quản lí nhân sự là vấn đề cốt yếu mà mỗi doanh nghiệp. Dù thời gian trước không dễ dàng quản lí thông tin nhân viên, nhân sự nhưng nó vẫn là vấn đề được đặt lên hàng đầu.
Vì vậy, mỗi doanh nghiệp đều cần phải có một HTTT quản lí nhân sự thực hiện nhiệm vụ quản lí đầy đủ thông tin nhân viên, người lao động, dễ dàng nắm bắt thông tin, dễ dàng điều chỉnh bộ máy nhân sự.7: Phát triển thiết kế hệ thống thông tin Giai đoạn 1: Khảo sát dự án Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng, để chuẩn bị giải quyết các yêu cầu đặt ra của dự án. - Bước 1: + Khảo sát sơ bộ: Tìm hiểu các yếu tố cơ bản ( tổ chức, văn hóa, con người,…) là tiền đề phát triển hệ thống thông tin doanh nghiệp. 12 Luan van + Khảo sát chi tiết: Thu thập thông tin chi tiết cảu hệ thống phục vụ cho việc thiết kế. - Bước 2: Đưa ra các vấn đề cần giải quyết + Hệ thống đang làm gì? + Sự khác nhau giữa dữ liệu vào và ra? + Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu của sản phẩm? + Xác định vấn đề cần thực hiện? + Tìm ra các biện pháp thực hiện tốt các vấn đề đó?