Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc phân tích thiết kế hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ là một bước đi chiến… 73 trang · Trường Đại Học Ngoại Ngữ · 2023.

• Trường học: Trường Đại Học Ngoại Ngữ
• Chuyên ngành: Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
• Đề tài: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
• Loại tài liệu: Đồ Án Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• 1. GIỚI THIỆU CHUNG
• 2. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
• 3. KHẢO SÁT ĐỐI THỦ
• 3.1. Phần mềm quản lý đào tạo VnResource – EBMPro
• 3.2. Hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ Mona eLMS
• 3.3. Webapp quản lý trung tâm dạy ngoại ngữ GetFly
• 3.4. Hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ EduSpace
• 3.5. Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Faceworks
• 4. TỔNG KẾT
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Trung Tâm

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc phân tích thiết kế hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ là một bước đi chiến lược, giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình vận hành. Một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là nền tảng cốt lõi để nâng cao năng lực cạnh tranh. Quá trình này bắt đầu từ việc khảo sát hiện trạng, xác định các yêu cầu nghiệp vụ phức tạp từ nhiều đối tượng người dùng như học viên, giảng viên và nhân viên quản lý. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ toàn diện, có khả năng xử lý các tác vụ từ tuyển sinh, quản lý học viên, xếp lịch học, cho đến quản lý tài chính và cấp chứng chỉ. Việc áp dụng các phương pháp phân tích và thiết kế hiện đại như lập mô hình hướng đối tượng với UML, thiết kế CSDL quan hệ giúp đảm bảo hệ thống được xây dựng một cách khoa học, có cấu trúc rõ ràng, dễ bảo trì và mở rộng trong tương lai. Một báo cáo phân tích thiết kế hệ thống chi tiết sẽ là kim chỉ nam cho đội ngũ phát triển, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng nhu cầu thực tế của trung tâm. Đây là giai đoạn nền tảng quyết định sự thành công của một dự án công nghệ thông tin trong lĩnh vực giáo dục.

1.1. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý hiện đại

Việc chuyển đổi từ phương pháp quản lý thủ công sang một hệ thống thông tin quản lý tập trung mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Theo khảo sát tại các trung tâm lớn như Trung tâm ngoại ngữ đại học Sư Phạm TP.HCM, quy mô hoạt động với hàng chục ngàn học viên mỗi năm đặt ra thách thức lớn về việc xử lý dữ liệu. Hệ thống tự động hóa giúp giải quyết các vấn đề về quá tải, sai sót trong việc quản lý học viên, quản lý giáo viên, và theo dõi học phí. Nó giúp chuẩn hóa quy trình, đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong mọi hoạt động. Hơn nữa, hệ thống còn cung cấp các công cụ báo cáo thống kê mạnh mẽ, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế, thay vì cảm tính.

1.2. Mục tiêu cốt lõi của đồ án phân tích thiết kế hệ thống

Mục tiêu chính của một đồ án tốt nghiệp về đề tài này là xây dựng một giải pháp phần mềm toàn diện. Hệ thống phải đáp ứng được các yêu cầu chức năng cơ bản như quản lý thông tin học viên, quản lý khóa học, tổ chức lớp học và thi cử. Các mục tiêu cụ thể bao gồm: (1) Tối ưu hóa quy trình đăng ký và xếp lịch học tự động để giảm thời gian chờ đợi. (2) Cung cấp một cổng thông tin cho phép học viên và giáo viên tương tác, xem thời khóa biểu, nộp bài tập trực tuyến. (3) Xây dựng module quản lý học phí chính xác, cho phép in biên lai và theo dõi công nợ. (4) Đảm bảo hệ thống có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với nhiều đối tượng người dùng có trình độ công nghệ khác nhau.

II. Thách thức khi phân tích hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ

Quá trình phân tích thiết kế hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ đối mặt với nhiều thách thức cố hữu. Đầu tiên là sự đa dạng và phức tạp của các quy trình nghiệp vụ. Mỗi trung tâm có thể có cách thức quản lý lớp học, tính học phí, hay tổ chức thi cử khác nhau. Việc thu thập và chuẩn hóa các yêu cầu này đòi hỏi sự khảo sát kỹ lưỡng. Thứ hai, việc tích hợp nhiều chức năng vào một hệ thống duy nhất, từ quản lý đào tạo, tài chính đến marketing, đòi hỏi một kiến trúc phần mềm vững chắc. Tài liệu phân tích cho thấy các giải pháp trên thị trường như Mona eLMS hay Faceworks có ưu nhược điểm riêng. Ví dụ, một số hệ thống mạnh về quản lý nhưng lại yếu về tính năng tương tác trực tuyến. Thách thức nữa là đảm bảo tính bảo mật thông tin cá nhân của hàng ngàn học viên và giáo viên. Cuối cùng, việc thiết kế giao diện người dùng (UI/UX) phải trực quan, dễ sử dụng cho cả nhân viên quản lý, giáo viên lớn tuổi và học viên trẻ tuổi, là một bài toán không hề đơn giản. Vượt qua những rào cản này là yếu tố quyết định để tạo ra một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ thực sự hữu ích và được đón nhận.

2.1. Phân tích hiện trạng và các quy trình nghiệp vụ phức tạp

Tài liệu khảo sát chỉ ra các nghiệp vụ cốt lõi tại một trung tâm ngoại ngữ bao gồm: tổ chức các đợt thi, mở lớp luyện thi và cấp chứng chỉ. Mỗi nghiệp vụ lại bao gồm nhiều bước nhỏ. Ví dụ, việc tổ chức thi đòi hỏi phải lên lịch thi, phân phòng, chỉ định giáo viên chấm thi, và quản lý lệ phí. Việc phân tích yêu cầu hệ thống phải mô tả chi tiết được luồng công việc này, xác định rõ các điểm cần tự động hóa. Nếu không phân tích kỹ, hệ thống xây dựng có thể không đáp ứng được tính linh hoạt trong việc sắp xếp lịch thi hoặc phân công giảng viên, dẫn đến việc phải xử lý thủ công bên ngoài, làm giảm hiệu quả của phần mềm.

2.2. Đánh giá và so sánh các giải pháp phần mềm hiện có

Khảo sát các đối thủ cạnh tranh là một phần không thể thiếu. Các sản phẩm như VnResource EBMPro, GetFly, hay EduSpace đều cung cấp các chức năng hệ thống quản lý cơ bản. Tuy nhiên, qua so sánh, có thể thấy Mona eLMS mạnh về quản lý lớp học trực tuyến, trong khi GetFly tập trung vào marketing và sales. Faceworks lại cung cấp khả năng tùy biến cao. Việc đánh giá này giúp xác định những tính năng nổi bật cần học hỏi và những nhược điểm cần khắc phục. Chẳng hạn, nhiều phần mềm có giao diện phức tạp hoặc khả năng tích hợp kém. Từ đó, hệ thống mới cần hướng đến việc kết hợp các điểm mạnh này để tạo ra một giải pháp ưu việt hơn.

III. Phương pháp Phân Tích Yêu Cầu Hệ Thống Quản Lý hiệu quả

Để phân tích thiết kế hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ thành công, việc áp dụng một phương pháp luận chuẩn mực là bắt buộc. Giai đoạn phân tích yêu cầu là nền tảng, quyết định hướng đi của toàn bộ dự án. Quá trình này bắt đầu bằng việc xác định các tác nhân (Actors) tương tác với hệ thống, bao gồm Học viên, Giảng viên và Nhân viên. Mỗi tác nhân có những nhu cầu và vai trò khác nhau. Dựa trên đó, các yêu cầu chức năng được định hình và mô hình hóa bằng các biểu đồ UML. Sơ đồ use case quản lý trung tâm là công cụ trực quan nhất để mô tả các tương tác giữa tác nhân và hệ thống. Mỗi use case, ví dụ như 'Đăng ký khóa học' hay 'Chấm điểm bài thi', sẽ được đặc tả chi tiết trong tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm. Bản đặc tả này mô tả rõ điều kiện tiên quyết, luồng sự kiện chính, các luồng rẽ nhánh và kết quả sau khi thực hiện. Phương pháp này đảm bảo tất cả các bên liên quan, từ người quản lý đến lập trình viên, đều có chung một cách hiểu về các chức năng hệ thống quản lý cần xây dựng, tránh được những hiểu lầm và thay đổi tốn kém về sau.

3.1. Xây dựng sơ đồ Use Case tổng quát và chi tiết cho hệ thống

Việc xây dựng sơ đồ use case quản lý trung tâm được chia thành hai cấp độ. Sơ đồ tổng quát (theo package) cung cấp cái nhìn bao quát về các cụm chức năng chính như Quản lý học tập, Quản lý lớp học, Quản lý thu chi. Sơ đồ này giúp phân định rõ phạm vi của hệ thống. Tiếp theo, các sơ đồ use case chi tiết sẽ đi sâu vào từng package, liệt kê cụ thể các hành động mà tác nhân có thể thực hiện. Ví dụ, trong package 'Quản lý học tập', Giảng viên có thể 'Tạo bài giảng', 'Tạo bài tập', 'Chấm điểm', trong khi Học viên có thể 'Xem bài học', 'Làm bài tập', 'Nộp bài tập'. Cách tiếp cận này giúp hệ thống hóa yêu cầu một cách logic và có cấu trúc.

3.2. Đặc tả yêu cầu phần mềm chi tiết cho từng chức năng

Mỗi use case trên sơ đồ cần được diễn giải bằng một bản đặc tả yêu cầu phần mềm (use case description). Theo tài liệu gốc, một bản đặc tả chuẩn bao gồm các mục: Tên, Mã, Mô tả, Tác nhân, Điều kiện trước (Pre-condition), Điều kiện sau (Post-condition), Luồng sự kiện chính (Standard Process), và các luồng thay thế (Alternative Process). Ví dụ, với use case 'Đăng nhập' (UC02), điều kiện trước là người dùng đã có tài khoản, và điều kiện sau là được chuyển đến trang chủ phù hợp. Việc đặc tả chi tiết các tình huống lỗi, ví dụ như 'nhập sai mật khẩu', giúp đội ngũ kiểm thử (tester) xây dựng kịch bản test đầy đủ và chính xác.

IV. Hướng dẫn Thiết Kế Cơ Sở Dữ Liệu và Kiến trúc Hệ Thống

Sau khi hoàn tất giai đoạn phân tích, giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ chuyển sang phần thiết kế. Đây là quá trình chuyển hóa các yêu cầu đã được đặc tả thành một bản thiết kế kỹ thuật chi tiết. Hai thành phần quan trọng nhất của giai đoạn này là thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế kiến trúc phần mềm. Cơ sở dữ liệu là xương sống của hệ thống, nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về học viên, lớp học, lịch học, điểm số. Một thiết kế CSDL tốt phải đảm bảo tính toàn vẹn, nhất quán và hiệu năng truy xuất cao. Về kiến trúc, việc lựa chọn một mô hình phù hợp như mô hình MVC (Model-View-Controller) giúp phân tách rõ ràng giữa logic nghiệp vụ, dữ liệu và giao diện người dùng. Điều này không chỉ giúp việc phát triển trở nên dễ dàng, có tổ chức mà còn thuận tiện cho việc bảo trì và nâng cấp hệ thống sau này. Các công nghệ phổ biến để triển khai như SQL Server cho CSDL và các framework hiện đại sẽ được lựa chọn dựa trên bản thiết kế này.

4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu với Sơ đồ ERD quản lý trung tâm

Nền tảng của việc thiết kế cơ sở dữ liệu là xây dựng sơ đồ ERD quản lý trung tâm (Entity-Relationship Diagram). Sơ đồ này mô hình hóa các thực thể chính của hệ thống như HocVien, GiaoVien, LopHoc, KhoaHoc, BienLaiHocPhi... và mối quan hệ giữa chúng. Ví dụ, một 'GiaoVien' có thể dạy nhiều 'LopHoc' (quan hệ 1-nhiều), và một 'HocVien' có thể đăng ký nhiều 'KhoaHoc' (quan hệ nhiều-nhiều, cần bảng trung gian). Từ sơ đồ ERD, các bảng dữ liệu trong CSDL quan hệ (ví dụ: SQL Server) sẽ được tạo ra, với các thuộc tính, khóa chính, khóa ngoại được xác định rõ ràng. Việc chuẩn hóa dữ liệu giúp loại bỏ sự dư thừa và đảm bảo tính nhất quán.

4.2. Áp dụng mô hình MVC và thiết kế giao diện người dùng

Kiến trúc mô hình MVC là một lựa chọn phổ biến và hiệu quả. Model chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu và logic nghiệp vụ, tương tác trực tiếp với cơ sở dữ liệu. View đảm nhận việc hiển thị thông tin cho người dùng. Controller đóng vai trò trung gian, nhận yêu cầu từ người dùng (thông qua View) và điều phối Model để xử lý. Song song với đó, việc thiết kế giao diện người dùng (UI/UX) đóng vai trò quan trọng. Giao diện cần được thiết kế (mockup) một cách khoa học, đơn giản và thân thiện, giúp người dùng thực hiện các tác vụ một cách nhanh chóng và ít gặp lỗi nhất. Một trải nghiệm người dùng tốt sẽ làm tăng mức độ hài lòng và hiệu quả sử dụng phần mềm.

V. Top Chức Năng Cốt Lõi của Phần Mềm Quản Lý Trung Tâm

Một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ hoàn chỉnh được cấu thành từ nhiều module chức năng tích hợp chặt chẽ với nhau. Dựa trên kết quả phân tích thiết kế hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ, các chức năng này được xây dựng để giải quyết từng bài toán nghiệp vụ cụ thể. Trọng tâm của hệ thống là các module quản lý học viên, quản lý giáo viên, và quản lý lớp học. Các module này không chỉ lưu trữ thông tin mà còn hỗ trợ các tác vụ liên quan như xếp lớp, điểm danh, theo dõi tiến độ học tập. Bên cạnh đó, module quản lý học phí là một thành phần không thể thiếu, giúp tự động hóa việc thu tiền, quản lý công nợ và tạo báo cáo tài chính. Cuối cùng, hệ thống cung cấp các công cụ tương tác như tạo bài giảng, bài tập online và các tính năng báo cáo, giúp nâng cao chất lượng giảng dạy và hỗ trợ ban giám đốc ra quyết định. Mỗi chức năng hệ thống quản lý đều được thiết kế để tối ưu hóa hiệu suất công việc và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

5.1. Module quản lý học viên giáo viên và xếp lịch học

Module quản lý học viên cho phép lưu trữ hồ sơ chi tiết, theo dõi quá trình học tập, kết quả thi và tình trạng học phí. Tương tự, module quản lý giáo viên quản lý thông tin cá nhân, trình độ chuyên môn và lịch giảng dạy. Chức năng quan trọng nhất là xếp lịch học, hệ thống cần có thuật toán để tự động sắp xếp thời khóa biểu cho các lớp học, đảm bảo không trùng lặp lịch của giáo viên hay phòng học. Chức năng này giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công và giảm thiểu sai sót cho nhân viên học vụ.

5.2. Module quản lý khóa học và quản lý học phí tự động

Module quản lý khóa học cho phép trung tâm tạo mới, chỉnh sửa thông tin các khóa học, bao gồm nội dung, thời lượng, và học phí. Chức năng này liên kết chặt chẽ với module quản lý học phí. Khi học viên đăng ký khóa học, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu thu, ghi nhận các khoản thanh toán và theo dõi công nợ. Hệ thống cho phép in biên lai trực tiếp và xuất các báo cáo thống kê về doanh thu theo từng khóa học, từng thời kỳ, cung cấp số liệu tài chính minh bạch và chính xác cho nhà quản lý.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Đồ án "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ" được thực hiện trong khuôn khổ môn học Phân tích thiết kế phần mềm tại Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học Thành phố Hồ Chí Minh (HUFLIT), dưới sự hướng dẫn của giảng viên Bùi Thị Thanh Tú. Nhóm tác giả thực hiện gồm 4 sinh viên: Trần Kim Ngân (MSSV: 21DH111203), Mã Tuấn Tường (MSSV: 21DH114295), Hoàng Đức Anh (MSSV: 21DH112279) và Lê Hoàng Khánh Phong (MSSV: 21DH113324).

Lý do chọn đề tài xuất phát từ việc khảo sát thực trạng hoạt động tại Trung tâm Ngoại ngữ Đại học Sư Phạm TP.HCM. Đơn vị này thường xuyên mở các lớp luyện thi, tổ chức thi và cấp chứng chỉ ngoại ngữ cho hàng chục ngàn học viên mỗi năm với các chương trình đào tạo đa dạng như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nhật ở nhiều cấp độ. Đi kèm với quy mô đào tạo là lực lượng giảng viên, nhân viên phân bố tại nhiều chi nhánh cơ sở. Khảo sát hiện trạng cho thấy quy trình nghiệp vụ của trung tâm bao gồm ba hoạt động cốt lõi:

1. Mở các lớp luyện thi: Được tổ chức trước các kỳ thi 3 tháng cho từng trình độ ngôn ngữ, giảng viên được phân công dựa trên sự tương thích giữa học vị và trình độ của lớp; học viên đăng ký và đóng học phí trực tiếp tại phòng ghi danh.
2. Tổ chức các đợt thi: Mỗi năm trung tâm tổ chức 4 kỳ thi cấp chứng chỉ cách nhau 3 tháng; mỗi kỳ thi gồm nhiều đợt thi chia theo trình độ và nhiều nội dung thi (sơ khởi, tự luận, vấn đáp) tổ chức tại các địa điểm khác nhau; thí sinh đóng lệ phí thi tại phòng ghi danh mà không bắt buộc phải theo học các lớp luyện thi của trung tâm.
3. Cấp chứng chỉ ngoại ngữ: Sau mỗi đợt thi khoảng 1 tuần, kết quả thi được niêm yết tại các chi nhánh; thí sinh đạt điểm từ trung bình trở lên ở các nội dung thi sẽ được cấp chứng chỉ ngoại ngữ có xác nhận của Ban Giám hiệu Trường Đại học Sư Phạm TP.HCM.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm hai nhiệm vụ chính:

1. Khảo sát hiện trạng vận hành thực tế và phân tích đối sánh các giải pháp phần mềm quản lý giáo dục hiện có trên thị trường nhằm xác định bộ yêu cầu chức năng hoàn chỉnh.
2. Xây dựng tài liệu phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý toàn diện cho trung tâm ngoại ngữ thông qua mô hình hóa hướng đối tượng bằng ngôn ngữ UML và thiết kế giao diện nguyên mẫu.

Đối tượng nghiên cứu là quy trình quản lý thông tin, đào tạo và khảo thí trong trung tâm ngoại ngữ. Phạm vi không gian nghiên cứu dựa trên mô hình tổ chức của Trung tâm Ngoại ngữ Đại học Sư Phạm TP.HCM; phạm vi nghiệp vụ bao quát các tương tác của ba nhóm tác nhân chính gồm Giảng viên, Học viên và Nhân viên; phạm vi thời gian tương ứng với chu kỳ học kỳ thực hiện đồ án môn học.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài áp dụng phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng (Object-Oriented Analysis and Design - OOAD), sử dụng Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (Unified Modeling Language - UML) làm công cụ diễn đạt kỹ thuật. Các mô hình và kỹ thuật lý thuyết được triển khai gồm:

• Ma trận phân quyền Actor - Use Case và phân rã hệ thống thành các gói chức năng (Package).
• Kỹ thuật mô hình hóa hành vi và tương tác thông qua biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram), biểu đồ máy trạng thái (State Machine Diagram) và biểu đồ hoạt động (Activity Diagram).
• Kỹ thuật đặc tả chi tiết ca sử dụng (Use Case Specification) bao gồm điều kiện tiên quyết (Pre-condition), điều kiện sau (Post-condition), luồng xử lý chuẩn (Standard Process), luồng thay thế (Alternative Process), ngữ cảnh phát sinh lỗi (Error situation) và thông báo hệ thống (System message).

Phương pháp nghiên cứu thực tế gồm:

• Phương pháp khảo sát hiện trạng: Thu thập và phân tích luồng công việc thực tế tại cơ sở đào tạo về tuyển sinh, xếp lớp, quản lý thời khóa biểu, tổ chức thi, chấm thi và cấp phát chứng chỉ.
• Phương pháp phân tích đối thủ cạnh tranh (Benchmarking): Khảo sát 5 hệ thống phần mềm quản lý giáo dục và đào tạo thương mại tại Việt Nam, bao gồm: VnResource - EBMPro, Mona eLMS, GetFly CRM, EduSpace và Faceworks. Nhóm tác giả thực hiện đánh giá tính năng theo thang đo từ 1 sao (*) đến 5 sao (*****) trên 4 tiêu chí nghiệp vụ chủ chốt.
• Phương pháp tạo mẫu (Prototyping): Xây dựng giao diện mô phỏng (Mockup) cho các chức năng người dùng.
• Phương pháp quản lý mã nguồn: Sử dụng hệ thống kiểm soát phiên bản mã nguồn (Source Control System) để phối hợp công việc giữa các thành viên.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu là các quy định, thông báo, quy trình đào tạo thực tế tại Trung tâm Ngoại ngữ Đại học Sư Phạm TP.HCM cùng tài liệu mô tả sản phẩm và đánh giá tính năng từ các đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản lý giáo dục.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ được phân tích và thiết kế theo kiến trúc hướng đối tượng, phân định trách nhiệm rõ ràng cho ba nhóm tác nhân (Actor):

• Giảng viên: Phụ trách giảng dạy trực tuyến, tạo bài giảng, giao bài tập, chấm điểm bài tập, tạo bài thi, chấm điểm bài thi, quản lý điểm số của học viên qua các học kỳ, tạo và tham gia cuộc họp trực tuyến, trao đổi qua hệ thống chat.
• Học viên: Đăng ký tài khoản, đăng nhập, xem thời khóa biểu, xem bài học, làm bài tập và nộp bài trực tuyến, tham gia cuộc họp, gửi tin nhắn trao đổi.
• Nhân viên: Quản lý thu chi học phí, in biên lai, lập và sắp xếp thời khóa biểu cho học viên và giảng viên, quản trị danh sách thông tin học viên/giảng viên, quản lý và xác nhận cấp chứng chỉ tốt nghiệp.

Hệ thống được thiết kế bao gồm 22 ca sử dụng (Use Case) phân bổ vào các nhóm chức năng (Package):

Mã UC	Tên Use Case	Tác nhân (Actor)	Gói chức năng (Package) / Tiền điều kiện
UC01	Đăng ký	Giảng viên, Học viên, Nhân viên	Hệ thống xác thực
UC02	Đăng nhập	Giảng viên, Học viên, Nhân viên	Tiền điều kiện: UC01
UC03	Đăng xuất	Giảng viên, Học viên, Nhân viên	Tiền điều kiện: UC02
UC04	Xem danh sách học viên	Giảng viên	Quản lý lớp học
UC05	Xem thời khóa biểu	Giảng viên, Học viên	Quản lý bài học
UC06	Tạo bài giảng	Giảng viên	Quản lý học tập
UC07	Tạo bài tập	Giảng viên	Quản lý học tập
UC08	Chấm điểm bài tập	Giảng viên	Quản lý học tập (Tiền điều kiện: UC07)
UC09	Tạo bài thi	Giảng viên	Quản lý bài thi
UC10	Chấm điểm bài thi	Giảng viên	Quản lý bài thi
UC11	Quản lý điểm	Giảng viên	Quản lý điểm
UC12	Tạo cuộc họp	Giảng viên, Học viên	Quản lý cuộc họp
UC13	Tham gia cuộc họp	Giảng viên, Học viên	Quản lý cuộc họp
UC14	Xem chat	Giảng viên, Học viên	Quản lý chat
UC15	Gửi tin nhắn	Giảng viên, Học viên	Quản lý chat
UC16	Xem bài học	Giảng viên, Học viên	Quản lý bài học
UC17	Làm bài tập	Học viên	Quản lý bài tập
UC18	Nộp bài tập	Học viên	Quản lý bài tập (Tiền điều kiện: UC17)
UC19	In biên lai	Nhân viên	Quản lý thu chi
UC20	Tạo thời khóa biểu	Nhân viên	Quản lý thời khóa biểu
UC21	Tạo danh sách học viên	Nhân viên	Quản lý thông tin giảng viên và học viên
UC22	Quản lý cấp chứng chỉ	Nhân viên	Quản lý cấp chứng chỉ

Các mô hình thiết kế kỹ thuật được nhóm tác giả xây dựng trong báo cáo bao gồm:

• Biểu đồ Use Case: Xây dựng biểu đồ tổng quát theo package và các biểu đồ chi tiết cho từng nhóm chức năng nghiệp vụ.
• Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram): Mô hình hóa tương tác theo thời gian cho 13 luồng chức năng gồm: Đăng ký, Đăng nhập, Đăng xuất, Xem danh sách học viên, Tạo bài giảng, Tạo bài tập, Chấm điểm bài tập, Tạo bài thi, Làm bài tập, Nộp bài tập, Quản lý điểm, Xem bài học, Xem chat.
• Biểu đồ máy trạng thái (State Machine Diagram): Thiết kế cho quy trình vòng đời của chức năng Tạo bài tập.
• Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram): Đặc tả luồng xử lý chi tiết cho 10 ca sử dụng: Đăng nhập, Đăng ký, Tạo bài tập, Xem Chat, Quản lý điểm, Xem danh sách học viên, Xem thời khóa biểu, Tạo bài giảng, Chấm bài tập, Làm bài tập.
• Thiết kế giao diện và quản lý phiên bản: Xây dựng bộ giao diện Mockup minh họa các màn hình thao tác và lưu trữ tiến độ phát triển thông qua ảnh chụp hệ thống kiểm soát nguồn (Source control system).

Nội dung chính theo từng chương

Mục I: Giới thiệu chung

Phần này trình bày kết quả khảo sát thực tế tại Trung tâm Ngoại ngữ Đại học Sư Phạm TP.HCM về cơ cấu tổ chức, quy mô hàng chục ngàn học viên, quy trình tổ chức 4 kỳ thi/năm, chu kỳ mở lớp luyện thi trước 3 tháng và việc cấp phát chứng chỉ sau 1 tuần. Tiếp đó, tài liệu phân tích chi tiết ưu điểm và nhược điểm của 5 giải pháp phần mềm đối thủ trên thị trường:

• VnResource - EBMPro: Hỗ trợ quản lý quy trình tiếp thị, chăm sóc học viên, thời khóa biểu và phòng học. Nhược điểm là thiếu cam kết bảo mật, người dùng phải tự xử lý lỗi phát sinh, không được nâng cấp thường xuyên, phiên bản miễn phí bị giới hạn dung lượng dưới 500MB hoặc 1000MB và khả năng tích hợp ngoại vi kém.
• Mona eLMS: Cung cấp tính năng e-learning đa dạng như bán tài liệu số (video, PDF), phòng học trực tuyến qua Zoom/Skype, đào tạo 1:1 tính lương theo tiết/giờ và làm bài tập trắc nghiệm chấm điểm tự động. Nhược điểm là chưa được đánh giá cao về mức độ bảo mật và khâu hỗ trợ khách hàng chưa hoàn thiện.
• GetFly CRM: Tối ưu quản lý học viên, chăm sóc tự động bằng SMS Brandname và email marketing, quản lý tư vấn viên theo KPI. Nhược điểm là giao diện rối mắt, thao tác nhập liệu chưa tối ưu, tốn nhiều thời gian thiết lập và đào tạo người dùng.
• EduSpace: Cung cấp giải pháp quản lý đào tạo đơn giản, theo dõi học viên chờ/đang học/bảo lưu, quản lý thu chi, in biên lai, báo cáo nợ học phí và e-learning. Nhược điểm là không cung cấp bản dùng thử trước khi mua và mức giá dịch vụ cao so với mặt bằng chung.
• Faceworks: Cung cấp chức năng toàn diện từ quản lý tuyển sinh, thi xếp lớp, hồ sơ học viên, kế hoạch giảng dạy, phòng học đến tính lương giáo viên và nhân viên (theo buổi, ca, tháng, thuế TNCN, BHXH). Nhược điểm là thiếu cam kết bảo mật, giới hạn dung lượng lưu trữ ở bản miễn phí, giao diện còn phức tạp và chưa hỗ trợ tốt tương tác với phụ huynh.

Bảng so sánh tính năng giữa các đối thủ được nhóm tác giả tổng hợp như sau:

Tiêu chí chức năng	VnResource - EBMPro	Mona eLMS	GetFly	EduSpace	Faceworks
Quản lý học viên	**	****	**	***	*****
Quản lý doanh thu	***	**	*	*****	****
Quản lý lớp học	**	*****	(trống)	**	(trống)
Marketing - sales	(trống)	(trống)	*****	(trống)	****

Đánh giá tổng kết của nhóm khẳng định việc kế thừa và chắt lọc các ưu điểm nổi bật từ các phần mềm đối thủ để đưa vào hệ thống thiết kế: chức năng quản lý lớp học từ Mona eLMS; tính năng chăm sóc tự động SMS/email từ GetFly; chức năng quản lý doanh thu, in biên lai từ EduSpace; và công tác quản lý hồ sơ, theo dõi học tập của học viên từ Faceworks.

Mục II: Yêu cầu hệ thống

Chương này xác lập các yêu cầu nền tảng của hệ thống phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ thông qua bốn nội dung chính:

• Đặc tả hệ thống (System requirements): Xác định các chức năng cốt lõi cần phải đáp ứng.
• Giả định hệ thống (Assumptions): Đưa ra các tiền đề về hạ tầng mạng, môi trường vận hành của người dùng và cơ sở dữ liệu.
• Phạm vi hệ thống (Scope): Xác định giới hạn nghiệp vụ được tin học hóa, tập trung vào việc quản lý học viên, giảng viên, nhân viên, tổ chức giảng dạy trực tuyến, kiểm tra đánh giá và quản lý chứng chỉ tốt nghiệp.
• Yêu cầu người sử dụng (Users requirements): Phân loại yêu cầu cụ thể theo từng nhóm người dùng (Giảng viên cần công cụ giao bài, chấm điểm, mở lớp; Học viên cần môi trường học tập, nộp bài, xem điểm; Nhân viên cần công cụ xếp lịch, in biên lai, cấp chứng chỉ).

Mục III: Phân tích thiết kế hệ thống

Đây là nội dung kỹ thuật trọng tâm của đồ án, bao gồm:

• Lập ma trận Actor và Use Case xác định mối quan hệ phân quyền giữa 3 tác nhân với 22 Use Case.
• Xây dựng hệ thống Use Case Diagram tổng quát và chi tiết cho từng gói nghiệp vụ.
• Soạn thảo tài liệu đặc tả chi tiết cho toàn bộ 22 Use Case. Mỗi ca sử dụng đều được mô tả chặt chẽ từ điều kiện tiên quyết, luồng sự kiện chuẩn đến các tình huống ngoại lệ và thông báo lỗi. Cụ thể:
  • Ca sử dụng Đăng ký (UC01): Thiết lập cơ chế kiểm tra trùng username, trùng email, trùng số điện thoại và xác thực mã OTP gửi qua điện thoại/email (cho phép thử lại tối đa 2 lần). Hệ thống đưa ra các thông báo tương ứng: "Tài khoản đã tồn tại, vui lòng nhập tài khoản khác", "Email đã tồn tại, vui lòng nhập email khác", "Số điện thoại không đúng hoặc đã trùng, vui lòng kiểm tra lại", "OTP không đúng, vui lòng kiểm tra lại".
  • Ca sử dụng Đăng nhập (UC02): Xử lý ngoại lệ sai tài khoản hoặc mật khẩu với thông báo "Tài khoản hoặc mật khẩu không đúng, vui lòng kiểm tra lại."
  • Ca sử dụng Đăng xuất (UC03): Xử lý ngoại lệ mất kết nối với thông báo "Hệ thống bị lỗi, vui lòng kiểm tra lại".
  • Các ca sử dụng đào tạo và đánh giá (UC04 đến UC11): Đặc tả các điều kiện kiểm tra lỗi như danh sách rỗng, chưa tạo thời khóa biểu, chưa đặt tên bài giảng/bài tập/bài thi, lỗi chấm điểm sai sót hoặc chưa đủ điểm yêu cầu, chưa nhập điểm.
  • Các ca sử dụng tương tác trực tuyến (UC12, UC13, UC14, UC15, UC17, UC18, UC19): Thiết lập quy tắc ứng phó sự cố đường truyền gồm lỗi mất kết nối máy chủ, hệ thống bảo trì (maintenance) hoặc mất kết nối internet, trả về các phản hồi: hiển thị trang "404 ERROR", thông báo "System not available now" hoặc "The site can’t be reached".
  • Các ca sử dụng nghiệp vụ của nhân viên (UC20, UC21, UC22): Kiểm tra lỗi trùng lịch dạy hoặc môn học không tồn tại trong xếp thời khóa biểu; kiểm tra lỗi bỏ trống thông tin khi lưu với thông báo "Chưa nhập thông tin chỉnh sửa, vui lòng kiểm tra lại"; và chặn thao tác cấp chứng chỉ nếu học viên chưa hoàn thành điều kiện tốt nghiệp.
• Xây dựng 13 biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram), biểu đồ máy trạng thái (State Machine Diagram) cho chức năng Tạo bài tập và 10 biểu đồ hoạt động (Activity Diagram).
• Trình bày thiết kế giao diện nguyên mẫu (Mockup) và hình ảnh kiểm soát phiên bản từ hệ thống Source Control System.

Mục IV: Tài liệu tham khảo

Liệt kê các nguồn tài liệu, giáo trình phân tích thiết kế phần mềm và tài liệu nghiệp vụ được sử dụng trong quá trình xây dựng đồ án.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể sau:

1. Số liệu hóa hiện trạng và khảo sát đối chuẩn: Hệ thống hóa được quy trình vận hành của một trung tâm ngoại ngữ quy mô hàng chục ngàn học viên, tổ chức 4 kỳ thi/năm, chu kỳ mở lớp 3 tháng và cấp chứng chỉ sau 1 tuần. Hoàn thành bảng đánh giá so sánh 5 hệ thống phần mềm thương mại theo 4 nhóm tính năng với thang đo 5 mức độ sao.
2. Thiết kế chi tiết hệ thống: Xây dựng thành công ma trận phân quyền gồm 3 tác nhân chính và 22 ca sử dụng nghiệp vụ; đặc tả hoàn chỉnh 22 Use Case với đầy đủ kịch bản lỗi và câu thông báo hệ thống tương ứng; xây dựng hệ thống biểu đồ UML hoàn chỉnh bao gồm biểu đồ ca sử dụng, 13 biểu đồ tuần tự, 1 biểu đồ máy trạng thái và 10 biểu đồ hoạt động.
3. Giải pháp tác giả đề xuất: Đề xuất mô hình hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ tích hợp đa chức năng bằng cách kết hợp thế mạnh của các sản phẩm trên thị trường: module quản lý lớp học linh hoạt (kế thừa từ Mona eLMS), module marketing và chăm sóc học viên tự động qua SMS/email (kế thừa từ GetFly), module quản lý tài chính in biên lai minh bạch (kế thừa từ EduSpace) và module quản lý hồ sơ, tiến trình học tập chặt chẽ (kế thừa từ Faceworks).
4. Đóng góp tự nêu: Đồ án cung cấp một tài liệu phân tích thiết kế phần mềm bài bản, khả thi và bám sát nghiệp vụ đào tạo ngoại ngữ kết hợp giữa quản lý hành chính truyền thống với giảng dạy và khảo thí trực tuyến.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu:

• Tài liệu đồ án dừng lại ở giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống (OOAD), biểu diễn qua mô hình UML và giao diện Mockup, chưa triển khai xây dựng mã nguồn (coding) hoàn chỉnh thành sản phẩm phần mềm thực thi.
• Báo cáo chưa có phần thiết kế cơ sở dữ liệu chi tiết (mô hình dữ liệu quan hệ, từ điển dữ liệu) cũng như chưa tiến hành cài đặt thử nghiệm và kiểm thử phần mềm trên môi trường thực tế.

Hướng nghiên cứu tiếp:

• Tiến hành hiện thực hóa hệ thống bằng các công nghệ lập trình cụ thể dựa trên bộ đặc tả 22 Use Case và các biểu đồ UML đã thiết kế.
• Thiết kế chi tiết cơ sở dữ liệu vật lý, xây dựng các API kết nối và triển khai thử nghiệm hệ thống tại một trung tâm ngoại ngữ để đánh giá hiệu năng thực tế.

Giá trị tham khảo

Đồ án có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:

• Sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Kỹ thuật phần mềm: Tài liệu là mẫu tham khảo chuẩn mực cho đồ án môn học Phân tích thiết kế phần mềm, cung cấp cấu trúc hoàn chỉnh từ khảo sát đối thủ, lập ma trận Actor - Use Case đến kỹ thuật vẽ biểu đồ UML và viết kịch bản đặc tả ca sử dụng.
• Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) và lập trình viên: Có thể tham khảo bảng đối sánh tính năng của 5 phần mềm quản lý giáo dục (VnResource, Mona eLMS, GetFly, EduSpace, Faceworks) và bộ đặc tả luồng xử lý ngoại lệ cùng các thông báo lỗi hệ thống cụ thể trong nghiệp vụ quản lý đào tạo, khảo thí ngoại ngữ.

Câu hỏi thường gặp

1. Đồ án khảo sát thực tế tại đơn vị nào và quy trình thi cử, cấp chứng chỉ tại đó diễn ra ra sao?

Đề tài khảo sát tại Trung tâm Ngoại ngữ Đại học Sư Phạm TP.HCM. Đơn vị này đào tạo các ngôn ngữ Anh, Pháp, Nhật ở nhiều cấp độ cho hàng chục ngàn học viên mỗi năm. Hằng năm trung tâm tổ chức 4 kỳ thi cấp chứng chỉ cách nhau 3 tháng (gồm các nội dung sơ khởi, tự luận, vấn đáp); trước kỳ thi 3 tháng sẽ mở các lớp luyện thi; sau khi thi khoảng 1 tuần, kết quả được niêm yết tại các chi nhánh và thí sinh có điểm các nội dung từ trung bình trở lên sẽ được cấp chứng chỉ do Ban Giám hiệu Trường Đại học Sư Phạm xác nhận.

2. Nhóm tác giả đã khảo sát những phần mềm đối thủ nào và kết quả so sánh tính năng ra sao?

Nhóm khảo sát 5 phần mềm: VnResource - EBMPro, Mona eLMS, GetFly, EduSpace và Faceworks. Kết quả đánh giá bằng thang điểm sao:

• Quản lý học viên: Faceworks đạt *****, Mona eLMS đạt ****, EduSpace đạt ***, VnResource và GetFly đạt **.
• Quản lý doanh thu: EduSpace đạt *****, Faceworks đạt ****, VnResource đạt ***, Mona eLMS đạt **, GetFly đạt *.
• Quản lý lớp học: Mona eLMS đạt *****, VnResource và EduSpace đạt **, hai hệ thống còn lại để trống.
• Marketing - sales: GetFly đạt *****, Faceworks đạt ****, ba hệ thống còn lại để trống.

3. Hệ thống phần mềm được thiết kế cho bao nhiêu tác nhân và bao gồm bao nhiêu use case?

Hệ thống được thiết kế cho 3 tác nhân chính gồm Giảng viên, Học viên và Nhân viên, với tổng cộng 22 ca sử dụng (từ UC01 đến UC22). Trong đó Giảng viên phụ trách 11 use case liên quan đến học tập, giảng dạy, chấm thi; Học viên tham gia học tập, nộp bài, kiểm tra; Nhân viên phụ trách 4 use case hành chính chuyên biệt gồm in biên lai (UC19), tạo thời khóa biểu (UC20), tạo danh sách học viên (UC21) và quản lý cấp chứng chỉ (UC22).

4. Quy trình xác thực trong ca sử dụng Đăng ký (UC01) xử lý các tình huống lỗi như thế nào?

Trong ca sử dụng Đăng ký, hệ thống kiểm tra và xử lý lỗi cụ thể: nếu trùng username sẽ xóa trường nhập và báo "User đã tồn tại, vui lòng nhập username khác"; nếu trùng email báo "Email đã tồn tại, vui lòng nhập email khác"; nếu trùng hoặc sai số điện thoại báo "Số điện thoại đã tồn tại, vui lòng nhập số điện thoại khác"; nếu nhập sai mã OTP sẽ báo "Nhập sai mã OTP, vui lòng kiểm tra lại", đồng thời gửi lại mã mới và cho phép nhập lại tối đa 2 lần.

5. Những biểu đồ UML động nào được nhóm tác giả xây dựng trong báo cáo?

Nhóm tác giả đã xây dựng 13 biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram) cho các chức năng Đăng ký, Đăng nhập, Đăng xuất, Xem danh sách học viên, Tạo bài giảng, Tạo bài tập, Chấm điểm bài tập, Tạo bài thi, Làm bài tập, Nộp bài tập, Quản lý điểm, Xem bài học, Xem chat; 1 biểu đồ máy trạng thái (State Machine Diagram) cho chức năng Tạo bài tập; và 10 biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) cho các luồng công việc chính.

Kết luận

Đồ án "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ" của nhóm sinh viên Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học TP.HCM đã giải quyết toàn diện bài toán tin học hóa quản lý đào tạo dựa trên hiện trạng thực tế của Trung tâm Ngoại ngữ Đại học Sư Phạm TP.HCM. Thông qua việc phân tích đối chuẩn 5 giải pháp phần mềm thương mại, đề tài đã xác lập được bộ yêu cầu hoàn chỉnh và mô hình hóa chi tiết hệ thống gồm 3 nhóm tác nhân, 22 Use Case cùng hệ thống biểu đồ UML (Use Case, Sequence, State Machine, Activity) và giao diện Mockup. Báo cáo là tài liệu học thuật có cấu trúc chặt chẽ, cung cấp cơ sở kỹ thuật và nghiệp vụ rõ ràng phục vụ cho các giai đoạn lập trình và triển khai phần mềm tiếp theo.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Bộ Giáo Dục Và Đào Tạo Trường Đại Học Ngoại Ngữ - Tin Học Thành Phố Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin MÔN HỌC : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM ĐỀ TÀI : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ Giáo Viên Hướng Dẫn : Bùi Thị Thanh Tú Thành Viên : 1. Trầần Kim Ngần – MSSV: 21DH111203 2. Mã Tuầấn Tường– MSSV: 21DH114295 3. Hoàng Đức Anh– MSSV:21DH112279 4.

Lê Hoàng Khánh Phong– MSSV:21DH113324 Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20. Hồ chí minh, Ngày …. năm … ii | P a g e Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20. Nhận xét của giảng viên.

Page 3 of 73 Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20. Lời cảm ơn 4|Page Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20. Giới thiệu chung. Khảo sát đối thủ.< Phần mềm quản lý đào tạo VnResource – EBMPro>.

< Hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ Mona eLMS >.< Webapp quản lý trung tâm dạy ngoại ngữ GetFly >.< Hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ EduSpace >.< Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Faceworks>. So sánh tính năng của các đối thủ. Đánh giá tổng kết. Yêu cầầu hệ thốấng.

Đặc tả hệ thốấng (System requirements). Giả đị nh (Assumpton) cho hệ thốấng. Phạm vi của hệ thốấng (Scope). Yêu cầầu của người sử dụng h ệ thốấng (Users requirements).

Phần tch thiêất kêấ hệ thốấng. Ma trận actor và use case. Use case diagram. Đặc tả use case.48 Xem danh sách học viên.49 Xem thời khóa biểu.49 Tạo bài giảng.50 Tạo bài tập.50 Chầấm điểm bài tập.51 Tạo bài thi.51 Chầấm điểm bài thi.53 5|Page Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20.

Tạo cuộc họp.53 Tham gia cuộc h ọp .54 Gử i tn nhăấn.55 Xem bài học.56 Làm bài tập.56 Nộp bài tập.57 In biên lai.57 Tạo thời khóa biểu.58 Tạo danh sách học viên.59 Quản lý cầấp chứng chỉ.62 Xem danh sách học viên.63 Tạo bài tập.63 Chầấm điểm bài tập. State machine diagram.69 Tạo bài tập. Giao diện mockup. Ảnh chụp source control system.

Tài liệu tham khảo.71 6|Page Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20. 7|Page Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20. Danh mục hình ảnh 8|Page Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20. Danh mục bảng biểu 9|Page Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20.

Danh mục từ viết tắt 10 | P a g e Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20. Bả ng phân công công việ c Thành viên Nhiệ m vụ Mứ c độ hoàn Mứ c ộđ tch cự c (Tên + MSSV) thành Mã Tuâấn Tườ ng Khả o sát đôấi thủ , Vẽẽ Usẽ Casẽ Diagram ,đặ c tả Usẽ Casẽ, vẽẽ sẽquẽncẽ diagram Trâần Kim Ngân Khả o sát đôấi thủ , Vẽẽ Usẽ Casẽ Diagram ,đặ c tả Usẽ Casẽ, vẽẽ sẽquẽncẽ diagram Hoàng Đứ c Anh Khả o sát đôấi thủ , Vẽẽ Usẽ Casẽ Diagram ,đặ c tả Usẽ Casẽ, vẽẽ sẽquẽncẽ diagram Lê Hoàng Khánh Khả o sát đôấi thủ , Phong Vẽẽ Usẽ Casẽ Diagram ,đặ c tả Usẽ Casẽ, vẽẽ sẽquẽncẽ diagram 11 | P a g e Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20. Giới thiệu chung Khảo sát hệ thống Trung tâm ngoại ngữ đại học Sư Phạm TP HCM thường xuyên mở các lớp luyện thi, tổ chức thi và cấp các chứng chỉ ngoại ngữ cho hàng chục ngàn học viên mỗi năm. Các ngôn ngữ được đào tạo ở trung tâm rất đa dạng, bao gồm Anh, Pháp, Nhật…, Mỗi ngôn ngữ đều có các trình độ riêng khác nhau.

Số lượng nhân viên và giảng viên làm việc tại các chi nhánh của trung tâm cũng rất nhiều. Do vậy, cần xây dựng một hệ thống tin học để quản lý trung tâm hiệu quả hơn. Hoạt động chính của trung tâm sẽ bao gồm việc tổ chức các đợt thi, tạo điều kiện cho các học viên lấy được các chứng chỉ ngoại ngữ có giá trị. Mỗi đợt thi được tổ chức để cấp một loại chứng chỉ cho một ngôn ngữ cụ thể.

Thí sinh sẽ phải trải qua nhiều nội dung thi khác nhau, mỗi nội dung thi có thể được tổ chức thi ở các cơ sở khác nhau. Các thông báo về các đợt thi sẽ được niêm yết tại các chi nhánh của trung tâm. Trước mỗi đợt thi, trung tâm sẽ mở các lớp luyện thi để giúp cho người học có thể đạt được kết quả tốt nhất trong kì thi. Các lớp có ngôn ngữ và trình độ khác nhau sẽ được giảng dạy bởi các giảng viên có học vị tương ứng thích hợp.

Các thí sinh dự thi không bắt buộc phải học các lớp do trung tâm tổ chức. Và cuối cùng, sau khi đã có kết quả thi, trung tâm sẽ thực hiện việc cấp bằng cho các thí sinh có kết quả đạt. Các bộ phận cấu thành trung tâm ngoại ngữ đại học Sư Phạm bao gồm: - Giảng viên: phụ trách giảng dạy các học viên bằng hình thức trực tuyến, giao bài tập và chấm điểm học sinh, quản lý điểm số của học viên qua từng học kỳ, ra đề thi và chấm điểm thi học viên, xác nhận điểm và thông báo điểm số cho học viên biết. - Học viên: đăng ký khóa học bằng hình thức trực tuyến, được xếp lớp và học trực tuyến, làm bài tập và nộp đúng thời hạn, xem điểm trong quá trình học tập, làm bài thi và nộp bài thi khi được xếp lịch sẵn.

12 | P a g e Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20. - Nhân viên: quản lý thu chi, in biên lai cho học viên, tạo và sắp xếp thời khóa biểu cho cả học viên và giảng viên, quản lý thông tin của học viên và giảng viên tại trung tâm, xác nhận cấp chứng chỉ cho học viên tốt nghiệp Phân tích hiện trạng Các công việc: • Tổ chức các đợt thi Mỗi năm, trung tâm tổ chức 4 kỳ thi cấp chứng chỉ cho các học viên ở tất cả các ngôn ngữ, các kỳ thi này cách nhau 3 tháng. Một kỳ thi sẽ gồm nhiều đợt thi dành riêng cho một trình độ ngôn ngữ cụ thể. Mỗi đợt thi cũng sẽ được chia ra làm nhiều nội dung thi, bao gồm sơ khởi, tự luận, vấn đáp…Các nội dung thi này sẽ được tổ chức ở thời gian và địa điểm khác nhau, kết quả của một nội dung thi sẽ do một hoặc nhiều giáo viên chấm.

Lịch thi sẽ được ban điều hành sắp xếp và phổ biến ở các phòng ghi danh của trung tâm. Chi tiết lịch thi bao gồm loại trình độ ngôn ngữ của đợt thi, nội dung thi, thời gian địa điểm thi và lệ phí thi. Học viên khi đăng kí dự thi sẽ đóng tiền lệ phí thi cho nhân viên thu ngân tại các phòng ghi danh của trung tâm. • Mở các lớp luyện thi Trước các kỳ thi 3 tháng, trung tâm sẽ mở các lớp luyện thi dành riêng cho từng loại trính độ ngôn ngữ, tạo điều kiện cho các học viên đạt thành tích thi tốt nhất.

Thông tin chi tiết của các lớp học sẽ được đăng trên thời khoá biểu, bao gồm loại trình độ ngôn ngữ, giáo trình, thời gian, địa điểm, và các giảng viên tham gia giảng dạy. Ban điều hành có nhiệm vụ sắp xếp thời gian và địa điểm học, phân công các giảng viên phụ trách lớp. Các giảng viên có thể có nhiều học vị cho một ngôn ngữ, và có thể dạy nhiều ngôn ngữ. Điều kiện phân công là giảng viên phải dạy được ngôn ngữ của lớp, và học vị của giảng viên phải phù hợp với trình độ của lớp.

Các học viên tham gia lớp học không bắt buộc phải tham dư thi, và các thí sinh tham gia thi cũng không bắt buộc phải học các lớp luyện thi của trung tâm. Sau khi đã chọn lớp học, học viên sẽ đóng tiền học tại các phòng ghi 13 | P a g e Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20. • Cấp chứng chỉ ngoại ngữ Sau khi đợt thi khoảng 1 tuần, kết quả thi của các thí sinh sẽ được niêm yết ở các chi nhánh của trung tâm. Thi sinh được xét kết quả đạt khi có điểm số ở các nội dung thi lớn hơn hoặc bằng điểm trung bình.

Các thí sinh thi đậu kỳ thi sẽ được cấp chứng chỉ ngoại ngữ được xác nhận bởi ban giám hiệu trường đại học Sư Phạm. Dựa trên danh sách yêu cầu, xác định danh sách các yêu cầu chức năng của hệ thống. Sau đó mới dẫn nhập là dựa trên yêu cầu, nhóm đã khảo sát một số đối thủ sau trên thị trường (đưa tên danh sách đối thủ) - Đối thủ 1 1. Phần mềm quản lý đào tạo VnResource – EBMPro I.1Nội dung chính : -VnResource EBM Pro (Education Business Management) chính là đáp án hoàn mỹ nhất cho nhu cầu về một hoặc một chuỗi các chi nhánh trung tâm ngoại ngữ, tin học,… - Hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình tiếp thị, chăm sóc học viên, giúp phân tích các khoá học, mở lớp, quản lý thời khoá biểu, sắp xếp phòng học.

14 | P a g e Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20.2 Một số lợi ích trên phần mềm quản lý trung tâm EBMPro: Quản lý học viên: Quản lý thông tin học viên, quản lý quá trình học tập. Quản lý lớp học: Quản lý thông tin lớp học, phòng học, điểm danh của học viên. Quản lý giáo viên: Quản lý thông tin giáo viên. Quản lý thu tiền: Quản lý quá trình đóng học phí .Báo cáo tổng hợp: được đảm bảo chi tiết và chusn xác.

-Nhận xét của Khác Hàng – NGUYỄN THỊ PHÚC ÔNG ĐẶNG XUÂN NGOAN Trưởng phòng HCNS Shin-Etsu Trưởng phòng Nhân sự “Đại diện Shin-Etsu chúng tôi r ấ t cảm ơn và ghi nhận những nỗ lực, quyế t tâm của VnResource. Chúng tôi tin "Bên cạnh việc sử dụng SAP cho vi ệc tưởng rằ ng, với phương pháp và đội hoạt động sản xuấ t và tài chính, Masan ngũ nhân sự triển khai này sẽ ngày sử dụng giải pháp VnResource HRM càng giành được sự tin tưởng của đỗấi Pro cho toàn bộ hoạt động quản trị tác, đây là yế u tỗ rấ t quan trọng đỗấi v nhân sự. Việc ứng dụng phấ n mế m các doanh nghiệp đế n từ Nhật Bản. nhân sự VnResource giúp chúng tôi xử Chúng tôi sẽ lên kế hoạch để triển kha lý chính xác và nhanh chóng toàn b ộ Mssv – Họ tên Học kỳ… Năm học 20.

Hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ Mona eLMS I.