Đồ án phân tích thiết kế hướng đối tượng - Hệ thống quản lý FPT Shop

Đồ án phân tích thiết kế hướng đối tượng hệ thống quản lý bán hàng FPT Shop. Bao gồm sơ đồ use case, thiết kế cơ sở dữ liệu, giao diện và mã nguồn mẫu.

• Tác giả: Nguyễn Thanh Tuấn
• Người hướng dẫn: ThS. Lê Thị Kim Thoa
• Trường học: Trường Đại học Tài chính – Marketing
• Chuyên ngành: Phân tích và thiết kế hướng đối tượng
• Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng FPT Shop
• Loại tài liệu: Báo cáo đồ án môn học
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: TP.Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Cách phân tích hệ thống quản lý bán hàng FPT Shop hiệu quả

Việc phân tích hệ thống quản lý bán hàng FPT Shop là bước nền tảng trong quá trình hiện đại hóa hoạt động bán lẻ của chuỗi cửa hàng công nghệ lớn tại Việt Nam. Hệ thống này không chỉ hỗ trợ giao dịch tại quầy mà còn tích hợp kênh trực tuyến, tạo thành một nền tảng bán hàng đa kênh thống nhất. Theo báo cáo đồ án môn học từ Trường Đại học Tài chính – Marketing (2025), mục tiêu chính của hệ thống là tối ưu hóa quy trình bán hàng FPT Shop, quản lý tồn kho chính xác và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc xác định rõ các tác nhân (actor) như khách hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên kho và quản lý, sau đó mô hình hóa các ca sử dụng (use case) như mua hàng, thanh toán, nhập kho, báo cáo doanh thu. Các sơ đồ UML như sơ đồ hoạt động, tuần tự và cộng tác được sử dụng để làm rõ luồng nghiệp vụ. Quá trình này đảm bảo rằng hệ thống phản ánh đúng nhu cầu thực tiễn, từ khâu tiếp cận khách hàng đến xử lý đơn hàng và chăm sóc sau bán. Đặc biệt, phân tích yêu cầu hệ thống bán hàng được thực hiện kỹ lưỡng, bao gồm cả yêu cầu chức năng (quản lý sản phẩm, đơn hàng, kho) và phi chức năng (hiệu năng, bảo mật, khả năng mở rộng).

1.1. Xác định tác nhân và quy trình nghiệp vụ bán hàng FPT

Các tác nhân chính bao gồm khách hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên kho và quản lý. Mô hình nghiệp vụ bán hàng FPT được chia thành 4 luồng chính: bán hàng, nhập kho, xuất kho và kiểm kê. Mỗi quy trình được mô tả chi tiết qua sơ đồ hoạt động, giúp làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng bên trong hệ thống.

1.2. Phân tích yêu cầu chức năng và phi chức năng hệ thống

Yêu cầu chức năng tập trung vào quản lý sản phẩm, đơn hàng, khách hàng và kho. Yêu cầu phi chức năng bao gồm hiệu năng (thời gian phản hồi ≤ 3 giây), bảo mật (mã hóa AES-256), và khả năng mở rộng (hỗ trợ 200 chi nhánh). Đây là nền tảng để thiết kế hệ thống bán hàng FPT Shop đáp ứng tiêu chuẩn doanh nghiệp.

II. Thách thức khi thiết kế hệ thống quản lý bán hàng FPT Shop

Việc thiết kế hệ thống quản lý bán hàng FPT đối mặt với nhiều thách thức về đồng bộ dữ liệu, bảo mật và trải nghiệm người dùng. Một trong những vấn đề lớn nhất là đảm bảo tính nhất quán giữa các chi nhánh trong hệ thống bán lẻ trải dài khắp cả nước. Khi một sản phẩm được bán tại Hà Nội, tồn kho tại TP.HCM cũng phải được cập nhật tức thì để tránh tình trạng “bán thiếu” hoặc “bán thừa”. Thêm vào đó, quy trình xử lý đơn hàng FPT Shop phải linh hoạt để hỗ trợ cả thanh toán trực tuyến, COD và trả góp – điều này đòi hỏi tích hợp nhiều cổng thanh toán và hệ thống tín dụng. Bên cạnh đó, giao diện người dùng hệ thống bán hàng FPT cần thân thiện với cả nhân viên (sử dụng POS) và khách hàng (trên web/app), trong khi vẫn đảm bảo tốc độ và độ chính xác. Báo cáo từ đồ án sinh viên Nguyễn Thanh Tuấn (2025) chỉ ra rằng, nếu không xử lý tốt các yêu cầu phi chức năng như uptime ≥ 99.5% và thời gian tạo hóa đơn ≤ 2 giây, hệ thống sẽ dễ sụp đổ trong giờ cao điểm. Ngoài ra, việc tích hợp CRM FPT Shop và hệ thống ERP FPT Shop cũng là thách thức lớn do cần đồng bộ dữ liệu khách hàng, lịch sử mua hàng và chương trình khuyến mãi xuyên suốt các kênh.

2.1. Đồng bộ dữ liệu đa chi nhánh và đa nền tảng

Hệ thống phải đồng bộ tồn kho, đơn hàng và khách hàng theo thời gian thực giữa các chi nhánh và nền tảng (web, POS, app). Điều này đòi hỏi kiến trúc phân tán và cơ chế đồng bộ mạnh mẽ để tránh xung đột dữ liệu.

2.2. Đảm bảo bảo mật và hiệu năng hệ thống bán hàng

Với yêu cầu hỗ trợ 500 người dùng đồng thời và mã hóa AES-256 cho dữ liệu nhạy cảm, hệ thống quản lý bán hàng FPT phải được thiết kế với lớp bảo mật đa tầng và tối ưu truy vấn cơ sở dữ liệu để đạt hiệu năng cao.

III. Phương pháp thiết kế hệ thống quản lý bán hàng FPT Shop

Phương pháp thiết kế hệ thống bán hàng FPT Shop dựa trên mô hình hướng đối tượng (Object-Oriented Design) và kiến trúc 3 tầng (presentation – business logic – data). Báo cáo đồ án (2025) đề xuất chia hệ thống thành các gói chức năng rõ ràng: Quản lý người dùng, Quản lý sản phẩm, Quản lý kho, Quản lý bán hàng và Báo cáo. Mỗi gói được hiện thực qua các lớp thiết kế như KhachHang, SanPham, PhieuNhap, DonDatHang, đảm bảo tính đóng gói và tái sử dụng. Thiết kế cơ sở dữ liệu bán hàng FPT được xây dựng với 14 bảng chính, liên kết qua khóa ngoại, tuân thủ chuẩn hóa để tránh dư thừa. Các ràng buộc toàn vẹn (RBTV) được định nghĩa rõ ràng, ví dụ: mỗi phiếu nhập phải có nhà cung cấp và nhân viên hợp lệ. Giao diện được thiết kế theo nguyên tắc trực quan, với các form quản lý (Admin, Nhân viên, Kho) và chức năng CRUD (Thêm, Sửa, Xóa, Tìm kiếm) được chuẩn hóa. Đặc biệt, hệ thống POS FPT Shop được tích hợp barcode và hỗ trợ in hóa đơn nhanh, trong khi giao diện web tập trung vào trải nghiệm mua sắm mượt mà. Kiến trúc vật lý bao gồm Web Server, Application Server và SQL Server, được bảo vệ bởi tường lửa để đảm bảo an toàn.

3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu và ràng buộc toàn vẹn

Thiết kế cơ sở dữ liệu bán hàng FPT bao gồm các bảng như SANPHAM, KHACHHANG, PHIEUNHAP, với khóa chính/khóa ngoại rõ ràng. Ràng buộc toàn vẹn đảm bảo tính nhất quán, ví dụ: không thể xóa sản phẩm đang có trong đơn hàng.

3.2. Kiến trúc 3 tầng và giao diện người dùng hệ thống

Hệ thống áp dụng kiến trúc 3 tầng để tách biệt giao diện, logic nghiệp vụ và dữ liệu. Giao diện người dùng hệ thống bán hàng FPT được thiết kế riêng cho từng vai trò, đảm bảo thao tác nhanh và trực quan trên cả máy POS và thiết bị di động.

IV. Bí quyết tích hợp CRM và quản lý kho trong hệ thống FPT Shop

Việc tích hợp CRM FPT Shop và quản lý kho FPT Shop là yếu tố then chốt giúp hệ thống trở nên thông minh và lấy khách hàng làm trung tâm. CRM không chỉ lưu thông tin liên hệ mà còn theo dõi lịch sử mua hàng, hạng thành viên và phản hồi sau bán – từ đó cá nhân hóa khuyến mãi và dịch vụ. Đồng thời, quản lý kho FPT Shop được thiết kế với cơ chế cảnh báo tồn kho thấp, kiểm kê định kỳ và điều chuyển hàng giữa chi nhánh. Báo cáo từ đồ án (2025) cho thấy, khi tồn kho một sản phẩm giảm dưới ngưỡng, hệ thống tự động tạo yêu cầu nhập hàng và gửi đến quản lý – giúp chủ động bổ sung hàng hóa. Quy trình nhập – xuất kho được số hóa hoàn toàn: từ tạo phiếu, quét barcode đến cập nhật tồn kho tức thì. Điều này giảm sai sót thủ công và tăng độ chính xác lên ≥ 99%. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ quy trình xử lý đơn hàng FPT Shop từ lúc đặt hàng đến giao nhận, với trạng thái được cập nhật liên tục cho cả nhân viên và khách hàng. Tính năng này giúp FPT Shop minh bạch hóa toàn bộ hành trình mua sắm, từ đó nâng cao niềm tin và lòng trung thành của khách hàng.

4.1. Tích hợp CRM để cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng

Tích hợp CRM FPT Shop cho phép lưu trữ lịch sử mua, phân loại hạng thành viên và gửi khuyến mãi phù hợp. Điều này giúp tăng tỷ lệ quay lại và doanh thu từ khách hàng hiện hữu.

4.2. Tự động hóa quy trình quản lý kho và cảnh báo tồn

Quản lý kho FPT Shop được tự động hóa qua barcode, cảnh báo tồn kho và điều chuyển hàng. Hệ thống cập nhật tồn kho theo thời gian thực, đảm bảo độ chính xác ≥ 99% so với kiểm kê thực tế.

V. Ứng dụng thực tiễn và kết quả từ hệ thống quản lý bán hàng FPT

Kết quả từ việc phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng FPT Shop cho thấy hệ thống đáp ứng đầy đủ các mục tiêu đề ra: hỗ trợ đa kênh, quản lý tồn kho chính xác và tối ưu quy trình bán hàng. Trong môi trường thử nghiệm, hệ thống xử lý đơn hàng trong ≤ 2 giây, tìm kiếm sản phẩm trong ≤ 1 giây và đồng bộ dữ liệu kho về trung tâm trong ≤ 5 giây – đạt yêu cầu hiệu năng. Các giao diện quản lý (Admin, Kho, Bán hàng) được triển khai thành công với đầy đủ chức năng CRUD và báo cáo. Đặc biệt, hệ thống POS FPT Shop cho phép nhân viên xử lý giao dịch nhanh, in hóa đơn và cập nhật tồn kho ngay tại quầy. Về phía khách hàng, trải nghiệm mua sắm được cải thiện nhờ giao diện web thân thiện, hỗ trợ đa ngôn ngữ và theo dõi đơn hàng dễ dàng. Báo cáo thống kê doanh thu, sản phẩm bán chạy và hiệu suất nhân viên giúp quản lý ra quyết định nhanh và chính xác. Mặc dù đây là mô hình lý thuyết từ đồ án sinh viên, nhưng nó đã minh họa rõ ràng cách một hệ thống bán hàng hiện đại có thể được xây dựng từ phân tích yêu cầu đến thiết kế chi tiết – làm nền tảng cho triển khai thực tế trong tương lai.

5.1. Hiệu quả vận hành và trải nghiệm người dùng thực tế

Hệ thống giúp giảm thời gian xử lý đơn hàng, tăng độ chính xác tồn kho và cải thiện trải nghiệm mua sắm. Nhân viên thao tác nhanh trên POS, còn khách hàng dễ dàng theo dõi đơn và chọn phương thức thanh toán linh hoạt.

5.2. Báo cáo và hỗ trợ ra quyết định kinh doanh

Các báo cáo doanh thu, tồn kho và hiệu suất nhân viên được xuất tự động, giúp quản lý FPT Shop đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế thay vì phỏng đoán.

VI. Tương lai của hệ thống quản lý bán hàng FPT Shop

Tương lai của hệ thống quản lý bán hàng FPT hướng đến việc trở thành một nền tảng thông minh, tích hợp sâu với công nghệ hiện đại. Theo hướng phát triển được đề xuất trong báo cáo (2025), hệ thống sẽ được mở rộng theo nhiều chiều: (1) Triển khai phiên bản phần mềm hoàn chỉnh với kết nối cơ sở dữ liệu thực tế; (2) Phát triển ứng dụng di động để nhân viên và khách hàng truy cập mọi lúc, mọi nơi; (3) Tăng cường bảo mật bằng xác thực đa yếu tố (2FA) và mã hóa end-to-end; (4) Tích hợp hệ thống ERP FPT Shop và các cổng thanh toán bên thứ ba như Momo, ZaloPay; (5) Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích hành vi mua hàng, dự đoán xu hướng và tối ưu tồn kho; (6) Xây dựng hệ thống báo cáo thông minh theo thời gian thực. Những cải tiến này không chỉ nâng cao hiệu quả nội bộ mà còn tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa cho từng khách hàng – từ gợi ý sản phẩm đến chương trình khuyến mãi phù hợp. Khi đó, hệ thống quản lý bán hàng FPT sẽ không còn là công cụ hỗ trợ mà trở thành động lực chiến lược trong cuộc đua bán lẻ công nghệ tại Việt Nam.

6.1. Mở rộng sang di động và tích hợp hệ thống bên ngoài

Phiên bản di động và tích hợp hệ thống ERP FPT Shop sẽ giúp FPT Shop mở rộng phạm vi quản lý, kết nối liền mạch với logistics, kế toán và marketing.

6.2. Ứng dụng AI và báo cáo thông minh thời gian thực

Trí tuệ nhân tạo sẽ phân tích dữ liệu mua hàng để dự đoán nhu cầu, trong khi hệ thống báo cáo thông minh cung cấp dashboard trực quan, cập nhật theo thời gian thực cho mọi cấp quản lý.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 • Nhân viên bán hàng: Sử dụng hệ thống tại quầy để tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra tồn kho, xử lý thanh toán và cập nhật trạng thái đơn hàng. • Nhân viên kho: Quản lý nhập – xuất – tồn kho, kiểm kê định kỳ, điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh và cập nhật số liệu tồn kho theo thời gian thực. • Quản lý cửa hàng/chi nhánh: Giám sát hoạt động bán hàng, tồn kho, theo dõi hiệu suất nhân viên, xem báo cáo doanh thu và tồn kho để đưa ra quyết định điều phối. • Phòng kinh doanh: Sử dụng dữ liệu thống kê từ hệ thống để phân tích doanh thu, xu hướng bán hàng và lập kế hoạch kinh doanh.

• Phòng kho vận (logistics): Phối hợp với hệ thống để điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh, đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru. • Phòng kỹ thuật/IT: Vận hành, bảo trì hệ thống, phân quyền người dùng và đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu. 3 Nguyễn Thanh Tuấn -2221004349 Chương 2 CHƯƠNG 2: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG 2. Quy trình nghiệp vụ Có 4 quy trình được áp dụng trong hệ thống bán hàng của cửa hàng FPT Shop bao gồm: Quy trình bán hàng, quy trình nhập kho/nhập hàng, quy trình xuất kho, quy trình kiểm kê và báo cáo 2.

Mô tả quy trình bán hàng tại FPT Shop Bước 1: Khách hàng có nhu cầu Khách hàng liên hệ qua hotline, website, ứng dụng FPT Shop. Bước 2: Nhân viên FPT Shop thực hiện tư vấn Nhân viên hỏi khách hàng về nhu cầu: ngân sách, mục đích sử dụng (học tập, làm việc, giải trí. Bước 3: Khách hàng đăng ký thông tin đặt hàng Nhân viên nhập thông tin khách hàng vào hệ thống. Đồng thời, qua kênh online: Khách hàng tự đặt hàng qua website hoặc ứng dụng FPT Shop (chọn sản phẩm, nhập thông tin liên hệ) và bỏ sản phẩm vào giỏ hàng Thông tin đăng ký: Bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng (nếu giao hàng) hoặc chọn cửa hàng nhận hàng.

Bước 4: Nhân viên cập nhật trạng thái cơ hội là “Tiếp cận khách hàng” Nhân viên cập nhật trạng thái khách hàng là “Tiếp cận khách hàng”. Lưu các thông tin: họ tên, số điện thoại, sản phẩm quan tâm, kênh tiếp cận (online/offline). Bước 5: Nhân viên xác nhận thông tin đặt hàng Nhân viên gọi điện hoặc nhắn tin cho khách hàng để xác nhận các thông tin như: • Sản phẩm (màu sắc, dung lượng, số lượng). • Phương thức thanh toán (trả thẳng, trả góp, thẻ tín dụng).

• Thời gian nhận hàng và địa điểm giao hàng (nếu cần). 4 Nguyễn Thanh Tuấn -2221004349 Chương 2 Bước 6: Cập nhật trạng thái cơ hội thành “Đang thương lượng” Ghi nhận khách hàng đang ở giai đoạn thương lượng báo giá hoặc điều kiện mua hàng. Nhân viên chuyển trạng thái trên hệ thống thành “Đang thương lượng” để theo dõi. Bước 7: Kiểm tra thông tin khách hàng Nhân viên cần xác định khách hàng đã tồn tại trên hệ thống hay chưa.

• Nếu khách hàng chưa có trên hệ thống → Tạo tài khoản khách hàng mới. • Nếu khách hàng đã có trên hệ thống → Tiếp tục. Bước 8: Tạo hoặc cập nhật thông tin khách hàng mới Đảm bảo mọi thông tin khách hàng đều được lưu trữ đầy đủ và chính xác. Nhập các thông tin: tên, số điện thoại, email, địa chỉ.

Liên kết thông tin với đơn hàng hiện tại. Bước 9:Tạo hoặc điều chỉnh báo giá Khách hàng yêu cầu báo giá chi tiết hoặc điều chỉnh theo nhu cầu. Nhân viên tạo báo giá với các thông tin: sản phẩm, giá bán, ưu đãi, chính sách trả góp (nếu có). Báo giá được gửi cho khách hàng qua email, SMS hoặc trực tiếp tại cửa hàng.

Bước 10: Gửi báo giá cho khách hàng Đảm bảo khách hàng nắm rõ các điều kiện mua hàng. Gửi báo giá bằng cách phù hợp với khách hàng (email, tin nhắn, hoặc tư vấn trực tiếp). Bước 11: Xử lý phản hồi báo giá • Nếu khách hàng không đồng ý, xác định: • Có khả năng tạo báo giá mới → Quay lại. • Không còn khả năng thương lượng → Hủy báo giá • Nếu khách hàng đồng ý, chuyển sang bước 12.

Bước 12: Khách hàng đồng ý và chốt đơn hàng • Nếu là đơn hàng online: Đơn hàng được giao cho bộ phận kho vận để chuẩn bị. 5 Nguyễn Thanh Tuấn -2221004349 Chương 2 • Nếu tại cửa hàng: Nhân viên làm hợp đồng và thực hiện giao dịch. Bước 13: Lập hóa đơn định kỳ hoặc xử lý hợp đồng Nhân viên chuẩn bị hợp đồng, xác định đối tượng phân bổ nguồn lực (kho vận, giao hàng). Bước 14: Cập nhật trạng thái thành “Thành công” Thực hiện: Sau khi khách hàng nhận sản phẩm/dịch vụ, trạng thái được cập nhật thành “Thành công”.

Bước 15: Xác nhận đơn hàng Nhân viên xác nhận đơn hàng trong hệ thống. Lưu trữ thông tin để quản lý sau bán hàng. Bước 16: Kết thúc quy trình • Đơn hàng hoàn tất, khách hàng nhận sản phẩm/dịch vụ, và trạng thái cập nhật là “Thành công”. • Đơn hàng thất bại do khách hàng không đồng ý → Trạng thái “Thất bại” được ghi nhận kèm lý do.

6 Nguyễn Thanh Tuấn -2221004349 Chương 2 Hình 2-1: Quy trình nghiệp vụ bán hàng 7 Nguyễn Thanh Tuấn -2221004349 Chương 2 2. Quy trình nhập kho Hình 2-2: Sơ đồ quy trình nhập kho Mô tả chi tiết: • Bước 1: Nhận hàng Để chuẩn bị nhận hàng, cần đảm bảo kho có đủ không gian khi hàng đến, chuẩn bị phương tiện, công cụ và phân công nhiệm vụ cho nhân sự nhập kho. • Bước 2: Kiểm tra số lượng, chất lượng Khi hàng hoá đến cần xác nhận thông tin trên đơn đặt hàng và các phiếu giao nhận hàng hoá. Nếu thông tin sai cần báo ngay cho người mua hàng/nhà cung cấp để có xử lý nhanh.

Nếu thông tin trên phiếu giao đúng sẽ tiến hành dỡ hàng cẩn thận. Phân loại và tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng nhập. • Bước 3: Lập phiếu nhập kho Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho WMS sẽ tiến hành dán Barcode, QR Code và cập nhật thông tin lên phần mềm, sau đó phần mềm sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho và tự động cập nhật thông tin trên hệ thống trong quá trình quét mã nhập hàng. 8 Nguyễn Thanh Tuấn -2221004349 Chương 2 Nếu doanh nghiệp không sử dụng phần mềm quản lý thì cần nhập thông tin cụ thể lên phiếu nhập kho và lưu trữ lại các giấy tờ cần thiết.

• Bước 4: Nhập kho, lưu trữ Sau khi kiểm tra và lập phiếu nhập xong, bước cuối trong sơ đồ quản lý kho nhập hàng là nhân viên kho hàng tiến hành đưa hàng hoá đến khu vực lưu trữ đã xác định sẵn, đảm bảo điều kiện bảo quản an toàn. Lưu ý cần dán nhãn cho khu vực lưu trữ để dễ dàng lấy hàng nhanh chóng. Cuối cùng tiến hành dọn dẹp khu vực nhận hàng. Quy trình xuất kho Hình 2-3: Quy trình nghiệp vụ xuất kho Mô tả chi tiết: • Bước 1: Bộ phận liên quan gửi yêu cầu xuất kho Bộ phận có nhu cầu xuất kho (như bán hàng, sản xuất,.) sẽ tiến hành gửi yêu cầu xuất kho đến thủ kho, bộ phận quản lý của doanh nghiệp.

Cần thông báo chi tiết về loại hàng, số lượng, chất lượng và thời gian của hàng hoá cần xuất. • Bước 2: Phê duyệt/từ chối yêu cầu xuất kho 9 Nguyễn Thanh Tuấn -2221004349 Chương 2 Tuỳ vào tình hình kinh doanh và kế hoạch sản xuất, bán hàng, bộ phận quản lý tiến hành phê duyệt/từ chối yêu cầu xuất kho nếu không phù hợp. Sau đó thông tin được chuyển đến bộ phận kế toán và thông báo cho các bộ phận liên quan. • Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho Thủ kho tiến hành kiểm tra hàng tồn kho có đủ đáp ứng yêu cầu xuất kho hay không.

Nếu không đủ cần thông báo cho bộ phận mua hàng và nhà cung cấp để đặt hàng bổ sung. • Bước 4: Lập phiếu xuất kho Khi đủ hàng hoá theo yêu cầu, đến đúng thời điểm xuất kho, các mặt hàng sẽ được chuẩn bị đủ số lượng và chất lượng đảm bảo, đóng gói, xuất kho và vận chuyển đến địa điểm theo yêu cầu xuất kho. • Bước 5: Tiến hành xuất kho Theo sơ đồ quản lý kho trên, bước tiếp theo nhân viên kho bàn giao hàng hóa cho bên nhận hàng và ký xác nhận trên phiếu xuất kho. Hai bên cần kiểm tra lại hàng hóa trước khi ký xác nhận.

• Bước 6: Cập nhật lên hệ thống quản lý kho Sau khi xuất kho, nhân viên kho cập nhật thông tin lên hệ thống quản lí và lưu trữ phiếu xuất kho, các giấy tờ cần thiết cho quá trình làm báo cáo và quản lý sau này. Hệ thống quản lý kho tự động cập nhật tồn kho vì vậy người quản lý có thể xuất file để tạo báo cáo xuất kho gửi đến các bộ phận bên trên. 10 Nguyễn Thanh Tuấn -2221004349 Chương 2 2. Quy trình kiểm kê và báo cáo Hình 2-4: Sơ đồ quy trình kiểm kê và báo cáo Mô tả chi tiết • Bước 1: Chuẩn bị kiểm kê Sau khi đề nghị kiểm kê được thủ kho, bộ phận quản lý phê duyệt đồng ý sẽ tiến hành chuẩn bị kiểm kê.

Gồm chuẩn bị về mặt nhân sự như đảm bảo đủ nhân viên kho, dụng cụ kiểm kê. Đảm bảo các hoạt động xuất nhập tạm dừng trong quá trình kiểm kê. • Bước 2: Tiến hành kiểm kê Thủ kho tiến hành xác nhận thông tin hàng tồn kho kiểm kê. Sau đó phân công nhân sự kiểm kê độc lập, ghi chép lại kết quả kiểm đếm của mình lên phiếu kiểm kê • Bước 3: Tổng hợp phiếu kiểm kê Sau khi nhân sự kiểm kê xong, sẽ tiến hành so sánh và đối chiếu các kết quả với nhau.

Nếu có sự sai lệch cần kiểm tra lại hàng tồn kho một lần nữa để chốt số lượng hàng hoá kiểm kê để đối chiếu với sổ sách. Bước 4: Điều chỉnh chênh lệch 11 Nguyễn Thanh Tuấn -2221004349 Chương 2 Từ kết quả kiểm kê, cần xác định và tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch, tiến hành xử lý (nếu có) chênh lệch so với sổ sách và hệ thống. • Bước 5: Lập biên bản và báo cáo kiểm kê Sau khi kiểm kê, bước cuối trong sơ đồ quản lý kho kiểm hàng là tiến hành lập biên bản kiểm kê và gửi báo cáo lên bộ phận cấp trên 2. Xác định yêu cầu chức năng và phi chức năng 2.

Yêu cầu chức năng 2. Đối với Quản lý: • Quản lý sản phẩm: thêm/sửa/xóa sản phẩm, quản lý danh mục, giá cả. • Quản lý nhân viên: tạo/sửa/xóa tài khoản nhân viên bán hàng và kho. • Phân quyền người dùng: phân quyền truy cập theo chức năng.