Phân tích nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container fcl bằng đường biển tại công ty tnhh goodwills global logistics

Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container FCL bằng đường biển tại công ty TNHH Goodwills Global Logistics.

• Tác giả: Huỳnh Thị Cẩm Duyên
• Người hướng dẫn: Th.S Trương Mỹ Diễm
• Trường học: Đại học Mở thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Phân Tích Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Khẩu Nguyên Container Tại Công Ty TNHH Goodwills Global Logistics
• Loại tài liệu: chuyên đề thực tập tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC HÌNH ẢNH – SƠ ĐỒ
• 1. CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU
• 1.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
• 1.2. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI
• 1.3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
• 1.4. MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
• 1.5. KẾT CẤU CỦA BÁO CÁO
• 2. CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS
• 2.1. GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS (GWG)
• 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty
• 2.1.2. Tầm nhìn và sứ mệnh
• 2.1.3. Thực trạng hoạt động của công ty
• 2.2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY
• 2.2.1. Chức năng của công ty
• 2.2.2. Nhiệm vụ của công ty
• 2.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP
• 2.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
• 2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
• 2.4. TÌNH HÌNH NHÂN LỰC
• 2.5. TÌNH HÌNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY
• 2.6. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CÔNG TY
• 3. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) TẠI CÔNG TY TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS
• 3.1. QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN THEO PHƯƠNG THỨC FCL TẠI CÔNG TY TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS
• 3.2. NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
• 3.2.1. Tiếp nhận thông tin, yêu cầu dịch vụ từ khách hàng
• 3.2.2. Liên hệ với hãng tàu để tra giá cước và book chỗ
• 3.2.3. Nhận Booking Notice từ hãng tàu và gửi cho khách hàng
• 3.2.4. Nhận lệnh cấp container rỗng
• 3.2.5. Khai báo và làm thủ tục Hải Quan xuất khẩu
• 3.2.6. Tạo Shipping Order trên hệ thống
• 3.2.7. Khai báo SI & VGM cho hãng tàu
• 3.2.8. Kiểm tra chứng từ và đưa chứng từ lên hệ thống
• 3.2.9. Tất toán và trả vận đơn, lưu hồ sơ
• 3.3. ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN THEO PHƯƠNG THỨC FCL TẠI CÔNG TY TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS
• 3.3.1. Những ưu điểm về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL tại công ty TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS
• 3.3.2. Những hạn chế về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL tại công ty TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS
• 3.4. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) TẠI CÔNG TY TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS
• 3.4.1. Giải pháp đối với doanh nghiệp
• 4. CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container

Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Công ty TNHH Goodwills Global Logistics đã phát triển các quy trình chuyên nghiệp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Việc hiểu rõ quy trình này giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo ra giá trị cho khách hàng.

1.1. Định nghĩa và vai trò của giao nhận hàng hóa

Giao nhận hàng hóa là quá trình vận chuyển và quản lý hàng hóa từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng. Vai trò của nó không chỉ là vận chuyển mà còn bao gồm các thủ tục hải quan và quản lý logistics.

1.2. Tầm quan trọng của xuất khẩu nguyên container

Xuất khẩu nguyên container giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp. Nó cũng đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

II. Những thách thức trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Mặc dù có nhiều cơ hội, nhưng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu cũng đối mặt với nhiều thách thức. Các vấn đề như thủ tục hải quan phức tạp, chi phí vận chuyển tăng cao và sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty logistics khác là những yếu tố cần được xem xét.

2.1. Thủ tục hải quan và quy định pháp lý

Thủ tục hải quan là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình xuất khẩu. Việc không tuân thủ quy định có thể dẫn đến việc hàng hóa bị chậm trễ hoặc bị phạt.

2.2. Chi phí vận chuyển và ảnh hưởng đến lợi nhuận

Chi phí vận chuyển ngày càng tăng do giá nhiên liệu và các khoản phí khác. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

III. Phương pháp tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Để nâng cao hiệu quả trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu, công ty TNHH Goodwills Global Logistics đã áp dụng nhiều phương pháp tối ưu hóa. Những phương pháp này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ.

3.1. Sử dụng công nghệ trong quản lý logistics

Công nghệ giúp theo dõi và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả. Việc áp dụng phần mềm quản lý logistics giúp giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý.

3.2. Đào tạo nhân viên và nâng cao kỹ năng

Đào tạo nhân viên là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ. Nhân viên có kỹ năng tốt sẽ giúp quy trình giao nhận diễn ra suôn sẻ hơn.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại Goodwills Global Logistics

Công ty TNHH Goodwills Global Logistics đã áp dụng các phương pháp tối ưu hóa trong thực tiễn và đạt được nhiều kết quả tích cực. Việc cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa đã giúp công ty tăng trưởng doanh thu và mở rộng thị trường.

4.1. Kết quả đạt được từ việc tối ưu hóa quy trình

Sau khi áp dụng các phương pháp tối ưu hóa, công ty đã giảm thiểu thời gian giao hàng và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

4.2. Các bài học rút ra từ thực tiễn

Các bài học từ thực tiễn cho thấy rằng việc liên tục cải tiến quy trình là cần thiết để duy trì vị thế cạnh tranh trong ngành logistics.

V. Kết luận và triển vọng tương lai của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa

Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container tại công ty TNHH Goodwills Global Logistics đang trên đà phát triển. Với những cải tiến và ứng dụng công nghệ, công ty có thể mở rộng thị trường và nâng cao hiệu quả kinh doanh trong tương lai.

5.1. Triển vọng phát triển trong ngành logistics

Ngành logistics đang có nhiều cơ hội phát triển nhờ vào sự gia tăng thương mại điện tử và nhu cầu vận chuyển hàng hóa toàn cầu.

5.2. Định hướng chiến lược cho tương lai

Công ty sẽ tiếp tục đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên để nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu và khu vực có nhiều biến động, Đông Nam Á nói chung và Việt Nam nói riêng tiếp tục khẳng định vị thế là điểm đến thu hút các nhà sản xuất và doanh nghiệp logistics. Mặc dù năm 2023 chịu ảnh hưởng bởi nguy cơ suy thoái và áp lực lạm phát tác động đến kim ngạch thương mại giữa Việt Nam và các thị trường lớn như Liên minh Châu Âu (EU), hoạt động xuất khẩu vẫn ghi nhận những tín hiệu phục hồi tích cực. Theo số liệu của Tổng cục Hải quan, năm 2022 kim ngạch xuất nhập khẩu giữa Việt Nam và EU đạt trên 62 tỷ USD (tăng hơn 9% so với năm 2021), trong đó xuất khẩu đạt gần 47 tỷ USD (tăng khoảng 17%). Việc tham gia các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới như EVFTA, RCEP, EFTA đã giúp dỡ bỏ dần các rào cản thuế quan và gia tăng cơ hội kết nối chuỗi cung ứng toàn cầu cho các doanh nghiệp Việt Nam.

Công ty TNHH Goodwills Global Logistics (GWG) được thành lập vào tháng 8 năm 2020. Là một doanh nghiệp giao nhận vận tải có tuổi đời còn non trẻ, công ty phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ thị trường và những hạn chế nội tại trong quy trình tổ chức nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Việc tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển (FCL) đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát chi phí, hạn chế rủi ro sai sót chứng từ và gia tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Đề tài tập trung giải quyết 3 mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

1. Đánh giá thực trạng hoạt động nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Goodwills Global Logistics.
2. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng, từ đó xác định rõ các cơ hội và thách thức đối với hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty.
3. Đề xuất các nhóm giải pháp và kiến nghị thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa đường biển tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác lập như sau:

• Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển.
• Phạm vi không gian: Thực hiện tại Công ty TNHH Goodwills Global Logistics (địa chỉ: 36 Mai Chí Thọ, Phường An Phú, Thành phố Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh).
• Phạm vi thời gian: Quá trình thực tập diễn ra từ ngày 02/10/2023 đến ngày 02/12/2023; dữ liệu hoạt động kinh doanh được khảo sát trong giai đoạn 2020 – 2022 và 6 tháng đầu năm 2023 (Quý 1 và Quý 2/2023); hồ sơ lô hàng điển hình được thực hiện vào tháng 06 – 07/2023.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống khái niệm, thuật ngữ và chuẩn mực chứng từ trong giao nhận vận tải quốc tế đường biển, bao gồm:

• Các thuật ngữ giao nhận hàng nguyên container: FCL (Full Container Load), CY (Container Yard), POL (Port of Loading), POD (Port of Discharge), ETD (Estimated Time of Departure), ETA (Estimated Time of Arrival).
• Hệ thống chứng từ thương mại và vận tải: Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Certificate of Origin (C/O), House Bill of Lading (HBL), Master Bill of Lading (MBL), Forwarder's Cargo Receipt (FCR), Shipping Instruction (SI), Verified Gross Mass (VGM), Booking Notice.
• Khung quy trình khai báo hải quan điện tử trên Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS (thông qua phần mềm ECUS5-VNACCS), sử dụng mã loại hình B11 (Xuất kinh doanh, xuất khẩu của doanh nghiệp đầu tư), quy trình phân luồng tờ khai (Luồng xanh, Luồng vàng, Luồng đỏ).

Tác giả kết hợp ba phương pháp nghiên cứu thực tế:

1. Phương pháp quan sát trực tiếp: Tác giả trực tiếp tham gia xử lý nghiệp vụ với vai trò Thực tập sinh chứng từ tại Phòng Xuất nhập khẩu của GWG, ghi nhận quy trình xử lý thực tế từ khâu tiếp nhận thông tin, liên hệ hãng tàu, làm thủ tục hải quan cho đến lúc phát hành chứng từ.
2. Phương pháp phỏng vấn: Thực hiện trao đổi, phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và các nhân viên nghiệp vụ thuộc Bộ phận Chứng từ và Bộ phận Giao nhận tại công ty nhằm thu thập thông tin về khó khăn phát sinh trong quá trình vận hành.
3. Phương pháp tổng hợp và nghiên cứu tài liệu: Thu thập, đối chiếu số liệu từ báo cáo tài chính nội bộ, báo cáo nhân sự của công ty, hồ sơ chứng từ của các lô hàng thực tế, kết hợp với các văn bản thống kê từ Tổng cục Hải quan và Trung tâm WTO thuộc VCCI.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Mở đầu

Chương này thiết lập tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh thương mại quốc tế của Việt Nam giai đoạn 2022 - 2023; xác định 3 mục tiêu nghiên cứu và các phương pháp thu thập dữ liệu. Tác giả trình bày vị trí công tác trong đợt thực tập là Thực tập sinh chứng từ thuộc Phòng Xuất nhập khẩu (do Trưởng phòng Trần Văn Thành phụ trách), làm việc theo khung giờ hành chính từ thứ Hai đến sáng thứ Bảy.

Các nhiệm vụ cụ thể được giao gồm: chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ (Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Giấy phép kinh doanh); liên hệ khách hàng để theo dõi tiến độ đóng hàng và tiếp nhận SI, VGM; thực hiện khai báo trên phần mềm hải quan điện tử ECUS5-VNACCS; theo dõi tình trạng đơn hàng đến khi thanh toán hoàn tất; in ấn và bàn giao hồ sơ cho bộ phận kế toán.

Chương 2: Tổng quan về Công ty TNHH Goodwills Global Logistics

Chương 2 trình bày toàn diện về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và tình hình hoạt động của công ty:

• Thông tin pháp lý: Công ty TNHH Goodwills Global Logistics (tên viết tắt: GWG Co., Ltd; MST: 0316437967; vốn điều lệ: 1.000.000.000 VNĐ), thành lập ngày 14/08/2020 do ông Đặng Quang Lộc làm đại diện pháp luật. Doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ vận tải đa phương thức (đường biển, đường hàng không, đường bộ), khai báo hải quan, xin giấy phép xuất nhập khẩu, bốc dỡ và đóng seal hàng hóa. Mạng lưới đối tác hãng tàu gồm Maersk, CMA CGM, MSC, SITC, Vietnam Airlines...
• Cơ cấu tổ chức: Gồm Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc) và 4 phòng ban chức năng: Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự, Phòng Xuất nhập khẩu (chia thành Bộ phận Chứng từ và Bộ phận Giao nhận).
• Cơ cấu nguồn nhân lực: Quy mô nhân sự gồm 32 nhân viên. Về trình độ: Đại học chiếm 75,0% (24 người), Cao đẳng chiếm 12,5% (4 người), Trên đại học chiếm 6,25% (2 người), Trung cấp chiếm 6,25% (2 người). Về độ tuổi: Lao động trên 25 tuổi chiếm 62,5% (20 người), dưới 25 tuổi chiếm 37,5% (12 người).
• Kết quả kinh doanh giai đoạn 2020 – 2022 và nửa đầu năm 2023:

Chỉ tiêu	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022
Doanh thu (VNĐ)	~860.000.000	>3.000.000.000	~4.000.000.000
Lợi nhuận (VNĐ)	~110.000.000	~990.000.000	>1.000.000.000

Trong 6 tháng đầu năm 2023, doanh thu ghi nhận sự tăng trưởng giữa hai quý: Quý 1/2023 đạt 1.187 triệu VNĐ và Quý 2/2023 đạt 1.354 triệu VNĐ (tăng 14,07%). Cơ cấu doanh thu theo mảng dịch vụ cho thấy giao nhận đường biển chiếm tỷ trọng áp đảo nhất:

Dịch vụ	Quý 1/2023 (Tr. đồng)	Tỷ trọng Q1 (%)	Quý 2/2023 (Tr. đồng)	Tỷ trọng Q2 (%)
Giao nhận đường biển	645	55,10%	759	56,06%
Giao nhận đường hàng không	295	24,85%	322	23,78%
Khai báo Hải quan	176	14,83%	203	14,99%
Dịch vụ khác	62	5,22%	70	5,17%
Tổng cộng	1.187	100%	1.354	100%

Chương 3: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) tại Công ty TNHH Goodwills Global Logistics

Chương 3 đi sâu phân tích quy trình 9 bước trong nghiệp vụ giao nhận FCL đường biển thông qua lô hàng xuất khẩu hạt điều thực tế:

• Thông tin lô hàng điển hình:

  • Khách hàng: Công ty TNHH Sản Xuất và Xuất Khẩu Nông Sản Đa Kao (130 Điện Biên Phủ, Quận 1, TP.HCM).
  • Hàng hóa: Hạt điều Việt Nam (Vietnamese Cashew Kernels), số lượng 400 thùng (cartons).
  • Trọng lượng: Gross Weight 8.844,00 KGS; Net Weight 8.000,00 KGS; Quy cách: 1x20'DC.
  • Hợp đồng số 2803/DK/2023 ngày 20/05/2023; Hóa đơn thương mại số 238/EX/2023 ngày 07/07/2023 trị giá 50.400,00 USD (Điều kiện CIF Manila North, thanh toán TTR).
  • Hãng tàu vận chuyển: SITC Container Lines (Tàu SITC SHANDONG V.2318N; Booking No: SLS21210200794; Cut-off Doc: 12h ngày 09/07/2023; CY Cut-off: 12h ngày 10/07/2023; ETD Cát Lái: 11/07/2023 hoặc 12/07/2023; ETA Manila North: 15/07/2023; Cảng cấp cont rỗng: Depot Tân Cảng Mỹ Thủy).

• Chi tiết quy trình nghiệp vụ 9 bước:

  1. Tiếp nhận thông tin, yêu cầu dịch vụ: Bộ phận Sales tìm kiếm khách hàng, nhận thông tin lô hàng, kiểm tra tính chất hàng hóa (hàng thông thường, không thuộc diện cấm hay nguy hiểm), chuyển thông tin cho bộ phận Pricing để liên hệ hãng tàu.
  2. Liên hệ hãng tàu tra cước và book chỗ: Dựa trên ship window của khách hàng, nhân viên chọn lịch tàu phù hợp từ cảng Cát Lái (POL: HO CHI MINH) đi Manila North (POD).
  3. Nhận Booking Notice và gửi khách hàng: Nhận xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu SITC và chuyển giao thông tin thời gian cắt máng, địa điểm lấy cont cho khách hàng.
  4. Nhận lệnh cấp container rỗng: Thực hiện qua 2 phương thức (duyệt qua email hoặc duyệt trực tiếp tại bộ phận điều độ/thương vụ cảng), bàn giao lệnh cho tài xế kéo container về kho khách hàng đóng hàng và niêm phong seal.
  5. Khai báo và làm thủ tục Hải quan xuất khẩu: Sử dụng phần mềm ECUS5-VNACCS khai báo thông tin tờ khai theo mã loại hình B11, chi cục Hải quan 02CI (Đội thủ tục hàng hóa xuất khẩu), lấy mã định danh hàng hóa, tải danh sách kiện hàng từ file Excel. Tiến hành đăng ký khai trước (EDA), cắm chữ ký số và chuyển sang khai chính thức (EDC). Thực hiện thủ tục thông quan tại cảng theo luồng kết quả (Luồng xanh: dán tem, thanh lý bãi, vào sổ tàu; Luồng đỏ: chuyển bãi kiểm hóa, cắt seal kiểm tra thực tế 5% - 10%, bấm seal mới và xác nhận).
  6. Tạo Shipping Order trên hệ thống: Lập đơn hàng trong vòng 24 giờ để theo dõi các mốc vận chuyển (Cargo ready date, ETD, ETA, POL, POD).
  7. Khai báo SI & VGM cho hãng tàu: Khai báo trực tuyến trên trang web hãng tàu trước thời hạn cut-off để tránh phát sinh chi phí trễ hạn hoặc rớt tàu. Nhận Draft B/L để kiểm tra đối chiếu.
  8. Kiểm tra chứng từ và đưa lên hệ thống: Trước ngày ETD 4 ngày, đối chiếu tính thống nhất giữa Invoice, Packing List, C/O với Sea Waybill/HBL. Phát hành thông báo Delay Document Notice (DDN) nếu khách hàng giao trễ.
  9. Tất toán, trả vận đơn và lưu hồ sơ: Thu phí local charges, gửi Debit Note, phát hành 2 bản FCR (1 gốc, 1 sao) cho khách hàng, bàn giao hồ sơ cho kế toán và theo dõi lộ trình tàu mẹ.

• Đánh giá và giải pháp:

  • Ưu điểm: Quy trình liên phòng ban chặt chẽ; năng lực xử lý đa dạng mặt hàng; linh hoạt trong việc gửi dữ liệu SI/VGM qua Excel cho hãng tàu.
  • Hạn chế: Tình trạng khách hàng cung cấp chứng từ chậm hoặc sai thông tin; đường truyền hệ thống khai báo hải quan điện tử đôi khi bị nghẽn làm kéo dài thời gian thông quan; thay đổi chính sách hải quan chưa được cập nhật kịp thời; nhân viên chịu tải nhiều lô hàng trong mùa cao điểm.
  • Giải pháp doanh nghiệp: Tổ chức đào tạo nghiệp vụ định kỳ hàng tháng; tối ưu hóa phân bổ khối lượng công việc theo năng lực và giai đoạn cao điểm; tăng cường marketing trên cổng thông tin, báo chí và nâng cấp website doanh nghiệp; nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sau bán hàng.
  • Kiến nghị vĩ mô: Nhà nước cần đầu tư đồng bộ hạ tầng cảng nước sâu (Cái Mép, Cảng Sài Gòn), đường sắt kết nối; ổn định biểu thuế xuất nhập khẩu; đơn giản hóa thủ tục và nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin ngành hải quan.

Chương 4: Kết luận

Chương tổng kết khẳng định sự phát triển ổn định của GWG sau hơn 3 năm hoạt động. Việc phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng FCL đường biển đã làm rõ những điểm mạnh cần duy trì và chỉ ra các mắt xích cần cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả vận hành của công ty.

---

Kết quả và đóng góp

Khóa luận mang lại các kết quả khảo sát thực tế và đóng góp nghiệp vụ cụ thể:

• Hệ thống hóa số liệu vận hành: Cung cấp bức tranh tài chính và nhân sự của GWG giai đoạn 2020 – 2023, chỉ ra sự chuyển dịch doanh thu với mảng giao nhận đường biển giữ vai trò chủ lực (chiếm trên 55% tổng doanh thu).
• Tài liệu hóa quy trình chi tiết: Mô tả chi tiết từng bước thao tác phần mềm khai báo hải quan ECUS5-VNACCS (từ khâu chọn mã loại hình B11, nhập mã chi cục 02CI, đăng ký số định danh hàng hóa, nhập dữ liệu hàng loạt từ Excel đến gửi tờ khai EDA/EDC) gắn với hồ sơ thực tế của lô hàng hạt điều xuất khẩu đi Philippines.
• Xác lập giải pháp cải tiến quy trình: Đề xuất mô hình phân bổ lại công việc theo mức độ hoàn thành và điều phối nhân sự linh hoạt trong mùa cao điểm nhằm giảm thiểu tình trạng quá tải và hạn chế sai sót chứng từ.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Phạm vi khảo sát giới hạn tại một doanh nghiệp giao nhận có quy mô vừa và nhỏ (32 nhân viên); thời gian khảo sát thực tế diễn ra trong 2 tháng thực tập (tháng 10 đến tháng 12/2023); trường hợp nghiên cứu tập trung sâu vào một lô hàng FCL xuất khẩu cụ thể bằng đường biển, chưa mở rộng so sánh với nhiều tuyến vận tải khác nhau.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL), hàng không và phương thức vận tải đa phương thức; đánh giá tác động của việc tích hợp phần mềm quản lý logistics chuyên dụng (TMS/FMS) trong việc tự động hóa quản lý luồng chứng từ.

---

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành: Sinh viên ngành Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại có thể tham khảo cấu trúc bài báo cáo thực tập tốt nghiệp và các bước tác nghiệp thực tế tại doanh nghiệp forwarder.
• Thực tập sinh và nhân viên chứng từ mới: Tham khảo hướng dẫn từng bước nhập liệu trên phần mềm ECUS5-VNACCS và quy trình phối hợp làm việc với hãng tàu trong việc lấy booking, duyệt lệnh cấp cont rỗng, khai báo SI và VGM.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Lô hàng xuất khẩu mẫu được phân tích trong báo cáo có các thông số kỹ thuật và điều kiện thương mại như thế nào?
Lô hàng là Hạt điều Việt Nam (Vietnamese Cashew Kernels) gồm 400 thùng (Gross weight: 8.844 kg, Net weight: 8.000 kg), đóng trong 1 container 20'DC. Lô hàng được xuất khẩu theo điều kiện CIF Manila North (Philippines), thanh toán TTR qua ngân hàng với tổng trị giá hóa đơn là 50.400,00 USD. Vận chuyển bởi hãng tàu SITC (tàu SITC SHANDONG V.2318N) từ cảng Cát Lái đến cảng Manila North.

2. Quy trình xin duyệt lệnh cấp container rỗng tại công ty GWG được thực hiện theo những hình thức nào?
Có hai hình thức: (1) Duyệt qua email (nhân viên gửi mail xin duyệt lệnh, hãng tàu gửi email xác nhận và yêu cầu cấp rỗng để tài xế đem lệnh đến depot lấy cont); (2) Duyệt trực tiếp (nhân viên mang booking confirmation đến phòng điều độ hãng tàu đổi lệnh, sau đó qua phòng thương vụ cảng nộp tiền lấy bộ hồ sơ cấp cont chuyển cho tài xế).

3. Cơ cấu doanh thu 6 tháng đầu năm 2023 của GWG phân bổ giữa các mảng dịch vụ ra sao?
Dịch vụ giao nhận đường biển chiếm tỷ trọng cao nhất (55,1% ở Q1 và 56,06% ở Q2), tiếp theo là giao nhận đường hàng không (24,85% ở Q1 và 23,78% ở Q2), dịch vụ khai báo hải quan (14,83% ở Q1 và 14,99% ở Q2), còn lại là các dịch vụ khác (~5,2%).

4. Khi khai báo tờ khai xuất khẩu trên ECUS5-VNACCS cho lô hàng kinh doanh thông thường, mã loại hình và cơ quan hải quan được chọn như thế nào?
Mã loại hình được chọn là "B11 – Xuất kinh doanh, xuất khẩu của doanh nghiệp đầu tư", cơ quan hải quan đăng ký là "02CI" (Chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng Sài Gòn Khu vực 1 - Cát Lái) với mã bộ phận xử lý là "02" (Đội thủ tục hàng hóa xuất khẩu).

5. Những nguyên nhân chủ yếu nào dẫn đến sự chậm trễ trong quy trình giao nhận hàng FCL được tác giả chỉ ra?
Bao gồm: khách hàng bàn giao bộ chứng từ chậm hoặc thông tin giữa các chứng từ không trùng khớp; sự cố nghẽn đường truyền trên hệ thống mạng khai báo hải quan điện tử; các quy định chính sách, thông tư hải quan thay đổi thường xuyên; nhân viên phải kiêm nhiệm xử lý nhiều lô hàng cùng lúc trong mùa cao điểm.

---

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Huỳnh Thị Cẩm Duyên đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH Goodwills Global Logistics. Bằng việc phân tích trực tiếp số liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 – 2023 và quy trình xử lý lô hàng nông sản thực tế, tác giả đã làm rõ các bước tác nghiệp chứng từ, hải quan và hãng tàu. Các giải pháp về đào tạo nhân sự, phân bổ luồng công việc và kiến nghị hoàn thiện hạ tầng được đề xuất trên cơ sở thực tiễn vận hành tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Mở đầu Ở chương này, báo cáo giới thiệu lý do chọn đề tài, mục tiêu, phương pháp nghiên cứu. Ngoài ra, bài báo cáo còn nêu rõ vị trí thực tập và nhiệm vụ của một thực tập sinh chứng từ tại doanh nghiệp. Chương 2: Tổng quan về Công ty TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS Ở chương này, bài báo cáo giới thiệu sơ lược về Công ty, cơ cấu tổ chức kinh doanh, nguồn nhân lực và tình hình kinh doanh tại Công ty. Chương 3: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) tại Công ty TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS.

Ở chương này, mô tả nghiệpavụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty và tìm ra những ưu điểm, hạn chế của quy trình nghiệp vụ trên. Và đặc biệt là đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả của nghiệpavụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) tại Công ty TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS. Chương 4: Kết luận SVTH: HUỲNH THỊ CẨM DUYÊN 4 Báo cáo thực tập GVHD: TRƯƠNG MỸ DIỄM CHƯƠNG 2: TỔNGaQUAN VỀ CÔNG TY TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS 2.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS (GWG) 2.1 Lịch sửahình thành và phát triển công ty  Tên giao dịchatiếng việt: CÔNG TY TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS  Tên giao dịch quốc tế: GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS COMPANY LIMITED  Tên viết tắt: GWG CO.,LTD  Logo công ty: Hình 1.1: Logo Công ty TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS  Mã số thuế: 0316437967  Vốn điều lệ: 1.000 đồng (Một tỷ đồng)  Địa chỉ trụ sở: 36 Mai Chí Thọ, Phường An Phú, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam  Đại diện pháp luật: Ông Đặng Quang Lộc  Điện thoại: [phone]  Ngày hoạt động: 14/08/2020  Loại hình doanh nghiệp: aCông ty trách nhiệm hữu hạn ngoài nhà nước  Email: [e-mail] SVTH: HUỲNH THỊ CẨM DUYÊN 5 Báo cáo thực tập GVHD: TRƯƠNG MỸ DIỄM  Website: https://goodwilllogistics.vn/ Công ty TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS hoạt độngatrong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tảiachuyên nghiệp. Công ty được thành lập vào ngày 14/08/2020 được điều hành bởi Giám đốc Đặng Quang Lộc với quy mô nhỏ có vốnađiều lệ là 1.000 đồng (Một tỷ đồng) Đa số đối tác chính của công ty là các doanh nghiệpacó uy tín trên thị trường như: Đại lý Vietnam Airline, CMA CGM, Maersk,.

Mặc dù chỉ mớiahoạt động hơn 3 năm nhưng GWG CO.,LTD sở hữu đội ngũ nhân viên gồm 32 người đầy nhiệt huyết, có trình độ nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm và trách nhiệm trong công việc mang lại tiềm năng phát triển công ty trong tương lai.2 Tầm nhìn và sứ mệnh  Tầm nhìn Đạt vị trí hàng đầu trong lĩnh vực logistic tại Việt Nam vào năm 2040, với mạng lưới văn phòng làm việc không chỉ trong nước mà còn ở quốc tế. Chúng tôi cam kết cung cấp một chuỗi dịch vụ logistic toàn diện cho khách hàng xuất nhập khẩu, đáp ứng nhu cầu của họ cả trong và ngoài biên giới quốc gia.  Sứ mệnh Mang đến những giải pháp logistics đáng tin cậy và chất lượng nhất, chúng tôi hướng đến việc giúp khách hàng tối ưu hóa thời gian và giảm chi phí trong các hoạt động xuất nhập khẩu. Đồng thời, chúng tôi liên tục chú trọng vào việc áp dụng nền tảng công nghệ và tận dụng hiệu suất từ mạng lưới đối tác để mang lại giá trị gia tăng và lợi ích thực sự cho khách hàng.3 Thực trạng hoạt động của công ty  Sản phẩm của Công ty SVTH: HUỲNH THỊ CẨM DUYÊN 6 Báo cáo thực tập GVHD: TRƯƠNG MỸ DIỄM Cung cấp các dịch vụ:  Dịch vụ vận tải: đường hàng không, đường biển, đường bộ  Xin cấp giấy phép xuất nhập khẩu  Dịch vụ khai báo hải quan và là thủ tục thông quan tại cảng  Dịch vụ thuê đóng SEAL và bốc dỡ hàng hóa  Khách hàng Khách hàng đến từ nhiều tỉnh thànhavới nhiều mặt hàng kinh doanh khác nhau.

Nhưng phần lớn khách hàng đến từ Tp. Hồ Chí Minh, Bình Dương và Đồng Nai. Bên cạnh đó, đối tác của Công tyalà các hãng tàu, cácađơn vịavận chuyểnanội địa và nước ngoài.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY 2.1 Chức năng của công ty Công ty TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS là đơn vị giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và vận tải hàng hóa chuyên nghiệp cho các mặt hàng thực phẩm, nội thất, hàng trang trí, giày dép, thiết bị máy móc, hàng dễ vỡ,. Sang nhiều quốc gia trên thế giới.2 Nhiệm vụ của công ty Tuân thủ pháp luật, cácachính sách, chế độ quản lý kinhatế của Nhà nước về quản lýaxuất nhập khẩuavà chính sáchađối ngoại của Nhà nước.

Tổ chứcakinh doanh theo đúng ngànhanghề đã đăng kýavới Bộ Công Thương. Thực hiện đúnganhững cam kết trong hợp đồng liên quan đến hoạtađộng kinh doanh xuất nhập khẩu. Cung cấp các dịch vụ với chất lượng tốt nhất với khách hàng và không ngừng cải thiện quy trình, đặt dịch vụ khách hàngalên hàng đầu nhằm nâng cao chấtalượng dịch vụ của công ty. SVTH: HUỲNH THỊ CẨM DUYÊN 7 Báo cáo thực tập GVHD: TRƯƠNG MỸ DIỄM Thực hiệnanghiêm chỉnhachế độ quản lý tài chính, các chính sáchavà quyền lợi của ngườialao động theoachế độ tự chủ, chămalo đời sống, không ngừng đàoatạo và nâng caoatrình độ choacán bộ, nhân viên của côngaty nhằm đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ ngàyacàng cao.

Bảo đảm việc bảo toàn nguồn vốn của công ty, bảo đảm cơ sở vật chất, sửadụng hiệu quảacác nguồn vốn, làm tròn nghĩa vụanộp ngân sách cho Nhà nước. SVTH: HUỲNH THỊ CẨM DUYÊN 8 Báo cáo thực tập GVHD: TRƯƠNG MỸ DIỄM 2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC P. KẾ TOÁN DOANH SỰ KHẨU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS năm 2023 Nguồn: Phòng Nhân sự 2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban Công ty TNHH GOODWILLS GLOBAL LOGISTICS là ađơn vịakinh doanh thành lậpatheo luậtadoanh nghiệp và các bộ máyalãnh đạo chịu sự quản lý trực tiếp của cơaquan sáng lập. Công ty áp dụngamô hình quản lýakhá đơn giản, gọnanhẹ nhưng vẫnađáp ứng được hiệuasuất làm việc của công ty.

Các nhiệmavụ của các phòngaban được phânamột cách cụ thể và chặt chẽ.  Giám đốc Ông Đặng Quang Lộc là người cóaquyền lực cao nhấtatrong công ty. Ông đưa ra các quyết định về hướng đi và kế hoạch kinh doanh của công ty. Ông đạiadiện ký SVTH: HUỲNH THỊ CẨM DUYÊN 9 Báo cáo thực tập GVHD: TRƯƠNG MỸ DIỄM kếtacác hợp đồng kinh tế và hợp tác đầu tư.

Ngoài ra, ông cũng giám sát hoạt động kinh doanh củaacông ty và đảm bảo đạtađược các chỉ tiêu của các phòng ban.  Phó giám đốc Phó giámađốc hỗ trợ Giám đốcatrong việc quản lý và điều hành các hoạt động của công ty. Họ được ủy quyền giải quyết các vấn đề và thực hiện các nhiệm vụ được giao. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả hoạt động của mình trước Giám đốc.

 Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh phân tích thông tin, xây dựngakế hoạch và phương án kinh doanh của công ty. Họ cân nhắc và phân bổ chỉ tiêu kế hoạch sau khi được duyệt. Phòng Kinh doanh cũng nghiên cứu thị trườngatrong và ngoài nước, định hình mục tiêu và năng lực của công ty để chọn thị trường mục tiêu phù hợp. Họ tìm kiếm khách hàng, tiến hành giao dịch, đàm phánavà ký kết hợp đồngagiao nhận.

Ngoài ra, phòng này cũng nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và khách hàng để đưa ra các phương án kinh doanh phù hợp.  Phòng Kế toán Phòng Kế toánachịu trách nhiệm về thu chi của công ty. Họ theoadõi sổ sách kế toán và công nợ của khách hàng và đại lý nước ngoài. Phòng Kế toán nhận và kiểm tra các chứngatừ liên quan đến chi phí, giá bán, điều kiện thanh toán và xuất hóa đơn.

Họ quyết toán và kiểm toánanguồn vốn, tài khoản ngoại tệavà lập và nộp các báo cáo thuế và tài chính đúng hạn.  Phòng Nhân sự Phòng Nhân sự phụ trách các bộ phận hành chính văn thư và pháp lý. Họ giúp Giám đốc tổ chức và quản lý công ty hiệu quả, đánh giá chất lượng nhân viên và xây SVTH: HUỲNH THỊ CẨM DUYÊN 10 Báo cáo thực tập GVHD: TRƯƠNG MỸ DIỄM dựng định mức lao động cho các phòng ban và chi nhánh. Phòng Nhân sự cũng lập kế hoạch và tiến hành tuyển dụng nhân sự.

 Phòng Xuất nhập khẩu: - Bộ phận chứng từ: Theo dõi và liên lạc với các bên liên quan để nắm bắt thông tin về hàng hóa xuất nhập khẩu. Lập các chứng từ cần thiết liên quan đến giao nhận hàng, vận chuyển, và hải quan. Đảm bảo rằng các chứng từ như hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn nhập khẩu, vận đơn, và các giấy tờ liên quan khác được hoàn thiện và chính xác. - Bộ phận giao nhận: Bộ phận giaoanhận là bộ phận trựcatiếp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa cho khách hàng, có nhiệm vụ: hỗ trợ bộ phận kinh doanhavà các chứng từ, các vấn đề liên quanađến hàng hóa xuấtanhập khẩu.

Thực hiện các côngaviệc để tiến hành giao nhận hàngahóa như: nhận chứng từ và kiểmatra hàng hóa từ kháchahàng để gom hàng và đóng hàng vàoacontainer, ký nộp nhận C/O và các giấy tờ liên quan khác.4 TÌNH HÌNH NHÂN LỰC Hiện tại, GOODWILLS đang có tổng cộng 32 nhân viênavới nhiều trình độavà độ tuổi khác nhau. Về trình độ, tất cảanhân sự của công tyađều đã qua đào tạoavà có kiếnathức chuyên môn tốt, phần lớn tậpatrung nhiều ở trình độ đại học (24 người), caoađẳng (4 người), tiếp đó là trung cấp (2 người), trình độ trên đại học chiếm số lượng cũng như tỷ lệ như trung cấp là 2 người, chủ yếu trình độ trên đại học là người có vai trò quản lý. Chi tiết về trình độ nhân sự của công ty được tổng hợp lại trong bảng 1.1 (Nguồn nhân lực theo trình độ của công ty) như sau: SVTH: HUỲNH THỊ CẨM DUYÊN 11 Báo cáo thực tập GVHD: TRƯƠNG MỸ DIỄM Bảng 2.1: Nguồnanhân lực theoatrình độ của công ty Trình độ Số lượng Tỷ lệ Trên đại học 2 6,25% Đại học 24 75% Cao đẳng 4 12,5% Trung cấp 2 6,25% Tổng cộng 32 100% Nguồn: Phòng nhân sự Về độ tuổi, 62,5% nhân viên của công ty là trên 25 tuổi và 37,5% còn lại là dưới 25 tuổi, tỷ lệ này đảm bảo cho công ty vừa có nguồn nhân sự trẻ năng động vừa có nguồn nhân sự có kinh nghiệm làm việc và có chuyên môn xử lý tốt các vấnađề phát sinh trong quáatrình làm việc.2: Cơ cấu lao động theo độ tuổi Nhóm tuổi Số lượng Tỷ lệ Dưới 25 12 37,5% Trên 25 20 62,5% Tổng số 32 100% 2.5 TÌNH HÌNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY Bảng 2.