CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH, KHẢ NĂNG THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số vấn đề cơ bản liên quan đến công nợ và kế toán công nợ 1. Các khái niệm cơ bản liên quan đến công nợ 1.
Khái niệm công nợ Khi phát sinh các nghiệp vụ mua, bán sản phẩm hàng hoá, dịch vụ tại doanh nghiệp những cá nhân, tổ chức trong lúc thanh toán chưa trả tiền ngay mà có thể trả góp, mua chịu số tiền còn lại đó để sang kì sau được gọi là công nợ. Công nợ của doanh nghiệp chia thành hai loại: khoản phải thu, khoản phải trả. Như vậy, công nợ là một thuật ngữ kinh tế nói đến nghĩa vụ và quyền lợi của doanh nghiệp đối với các khoản nợ đang chiếm dụng và bị chiếm dụng bởi các đối tượng bên trong bên ngoài doanh nghiệp. Khái niệm và phân loại các khoản phải thu a.
Khái niệm Các khoản phải thu là khoản phát sinh trong quá trình kinh doanh như quan hệ thanh toán, tài chính cụ thể : Khoản ứng trước tiền cho người bán, khoản phải thu về cho vay, phải thu từ các cá nhân về tiền các khoản tạm ứng, tiền các khoản bồi thường, bán chịu cho người mua,… Là một bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị các cá nhân, đơn vị khác nắm giữ, doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ, sẽ thu được lợi ích kinh tế trong tương lai và có biện pháp thu hồi nhanh chóng. (Bùi Văn Dương và cộng sự, 2008) Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ kể cả tài sản cố định. 5 Phải thu khách hàng là khoản phải thu phát sinh khi doanh nghiệp đã cung cấp thực phẩm, hàng hoá, đã được khách hàng chấp nhận thanh toán nhưng chưa thu được tiền. Phân loại Phân theo thời hạn thanh toán, khoản phải thu chia thành 2 loại: khoản phải thu ngắn hạn, khoản phải thu dài hạn.
Phân loại theo nội dung : - Phải thu có tính chất thương mại: Phải thu khách hàng, khoản ứng trước cho người bán, phải thu nội bộ. - Phải thu khác: Phải thu về người lao động, phải thu về tạm ứng, phải thu về các khoản kí quỹ, kí cược. Khái niệm và phân loại các khoản phải trả a. Khái niệm Theo VAS 01 – Chuẩn mực chung: “Khoản phải trả là nghĩa vụ nợ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ một sự kiện trong quá khứ, doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình.” Các khoản phải trả là các khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp phải trả, phải thanh toán cho các cá nhân, các tổ chức kinh tế xã hội.
Phân loại Nếu phân loại theo thời hạn thanh toán khi lập báo cáo tài chính, các khoản phải trả của doanh nghiệp bao gồm nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Nợ ngắn hạn là tổng giá trị các khoản nợ còn phải trả có thời hạn thanh toán dưới hoặc trong một năm hoặc trong một vòng chu kỳ kinh doanh bao gồm: phải trả cho người bán, thuế và các khoản phải nộp nhà nước, phải trả công nhân viên,… 6 Nợ dài hạn là tổng giá trị các khoản nợ dài hạn của doanh nghiệp bao gồm những khoản nợ có thời hạn thanh toán còn lại từ một năm trở lên hoặc dài hơn một chu kỳ kinh doanh bao gồm: vay dài hạn, phát hành trái phiếu,…. Khái niệm và phân loại quan hệ thanh toán a. Khái niệm Thanh toán là quan hệ kinh tế xảy ra giữa doanh nghiệp với các chủ nợ, các tổ chức phát sinh về các khoản phải thu, khoản phải trả về một khoản vay nợ tiền trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phân loại Quan hệ thanh toán được chia thành hai hình thức chủ yếu: thanh toán trực tiếp và thanh toán qua trung gian. Thanh toán trực tiếp: đây là hình thức thanh toán mà người mua và người bán thanh toán trực tiếp với nhau bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản đối với khoản nợ phát sinh. Thanh toán qua trung gian: đây là hình thức thanh toán mà người mua và người bán thanh toán thông qua bên thứ ba (các tổ chức tài chính khác, ngân hàng) đứng ra làm trung gian thanh toán các khoản nợ phát sinh qua ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc,. Trong hoạt động kinh doanh có nhiều hình thức thanh toán, dù hình thức thanh toán nào thì công ty cũng chịu sự tác động từ yếu tố chủ quan và yếu tố khách quan cho nên phải có biện pháp để xử lí các rủi ro xảy ra tuỳ vào quy mô, đặc điểm từng đối tác kinh doanh.
Các công ty phải thanh toán đúng hạn để tránh xảy ra tình trạng ứ đọng và chiếm dụng vốn. Khái niệm, vai trò, nhiệm vụ kế toán công nợ 1. Khái niệm kế toán công nợ Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mối quan hệ phát sinh giữa công ty với người mua, người bán,.là cơ sở các khoản phải thu, khoản phải trả. Kế toán khoản phải thu, khoản phải trả được gọi là kế toán công nợ.
Kế toán công nợ là một phần hành kế toán đảm nhiệm về các khoản nợ phát sinh mà các doanh nghiệp phải thu và phải trả diễn ra liên tục trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Vai trò Kế toán công nợ là một trong những phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán tại doanh nghiệp và là người quản lí có trách nhiệm kiểm soát, xử lí về tình hình công nợ của doanh nghiệp. Kế toán công nợ có ý nghĩa quan trọng trong công ty. Doanh nghiệp nào cũng tồn tại các khoản nợ với các cá nhân, tổ chức từ các khoản nợ đơn giản cho đến khoản nợ phức tạp.
Kế toán công nợ sẽ ghi chép, xử lí các vấn đề về các khoản phải thu, khoản phải trả để góp phần lành mạnh tình hình tài chính của công ty và phản ánh tình hình tài chính công ty để từ đó xác định nguyên nhân để kịp thời đưa ra các giải pháp cụ thể nhất để phát triển một cách hoàn thiện hơn. Nếu các khoản phải thu, khoản phải trả phải được theo dõi một cách chặt chẽ, chính xác giúp cho doanh nghiệp tránh tình trạng chiếm dụng vốn, đảm bảo khả năng thanh toán hợp lí. Nếu quản lí tốt công ty, tình hình tài chính khả quan hơn, ít bị chiếm dụng vốn tạo thế chủ động về tài chính để giúp công ty tồn tại và hoạt động hiệu quả hơn. Ngược lại nếu không quản lí tốt công ty sẽ dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau, gây những thiệt hại không đáng có, ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.
Nhiệm vụ - Tổ chức ghi chép, theo dõi, tính toán, phân tích, đánh giá các khoản phải thu, các khoản phải trả chi tiết rõ ràng từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán, từng thời hạn để giải quyết kịp thời các khoản nợ, tránh tình trạng tồn đọng công nợ, ảnh hưởng đến công ty. - Tổ chức kiểm tra, rà soát định kì và cuối kì để tránh sai sót xảy ra đối với các trường hợp khách hàng có só dư nợ lớn, mua bán thường xuyên. Đối chiếu xem xét các khoản nợ phát sinh chưa thanh toán và đã thanh toán. - Luôn theo dõi, giám sát các quy định về quản lí những khoản phải thu, khoản phải trả.
- Tổng hợp toàn bộ những vấn đề về tình hình công nợ để thúc giục, đôn đốc, có biện pháp giải quyết hiệu quả nhất. Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu, phải trả 1. Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu Theo điều 16 thông tư 133 /2016/TT – BTC ban hành ngày 26/08/2016 a. Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Việc phân loại các khoản phải thu là phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác được thực hiện theo nguyên tắc: - Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua - bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các đơn vị mà doanh nghiệp đầu tư góp vốn vào). Khoản phải thu này gồm cả các khoản 9 phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác với khách hàng thông qua bên nhận ủy thác; - Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên với đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc (sau đây gọi là đơn vị hạch toán phụ thuộc). - Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính chất thương mại, không liên quan đến giao dịch mua - bán, như: + Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính, như: khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia; + Các khoản chi hộ bên thứ ba được quyền nhận lại; Các khoản bên nhận ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao ủy thác;- Các khoản phải thu không mang tính thương mại như cho mượn tài sản phi tiền tệ, phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý… c. Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn.
Các chỉ tiêu phải thu của Báo cáo tình hình tài chính còn bao gồm cả các khoản được phản ánh ở các tài khoản khác ngoài các tài khoản phả thu, như: Khoản cho vay được phản ánh ở TK 1288; Khoản ký quỹ, ký cược phản ánh ở TK 1386, khoản tạm ứng được phản ánh ở TK 141… Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục được phân loại là phải thu ngắn hạn, dài hạn của Báo cáo tình hình tài chính. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu theo từng loại nguyên tệ, từng đối tượng công nợ và thực hiện theo nguyên tắc: Khi phát sinh các khoản nợ phải thu (bên Nợ các TK phải thu), kế toán phải quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.