Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội" do sinh viên Tô Thảo Nguyên thực hiện (ngành Quản trị nhân lực, Khoa Quản trị nguồn nhân lực, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; người hướng dẫn: ThS. Dương Mạnh Hùng, hoàn thành năm 2018).

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Quản lý nhân sự là công tác trọng tâm của mọi tổ chức, bao gồm các hoạt động như hoạch định nguồn nhân lực, phân tích thiết kế công việc, đánh giá thành tích, đào tạo và phát triển. Hoạt động này tạo ra khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp. Trước khi công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi, việc quản lý nhân sự tại các cơ quan, đơn vị có quy mô hàng trăm đến hàng nghìn nhân sự chủ yếu thực hiện theo phương thức thủ công, dẫn đến tốn kém thời gian, chi phí, nhân lực và gặp nhiều khó khăn trong tra cứu, tổng hợp cũng như dễ xảy ra sai sót dữ liệu.

Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, mặc dù nhà trường đã đưa phần mềm vào ứng dụng trong công tác quản lý nhân sự, song hệ thống hiện hành vẫn chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu thực tiễn của người quản lý và đặc thù của Nhà trường. Dựa trên biểu mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, tác giả đã nghiên cứu và xây dựng giải pháp phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức phục vụ trực tiếp cho đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu

Khóa luận xác định 3 mục tiêu cụ thể:

  1. Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm góp phần nâng cao chất lượng quản lý, phục vụ có hiệu quả cho quá trình kiểm tra, kiểm soát, thống kê các hoạt động liên quan đến nhân sự của Trường.
  2. Khảo sát thực trạng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để phân tích, đánh giá công tác quản lý nhân sự và hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này.
  3. Nghiên cứu xây dựng phần mềm ứng dụng vào công tác quản lý nhân sự tại Trường nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự tại đơn vị.

Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện các mục tiêu trên, khóa luận triển khai 5 nhiệm vụ:

  • Thứ nhất: Nghiên cứu lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự.
  • Thứ hai: Nghiên cứu vai trò của nhân sự đối với hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
  • Thứ ba: Khảo sát thực tế quá trình quản lý nhân sự, quá trình ứng dụng tin học và hiệu quả mang lại tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
  • Thứ tư: Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự từ thực trạng nghiên cứu.
  • Thứ năm: Nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và đưa vào thử nghiệm thực tế tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự.
  • Phạm vi không gian: Khóa luận giới hạn phạm vi nghiên cứu tại trụ sở chính của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ở khu vực Hà Nội; không nghiên cứu hai cơ sở đào tạo trực thuộc tại Miền Trung (tỉnh Quảng Nam) và Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thực trạng quản lý nhân sự tại thời điểm năm 2018.

Giả thuyết nghiên cứu

Đề tài đưa ra 2 giả thuyết:

  • Giả thuyết 1: Ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả sẽ giúp cho việc quản lý nhân sự diễn ra dễ dàng, đạt hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian, chi phí và giúp hoạt động của cơ quan vận hành thông suốt, hiện đại hơn.
  • Giả thuyết 2: Nếu bài nghiên cứu được đưa vào khai thác, ứng dụng phục vụ quá trình quản lý, hoạt động quản lý nhân sự của Nhà trường sẽ được hoàn thiện hơn, tiết kiệm thời gian, kinh phí và nâng cao hiệu suất công việc.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và khái niệm

Khóa luận hệ thống hóa các khái niệm nền tảng trong khoa học quản lý và công nghệ thông tin:

  • Khái niệm quản lý: Tác giả tiếp cận quản lý từ ba giác độ: quản lý các quá trình của thế giới vô sinh, quản lý các quá trình trong cơ thể sống và quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người. Tác giả trích dẫn các quan điểm kinh điển:
    • Mary Parker Follet: Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác.
    • Harold Koontz và Cyril O'Donnell: Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả nhằm đạt mục tiêu của nhóm.
    • Harold Koontz: Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác.
    • Nguyễn Minh Đạo: Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra.
  • Khái niệm quản lý nhân sự: Là công tác quản lý, khai thác, sử dụng lao động, nhân sự của một tổ chức một cách hợp lý và hiệu quả; bao gồm toàn bộ thành viên sử dụng kiến thức, kỹ năng, hành vi và giá trị đạo đức để duy trì và phát triển tổ chức.
  • Các khái niệm công nghệ thông tin: Khóa luận định nghĩa phần cứng (hardware), phần mềm (software - phân loại thành phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng), Internet, mạng máy tính, mạng cục bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), thư điện tử (email). Đồng thời, giải thích các thuật ngữ cơ sở dữ liệu quan hệ gồm: Cơ sở dữ liệu (Database), Bảng (Table), Mẫu hỏi (Query), Biểu mẫu (Form), Báo cáo (Report).

Cơ sở pháp lý

Khóa luận căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo của Nhà nước:

  • Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
  • Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
  • Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (Mẫu 2C-BNV/2008).
  • Quyết định số 58/2010/QĐ-TTg ngày 22/09/2010 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Điều lệ trường đại học.
  • Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020.
  • Quyết định số 2016/QĐ-TTg ngày 14/11/2011 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
  • Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/04/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
  • Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2016 – 2020.

Tổng quan tài liệu nghiên cứu tiền đề

Tác giả kế thừa các kết quả nghiên cứu trước đó:

  • Giáo trình "Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Nhà trường" do VVOB Việt Nam và các Sở GD&ĐT phối hợp biên soạn (2003), được Cục Nhà giáo và Cán bộ quản lý cơ sở giáo dục thẩm định.
  • Nghiên cứu của tác giả Doãn Thị Hồng Hạnh (2013) về "Biện pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý chuyên môn ở trường mầm non Kim Ngọc".

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận kết hợp 4 phương pháp nghiên cứu:

  1. Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn thực tế để làm cơ sở đánh giá, phân tích và đề xuất phương án xây dựng phần mềm.
  2. Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu các sách, giáo trình, văn kiện, văn bản quy phạm pháp luật nhằm xây dựng nền tảng lý luận.
  3. Phương pháp khảo sát trực tiếp: Khảo sát thực tế công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để nhận diện quy trình và khâu nghiệp vụ.
  4. Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa: Hệ thống hóa các tư liệu lý luận và thực tiễn để phục vụ thiết kế các chức năng cơ sở dữ liệu.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề chung về nhân sự, vai trò của CNTT trong quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 1 tập trung làm rõ cơ sở lý luận về quản lý nhân sự và phân tích vai trò của công nghệ thông tin đối với đơn vị sự nghiệp giáo dục đại học. Tác giả chỉ ra rằng việc tin học hóa công tác tổ chức quản lý nhân sự giúp:

  • Tăng hiệu quả vận hành, cho phép lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin cán bộ, viên chức (CBVC) liên tục, chính xác.
  • Hỗ trợ lãnh đạo nắm bắt biến động nhân sự kịp thời (số lượng đang làm việc, thuyên chuyển, nghỉ hưu).
  • Tăng cường tính minh bạch, hỗ trợ truy xuất, thống kê, lập báo cáo định kỳ và đột xuất.
  • Giảm thiểu sai sót, thất thoát thông tin và hỗ trợ đơn giản hóa thủ tục hành chính nội bộ.

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương này trình bày lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ tại đơn vị.

Lịch sử phát triển của Nhà trường trải qua 3 giai đoạn chính:

  • Giai đoạn 1971 – 2005 (Trường Trung cấp): Thành lập Trường Trung học Văn thư Lưu trữ theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, làm nhiệm vụ đào tạo và bồi dưỡng cán bộ trung học chuyên nghiệp ngành văn thư, lưu trữ.
  • Giai đoạn 2005 – 2011 (Trường Cao đẳng): Thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I theo Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB ngày 15/06/2005 của Bộ Giáo dục và Đào tạo; cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ được quy định tại Quyết định số 108/QĐ-BNV ngày 17/10/2005 của Bộ Nội vụ.
  • Giai đoạn từ tháng 11/2011 đến thời điểm nghiên cứu (Trường Đại học): Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 2016/QĐ-TTg ngày 14/11/2011 thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trực thuộc Bộ Nội vụ.

Cơ cấu tổ chức của Nhà trường tại thời điểm nghiên cứu gồm:

  • Ban Giám hiệu: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng.
  • Hội đồng: Hội đồng khoa học và đào tạo, các hội đồng tư vấn.
  • 9 Phòng chức năng: Quản lý đào tạo; Tổ chức cán bộ; Hành chính – Tổng hợp; Kế hoạch – Tài chính; Quản trị - Thiết bị; Khảo thí và bảo đảm chất lượng; Quản lý khoa học và sau đại học; Hợp tác quốc tế; Công tác sinh viên.
  • 9 Khoa chuyên môn: Tổ chức xây dựng chính quyền; Tổ chức quản lý nhân lực; Hành chính học; Văn thư – Lưu trữ; Quản trị văn phòng; Văn hóa – Thông tin và xã hội; Nhà nước và pháp luật; Khoa học Chính trị; Đào tạo tại chức và bồi dưỡng.
  • 6 Tổ chức khoa học - công nghệ và dịch vụ: Viện Nghiên cứu và phát triển; Trung tâm Tin học; Trung tâm Ngoại ngữ; Trung tâm Thông tin Thư viện; Tạp chí Đại học Nội vụ; Ban Quản lý ký túc xá.
  • 3 Cơ sở đào tạo trực thuộc: Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề; Cơ sở tại Miền Trung (Quảng Nam); Cơ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Các tổ chức đoàn thể: Đảng bộ, Công đoàn, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.

Đánh giá thực trạng: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã triển khai phần mềm quản lý nhân sự, tuy nhiên phần mềm hiện hữu chưa đáp ứng toàn diện các nghiệp vụ chuyên biệt của Nhà trường, đòi hỏi phải xây dựng một giải pháp cơ sở dữ liệu phù hợp hơn.

Chương 3: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 3 trình bày chi tiết quá trình phân tích, thiết kế hệ thống, xây dựng cơ sở dữ liệu, thiết kế biểu mẫu, viết mã lệnh xử lý và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.

Thiết kế và triển khai phần mềm quản lý nhân sự

Lựa chọn môi trường phát triển

Tác giả lựa chọn công cụ Microsoft Access tích hợp trong bộ Microsoft Office với các lý do:

  • Tính phổ biến, cài đặt sẵn trên máy tính cơ quan, không đòi hỏi chi phí bản quyền bổ sung.
  • Giao diện trực quan, hệ thống thanh công cụ và thực đơn tương đồng với Microsoft Word và Excel.
  • Khả năng sinh mã tự động (auto-generated code) cho các nút lệnh, phù hợp với người dùng thuộc khối ngành khoa học xã hội không chuyên sâu về lập trình C+, C#, FoxPro.
  • Dễ dàng gắn nhãn tiếng Việt (Label), thiết lập phân quyền, bảo mật.
  • Cho phép liên kết và chuyển đổi dữ liệu hai chiều với Microsoft Excel thông qua các thao tác lệnh trực tiếp.
  • Thực tế Nhà trường đã có nhiều phần mềm nội bộ viết trên Access hoạt động hiệu quả (phần mềm quản lý và in bằng tốt nghiệp, in bảng điểm, quản lý giờ dạy, in giấy khen, in thẻ sinh viên, quản lý sinh viên).

Cấu trúc chức năng hệ thống

Nhóm chức năng chính Các phân hệ và nhiệm vụ chi tiết
Đăng nhập & Trợ giúp Xác thực người dùng, hiển thị thông tin hỗ trợ, hướng dẫn kích hoạt Macro.
Quản lý biến động nhân sự Quản lý thông tin CBVC (theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV); quá trình đào tạo, bồi dưỡng; nâng lương; điều động, chuyển đến, chuyển đi; bổ nhiệm, đề bạt; khen thưởng cá nhân/tập thể; kỷ luật; nghỉ hưu, thôi việc; nhiệm kỳ cán bộ lãnh đạo.
Báo cáo và thống kê Kết xuất danh sách CBVC theo trạng thái (đang làm việc, chuyển đi, về hưu, đã mất); thống kê nhân sự theo giới tính, đơn vị, chức vụ; hỗ trợ in ấn danh sách phục vụ quản lý.
Phân quyền và bảo mật Chia thành 4 nhóm người dùng: (1) Nhóm Khai thác (chỉ xem và in báo cáo); (2) Nhóm Cập nhật thông tin CBVC; (3) Nhóm Cập nhật thi đua, khen thưởng; (4) Nhóm Quản trị hệ thống (cấp mật khẩu, phân quyền).

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Hệ thống sử dụng mô hình thực thể - liên kết quan hệ 1 - Nhiều (One-to-Many), gồm bảng trung tâm Bang_CBVC kết nối với 19 bảng danh mục và bảng nghiệp vụ:

Tên Bảng (Table Name) Chức năng lưu trữ dữ liệu
Bang_CBVC Thông tin hồ sơ chính của cán bộ, viên chức
Bang_Than_Nhan Thông tin quan hệ gia đình (vợ, chồng, con cái)
Bang_Gioi Danh mục giới tính (Nam, Nữ)
Bang_Di_Hoc Theo dõi quá trình bồi dưỡng nghiệp vụ, lý luận, tin học
Bang_Nam Danh mục các năm theo dõi
Bang_Ve_Huu Quản lý CBVC nghỉ hưu, hỗ trợ in giấy mời họp mặt
Bang_Chuc_Danh Danh mục chức danh chuyên môn
Bang_Bo_Nhiem Quản lý quá trình bổ nhiệm chức vụ
Bang_Chuc_Vu Danh mục chức vụ quản lý
Bang_Chuyen_Di Quản lý CBVC thuyên chuyển công tác khỏi trường
Bang_Hoc_Vi Danh mục học vị (Cử nhân, Thạc sĩ, Tiến sĩ...)
Bang_Khen_Thuong Quản lý khen thưởng cá nhân hàng năm
Bang_Hoc_Ham Danh mục học hàm (Giáo sư, Phó Giáo sư)
Bang_Khen_Tap_The Quản lý khen thưởng các phòng, khoa, đơn vị
Bang_Hien_Trang Trạng thái công tác (đang làm việc, nghỉ hưu, chuyển đi...)
Bang_Phan_Loai_CBVC Kết quả phân loại, đánh giá cán bộ và danh hiệu thi đua
Bang_Danh_Hieu Danh mục các danh hiệu thi đua
Bang_Nang_Luong Quản lý quá trình nâng bậc lương định kỳ/đột xuất
Bang_Bien_Che Phân loại biên chế cán bộ
Bang_Nhiem_Ki Theo dõi nhân sự tham gia Ban Giám hiệu theo nhiệm kỳ

Thiết kế giao diện và xử lý biểu mẫu (Form & Subform)

Hệ thống xây dựng 18 biểu mẫu giao diện phục vụ nhập liệu và điều hướng:

  • Form_Login: Giao diện đăng nhập kiểm tra mật khẩu.
  • Form_Chon: Giao diện điều hướng trung tâm, phân quyền thanh công cụ.
  • Form_CBVC (Form chính): Chứa thông tin hồ sơ tổng thể, quản lý hình ảnh qua cơ chế hiển thị Stretch.
  • Subform Thân nhân & Subform Đi học: Nhúng trực tiếp vào form chính hoặc form theo năm (Bang_Nam) nhằm quản lý dữ liệu nhiều cấp tiện lợi.
  • Các form nghiệp vụ: Form_Bo_Sung, Form_Phan_Loai_CBVC, Form_Phan_Loai_Tap_The, Form_Di_Hoc, Form_Di_Nuoc_ngoai, Form_Khen_CBVC, Form_Khen_Tap_The, Form_Ki_Luat, Form_Nang_Luong, Form_Chuyen_Di, Form_Ve_Huu, Form_Chuyen_Den, Form_Bo_Nhiem, Form_Nhiem_Ki.

Các đoạn mã lệnh và biểu thức xử lý trong phần mềm

1. Mã điều hướng giao diện và phân quyền hiển thị:

' Đóng form chọn và mở form đăng nhập ở chế độ toàn màn hình
DoCmd.Close acForm, "Form_Chon", acSaveNo
DoCmd.OpenForm "Form_Login"
DoCmd.Maximize

' Phân quyền nút bấm: kích hoạt nút N1, vô hiệu hóa các nút N2, N3, N4
DoCmd.Close acForm, "Form_Dien_Thoai", acSaveNo
DoCmd.OpenForm "Form_Chon"
Forms!Form_Chon.Enabled = True
Forms!Form_Chon.Enabled = False
Forms!Form_Chon.Enabled = False
Forms!Form_Chon.Enabled = False
DoCmd.Maximize

2. Mã nạp ảnh động cán bộ theo thư mục:

' Kiểm tra mã cán bộ và nạp đường dẫn ảnh
If IsNull(MaCB) Then 
    MsgBox "Ma khong duoc trung"
    Exit Sub
End If
CPath = Application.Path
Dim cPathTapTinAnh As String, cTapTinAnh As String
cPathTapTinAnh = CPath & "\Anh\" & Me.JPG
Me.Picture = cPathTapTinAnh
Me.Visible = True

3. Lệnh trích xuất báo cáo theo tiêu chí lọc từ Combo Box:

' Mở báo cáo danh sách CBVC có lọc điều kiện theo hộp chọn CB1
stDocName = "R_CBVC"
DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview
' Điều kiện trong Query: [Forms]![Form_Chon]![CB1]

' Mở báo cáo lọc theo 2 tiêu chí kết hợp (Trạng thái CB1 và Giới tính CB2)
stDocName = "R_CBVC_Gioi"
DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview
' Điều kiện trong Query: [Forms]![Form_Chon]![CB1] và [Forms]![Form_Chon]![CB2]

4. Biểu thức tính toán tự động trên Form/Report:

  • Tính tuổi: =IIf([Ngaysinh]="",0,Year(Now())-Right([Ngaysinh],4))
  • Tính tuổi Đảng: =IIf([Ngayvaodang]="",0,Year(Now())-Right([Ngayvaodang],4))
  • Tính số năm phục vụ quân đội: =IIf([Ngaynhapngu]<>0,Int(([Ngayraquan]-[Ngaynhapngu])/365),0)
  • Tính số tháng lẻ phục vụ quân đội: =IIf([Ngaynhapngu]<>0,Int((([Ngayraquan]-[Ngaynhapngu])-365)/30),0) Mod 12
  • Đếm số lượng con: =Count(IIf([Quanhe]="Con",1))
  • Cảnh báo trường hợp sinh từ 3 con trở lên: =IIf([Socon]>=3,Yes,No)

5. Hướng dẫn thiết lập an toàn Macro: Khóa luận hướng dẫn chi tiết quy trình kích hoạt Macro để phần mềm vận hành không bị lỗi ẩn hình ảnh hay lỗi trường dữ liệu:

  • Trên Microsoft Access 2003: Truy cập Tools $\rightarrow$ Macro $\rightarrow$ Security $\rightarrow$ chọn mức bảo mật Low.
  • Trên Microsoft Access 2007: Truy cập Office Button $\rightarrow$ Access Options để cấu hình chính sách thực thi Macro.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính của đề tài

  1. Xây dựng hoàn chỉnh mô hình cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự gồm 20 bảng dữ liệu có quan hệ liên kết chặt chẽ, chuẩn hóa theo Mẫu biểu 2C-BNV/2008 của Bộ Nội vụ.
  2. Thiết kế hệ thống giao diện trực quan với 18 Form/Subform và 2 Menu thanh công cụ tùy biến (Menu Cập nhật và Menu Tra tìm), cho phép thao tác nghiệp vụ nhanh gọn.
  3. Thiết lập hệ thống truy vấn (Query) và báo cáo (Report) tự động hóa: lọc trích danh sách theo tình trạng công tác, chức vụ, học vị, giới tính và hỗ trợ xuất dữ liệu sang Microsoft Excel.
  4. Xây dựng các hàm logic tự động tính tuổi đời, tuổi đảng, thâm niên quân ngũ và kiểm soát quy mô gia đình của CBVC.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

  • Ứng dụng phần mềm vào thử nghiệm thực tế tại cơ quan để thay thế các khâu tổng hợp thủ công.
  • Tiếp tục bổ sung và cập nhật các trường dữ liệu phát sinh theo quy định mới của cơ quan quản lý cấp trên.
  • Khuyến nghị cán bộ quản trị định kỳ sao lưu cơ sở dữ liệu và cấu hình đúng chế độ an toàn Macro trên máy trạm vận hành.

Đóng góp của đề tài

  • Khóa luận chứng minh tính khả thi của việc sinh viên ngành Quản trị nhân lực tự thiết kế và làm chủ phần mềm quản lý chuyên ngành bằng các công cụ tin học văn phòng phổ biến (Microsoft Access), không phụ thuộc vào đội ngũ kỹ thuật phần mềm phức tạp.
  • Đóng góp một công cụ quản lý cụ thể, sát với nhu cầu thực tiễn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế

  • Hệ thống xây dựng trên cơ sở dữ liệu Access dạng tệp tin cục bộ (file-based desktop database), năng lực xử lý đồng thời cho nhiều người dùng qua mạng bị hạn chế so với các hệ quản trị CSDL máy chủ như SQL Server hay Oracle.
  • Tác giả là sinh viên ngành khoa học xã hội (Quản trị nhân lực), chưa qua đào tạo lập trình bài bản nên các thuật toán và kỹ thuật lập trình VBA còn đơn giản, chủ yếu dựa trên tiện ích tạo mã tự động của hệ thống.
  • Phạm vi triển khai và thử nghiệm mới dừng lại ở khu vực Hà Nội, chưa kết nối liên thông dữ liệu với hai cơ sở đào tạo tại Miền Trung và Thành phố Hồ Chí Minh.

Hướng nghiên cứu tiếp

  • Mở rộng phạm vi quản lý ra toàn bộ các cơ sở đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên toàn quốc.
  • Nâng cấp cơ sở dữ liệu lên nền tảng trực tuyến (Web-based hoặc mạng diện rộng WAN) để hỗ trợ phân quyền và truy cập đồng thời từ xa.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng, Hành chính học: Tham khảo phương pháp tin học hóa quy trình quản lý hồ sơ nhân sự và ứng dụng Microsoft Access trong giải quyết bài toán nghiệp vụ.
  • Cán bộ tổ chức - nhân sự tại các cơ quan hành chính sự nghiệp: Tham khảo cách thức phân tích luồng dữ liệu, cấu trúc bảng và thiết kế mẫu biểu quản lý cán bộ, công chức theo đúng quy định của Bộ Nội vụ.
  • Người làm đề tài tốt nghiệp ứng dụng: Tham khảo phương pháp xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu thực hành từ việc xác định bảng, tạo khóa chính, thiết lập quan hệ 1 - Nhiều đến thiết kế Menu và Subform.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý nhân sự trong khóa luận được xây dựng trên công cụ gì và vì sao tác giả lựa chọn công cụ đó?

Phần mềm được xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access (thuộc bộ Microsoft Office). Tác giả lựa chọn công cụ này vì nó có sẵn trên hầu hết các máy tính văn phòng, giao diện thân thiện tương tự Word và Excel, hỗ trợ sinh mã tự động cho nút lệnh mà không đòi hỏi người dùng phải học lập trình phức tạp, dễ gán nhãn tiếng Việt, dễ phân quyền và hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu hai chiều với Microsoft Excel.

2. Căn cứ pháp lý nào quy định cấu trúc thông tin cán bộ, viên chức được sử dụng trong phần mềm?

Cấu trúc thông tin hồ sơ cán bộ, viên chức trong phần mềm được thiết kế dựa trên Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

3. Hệ thống cơ sở dữ liệu của phần mềm gồm bao nhiêu bảng và những bảng nào là trọng tâm?

Hệ thống gồm 20 bảng dữ liệu. Bảng trung tâm là Bang_CBVC lưu trữ toàn bộ thông tin gốc của cán bộ viên chức, kết nối quan hệ 1 - Nhiều với các bảng nghiệp vụ và danh mục như Bang_Than_Nhan, Bang_Di_Hoc, Bang_Nang_Luong, Bang_Khen_Thuong, Bang_Ki_Luat, Bang_Bo_Nhiem, Bang_Ve_Huu, Bang_Chuyen_Di, Bang_Chuyen_Den...

4. Hệ thống phân quyền người dùng trong phần mềm được chia thành những nhóm nào?

Phần mềm phân quyền người dùng thành 4 nhóm:

  1. Nhóm Khai thác: Chỉ có quyền truy cập để xem và in các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo.
  2. Nhóm Cập nhật thông tin CBVC: Chuyên trách nhập và chỉnh sửa dữ liệu lý lịch nhân sự.
  3. Nhóm Cập nhật thi đua, khen thưởng: Quản lý các biến động khen thưởng, kỷ luật, đánh giá hàng năm.
  4. Nhóm Quản trị hệ thống: Chịu trách nhiệm phân quyền, cấp tài khoản và mật khẩu đăng nhập vào phần mềm.

5. Khóa luận giải quyết việc hiển thị hình ảnh hồ sơ cán bộ viên chức như thế nào?

Để hiển thị hình ảnh đúng tỷ lệ và không bị che khuất khuôn mặt, tác giả thiết lập thuộc tính Size Mode của khung ảnh trên Form thành Stretch. Việc nạp ảnh được thực hiện động thông qua đoạn mã VBA liên kết đường dẫn thư mục ảnh (Application.Path & "\Anh\" & Me.JPG) gắn với mã số cán bộ (MaCB).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tô Thảo Nguyên đã hoàn thành trọn vẹn mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị nhân lực tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thông qua việc thiết kế phần mềm cơ sở dữ liệu trên nền tảng Microsoft Access. Đề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý luận quản lý, bám sát các quy định pháp luật của Bộ Nội vụ và phân tích cụ thể thực trạng cơ cấu tổ chức của Nhà trường tại thời điểm năm 2018. Sản phẩm phần mềm với 20 bảng dữ liệu, 18 biểu mẫu cùng các chức năng phân quyền, thống kê và tự động hóa tính toán đã mang lại giải pháp thực tế có giá trị ứng dụng rõ rệt cho công tác quản lý cán bộ, viên chức tại đơn vị.