Chương 1. GIỚI THIỆU VỀ WORKFLOW VÀ WORKFLOW SYSTEM 1. Giới thiệu về Workflow và Workflow System 1. Khái niệm về Workflow và Workflow System Công nghệ Workflow liên quan tới việc tự động hoá các thủ tục nghiệp vụ trong đó các tài liệu, thông tin hay các nhiệm vụ được luân chuyển giữa các thành phần tham gia theo tập hợp những quy tắc xác định trước để đạt được mục đích nghiệp vụ chung.
Mặc dù Workflow có thể được tổ chức thủ công, nhưng thông thường hầu hết Workflow được tổ chức trong ngữ cảnh của một hệ thống IT nhằm sử dụng sự hỗ trợ của máy tính trong việc tự động hóa thủ tục nghiệp vụ. Định nghĩa – Workflow (Luồng công việc) Là tiện ích hay việc tự động hoá bằng máy tính một phần hoặc toàn bộ tiến trình nghiệp vụ Workflow thường gắn liền với BPR (Business Process Re-engineering - tổ chức lại tiến trình nghiệp vụ) - là công việc liên quan tới việc phân công công việc, phân tích, mô hình hoá, định nghĩa và sau đó thực thi các thao tác của tiến trình nghiệp vụ cốt lõi trong một tổ chức (hay thực thể nghiệp vụ khác). Mặc dù không phải tất cả các hoạt động của BPR tạo nên quá trình thực thi Workflow, công nghệ Workflow là một giải pháp thích hợp vì nó tách logic thủ tục nghiệp vụ khỏi hỗ trợ thực thi bởi IT và vì vậy cho phép sự thay đổi sau này được chuyển vào các quy tắc thủ tục dùng để định nghĩa tiến trình nghiệp vụ. Ngược lại, không phải toàn bộ việc triển khai Workflow nhất thiết trở thành một phần của một BPR.
Ví dụ tự động hoá một thủ tục nghiệp vụ đang tồn tại. Hệ thống quản lý Workflow là một hệ thống nhằm tự động hoá tiến trình nghiệp vụ bằng việc quản lý một dãy các hoạt động đồng thời huy động các nguồn tài nguyên IT hoặc con người cần thiết tương ứng với các bước hoạt động khác nhau. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3 Định nghĩa – Workflow Management System (Hệ thống quản lý Workflow) Là hệ thống cho phép định nghĩa, quản lý và thực hiện một cách hoàn thiện các Workflow bằng phần mềm trong đó trình tự thực hiện được điều khiển bởi máy tính theo biểu diễn logic của Workflow. Một tiến trình nghiệp vụ riêng rẽ có thể có chu kỳ sống tính theo phút hay ngày thậm chí tính theo tháng, phụ thuộc vào sự phức tạp của tiến trình và khoảng thời gian của các hoạt động cấu thành khác nhau.
Các hệ thống như vậy có thể được cài đặt theo các cách khác nhau, sử dụng hạ tầng phong phú của IT và truyền thông, và hoạt động trong một môi trường từ nhóm công việc nhỏ tới các công việc liên quan đến nhiều doanh nghiệp. Mặc dù đa dạng song các hệ thống WFM đều có những đặc trưng chung tạo thành cơ sở cho phát triển khả năng tích hợp và tương tác giữa các sản phẩm khác nhau. Mô hình tham chiếu mô tả mô hình chung cho việc xây dựng các hệ thống Workflow và xác định xem nó liên quan đến các cách tiếp cận cài đặt khác nhau như thế nào. Tại mức cao nhất, tất cả các hệ thống WFM có thể được đặc trưng bởi sự hỗ trợ cho 3 vùng chức năng: • Các chức năng thời điểm xây dựng (build time) liên quan đến việc định nghĩa và khả năng mô hình hoá tiến trình Workflow và các hoạt động cấu thành nó.
• Các chức năng điều khiển thời gian thực hiện (run-time) liên quan với việc quản lý các tiến trình Workflow trong một môi trường vận hành và sắp xếp các hoạt động khác nhau cần thực hiện như một phần của mỗi tiến trình. • Các tương tác thời gian thực hiện với người sử dụng và với các ứng dụng IT để xử lý các bước hoạt động khác nhau. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 Hình 1-1 mô tả các đặc trưng cơ bản của các hệ thống WFM và các mối quan hệ giữa các chức năng chính. Thiết kế và định nghĩa tiến trình Các công cụ phân tích, mô hình hoá và định nghĩa tiến trình nghiệp vụ Giai đoạn xây dựng Định nghĩa Giai đoạn thực thi tiến trình Các thay đổi tiến trình Khởi tạo và điều khiển tiến trình Dịch vụ Workflow Enactment Tương tác với người dùng và Các ứng dụng và các công cụ ứng dụng các công cụ CNTT Hình 1-1 Các đặc trưng của hệ thống Workflow 1.
Các chức năng hệ quản lý workflow ở thời điểm xây dựng Các chức năng thời điểm xây dựng là các chức năng sinh ra định nghĩa trên ngôn ngữ máy tính của một tiến trình nghiệp vụ. Trong suốt thời gian này, một tiến trình nghiệp vụ được thông dịch từ thế giới thực sang định nghĩa hình thức mà máy tính có thể xử lý được nhờ sử dụng các kỹ thuật phân tích, mô hình hoá và định nghĩa hệ thống. Định nghĩa nhận được đôi khi được gọi là mô hình tiến trình, khuôn mẫu tiến trình, siêu dữ liệu tiến trình hoặc một định nghĩa tiến trình. Trong tài liệu này thuật ngữ “định nghĩa tiến trình” sẽ được sử dụng.
Định nghĩa – Process Definition (Định nghĩa tiến trình) Là biểu diễn máy tính hóa một tiến trình bao gồm các định nghĩa hướng dẫn và các định nghĩa Workflow Thông thường, một định nghĩa tiến trình bao gồm một số bước hoạt động rời rạc gắn với máy tính hay con người và các quy tắc giám sát sự tiến triển của tiến trình qua các bước hoạt động khác nhau. Định nghĩa tiến trình có thể có thể được thể hiện dưới các dạng sau: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 • dạng văn bản • dạng đồ hoạ • dạng ký pháp của một ngôn ngữ hình thức Một vài hệ thống Workflow có cơ chế cho phép lựa chọn động các định nghĩa tiến trình từ môi trường hoạt động lúc thực hiện như được chỉ ra bởi mũi tên phản hồi trong hình 1-1. Các chức năng hệ quản lý workflow ở thời điểm thực thi Tại thời điểm thực hiện, định nghĩa tiến trình được thông dịch bởi phần mềm. Phần mềm này chịu trách nhiệm tạo ra và điều khiển các bản sao thực hiện của tiến trình, lập lịch các bước hoạt động khác nhau trong tiến trình và gọi nguồn tài nguyên ứng dụng IT và con người phù hợp….
Các chức năng điều khiển này đóng vai trò mối liên kết giữa tiến trình như được mô hình hóa trong định nghĩa tiến trình và tiến trình trong thế giới thực được thể hiện qua các tương tác thời gian thực hiện của người dùng và các công cụ ứng dụng IT. Thành phần chính là một phần mềm điều khiển quản lý Workflow cơ sở (hay “engine”) làm nhiệm vụ tạo ra và xoá bỏ tiến trình, giám sát hoạt động lập lịch biểu trong quá trình vận hành và sự tương tác với các công cụ ứng dụng hoặc các tài nguyên con người. Thông thường, phần mềm này được cài đặt phân tán trên một số nền máy tính để bảo đảm hỗ trợ được các tiến trình hoạt động trên những vùng địa lý rộng. Các tương tác hoạt động ở thời điểm thực hiện Các hoạt động riêng lẻ trong một tiến trình Workflow thường liên quan tới các thao tác của con người gắn với việc sử dụng một công cụ IT cụ thể (ví dụ như nhập thông tin vào một form) hoặc thao tác xử lý thông tin nhờ một chương trình ứng dụng tác động đến các thông tin đã được xác định (Ví dụ cập nhật một bản ghi mới vào cơ sở dữ liệu đơn hàng).
Tương tác với phần mềm điều khiển tiến trình là cần thiết để chuyển điều khiển giữa các hoạt động, để xác định trạng thái hoạt động của tiến trình, để triệu gọi các công cụ ứng dụng và dữ liệu phù hợp. Sẽ rất có lợi khi có được các khuôn mẫu chuẩn hóa để hỗ trợ loại tương tác này, bao gồm việc sử dụng các giao diện phù hợp cho nhiều hệ thống Workflow và phát triển các công cụ ứng dụng chung có thể hoạt động trong các sản phẩm Workflow khác nhau. Phân phối công việc và giao diện hệ thống Khả năng phân phối nhiệm vụ và thông tin giữa những thành độngên tham gia là đặc điểm khác biệt chính của hạ tầng cơ sở thời điểm thực hiện Workflow. Chức năng phân phối có thể hoạt động tại nhiều mức phụ thuộc vào phạm vi của Workflow; chức năng này có thể dùng các cơ chế truyền thông rất phong phú (thư điện tử, truyền thông LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 điệp, công nghiệp đối tượng phân tán,…).
Một khung nhìn mức trên cùng của kiến trúc Workflow nhấn mạnh tới khía cạnh phân phối được chỉ trong Hình 1-2. Dịch vụ Workflow Enactment được xem như chức năng hạ tầng cơ sở với các giao diện với người dùng và các ứng dụng phân tán trên toàn bộ phạm vi của Workflow. Mỗi giao diện là một điểm tích hợp tiềm năng giữa dịch vụ Workflow enactment với các thành phần ứng dụng hoặc hạ tầng cơ sở khác. Giao diện người dùng và các ứng dụng cục bộ Hoạt động riêng lẻ Quản lý Tiến trình/Hoạt động Các bước Chức năng phân tán Ứng dụng Cơ sở dữ liệu Hình 1-2 Sự phân phối trong dịch vụ Workflow Enactment Luồng công việc có thể bao gồm việc chuyển đổi các nhiệm vụ giữa các sản phẩm Workflow của các nhà cung cấp khác nhau để cho phép các phần khác nhau của tiến trình nghiệp vụ được triển khai trên các nền hoặc các mạng con khác nhau, sử dụng các sản phẩm đặc thù phù hợp với giai đoạn tương ứng của tiến trình.
Trong kịch bản này luồng công việc tại trung tâm được trao đổi giữa hai hoặc nhiều sản phẩm Workflow. Các chuẩn để hỗ trợ cho việc chuyển điều khiển Workflow cho phép phát triển các ứng dụng Workflow với một vài sản phẩm Workflow khác nhau cùng hoạt động như một thực thể logic đơn. Toàn bộ các giao diện bao gồm: • Các đặc tả dữ liệu định nghĩa tiến trình và sự trao đổi của chúng. • Các giao diện hỗ trợ khả năng tương tác giữa các hệ thống Workflow khác nhau.
• Các giao diện hỗ trợ tương tác với các loại ứng dụng IT đa dạng. • Các giao diện hỗ trợ tương tác với các chức năng cơ bản của giao diện người dùng. • Các giao diện để cung cấp các chức năng giám sát hệ thống cũng như các metric tiện lợi cho việc quản lý môi trường ứng dụng Workflow tổng hợp. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Những khả năng, lĩnh vực ứng dụng Workflow Trong những năm gần đây đã có nhiều loại sản phẩm trên thị trường IT hỗ trợ các chức năng của Workflow song gần đây tầm quan trọng của nó mới được nhìn nhận đầy đủ.