CHƯƠNG 1: BÀI TOÁN NGHIÊN CỨU 1. Giới thiệu về đơn vị thực tập Công ty cổ phần phát triển Công nghệ Viễn Thông Tin học Sun Việt Technologies JSC (SVTECH) là một đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước trong lĩnh vực tích hợp hệ thống. SVTECH có kinh nghiệm và chuyên môn cao trong việc cung cấp các giải pháp về CNTT hiệu quả và an toàn cho các khách hàng từ các ngành công nghiệp khác nhau như tài chính, bảo hiểm, y tế, giáo dục, viễn thông, chính phủ và chuyển đổi số. Sự hình thành và phát triển Công ty SVTECH được biết đến như một trong những công ty tiên phong về lĩnh vực tích hợp hệ thống tại Việt Nam.
Công ty được thành lập vào năm 2001 với tên gọi Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Viễn thông Tin học Sun Việt. Trong suốt quá trình hoạt động, SVTECH đã không ngừng nâng cao năng lực kỹ thuật và chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. SVTECH hiện là đối tác chiến lược của nhiều hãng công nghệ hàng đầu thế giới như Oracle, IBM, Microsoft, Juniper, HPE, Netapp, ESRI. SVTECH đã tư vấn và triển khai thành công nhiều giải pháp CNTT và viễn thông cho các khách hàng lớn trong các lĩnh vực như ngân hàng, bảo hiểm, viễn thông, chính phủ.
Với phương châm "Thành công của khách hàng là thành công của chúng tôi", SVTECH luôn đồng hành và tập trung mọi nỗ lực để mang lại cho khách hàng những giải pháp tốt nhất và hiệu quả nhất. Sơ đồ tổ chức Sơ đồ tổ chức của SVTECH được thiết kế theo mô hình tổ chức ma trận, với sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng các đơn vị kinh doanh được mô tả dưới đây: • Chủ tịch kiêm tổng giám đốc: là người đại diện cho công ty trước pháp luật và các bên liên quan, quyết định chiến lược kinh doanh, phân bổ nguồn lực, giám sát hoạt động của các phòng ban, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của cổ đông. • Phó tổng giám đốc: là người đại diện cho tổng giám đốc trong các hoạt động quản lý nhà nước và quan hệ đối ngoại của công ty. Phó tổng giám đốc có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác để thực hiện các kế hoạch, chính sách và mục tiêu của công ty.
• Các giám đốc và phó giám đốc điều hành (Giám đốc kinh doanh, kỹ thuật, nhân sự, tài chính, vận hành) là những người thực hiện các công việc được giao cho mình theo phân công của Hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc, đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra hiệu quả và phù hợp với chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của công ty. NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 3 Khóa luận tốt nghiệp Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức • Phòng Kinh doanh: là bộ phận chịu trách nhiệm cho việc nghiên cứu, phát triển và bán các sản phẩm hoặc dịch vụ, có vai cầu nối giữa Ban Giám đốc và các bộ phận khác trong công ty để xây dựng các chiến lược kinh doanh. • Phòng Quản lý dự án: là bộ phận lập kế hoạch, tổ chức và điều phối hoạt động quản lý dự án. Tổng hợp, phân tích và báo cáo kết quả hoạt động của Phòng Quản lý dự án và đề xuất các giải pháp cải tiến.
• Phòng DnA (Data and Analytics): chuyên về thu thập, xử lý, phân tích và trình bày dữ liệu để hỗ trợ các quyết định kinh doanh. • Phòng Tích hợp hệ thống: thiết kế, xây dựng, triển khai, vận hành và bảo trì các hệ thống thông tin phục vụ cho các lĩnh vực khác nhau của cơ quan và đối tác. • Phòng Hành chính nhân sự: giúp Ban Giám đốc quản lý và điều hành các công việc liên quan đến hành chính, nhân sự, lương bổng, bảo hiểm và phúc lợi của toàn công ty • Phòng QA: đảm bảo chất lượng sản phẩm phần mềm của công ty • Phòng Mua hàng – XNK: chuyên trách về các hoạt động mua hàng và xuất nhập khẩu của công ty • Phòng Kế toán tài chính: quản lý, kiểm soát và báo cáo về các hoạt động tài chính của doanh nghiệp 1. Lĩnh vực hoạt động SVTECH tự hào là đối tác tin cậy của lượng lớn khách hàng trong và ngoài nước.
SVTECH không chỉ có nhiều kinh nghiệm triển khai dự án lớn và năng lực chuyên môn cao vì đạt được những chứng chỉ của các hãng CNTT hàng đầu thế giới, mà còn luôn NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 4 Khóa luận tốt nghiệp cập nhật liên tục và áp dụng những công nghệ hiện đại để mang lại giải pháp tối ưu cho khách hàng. Công ty có 3 lĩnh vực hoạt động mũi nhọn sau: Giải pháp tích hợp hệ thống (Systems/ Solutions Integration), Giải pháp chuyển đổi kỹ thuật số, Dịch vụ quản trị. • Tích hợp hệ thống Công ty cung cấp các giải pháp tích toàn diện từ tư vấn, thiết kế, lựa chọn thiết bị, đến lắp đặt, vận hành và bảo trì hệ thống nhằm tối ưu hóa hiệu quả vận hành hệ thống CNTT và tiết kiệm chi phí và tăng cường an ninh cho hệ thống CNTT của khách hàng. • Chuyển đổi kỹ thuật số Công ty tư vấn và hỗ trợ các giải pháp liên quan đến phần mềm phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của từng tổ chức, doanh nghiệp, giải pháp chuyển đổi kỹ thuật số giúp tối ưu hóa các quy trình làm việc, nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ, tạo ra những trải nghiệm mới cho khách hàng.
Giải pháp góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội và nền kinh tế số. • Dịch vụ quản trị Tư vấn, cung cấp các dịch vụ quản trị nhằm tối ưu hóa việc quản lý các tài nguyên CNTT trên nền tảng đám mây hay On-Premise. Giúp các tổ chức, doanh nghiệp làm chủ được tài nguyên CNTT của mình một cách hiệu quả và an toàn. Giới thiệu bài toán Công ty SVTECH quản lý thông tin các dự án và hợp đồng dự án thông qua hệ thống ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), nó cho phép tích hợp các phân hệ khác nhau để quản lý việc thực hiện dự án với khách hàng.
Các thông tin về dự án trong hệ thống ERP bao hồ sơ thầu, hợp đồng dự án, giao dịch thanh toán, tình trạng thanh toán. Bên cạnh đó, hệ thống ERP cũng hỗ trợ việc theo dõi cũng như thúc đẩy việc quản lý thanh toán công nợ theo đúng tiến độ của hợp đồng ký kết, cụ thể các phân hệ có liên quan đến khía cạnh này gồm: quản lý dự án, quản lý hợp đồng, mua hàng, kế toán tài chính. Mặc dù, mỗi phân hệ đã có chức năng báo cáo thống kê nhưng có nhiều hạn chế cần khắc phục. Cụ thể khi tạo báo cáo tình trạng dự án, các báo cáo trên hệ thống này chỉ có thể đưa ra được các thông tin về tình trạng dự án, các ngày liên quan đến hợp đồng theo phương pháp thống kê bằng bảng biểu hoặc đồ thị đơn giản.
Trong thời đại chuyển đổi số, phát sinh những nhu cầu cao hơn về báo cáo công nợ mà chức năng báo cáo trên ERP không thể đáp ứng như: tự động cập nhật báo cáo, tùy chỉnh báo cáo, báo cáo chi tiết hơn, phân tích dữ liệu. Thực trạng vấn đề này không thể giải quyết trên ERP và đang gặp nhiều khó khăn sau: • Không linh hoạt trong tùy chỉnh báo cáo cụ thể là chỉ tạo được báo cáo tham số lọc cho trước và không có khả năng thay đổi định dạng hoặc kiểu hiển thị của báo cáo. NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 5 Khóa luận tốt nghiệp • Không tự động cập nhật báo cáo theo thời gian thực cụ thể khi dữ liệu có sự thay đổi thì không tự động cập nhật báo cáo trong một khoảng thời gian nhất định • Không có cơ chế lưu trữ các phiên bản của báo cáo để có thể theo dõi sự thay đổi của dữ liệu và báo cáo qua các giai đoạn khác nhau Vì vậy, Cần một giải pháp báo cáo công nợ linh hoạt hơn và nâng câu hiệu quả quản lý nhằm đáp ứng được các yêu cầu chuyên sâu hơn trong thời đại chuyển đổi số. Hiện trạng hệ thống quản lý công nợ 1.
Các phân hệ của hệ thống quản lý công nợ Hệ thống ERP của công ty được thiết lập với nhiều phân hệ khác nhau để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh và quản lý. Tuy nhiên, để phục vụ mục đích nghiên cứu về hệ thống báo cáo quản lý công nợ, đề tài tập trung vào phân tích và đánh giá các phân hệ chính. Các phân hệ này có liên quan trực tiếp đến việc theo dõi tình trạng và kiểm soát các khoản công nợ phải thu. Từ cơ sở đó, đề tài đưa ra được hiện trạng còn khó khăn cần khắc phục của hệ thống hiện tại.
Chức năng của các phân hệ liên quan đến công nợ Phân hệ Chức năng Mô tả 1. Phân hệ quản lý dự án Phân quyền Phân quyền các công việc và truy cập tài (Project): liệu trong mỗi dự án cho cán bộ phòng Giúp theo dõi tiến độ, ngân ban sách, phân công và quản lý Tạo dự án Nhập tay thông tin dự án và cập nhật rủi ro của các dự án trúng trạng thái hoạt động thầu hoặc mua bán giải Quản lý tác Quản lý các công việc có liên quan đến pháp với hãng trong và vụ thực hiện dự án ngoài nước Báo cáo Báo cáo tình trạng dự án Báo cáo dòng tiền về Báo cáo tồn kho theo hợp đồng 2. Phân hệ Quản lý hợp Tạo hợp đồng Nhập thông tin chung của hợp đồng đồng/mua hàng (Sales): Ghi nhận Ghi nhận thông tin bảo hành của hợp Giúp quản lý các đơn thông tin SLA đồng. hàng, hợp đồng bán hàng Xét duyệt hợp Kiểm tra thông tin và trạng thái hợp và thanh toán với các đồng đồng.
NGUYỄN THỊ LAN ANH – K22HTTTTB 6 Khóa luận tốt nghiệp khách hàng mua thiết bị Theo dõi Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng viễn thông và giải pháp trạng thái đang ở giai đoạn nào, cần chỉnh sửa bổ tích hợp hệ thống. Báo cáo Thống kê hợp đồng theo điều kiện có sẵn 3. Phân hệ Mua hàng Tạo yêu cầu Nhập các thông tin mua hàng cần thiết (Purchase): mua hàng Giúp quản lý các đơn đặt Lập báo giá Nhập thông tin báo giá để gửi đến nhà hàng, hợp đồng mua hàng cung cấp và thanh toán với các nhà Tạo đơn mua Hoàn tất thông tin mua hàng cung cấp thiết bị viễn hàng thông và phần cứng, phần mềm.